Projektzyklus und vertraglich-finanzielle Aspekte der Projektdurchführung

Transkript

1 Kick Off für neue Projektträger KA1 Erwachsenenbildung , Siegburg Projektzyklus und vertraglich-finanzielle Aspekte der Projektdurchführung Carina Lochner, NA beim BIBB

2 Antragsrunde 2018 Erwachsenenbildung Eingereicht: 48 Anträge > 3,248 Mio EUR >1.621 Teilnehmenden Bewilligt: 35 Anträge > 2,849 Mio EUR >1.422 Teilnehmenden davon:» 236 Job-Shadowings» Kursbesuche» 63 Lehraufenthalte NA beim BIBB 2

3 Rückschau: Projekte und Förderungen Geförderte Anträge bewilligtes Budget Anzahl Teilnehmende , , , NA beim BIBB 3

4 Was sind nach wie vor die größten Probleme? Zeitaufwand für Management und Verwaltung des Projekts Aufwand für Antragstellung und Berichterstattung Geringe Ressourcen bei den Projektträgern Einbindung des Projekts in Alltag der Einrichtung Bedienung vieler und unterschiedlicher Datenbanken NA beim BIBB 4

5 Der Projektlebens-Zyklus Förderzusage Vertrag + Vorauszahlung Durchführung Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) vorbereiten Verträge schließen Auslandsaufenthalte durchführen (TN entsenden) MT+ Datenpflege (kontinuierlich) falls notwendig: Vertrag ändern Abschluss Endbericht + TN Berichte Zuschussberechnung NA beim BIBB 5

6 Projektdurchführung: rund um Ihren Vertrag (1) Ihre vertraglichen Dokumente (Finanzhilfevereinbarung + Anhänge) Anhang I: Allgemeine Bedingungen Teil A: RECHTLICHE UND ADMINISTRATIVE BESTIMMUNGEN TEIL B: FINANZBESTIMMUNGEN Anhang II: Projektbudget Anhang III: Finanz- und Vertragsbestimmungen BESTIMMUNGEN ZU DEN BUDGETKATEGORIEN. VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE FÖRDERFÄHIGKEIT ÄNDERUNGEN KONTROLLEN Anhang IV: Fördersätze Anhang V: Muster für Teilnehmervereinbarungen NA beim BIBB 6

7 Projektdurchführung: rund um Ihren Vertrag (2) Weitere Stichworte Mindestaufenthaltsdauer vor Ort: 2 Tage plus Reisetag Maximalaufenthaltsdauer: 60 Tage pro Person (ohne Reisetage) gilt auch bei Mehrfachausreisen. Versicherungsschutz im Ausland: Projektträger muss Teilnehmer über notwenige Versicherungen informieren. Hinweisblatt zu den Versicherungen unter Rechtzeitige Prüfung von Einreiseformalien (Stichwort VISA) NA beim BIBB 7

8 Projektdurchführung: rund um Ihren Vertrag (3) Unsere Unterstützung für Sie Handbuch zur Finanzverwaltung; Anleitungen Mobility Tool+; Ansprechpersonen aus den Teams Finanzielle und vertragliche Projektbegleitung und Erwachsenenbildung. NA beim BIBB 8

9 Flexibilität vs Änderung (1) a) Bis zu 100% der Mittel für Organisatorische Unterstützung können auf andere Kostenarten übertragen werden. b) Bis zu 50% der Mittel für Reisekosten, individuelle Unterstützung und Kursgebühren können untereinander übertragen werden. c) Die Mittel jeder Kostenart können auf die Kostenart Unterstützung bei besonderem Bedarf und Außergewöhnliche Kosten für die Bereitstellung von Finanzsicherheiten oder hohe Reisekosten von Teilnehmenden übertragen werden, selbst wenn hierfür ursprünglich nach Annex II keine Mittel vorgesehen waren. Alle andere Änderungen können über einen Änderungsantrag von der NA bewilligt werden!!! NA beim BIBB

10 Flexibilität vs Änderung (2) Änderungsantrag bis 30 Tage vor Projektende. Notwendig bei: Änderungen des Projektziels/-Inhalte und Umfirmierung der Einrichtung. Vorlage unter Open-Flow-Management Zeitpunkt der Austausche, Partner, Zielländer und Dauer können ohne Rücksprache geändert werden NA beim BIBB

11 Kosten und Finanzierung Einheitenkosten Organisatorische Unterstützung Fahrtkosten Individuelle Unterstützung Kursgebühren Realkosten Unterstützung bei besonderem Bedarf Außergewöhnliche Kosten Förderfähige Kosten fallen für Aktivitäten während der Dauer des Projekts an sind beantragt und genehmigt sind für die Durchführung des Projekts erforderlich bei Einheitenkosten: Zahl der Einheiten ist feststellbar/nachprüfbar bei Realkosten: Kosten sind identifizierbar, belegt und erfasst NA beim BIBB 11

