Das EU-Bildungsprogramm Lebenslanges Lernen

Transkript

1 Das EU-Bildungsprogramm Lebenslanges Lernen Monitoringseminar Innovationstransferprojekte LEONARDO DA VINCI Uni Club - Bonn

2 Agenda 10:15 11:30 Informationen zu Finanzberichten (LdV Innovationstransfer): Kriterien der formalen Prüfung der Berichte Abrechnungstabellen mit Beispielen Nachweisführung und Prüfverfahren mit Beispielen Prüfungspflichten der NA

3 Formelle Prüfung des Berichts Fristen Autorisierte Berichtsvorlage der NA Schlussabrechnung: 1 Original + 3 Kopie Vorlage der elektronischen Version SB Online Einreichung der Berichte Unterschriftsberechtigung

4 Formelle Prüfung des Berichts Angaben aus der Finanztabelle und die Gesamtübersicht der Ausgaben aus dem Report müssen zueinander kohärent sein Vorlage von Bankkontoauszügen Mehrwertsteuerabzugsberechtigung Vollständigkeit der Angaben Kategorie Untervergabe : Unterverträge, Angebote, Rechnungen

5 Erstellung der Abrechnung

6 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.1 (a+b+c) Gesamtausgaben /-einnahmen des Projektes Unterschrift der unterschriftsberechtigten Person in Ihrer Einrichtung

7 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.2 (a+b) Aufschlüsselung von Einnahmen nach Projektpartnern in G.2.a In Tabelle G.2.b müssen lediglich die Indirekten Kosten ergänzt werden; Gelb hinterlegte Zellen werden übertragen

8 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.2.c Angaben zu Banküberweisungen zwischen den Partnern Der Anteil am LdV-Beitrag von P1 (=Vertragsnehmer) ist ebenfalls anzugeben Hier und in allen nachfolgenden Tabellen ist die Angabe der Partnernummern in Form von Ziffern 1 n obligatorisch, d.h. ohne Zusätze. Durch Kontoauszugskopien zu belegen

9 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.3 Aufstellung der Personalkosten pro Person Auswahl des Ländercodes erfolgt über Dropdown-Liste Personalkategorien stehen am Ende des Tabellenblatts

10 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.3 Zeitraum der Tätigkeit pro Person für das Projekt Angabe der Arbeitstage (Vollzeitäquivalent) für das Projekt Tägliche Vergütung (Dokumentation auf gesondertem Blatt) Anzahl der Arbeitstage mit maximal 2 Nachkommastellen angeben Die zulässigen Höchstsätze beachten

11 Nachweisführung Personalkosten (Tabelle G.3) - keine Pauschalen, die Kosten müssen im Einzelnen belegt sein - relevante Unterlagen für die Prüfung der Personalkosten: o Arbeitsverträge (inkl. Tätigkeitsdarstellungen) o Personalkostenabrechnungen aus Lohnbuchhaltung o Nachvollziehbare Berechnung des Tagessatzes o Übersicht der geleisteten Arbeitszeit

12 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.4 Jede Reise einzeln pro Reisenden eintragen Rechnungen von gemeinsamen Reisen aufteilen Bei der Dauer der Reise nur die Anzahl der Tage mit Übernachtung

13 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.4 Angaben zum Reiseziel (analog Abreise) Angaben zum Zweck der Reise und zu Verkehrsmitteln Trennung zwischen Reise- und Aufenthaltskosten; Aufenthaltskosten umfassen auch die Transferkosten vor Ort Höchsttagegeld dient als Obergrenze. Es sind die in der Einrichtung üblichen Tagessätze für die Erstattung von Reisekosten zu verwenden

14 Nachweisführung Reise- und Aufenthaltskosten (Tabelle G.4) - Flugrechnung + Bordkarte - interne Bestimmungen über Berechnung des Tagegeldes

15 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.5 Angaben zu Art und Zweck der Ausgabe Nutzungsdauer für das Projekt ist maximal der Zeitraum von der Anschaffung (Nachweis durch Rechnungsdatum) bis zum Projektende.

