HINWEISE zur Projektdurchführung (FAQs) Antragsrunde Leitaktion 1 Mobilität in der beruflichen Aus- und Weiterbildung und Erwachsenenbildung

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1 HINWEISE zur Projektdurchführung (FAQs) Antragsrunde 2015 Leitaktion 1 Mobilität in der beruflichen Aus- und Weiterbildung und Erwachsenenbildung Inhaltsverzeichnis 1. Finanzhilfevereinbarung 2. Übertragung von Fördermittel 3. Förderfähige Aktivitäten und Ausgaben 4. Teilnehmer/-innen-Vereinbarung / Lernvereinbarung / Arbeitsprogramm 5. Berichte /Berichtsdatenbank Mobility Tool+ 6. Belege / Nachweise Legende: gelb neue / ist farblich (Hintergrund) markiert 2.9 wurde aktualisiert 3.11 neu Die Angaben zum Programme Guide beziehen sich auf die englische Version der Programme Guide (Version : 14/11/2014) NA beim BiBB Stand: /14

2 Lese-Hinweis: Die en auf die n können sich auf beide Bildungsbereiche (berufliche Aus- und Weiterbildung auf der einen Seite und Erwachsenbildung auf der anderen Seite) beziehen oder nur auf einen der beiden Bildungsbereiche. Die jeweilige Geltung haben wir deshalb farblich (Hintergrund) markiert. Ohne Farbe blau grün Beide Bereiche (berufliche Bildung + Erwachsenenbildung) Berufliche Bildung Erwachsenenbildung 1. Finanzhilfevereinbarung Die Finanzhilfevereinbarung reguliert die Beziehungen zwischen der Nationalen Agentur und dem Zuschuss-Empfänger. Bestandteil der Finanzhilfevereinbarung sind auch die Dokumente Anhang I (Projektbeschreibung), Anhang II (Veranschlagtes Budget), Anhang III (Finanz- und Vertragsbedingungen). Bitte beschäftigen Sie sich intensiv mit der Finanzhilfevereinbarung Wann wird die Vorauszahlung ausgezahlt? Innerhalb von 30 Tagen nach Inkrafttreten der Vereinbarung erhält der Zuschussempfänger 80% der bewilligen Fördermittel vorbehaltlich der Bonitätsprüfung. (s. Finanzhilfevereinbarung Art. I.4.1) 1.2. Was ist im Vertrag mit Sachleistung Dritter (Finanzhilfevereinbarung Art. II 16.5) gemeint? 1.3. Wann ist eine Änderung der Finanzhilfevereinbarung notwendig, d.h. in welchen Fällen muss ein Änderungsantrag bei der NA gestellt werden? Damit sind von Dritten erbrachte Sacheinlagen und leistungen gemeint; diese sind nicht förderfähig. Änderungen im Projekt bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der NA beim BIBB. Die Änderung muss begründet, der NA beim BIBB rechtzeitig, bevor die Änderung wirksam werden soll, übermittelt werden und wird in der Regel in einer Änderungsvereinbarung festgehalten. (s. Finanzhilfevereinbarung Art. II.11). Eine Vorlage für einen Änderungsantrag in folgenden Fällen finden Sie im Dokumentencenter auf der NA-Website: Mittel, die nicht mehr in Anspruch genommen werden, sind der NA beim BIBB unverzüglich per Änderungsantrag zu melden, soweit die Reduzierung mehr als 10% der bewilligten Fördersumme und gleichzeitig mehr als beträgt NA beim BiBB Stand: /14

3 Umfirmierung des Projektträgers Änderungen der inhaltlichen Ausgestaltung des Projektes (z. B. der fachlichen Inhalte, Berufsgruppe) Projektlaufzeit Änderungen im Projekt bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der NA beim BIBB. Die Änderung muss begründet, der NA beim BIBB rechtzeitig, bevor die Änderung wirksam werden soll, übermittelt werden und wird in der Regel in einer Änderungsvereinbarung festgehalten. (s. Finanzhilfevereinbarung Art. II.11). Eine Vorlage für einen Änderungsantrag in folgenden Fällen finden Sie im Dokumentencenter auf der NA-Website: Änderungen der inhaltlichen Ausgestaltung des