12 Förderfähige Kosten Kostenart Berechnung Reisekosten Individuelle Unterstützung Organisatorische Unterstützung Anzahl der Teilnehmenden * Distanzband Teilnehmende * Anzahl der Tage (ggf. 1 Tag vor und 1 Tag nach der Mobilität als An- und Abreisetag). Freie Tage zwischen Anreise und Beginn der Mobilität werden nicht gefördert. Bei Anreise am Sa. und Beginn des Praktikums am Mo. ist der Sonntag durch individuelle Unterstützung nicht förderfähig. Anzahl der Teilnehmenden pro Mobilität * Einheitenkosten (350 ) (gilt nicht für Begleitpersonen) Kursgebühren 70 pro Tag bis maximal 700 Unterstützung bei besonderem Bedarf Außergewöhnliche Kosten Erstattung bis zu 100 % der angefallenen förderfähigen Kosten Erstattung bis zu 75 % der tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten für eine Bankgarantie 80 % der förderfähigen Kosten für hohe Reisekosten förderfähiger Teilnehmer NA beim BIBB 12

13 Belege bei Kontrollen und Prüfungen (1) Kostenart Reisekosten Beleg im Falle von Prüfungen Nachweis der Teilnahme an der Aktivität im Ausland in Form einer von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmenden, dem Zweck der Auslandsaktivität sowie ihres Anfangs- und Enddatums. Weicht der Herkunfts- oder Zielort vom Standort der entsendenden oder aufnehmenden Einrichtung ab und ergibt sich dadurch ein anderes Distanzband, müssen Belege vorgelegt werden, die den Reiseverlauf, also Abreise- und Ankunftsort nachweisen (Tickets, Rechnungen o.ä.). NA beim BIBB 13

14 Belege bei Kontrollen und Prüfungen (2) Kostenart Individuelle Unterstützung Beleg im Falle von Prüfungen Nachweis der Teilnahme an der Aktivität im Ausland in Form einer von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmenden, dem Zweck der Auslandsaktivität sowie ihres Anfangs- und Enddatums. Organisatorische Unterstützung Nachweis der Teilnahme an der Aktivität im Ausland in Form einer von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmenden, dem Zweck der Auslandsaktivität sowie ihres Anfangs- und Enddatums. NA beim BIBB 14

15 Belege bei Kontrollen und Prüfungen (3) Kostenart Kursgebühren Beleg im Falle von Prüfungen Nachweis der Kurseinschreibung und Zahlung der Kursgebühr in Form einer Rechnung oder einer anderen von dem Kursanbieter ausgestellten und unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmenden, Titel des besuchten Kurses sowie Anfangs- und Enddatum des Kurses. Kostenart Unterstützung bei besonderem Bedarf Beleg im Falle von Prüfungen Rechnungen der tatsächlich entstandenen Kosten mit Angabe des Namens und der Adresse der die Rechnung ausstellenden Stelle, des Betrages, der Währung und des Datums der Rechnung. Begründung für die entstandenen Kosten im Mobility Tool+. Nachweis der Behinderung. NA beim BIBB 15

16 Belege bei Kontrollen und Prüfungen (4) Kostenart Beleg im Falle von Prüfungen Außergewöhnliche Kosten Bankgarantie: Nachweis der Kosten der Bankgarantie mit Angabe des Namens und der Anschrift der die Bankgarantie ausstellenden Einrichtung, des Betrages und der Währung der Kosten der Bankgarantie und Vorlage des Datums und der Unterschrift des rechtlichen Vertreters der die Bankgarantie übernehmenden Stelle. Erhöhte Reisekosten: Nachweis über die Zahlung der damit verbundenen Kosten anhand von Rechnungen, auf denen der Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers, der Betrag, die Währung und das Rechnungsdatum ausgewiesen sind sowie Nachweis der Reiseroute. (80 % Übernahme) Bitte beachten Sie, dass diese Nachweise bereits mit dem Abschlussbericht eingereicht werden muss! NA beim BIBB 16

17 Kontrollen und Prüfungen Kontrolle des Abschlussberichts (100%) Belege für außergewöhnliche Kosten Vor-Ort-Prüfung während der Projektdurchführung (Auswahl) Umsetzung und Förderfähigkeit der Aktivitäten Belegprüfungen mit oder nach dem Abschlussbericht (Auswahl) Systemprüfungen (Auswahl) Umsetzung und Förderfähigkeit der Aktivitäten NA beim BIBB 17

18 Projektabschluss Der Abschlussbericht des Projekts erfolgt spätestens 60 Tage nach Ende der Laufzeit und umfasst mehrere Aspekte: Dokumentation der Aktivitäten im Mobility Tool+ Dokumentation aller TN Berichte (online) Inhaltliche Einschätzung des Projektträgers zu Ergebnissen und zur Durchführung des Projekts Ehrenwörtliche Erklärung (signiert von der zeichnungsberechtigten Person) Belege bei Außergewöhnlichen Kosten NA beim BIBB 18

19 Trotz Kontrollen, Prüfungen, Nachweisen und Belegen bleiben Sie bitte neugierig und engagiert Bildnachweis: McKenna, Unsplash NA beim BIBB 19