16 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.5 Der Abschreibungsbetrag wird automatisch von Excel anhand Ihrer Eingaben berechnet (im u. a. Beispiel: / 36 * 4 = 199,89 ) Anteil der Nutzung für das Projekt ist unter 100%, wenn die Anschaffung während der Projektlaufzeit auch für andere Zwecke genutzt wird. (im u. a. Beispiel: 199,89 * 50%= 99,94 ) Vor der Anschaffung ist die NA zu konsultieren

17 Nachweisführung Ausrüstung (Tabelle G.5) - Kauf, Miete oder Leasing (incl. Installation, Wartungs- und Versicherungskosten) - Rechnung, Miet-/Leasingvertrag

18 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.6 Ausgaben die für Aufträge an externe Dienstleister angefallen sind Auch hier müssen die Aufträge und Rechnungen innerhalb des Förderzeitraums liegen Keine Personalkosten der am Projekt beteiligten Partner Management und Administration dürfen nicht extern vergeben werden

19 Nachweisführung Unterverträge (Tabelle G.6) - Unterverträge sind immer abzuschließen - Staffelung der Ausschreibungspflicht (inkl. MwSt.): o Vertragswert unter es reicht eine Rechnung (ohne Vergleichsangebote) o es müssen 3 Angebote eingeholt werden o es müssen 5 Angebote eingeholt werden o über die Auftragsvergabe erfolgt nach nationalen Regelungen über die Auftragsvergabe - Rechnungen sind immer beizufügen - Lieferung/Leistung und Rechnung liegen im Förderzeitraum

20 Erstellung der Abrechnung Tabellenblatt G.7 Angaben zu Art und Zweck der Ausgabe Sonstige Kosten umfassen alle förderfähigen Ausgaben, die nicht in eine andere Ausgabenkategorie fallen (z. B. Seminargebühren, Miete von Ausstellungsraum, Kauf von Informationsmaterialien, etc.) Anteil der Nutzung für das Projekt ist auch hier in Prozent anzugeben und muss auf Nachfrage nachgewiesen werden können

21 Nachweisführung Sonstige Kosten (Tabelle G.7) - keine gemeinsamen Fahrt- und Cateringkosten von Personal der Partnereinrichtungen Indirekte Kosten (Tabelle G.1.b und Tabelle G.2.b) - Infrastrukturkosten - Kommunikationskosten - Geschäftsbedarf

22 Nachweisführung Besondere Anforderungen an einzelne Nachweise o Umrechnung von Fremdwährung in Euro Bei der Umrechnung der Beträge in Euro wird der auf der Website der EU-Kommission

23 Nachweisführung Bei der Umrechnung der Beträge in Euro wird der auf der Webseiten der EU- Kommission veröffentlichte Umrechnungskurs des Monats zugrunde, in dem das Projekt beginnt (siehe Vereinbarung, Artikel V Vorlage von Berichten und sonstigen Unterlagen). Wenn die Rechnung aus einem Nicht-Euro-Land in Euro ausgestellt ist, bedarf es keiner Anwendung des o. a. Wechselkurses. Das gleiche gilt, wenn die Rechnung mit der Kreditkarte beglichen wurde. Hier gilt der Betrag aus der Kreditkartenabrechnung

24 Unterstützende Dokumente für ein erfolgreiches Finanzmanagement Antworten zu den häufig gestellte Fragen (FAQ) sind zu finden unter: o nslanges_lernen/innovationstransfer/faq.html Das Projekthandbuch und Benutzeranleitungen Berichterstellung für Innovationstransferprojekte slanges_lernen/innovationstransfer/durchfuehrung.html

25 Prüfungspflichten der NA Prüfung der Endabrechnung Prüfung sämtlicher Belege ausgewählter Endabrechnungen Vorort-Prüfung nach Ende der Projektlaufzeit

26 Kontakt Ali Inel Barbara Schablitzky Nationale Agentur Bildung für Europa beim BIBB Team Administrative und finanzielle Betreuung Robert-Schuman-Platz Bonn