Projektes (z. B. der fachlichen Inhalte, Berufsgruppe) Mittel, die nicht mehr in Anspruch genommen werden, sind der NA beim BIBB unverzüglich per Änderungsantrag zu melden, soweit die Reduzierung mehr als 10% der bewilligten Fördersumme und gleichzeitig mehr als beträgt Umfirmierung des Projektträgers Projektlaufzeit 1.4. Gibt es eine gewisse Flexibilität bei der Projektdurchführung? Aufgrund der Flexibilität bei der Gestaltung der Auslandsaufenthalte (Open-Flow-Management) kann der Zuschussempfänger Änderungen des Aufenthaltszeitraums und der Partner sowie des Ziellandes ohne vorherige Zustimmung der NA vornehmen. Dabei müssen die im Antrag beschriebenen Inhalte des Projektes gewahrt bleiben und die Änderungen im Abschlussbericht begründet werden. Die NA beim BIBB wird im Rahmen der Evaluation des Abschlussberichtes die Begründung der Veränderung beurteilen. Bitte beachten Sie dabei unbedingt die Hinweise zur Übertragung von Fördermitteln zwischen den verschiedenen Budgetkategorien (s. Punkt 2). Die maximale Fördersumme kann sich durch die Änderungen reduzieren (z.b. Aufenthaltskosten bei Ziellandwechsel), sie kann jedoch nicht erhöht werden. NA beim BiBB Stand: /14

4 2. Übertragung von Fördermittel Mit einer Übertragung von Fördermitteln ist eine Anpassung des genehmigten Budgets durch Übertragung zwischen den verschiedenen Budgetkategorien untereinander gemeint. Solch eine Übertragung von Fördermitteln gilt nicht als Vertragsänderung. Eine Übertragung von Fördermitteln darf nicht die Umsetzung des Projekts (Anhang I: Projektbeschreibung) ändern Können bewilligte Fördermittel der Kategorie organisatorische Unterstützung auf die Kategorie Fahrtkosten und individuelle Unterstützung übertragen werden? 2.2. Können bewilligte Fördermittel prinzipiell auf die Kategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf (Teilnehmende mit Behinderung) übertragen werden? 2.3. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie sprachliche Unterstützung auf die Kategorie Fahrtkosten und individuelle Unterstützung übertragen werden? 2.4. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Lernende in Unternehmen oder in Schulen zur beruflichen Aus- und Weiterbildung auf die Kategorie Bildungspersonal (staff) übertragen werden? 2.5. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Lernende in Schulen zur beruflichen Aus- und Weiterbildung auf die Kategorie Lernende in Unternehmen übertragen werden? 2.6. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Lernende in Unternehmen auf die Kategorie Lernende in Schulen zur beruflichen Aus- und Weiterbildung übertragen werden? 2.7. Können bewilligte Fördermittel auf die Kategorie organisatorische Unterstützung übertragen werden? Ja, bis zu 100%, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2 Ja, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2 Ja, bis zu 50%, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2. Nein. Es ist jedoch möglich, bewilligte Fördermittel der Kategorie Bildungspersonal (staff) auf die Kategorie Lernende zu übertragen (s. Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2). Ja, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2 Ja, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2 Nein Können bewilligte Fördermittel prinzipiell auf die Kategorie Außergewöhnliche Kosten übertragen werden? Nein. Außergewöhnliche Kosten müssen bei Antragstellung beantragt und bewilligt worden sein. NA beim BiBB Stand: /14

