Vertragliche und finanzielle Aspekte des Projektmanagements Jürgen van Capelle

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1 Vertragliche und finanzielle Aspekte des Projektmanagements Jürgen van Capelle

2 Welche Themen erwarten Sie heute? Übertragung von Fördermitteln vs Vertragsänderungen Berichte und Nutzung MT+ Nachweise, Kontrollen und Prüfungen Strategische Partnerschaften in Deutschland NA beim BIBB 2

3 Übertragung von Fördermitteln sind möglich, wenn folgende Bedingungen eingehalten werden: Grenzwerte der Minderung und Erhöhung eingehalten werden. Die Übertragungen haben keine negativen Auswirkungen auf die Durchführung des Projekts. Übertragungen stehen mit Berichten zu Aktivitäten und Leistungen des Projekts im Einklang. Verschobene Mittel müssen mit entsprechenden Aktivitäten unterlegt sein (z.b. zusätzliche länderübergreifende Treffen). NA beim BIBB 3

4 Übertragung von Fördermitteln Übertragung aus den Kostenarten (bis zu 20%) in die Kostenarten (bei max. 20% Aufwuchs) Projektmanagement und durchführung Länderübergreifende Projekttreffen Intellektueller Output Multiplikatorenveranstaltungen Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Außerordentliche Kosten Beliebige Kostenart bis 100% Beliebige Kostenart (mit Ausnahme von Unterstützung bei besonderem Bedarf) bis 100% Länderübergreifende Projekttreffen Intellektueller Output Multiplikatorenveranstaltungen Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Unterstützung bei besonderem Bedarf (Zuschuss für Teilnehmende mit Behinderung) Bankgarantie (Außerordentliche Kosten), falls von NA gefordert NA beim BIBB 4

5 Vertragsänderungen können bis max. 30 Tage vor Projektende beantragt werden, bspw. Partnerwechsel Budgetänderungen Verlängerung der Laufzeit (bis max. 36 Monate) Änderung der Aktivitäten Die NA prüft, bewertet und entscheidet diese Anträge. NA beim BIBB 5

6 Vertragsänderungen NA beim BIBB 6

7 Vertragsänderungen NA beim BIBB 7

8 Berichterstattung und MT+ Der Koordinator erstellt im Berichtsteil des MT+ (Reiter Berichte ) den inhaltlichen und finanziellen Zwischenbericht. Sie werden gebeten, zu allen Bestandteilen des Projekts Angaben zu machen. NA beim BIBB 8

9 Nachweise, Kontrollen und Prüfungen Die folgenden Kontrollen und Prüfungen werden praktiziert: Kontrolle aller Abschlussberichte. Belege für Finanzierung realer Kosten sind einzureichen. Beleg-Prüfungen und Vor-Ort-Prüfungen (Stichprobe nach Zufalls- oder Risikoprinzip). NA beim BIBB 9

10 Nachweise Endbericht PMI: Beschreibung im Endbericht Nachweise bei Prüfungen PMI: Beschreibung im Endbericht; Aktivitäten in Übereinstimmung mit Antrag. TPM: Beschreibung im Endbericht (Themen, Ziele, Ergebnisse ); P Angaben in MT+ (Ort und Datum des Treffens; teilnehmende Partner, Anzahl der TN). MI TPM: Belege der Teilnahme (Teilnahmelisten mit Angaben zu den teilnehmenden Personen [Name, - Adresse, Partnereinrichtung, Unterschrift], Unterschrift der gastgebenden Einrichtung und Angaben zu dem Treffen [Projekttitel, Projektnr, Ort und Datum]). Qualität der Treffen (bspw. Berichte, Protokolle ). Tickets und Rechnungen (als Beleg der Teilnahme, Beschreibung der Aktivitäten wenn und Ergebnisse keine anderen im Abschlussbericht Belege vorgelegt oder anerkannt Bereitstellung der Ergebnisse werden auf der können). Project Results Platform Bei Abweichung Herkunftsort oder Zielort (und Änderung Distanzband) sind Reisebelege oder Rechnungen zwingend erforderlich. NA beim BIBB 10

11 Die 20 schönsten Fragen aus der Geschichte von Erasmus+ F1: Wie wird die Planung und Durchführung lokaler Projektaktivitäten finanziert? F2: Wie werden die Kosten für die Gestaltung eines Flyers/einer Broschüre finanziert? F3: Wie muss das Gehalt für die eingesetzten MA nachgewiesen werden? F4: Zählt die Zeit der TPM als Arbeitszeit für die Erstellung der IO? F5: Bekommen Sie in jedem Fall den in Ihrer Vereinbarung genannten Förderhöchstbetrag? F6: Müssen Sie für die Kostenart TPM Rechnungen Tickets, Boarding Cards aufbewahren? F7: Wie werden PC-Arbeitsplatz und Bildschirm finanziert? F8: Können Sie eine Mittelübertragung in EC vornehmen? F9: Kann ein Projektpartner einen Unterauftrag durchführen? F10: Wie muss eine Mittelübertragung nach Art. I.3.3 beantragt werden? NA beim BIBB 11

