Vertragsunterlagen 2015 Administrative und finanzielle Bestimmungen Leitaktion 2 Partnerschaften zwischen Schulen (S2S)

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1 Vertragsunterlagen 2015 Administrative und finanzielle Bestimmungen Leitaktion 2 Partnerschaften zwischen Schulen (S2S) Bonn,

2 Die Vertragsbestandteile Finanzhilfevereinbarung Teil I Besondere Bedingungen (mit konkreten Daten + Unterschrift) Teil II Allgemeine Bedingungen Anhänge: Anhang I (Projektaktivitäten, Abschnitte E und H des Antrags) Anhang II (veranschlagtes Budget) Anhang III Finanz- und Vertragsbedingungen

3 Die Zuschusskategorien / Bausteine

4 Anhang II Ggf. Erläuterungen der NA zu Budgetkürzungen

5 Teil II, Anhang III, III B 2 Projektmanagement und -durchführung 500 / Monat für koordinierende Einrichtung, 250 für Partner Hintergrund: Koordinator/-in hat mehr Verantwortung und höheren Aufwand Bei mehr als 10 Einrichtungen: Deckelung / Aufteilung des Zuschusses unter den Partnern (nur der Koordinator erhält die volle Höhe von 500 / Monat) Partnereinrichtungen: Mitwirkung bei dem Bericht, den die koordinierende Einrichtung als Ganzes erstellt Individuelle Finanzberichte der Partner gegenüber ihrer NA / eigene Einträge ins Mobility Tool+

6 Teil II, Anhang III, III B 3 Länderübergreifende Projekttreffen Ort der Treffen: Bei einer der beteiligten Einrichtungen Falls: Treffen an einem Drittort in einem der Partnerländer und dies zu einer Änderung des Entfernungsbandes führt, dann Reiseverlauf durch Reisebelege oder andere Rechnungen und Teilnahmebestätigungen im Mobility Tool+ dokumentieren. Empfehlung: Zuvor die NA informieren Entfernung mind. 100 km und Einrichtungen aus mindestens 2 Staaten beteiligt Keine Mindest- / Höchstdauer (An- /Abreisetage hier irrelevant) Förmliche Verbindung zu den Teilnehmern muss nachweisbar sein (hauptoder ehrenamtliches Personal oder Schüler/-innen) Keine Eltern

7 Teil II, Anhang III, III B 6 Länderübergreifende Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (1/3) Förderfähige länderübergreifende AULs: Kurzzeit-Austausch für Schülergruppen jeden Alters, von Schulpersonal begleitet, 5 Tage - 2 Monate Langzeitmobilität zu Lernzwecken von Schüler/-innen im Alter ab 14 Jahren (in Vollzeit in der Schule), 2-12 Monate Langzeit-Lehr- oder Schulungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (Lehrkräfte, Ausbilder/-innen, pädagogisch tätiges Personal und Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers), 2-12 Monate Gemeinsame Kurzzeit-Fortbildungsaufenthalte für (Lehr-)Personal 5 Tage - 2 Monate Blended Mobility für Schülergruppen jeden Alters, von Schulpersonal begleitet, 5 Tage - 2 Monate

8 Anhang I C

9 Teil II, Anhang III, III B 6 Länderübergreifende Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (2/3) Ort der Treffen: wie bei Projekttreffen Mindestdauer von 5 Tagen (Reisetage extra) Falls Dauer über 2 Monate: Angabe, ob sprachliche Vorbereitung stattgefunden hat Förmliche Verbindung zu den Teilnehmern muss nachweisbar sein (hauptoder ehrenamtliches Personal oder Schüler/-innen)

10 Teil II, Anhang III, III B 6 Länderübergreifende Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (3/3) Optionen für die Unterstützung der Teilnehmer/-innen: a. Mittel für den betreffenden Zuschuss je Einheit an die Teilnehmer/-innen auszahlen b. Sachleistung (d.h. Reise, Aufenthalt und ggf. sprachliche Unterstützung werden von der Einrichtung organisiert) c. Kombination von a) und b) (z.b.: Unterkunft / Verpflegung als Sachleistung; Fahrkosten: Erstattung nach Zuschuss je Einheit) Ggf. nach internen Regelungen (z.b. Bundesreisekostengesetz)

11 Teil II, Anhang III, III B 4, 5 Budgetkategorien Geistige Leistungen ( intellectual outputs ) Multiplikatorenveranstaltungen Bei deutsch koordinierten Schulprojekten 2015 in keinem Fall als eigene Kostenkategorie anerkannt

12 Teil II, Anhang III, III B 7 Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/innen mit Behinderung (nicht: soziale Benachteiligung etc.) 100% der tatsächlichen Kosten, die zusätzlich zu dem jeweiligen Zuschuss je Einheit entstehen z.b. Zuschuss je Einheit 575 für Projekttreffen + zusätzlich 150 für Rollstuhltransport Belege: Rechnungen ("spitze" Abrechnung, 100% der tatsächlichen Kosten; auch die Anteile aus den Stückkostensatz müssen belegt sein) Möglich für alle Kategorien, nicht nur bei Mobilitäten

13 Teil II, Anhang III, III B 8 Außergewöhnliche Kosten 75% der tatsächlichen Kosten bzw. maximal Belege, z.b. Untervertrag (nur wenn beantragt und genehmigt) Abschreibungskosten (Erwerb, Miete, Leasing) Abschreibungsregeln beachten (Nutzungsrate, etc.) Keine gewöhnliche Ausstattung (Computer, Drucker, Beamer, etc.)