5 2.9. Wenn der Projektträger weniger Geld für die Fahrt ausgibt, kann der Restbetrag auf die Aufenthaltskosten übertragen werden? Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Begleitperson auf die Kategorie Bildungspersonal (staff) übertragen werden? (Bsp.: wenn es doch keine minderjährigen Lernenden gibt)? Die Kategorien Fahrtkosten und individuelle Unterstützung werden auf Stückkostenbasis abgerechnet. Im Falle einer Belegprüfung müssen nicht die Ausgaben, sondern die Aktivität nachgewiesen werden. Ja, aber nur, wenn die Begleitperson als Bildungspersonal beantragt wurde. Begleiter, die irrtümlicherweise als Lernende beantragt und bewilligt wurden, können nicht in staff umgewidmet werden (nur in Lernende). Kosten für die Kategorie organisatorische Unterstützung werden nicht erhöht. 3. Förderfähige Aktivitäten und Ausgaben 3.1. Was ist der förderfähige Zeitraum? Projektaktivitäten müssen am beginnen und 12 oder 24 Monate andauern. Aktivitäten außerhalb dieses Zeitraumes sind nicht förderfähig (s. Finanzhilfevereinbarung, Art. I.2.2) Was ist mit Auftragsvergabe und Unteraufträgen gemeint? Die Durchführung von Unteraufträgen betrifft Leistungen von Dritten (anderen als den unmittelbaren Projektpartnern); ein Projektpartner kann keinen Unterauftrag durchführen. Die Finanzhilfevereinbarung, Art. II.9 bzw. Art. II.10 definieren die Durchführung einer Auftragsvergabe durch den Zuschussempfänger bzw. eines Unterauftrages durch einen Dritten. Das Vergabeverfahren hängt v.a. von der Höhe des Auftrages ab: Liegt der Auftragswert unter ,- EUR (netto) kann freihändig vergeben werden. Hierbei gilt: Bei einem Auftragswert unter 500,- EUR (netto) muss kein Vergabeverfahren durchgeführt werden, also insbesondere keine Vergleichsangebote eingeholt werden. Bei diesem Direktkauf sind die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Bei einem Auftragswert zwischen 500,- EUR (netto) und 1.000,- EUR (netto) können die Vergleichsangebote telefonisch eingeholt werden. Die Preisermittlung ist aktenkundig zu machen. Bei einem Auftragswert zwischen 1.000,- EUR (Netto) und ,- EUR (netto) sind drei schriftliche Vergleichsangebote anzufordern. Bei einem Auftragswert zwischen ,- EUR (netto) und ,- EUR (netto) muss die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots schriftlich inklusive Leistungsbeschreibung NA beim BiBB Stand: /14

6 erfolgen. In jedem Fall sind die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten Ist der Projektträger verpflichtet, Unteraufträge der NA anzuzeigen? Unteraufträge im Rahmen Ihres Projekts können maximal in den Kostenarten Unterstützung bei besonderem Bedarf und Außergewöhnliche Kosten/Sonderkosten vorkommen. Beide Kostenarten basieren auf dem Prinzip der Realkosten ; die realen Kosten müssen dementsprechend durch Belege nachgewiesen werden. In Ihrem Budget ist die Höhe der Kosten für diese beiden Kostenarten dargestellt. Falls Sie nun also eine Leistung in dieser Budgetkategorie als Auftrag vergeben wollen, so muss dies nicht gesondert beantragt werden; allerdings müssen Sie die Höhe der Ausgaben belegen und Sie müssen die Vergabekriterien für die Auftragsvergabe befolgen. Falls Sie für eine Leistung wie bspw. eine kulturelle Vorbereitung eine dritte Organisation beauftragen wollen, so müssen Sie die Kosten hierfür selbst tragen (vielleicht verrechnen Sie dies mit dem Einheiten-Zuschuss der Kategorie Organisatorische Unterstützung ). Da Sie als Zuschussempfänger diesen Unterauftrag gegenüber der NA gar nicht darstellen als förderfähige Ausgabe, so ist auch kein Antrag und