12 Die 20 schönsten Fragen aus der Geschichte von Erasmus+ F11: Kann ich bei LTTA zwischen blended learning und staff training frei auswählen und wer kann eigentlich teilnehmen? F12: Wie werden die teilnehmenden MA der Projektpartner bei ME finanziert? F13: Wie genau müssen die Zeitnachweise geführt werden? F14: Bezieht sich die erlaubte Mittel-Übertragung von 20% auf den einzelnen Partner? F15: Wie müssen Webinare als Multiplier-Events dokumentiert werden? F16: Müssen die Zeitnachweise unterschrieben sein? F17: Gelten die Kosten von Honorardozenten als Personalkosten? F18: Muss ich auch die Nachweise meiner Partner vorlegen? F19: Muss ich Belege auch nach Abschluss des Projekts noch aufbewahren? F20: Wie oft muss ich das MT+ Tool nutzen? NA beim BIBB 12

13 Nachweise Endbericht IO: Beschreibung im Endbericht; Charakterisierung der IO und Ressourcen-Einsatz der IO in MT+; Bereitstellung der Ergebnisse auf der Erasmus+ Project Results P Platform Nachweise bei Prüfungen IO: Zeitnachweise (Angaben zur Person, Personalkategorie, Daten der Erbringung, Umfang der Arbeitszeit, Unterschriften von MA und Vorgesetztem). Prüfung, ob die angegebenen Personen MA der Organisation sind (Nachweis Arbeitsverhältnis). Prüfung, ob das angegebene Profil der MA zu den Angaben des Unternehmens passt. MI Prüfung, ob die im Zeitnachweis genannten Daten mit den Angaben der Organisation übereinstimmen. Beschreibung der Aktivitäten und Ergebnisse im Abschlussbericht Bereitstellung der Ergebnisse Prüfung, auf der Project ob die aufgeführten Results Platform Personen auch wirklich Gehalt bezogen haben (Höhe des Gehalts wird nicht geprüft). Fortschrittsberichte, Statusberichte oder andere Dokumente zur Erbringung der IO. NA beim BIBB 13

14 Nachweise Endbericht ME: Beschreibung des ME im Endbericht (Veranstaltung, Inhalt, Ergebnisse ); Angaben in MT+ (Daten zum ME, Anzahl TN national und international) P Nachweise bei Prüfungen ME: Teilnahmelisten mit Nennung von Namen, - Adressen und Unterschriften der Personen und Nennung der die Personen entsendenden Einrichtungen. Angabe zur Veranstaltung (Datum, Ort, Dauer ) NA beim BIBB 14

15 P Nachweise Endbericht LTTA: Beschreibung im Endbericht (Ziele, Ergebnisse ); Angaben in MT+ (Namen, ; Termine, Herkunftsort, Zielort ) Nachweise bei Prüfungen LTTA: Teilnahme-Bescheinigung mit Angaben zu den Personen (Name, Unterschrift,) und zu der Veranstaltung (Ort, Datum, Titel, Unterschrift der gastgebenden Einrichtung). Darstellung der formalen Verbindung zur Partner- Organisation. Bei abweichendem Herkunftsort oder Zielort sind zum Nachweis des tatsächlichen Reiseverlaufs Reisebelege oder Rechnungen mit Angabe des Herkunftsortes und des Zielortes erforderlich. NA beim BIBB 15

16 Nachweise Endbericht SN: Beschreibung im Endbericht; Darstellung der Kosten in MT+ Nachweise bei Prüfungen SN: Nachweis über tatsächliche Kosten durch Rechnungen mit Angabe von Namen und Anschrift der die Rechnung ausstellenden Stelle, des Betrages und der Währung sowie des Rechnungsdatums. Nachweis über vorliegende Behinderung. NA beim BIBB 16

17 P Nachweise Endbericht EC: Beschreibung der EC im Endbericht; Darstellung der Kosten in MT+; Nachweise und Zahlungsbelege als Anlagen. Nachweise bei Prüfungen EC: Bei Auftragsvergabe bitte Vergaberichtlinien berücksichtigen; bei Kosten für Abschreibungen die kaufmännischen und buchhalterischen Rahmenbedingungen berücksichtigen. EC: Rechnungen über Kosten für Erwerb (bspw. Kauf, Miete oder Leasing von Gütern), zzgl. Informationen zur Erfassung im Rechnungswesen (Abschreibungen, AfA) und Nutzungsdauer und umfang im Projekt. MI EC: Bei Vergabe von Aufträgen durch Partner muss ebenfalls das wirtschaftlich günstigste Angebot gewählt und Ergebnisse werden und im dies Abschlussbericht entsprechend dokumentiert Beschreibung der Aktivitäten Bereitstellung der Ergebnisse werden auf der (Dokumentation Project Results Platform nationaler Vergabebedingungen und Nachweis der Einhaltung). EC: Der Koordinator ist rechenschaftspflichtig wie bei selbst getätigten Auftragsvergaben (vollständige Unterverträge, Rechnungen, Kaufbelege u.ä.m.). NA beim BIBB 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Und viel Erfolg in Ihrem KA2-Projekt! NA beim BIBB