14 Teil II, Anhang III, III B 8 Regelungen für die einzelnen Kostenkategorien Grundregel: Aktivitäten, die nicht den jeweiligen Regelungen laut Programmleitfaden + Anhang III entsprechen, werden als nicht förderfähig erklärt. Beispiel: Es hat eine Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität stattgefunden in einem Staat, in dem keine Partnereinrichtung ist => keine Kostenerstattung

15 Frage Unsere Schule organisiert die Reise für 5 Personen. Da wir einen Bus anmieten und die Unterbringung bei Gastfamilien stattfindet, können wir in Wirklichkeit 8 Personen mit dem Zuschuss für 5 Personen finanzieren. Dürfen also 8 Personen fahren? Wir haben die Zuschüsse je Einheit nicht in voller Höhe an die Teilnehmer/-innen ausgezahlt, sondern die Reise inklusive Fahrt und Aufenthalt selbst organisiert. Dabei haben wir nicht alle Mittel ausgeschöpft. Können wir über die Restmittel frei verfügen? Antwort Ja, sofern die offiziell genannten 5 Personen, die im Mobility Tool+ angegeben werden, alle Leistungen laut Vertrag erhalten (Reisekosten). Die zusätzlichen 3 "mitfinanzierten" Personen müssen nicht, können aber im Mobility Tool+ aufgeführt werden. Ja (im Sinne der Projektarbeit). Mögliche Verwendung z.b.: Ausgleich, falls bei einer anderen Mobilität die Mittel nicht ausreichen n.b. Bitte beachten Sie eventuelle spezifische Regelungen in Ihrem Bundesland / Ihrer Einrichtung

16 Teil I Besondere Bedingungen (Ausgewählte Aspekte)

17 Teil I, 1.4 Vorauszahlungen 2-jährige Projekte 1. Rate: 80 % > 2-jährige Projekte 1. Rate: 40% Fortschrittsbericht (1 Jahr nach Projektbeginn) Zwischenbericht (1 Jahr nach Projektbeginn) Abschlussbericht (spätestens 60 Kalendertage nach Projektende) Restbetrag: 20% (nur, falls 1. Rate komplett ausgeschöpft) Zwischenbericht - 2 Jahre nach Projektbeginn - oder sobald mind. 70% der 1. Rate verausgabt wurde => 2. Rate: 40% Abschlussbericht (spätestens 60 Kalendertage nach Projektende) Restbetrag: 20% (falls komplett ausgeschöpft)

18 Teil I, Übertragung von Fördermitteln (1/2) ("Verschieben" in andere Budgetkategorien) Sofern die bewilligten Projektaktivitäten wie aufgelistet durchgeführt werden: Übertragung bis maximal 20% in beide Richtungen ohne Vertragsänderung möglich, z.b. Kategorie 1 (Bsp. Projekttreffen) Max.20% Kategorie 2 (Bsp. AUL) * Max -20% = 400 Max +20% = * Max. weitere 200 können noch in eine andere Kategorie verschoben werden

19 20% von 0?

20 Teil I, Übertragung von Fördermitteln (2/2) ("Verschieben" in andere Budgetkategorien) 3 Ausnahmen: Kategorie Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung, in jedem Fall möglich, auch mehr als 20%, auch wenn zuvor keine Fördermittel beantragt wurden. In folgende Kategorien darf nichts verschoben werden (auch wenn es keine Verschiebung "auf Null" wäre): Projektmanagement und -durchführung Außergewöhnliche Kosten Die Übertragungsmöglichkeit gilt jeweils nur für den eigenen Vertrag (=> also keine Umschichtungsmöglichkeit zwischen den Partnereinrichtungen bei Schulprojekten)

21 Zuschusskategorien / "Bausteine" Projektmanagement und -durchführung Allgemeine Projektverwaltung und Aktivitäten vor Ort Länderübergreifende Projekttreffen - /+ - Länderübergreifende Ausbildungs-, Unterrichtsund Lernaktivitäten - /+ Fahrtkosten Individuelle Unterstützung / Aufenthaltskosten Sprachliche Unterstützung Für AULs; 2-12 Mon. Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung + "Intellectual Outputs" Entwicklung qualitativ hochwertiger Produkte Multiplikatorenveranstaltungen Nationale o. internationale Konferenzen etc. (nur falls "Intellectual Output" vorgesehen) Außergewöhnliche Kosten z.b. Untervertragskosten, Bankgarantie -