keine Genehmigung seitens NA notwendig. Die Kosten eines solchen etwaigen Auftrages werden in der finanziellen Darstellung Ihres Projekts also gar nicht auftauchen Müssen für Fahrt- und Aufenthaltskosten von dem Projektträger Vergleichsangebote eingeholt werden? Die Kosten der Reise (Fahrtkosten) und die Kosten des Aufenthaltes (individuelle Unterstützung) werden als Kosten je Einheit finanziert; sie sind also mit bestimmten Sätzen verknüpft und unabhängig von der tatsächlichen Höhe. Der NA gegenüber sind Sie also nicht verpflichtet, die tatsächlichen Kosten in diesen Kategorien zu belegen und deshalb auch nicht der NA gegenüber verpflichtet, Vergleichsangebote zu belegen. Allerdings sind in Ihrer Finanzhilfevereinbarung verschiedene Formen der finanziellen Unterstützung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern vorgesehen, die Sie in der Vereinbarung zwischen Ihnen und dem einzelnen Teilnehmenden wählen können. Je nach der gewählten Option sind Sie also ggf. verpflichtet, dem Teilnehmer bzw. der Teilnehmerin die Verwendung von nicht oder nicht vollständig ausgezahlten Fördermitteln anhand tatsächlicher Kosten zu belegen. NA beim BiBB Stand: /14

7 3.5. Kann eine Person mehr als einmal gefördert werden? Ja. Ein Teilnehmender kann mehrmals unterschiedliche Mobilitäten durchführen. Die Gesamtaufenthaltsdauer bei Lernenden von max. 12 Monaten darf nicht überschritten werden, und der Mindestsaufenthalt beträgt 14 Tage pro Mobilität. Ein Praktikum, ein Kurs (Sprachkurs) oder ein schulischer Aufenthalt in einer Partnereinrichtung muss mindestens 10 Arbeitstage umfassen. Die Gesamtaufenthaltsdauer beim Bildungspersonal von max. 2 Monaten darf nicht überschritten werden, und der Mindestsaufenthalt von 2 Tagen pro Mobilität (ohne Reisetage) muss eingehalten werden Wenn eine Person im Rahmen eines Projektes an mehreren Mobilitäten teilnimmt, wie berechnet sich dann die Förderung (Fahrtkosten, individuelle Unterstützung, sprachliche Vorbereitung, Organisatorische Unterstützung)? Ja. Eine Person kann mehrmals unterschiedliche Mobilitäten durchführen. Die Gesamtaufenthaltsdauer von max. 2 Monaten darf nicht überschritten werden. Mindestaufenthalt von 2 Tagen pro Mobilität (ohne Reisetage) muss eingehalten werden. (s. Artikel 2.4 der TN-Vereinbarung). Für die Person können Fördermittel pro Mobilität für alle Kostenarten (Fahrtkosten, individuelle Unterstützung, sprachliche Vorbereitung, Organisatorische Unterstützung) beantragt werden (sprachliche Vorbereitung für Maßnahmen von 1 bis 12 Monaten nur für Lernende). Für die Person können Fördermittel pro Mobilität für alle Kostenarten beantragt werden Wie wird die Entfernung vom Standort der entsendenden Einrichtung bis zum Standort der aufnehmenden Einrichtung berechnet? Die Entfernung wird mit Hilfe des Online-Entfernungsrechners der EU Kommission festgestellt. Der Link zum Online Tool Distance Calculator befindet sie auf der Homepage der NA im Dokumentencenter. Die Entfernungskategorie bezeichnet die Entfernung zwischen dem Herkunftsort und dem Zielort. Der Betrag bezeichnet den Zuschuss zur Hin- und Rückreise zu und vom Zielort Wie werden Begleitpersonen gefördert? Minderjährige und benachteiligte Lernende in der Berufsbildung und alle Teilnehmenden mit besonderem Bedarf können von einer Person begleitet werden. Das Verhältnis der Begleitpersonen sollte ungefähr im Verhältnis 1:10 bestehen (Ausnahme: Begleiter für behinderte Personen können im Verhältnis 1:1 gefördert werden). Die Aufenthaltsdauer kann zwischen 2 und 60 Tagen betragen. Der Fördersatz für Begleitpersonen entspricht dem Satz vom Bildungspersonal. Für Begleitpersonen erhält die Einrichtung keinen Zuschuss für organisatorische Unterstützung. (s. Programme Guide, S. 257) NA beim BiBB Stand: /14

8 3.9. Können Begleitpersonen auch jeweils einen An und Abreisetag innerhalb der Aufenthaltskosten geltend machen? Können die laut Fördertabelle vorgesehenen und bewilligten Stückkosten in den Budgetkategorien individuelle Unterstützung für Lernende und Bildungspersonal im Laufe des Projektes reduziert werden, weil z. B. mehr Teilnehmende versendet werden sollen oder Einsparungen bei Reisekosten realisiert wurden? Ja. Die Stückkosten in den einzelnen Budgetkategorien sind fix und werden im Laufe eines Projekts nicht geändert. Wenn Sie in Ihrem Teilnehmenden-Vertrag die Option #1 Auszahlung der Stückkosten an die Teilnehmenden) oder Option #3 (Auszahlung bestimmter Stückkosten an die Teilnehmenden) gewählt haben, so ist dies ein fixer Betrag, der den Teilnehmenden zusteht. Wenn einige Leistungen preiswerter realisiert werden können als geplant und dadurch ggf. mehr Personen als geplant in das Projekt aufgenommen werden sollen, so ist eine etwaige Verringerung der den Teilnehmenden zustehenden Fördermittel in jedem Fall schriftlich zu dokumentieren und in der Teilnehmenden-Vereinbarung von beiden Parteien zu unterschreiben. Wenn Sie in Ihrem Teilnehmenden-Vertrag die Option #2 (Erbringung von Sachleistungen) gewählt haben und die Fördermittel also nicht an die Teilnehmenden ausgezahlt werden, ist der Projektträger verpflichtet, nicht genutzte Mittel für Reise, Aufenthalt und sprachliche Unterstützung an die Teilnehmenden auszahlen Was ist der förderfähige Zeitraum für Anträge, bei der Antragsrunde II am ? Bei 1-jährigen Projekten: Start Ende Bei 2-jährigen Projekten: Start Ende (23 Monate), hier verkürzt sich die Laufzeit. 4. Teilnehmer/-innen-Vereinbarung / Lernvereinbarung / Arbeitsprogramm 4.1. Können Teilnehmerverträge für ganze Gruppen statt für Einzelpersonen gemacht werden? 4.2. Dürfen Gruppenlernvereinbarungen oder Gruppenarbeitsprogramme abgeschlossen werden? Nein. Die bilateralen Teilnehmerverträge müssen in jedem Fall individuell ausgefertigt und unterschrieben werden. Wenn die Lernvereinbarung oder das Arbeitsprogramm für eine Gruppe von Teilnehmenden identisch ist, so darf eine Gruppenlernvereinbarung (Lernende) oder ein Gruppenarbeitsprogramm (Bildungspersonal) abgeschlossen werden. Es muss jedoch auf der Unterschriftsliste deutlich werden, auf welches Dokument sich die jeweiligen Unterschriften beziehen und wer und wann die Liste unterschrieben hat. NA beim BiBB Stand: /14

9 4.3. Wann erhält ein Teilnehmender im Mobility Tool+ die Aufforderung, den Bericht einzureichen bzw. ab wann läuft die 30-Tage-Frist? Die Versendung des Teilnehmerberichts erfolgt automatisch und ist abhängig vom Enddatum der jeweiligen Mobilität. Einen Tag nach dem eingetragenen Enddatum der Mobilität, erhält der/ die Teilnehmer-/in eine mit Zugang zum individuellen Bericht und damit läuft die 30-Tage-Frist. Der Bericht muss nicht in Papierform der NA vorliegen Benötigt eine Begleitperson eine Teilnehmervereinbarung? Nein Benötigt eine Begleitperson ein Arbeitsprogramm? Nein Welchen Versicherungsschutz benötigen die Teilnehmenden? Verpflichtend für Lernende sind: Krankenversicherung Haftpflichtversicherung am Arbeitsplatz Unfallversicherung am Arbeitsplatz Eine Privathaftpflichtversicherung wird