22 Teil II A Rechtliche + administrative Bestimmungen Allgemeine Aufgaben und Pflichten des Empfängers Mitteilungen zwischen den Parteien Haftung im Schadensfall Interessenskonflikt Vertraulichkeit Verarbeitung personenbezogener Daten Sichtbarkeit der Finanzierung durch die EU Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse Erforderliche Auftragsvergaben Untervergabe von Aufgaben Änderung der Vereinbarung Abtretung von Zahlungsansprüchen an Dritte Höhere Gewalt Aussetzung der Durchführung des Projekts Kündigung der Vereinbarung

23 Teil II, 11 Änderung der Vereinbarung Schriftlich Antrag auf Vertragsänderung muss begründet und rechtzeitig sein (spätestens 1 Monat vor Ende der Laufzeit) Formular des PAD für Antrag auf Vertragsänderung (steht auf der PAD- Website zur Verfügung)

24 Beispiele für Vertragsänderungen Vertragsänderung erforderlich Geplante Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität muss auf 4 Tage gekürzt werden => ggf. Umwandlung in Projekttreffen Budgetübertragung von mehr als 20% aus Kategorie Länderübergreifende Projekttreffen in Ausbildungs-, Unterrichtsund Lernaktivitäten Austausch / Ergänzung geplanter Mobilitätstypen (z.b. Durchführung eines Langzeit-Lehraufenthalts einer Lehrkraft statt des geplanten Kurzzeit-Aufenthalts)

25 Keine Vertragsänderung Zeitliche Verschiebung / Austausch geplanter Mobilitäten Änderung der Personenzahl bei einzelnen Mobilitäten Änderung des Zahlenverhältnisses Lehrkräfte Schüler/-innen bei einer Mobilität (sofern mindestens 1 Person in der jeweiligen Mobilitätskategorie bewilligt) Änderung der geplanten Dauer einer Maßnahme (sofern die Mindestbedingungen eingehalten werden) Geplante Mobilität soll statt bei Partner A bei Partner B stattfinden Projekttreffen mit 5 Personen in Entfernungskategorie 1 => stattdessen 3 Personen in Kat. 2

26 Teil II, 7 Sichtbarkeit der Finanzierung durch die EU Hinweis auf EU-Förderung auf allen Produkten und Materialien, auch bei Konferenzen Bei Verwendung des EU- Logos nicht den Eindruck erwecken, als handele es sich um ein EU-Dokument (=> Logo nicht im Briefkopf u.ä.)

27 Teil II, 8 Urheber-, Nutzungsrechte, etc. Eigentum an den Ergebnissen / Berichten / Unterlagen: Zuschussempfänger (einschl. gewerblicher Schutzrechte und Urheberrechte) Eventuell bestehende Rechte Dritter müssen berücksichtigt und offengelegt werden. Die EU / NA erhalten: Nutzungsrecht für eigene Zwecke (z.b. Kopien für Behörden) Recht zur Verbreitung an die Öffentlichkeit (Übersetzung, Archivierung etc.) Der Empfänger stellt sicher, dass die EU /NA zur Nutzung aller bereits bestehender gewerblicher Schutz-/Urheberrechte, die in die Ergebnisse des Projekts eingeflossen sind, berechtigt ist.

28 Teil II, 3 Haftungsausschluss NA / EU-Kommission

29 Teil II, 20 Prüfung des Abschlussberichts

30 Teil II, 20 Anhang III, C Prüfung des Abschlussberichts Bewertung mit Punkten nach Qualitätskriterien => z.b. Umsetzung entsprechend Antrag, Qualität der durchgeführten Aktivitäten und Ergebnisse, Wirkung, Verbreitung,.. Erreichbares Maximum: 100 Punkte Prüfung durch NA + 1 externen Experten bei Budget > Kürzung des Zuschusses bei unzureichender, unvollständiger oder verspäteter Durchführung des Projekts tatsächlichen Kosten bzw. maximal bis unter 50 Punkte: 25% Zuschuss-Kürzung 25 bis unter 40 Punkte: 50% Zuschuss-Kürzung unter 25 Punkten: 75% Zuschuss-Kürzung

31 Teil II, 20 Anhang III, III C Prüfung / Vorlage von Belegen Prüfung des Abschlussberichts: in jedem Fall Belegprüfung bei Abschlussbericht ("Rechnungsprüfung"): Stichprobe oder anlassbezogen (Risikoanalyse durch NA) Vor-Ort-Kontrolle während der Laufzeit des Projekts oder nach Abschluss Einzelheiten: s. Tabelle S. 13 Anhang III

32 Anhang III