dringend empfohlen. Weitere Informationen finden Sie im Dokumentencenter Wer bietet eine Haftpflichtversicherung am Arbeitsplatz an? Hierfür gibt es keine allgemeinverbindliche Aussage. Schäden, die im ausländischen Praktikumsbetrieb entstehen, können sowohl durch die Betriebshaftpflicht des entsendenden Betriebes/Arbeitgebers versichert sein als auch durch die Betriebshaftpflicht des aufnehmenden Unternehmens. Die entsendende Organisation ist verpflichtet, die Versicherungsfrage zu klären Gibt es besondere Einreisebestimmungen in einigen Programmländern (Visa/Meldung bei den Ausländerbehörden)? Aktuelle verbindliche Informationen zu Einreisebestimmungen erhalten Sie über das Auswärtige Amt bzw. die Botschaften der einzelnen Länder. Es können Einreisebestimmungen existieren, die Auswirkungen auf das Projekt haben (z.b. Visumspflicht), da sie Wochen oder Monate an Vorlaufzeit benötigen. Auszubildende, die keine Staatsbürger der EU- und EWR-Staaten sind, aber in Deutschland leben und eine Ausbildung NA beim BiBB Stand: /14

10 absolvieren oder arbeiten, benötigen beispielsweise ein Visum für die Reise in einige Länder. Hinweise für Auszubildenden aus Drittstaaten (keine Staatsbürger der EU- und EWR-Staa) zur Einreise in das Vereinige Königreich finden Sie im Dokumentencenter Müssen sich die Teilnehmenden bei längeren Aufenthalten bei den Ausländerbehörden anmelden? Gelten für Teilnehmende, die nach Deutschland kommen, ab 2015 die Bestimmungen des gesetzlichen Mindestlohns? Ja, in machen Ländern muss man sich bei längeren Aufenthalten anmelden. Diese Regelung gilt teilweise auch für EU-Bürger/innen. Es wird empfohlen, dass die Projektpartner diesen Sachverhalt bilateral im Einzelfall klären. Rechtsverbindliche Auskünfte gibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) auf deren Serviceseiten. 5. Berichte /Berichtsdatenbank Mobility Tool Muss ein Zwischenbericht erstellt werden? Nein Wann muss der Abschlussbericht erstellt werden? Der Zuschussempfänger muss spätestens innerhalb von 60 Kalendertagen nach Beendigung der Vertragslaufzeit laut Art. I.2.2 im Mobility Tool+ einen Abschlussbericht erstellen Muss der Abschlussbericht in Papierform an die NA beim BIBB gesendet werden? Nein Was ist das Mobility Tool+? Mobility Tool+ ist eine webbasierte Berichtsdatenbank. Es wurde von der Europäischen Kommission entwickelt und ist europaweit verpflichtend. Die Zuschussempfänge erfassen dort statistische und finanzielle Angaben zu Teilnehmenden, aktivieren den Teilnehmerbericht und erstellen den Abschlussbericht. Die Anmeldung erfolgt mit dem ECAS-Konto, welches die Kontaktperson unter ihrer adresse angelegt hat. Eine Anleitung zu Mobility Tool+ ist im Dokumentencenter der NA verfügbar. NA beim BiBB Stand: /14

11 5.5. Welche finanziellen Angaben müssen im Mobility Tool+ gemacht werden? (Anlage III der Finanzhilfevereinbarung) Im Mobility Tool+ (MT+) werden alle Budgetkategorien für jede Mobilitätsaktivität berechnet und dokumentiert. Das Tool berechnet Fahrtkosten auf Grundlage der Einheitskosten mit Hilfe von des Online-Entfernungsrechners (es gilt i.d.r. Herkunftsort = Standort der entsenden Einrichtung / Zielort= Standort der aufnehmenden Einrichtung). Individuelle Unterstützung auf Grundlage der Einheitskosten nach Start- und Enddatum der Mobilität. Falls zutreffend kann 1 Tag vor und nach der Mobilität als An- und Abreisetag hinzugerechnet werden. Der Aufenthalt inkl. An- und Abreisetag wird bei der Berechnung der individuelle Unterstützung berücksichtigt. Freie Tage zwischen Anreise und Beginn der Mobilität werden nicht gefördert. (Bsp.: Anreise am Samstag, Beginn des Praktikums am Montag => der Sonntag ist in der Kostenart individuelle Unterstützung/Aufenthaltskosten nicht förderfähig) Organisatorische Unterstützung auf Grundlage der Gesamtanzahl der im Tool angegebenen Mobilitäten, unabhängig davon, ob ein Teilnehmer eine oder mehrere Mobilitäten unternommen hat. Unterstützung bei besonderem Bedarf (für Teilnehmende mit Behinderung): der Projektträger gibt im MT+ Art und Höhe der zusätzlichen Ausgaben an. Sprachliche Unterstützung: s.u. Außergewöhnliche Kosten: s.u. Kursgebühren: s.u. Sprachliche Unterstützung: auf Grundlage der Einheitskosten für jeden Teilnehmer, der an einer sprachlichen Vorbereitung (nur Lernende Berufsbildung >30 Tage Aufenthalt ohne Anund Abreisetage) teilgenommen hat Außergewöhnliche Kosten (nur für Lernende): der Projektträger gibt im MT+ die Art der Ausgaben und die tatsächlich für außergewöhnliche Kosten entstandenen Kosten an und reicht mit dem Abschlussbericht die Belege ein. Kursgebühren (nur Erwachsenenbildung): auf Grundlage der Einheitskosten. Für die Berechnung gelten nur die Tage, an denen der Kurs tatsächlich stattgefunden hat Wie werden von in anderer Währung entstandenen Kosten in Euro umgerechnet? s. Finanzhilfevereinbarung, Art. I.4.7. NA beim BiBB Stand: /14

12 6. Belege / Nachweise 6.1. Müssen Rechnungen (bspw. für Fahrtkosten, Unterkunft, sprachliche Vorbereitungen ), Quittungen (bspw. der Hotels, des Reise- Veranstalters ) aufgehoben werden? Die finanzielle Abwicklung in Erasmus+ ist in vielen Bereichen in Form von Einheitskosten organisiert, d.h. dass der Zuschussempfänger die Durchführung bestimmter Aktivitäten und Leistungen belegt und für diese Aktivitäten und Leistungen bestimmten Einheitskosten erstattet werden. Obwohl die meisten Kostenarten über diese Form der sog. Einheitskosten organisiert sind und entsprechend in den meisten Fällen keine Belege für die getätigten Ausgaben erbracht werden müssen (sondern Belege für die durchgeführten Aktivitäten), so gibt es einige Besonderheiten. Die jeweiligen Belege und Prüfungen sind bei den einzelnen Kostenarten dargestellt. In genereller Hinsicht gilt, dass die Prüfungen der Projektträger in einzelne Phasen mit unterschiedlicher Prüftiefe organisiert sind (Prüfung Abschlussbericht, Belegprüfung, Prüfung vor Ort). Zum zweiten können auch bei Prüfungen der Kostenart Einheitskosten im Einzelfall Rechnungen oder Quittungen notwendig werden (v. a wenn die Reise als einen anderen Ort als den Sitz der aufnehmenden Einrichtung geschieht und durch eine Rechnung oder eine Quittung also das Reiseziel belegt werden kann) und zum dritten ergibt sich aus der Pflicht, die Fördermittel an die Teilnehmenden auszuschütten (als Geld oder als Sachleistung) die Notwendigkeit, Unterlagen über getätigte Ausgaben aufzubewahren Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden? Alle Unterlagen müssen bei Projekten mit einer Zuschusssumme unter Jahre und bei Projekten mit einer Zuschusssumme über Jahre nach Festsetzung der endgültigen Höhe des Zuschusses aufbewahrt werden Gibt es eine Vorlage für den Nachweis der Teilnahme, um die Kategorien organisatorische Unterstützung, Fahrtkosten, individuelle Unterstützung zu belegen? Nein, es gibt aber Mindestangaben lt. Finanzhilfevereinbarung, Art. II Belege: Nachweis der Teilnahme an der Aktivität im Ausland in Form einer von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin, dem Zweck der Aktivität im Ausland sowie ihres Anfangsdatum und Enddatums. Bei Fahrkosten gilt i.d.r. Herkunftsort = Standort der entsenden Einrichtung / Zielort= Standort der aufnehmenden Einrichtung). Weicht der Herkunftsort oder Zielort vom Standort ab, erfolgt der Nachweis des tatsächlichen Reiseverlaufs durch Reisebelege oder andere Rechnungen mit Angabe des Herkunft-und des Zielorts (Bsp.: bei Poolprojekten) NA beim BiBB Stand: /14

13 Die NA behält sich vor, im Falle einer Prüfung Belege einzusehen (s.o.) Wie werden die Kosten für sprachliche Unterstützung (Leitaktion 1 Mobilität in der Berufsbildung) belegt? 6.5. Wie wird die Kursgebühr (Leitaktion 1 Mobilität in der Erwachsenenbildung) belegt? Siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. II Belege: Teilnahmebescheinigung(en) an Kursen in Form einer vom Kursanbieter unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin, der unterrichteten Sprache, Format und Dauer der geleisteten sprachlichen Vorbereitung (Stückkosten) oder Rechnungsbelege von Lernmaterialien unter Angaben der jeweiligen Sprache, Name und Adresse der die Rechnung ausstellenden Stelle, Betrag und Währung und Datum der Rechnung (keine Stückkosten) oder falls die sprachliche Unterstützung direkt durch den Zuschussempfänger geleitet wird: eine von dem/der Teilnehmer/-in unterzeichnete und datierte Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin, der unterrichteten Sprache, Format und Dauer der erhaltenen sprachlichen Unterstützung (Stückkosten). Wenn die sprachliche Vorbereitung keine Kosten verursacht - z.b. weil sie in der Schule während des Unterrichts stattgefunden hat - können keine Kosten erstattet werden. Bei Erwerb von Lernmaterialen werden die tatsächlichen Kosten bis zu 150,00 erstattet (Bsp. Lern- CD für 19,99 ). s. Finanzhilfevereinbarung, Art. II Wie werden die Kosten für die Kategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf (Teilnehmende mit Behinderung) belegt? 6.7. Welcher Nachweis ist nötig, um die Kosten Unterstützung bei besonderem Bedarf abrechnen zu können? s. Finanzhilfevereinbarung, Art. II Belege: Rechnungen der tatsächlich entstandenen Kosten mit Angabe des Namens und der Anschrift der die Rechnung ausstellenden Stelle, des Betrages und der Währung sowie des Rechnungsdatums eingereicht werden. Die Kosten müssen ausführlich begründet werden. Bei einer Belegkontrolle und Vor-Ort-Kontrolle müssen Belege der Kosten sowie eine Kopie des Schwerbehindertenausweises vorgelegt werden. NA beim BiBB Stand: /14

14 6.8. Wie werden die Kosten für die Kategorie Außergewöhnliche Kosten belegt s. Finanzhilfevereinbarung, Art. II Belege: Rechnungen der tatsächlich entstandenen Kosten mit Angabe des Namens und der Anschrift der die Rechnung ausstellenden Stelle, des Betrages und der Währung sowie des Rechnungsdatums eingereicht werden. Belege (bei einer Bankgarantie): Durch den die Bankgarantie für den Zuschussempfänger übernehmende Stelle ausgestellter Nachweis der Kosten mit Angabe des Namens und der Anschrift der Stelle, des Betrags und der Währung der Kosten für die Bankgarantie und mit Unterschrift des rechtlichen Vertreters und Datum versehen. s. Finanzhilfevereinbarung, Art. II Belege (bei einer Bankgarantie): Durch den die Bankgarantie an den Zuschussempfänger übernehmende Stelle ausgestellter Nachweis der Kosten der Bankgarantie mit Angabe des Namens und der Anschrift der die Bankgarantie übernehmenden Stelle, den Betrag und die Währung der Kosten der Bankgarantie und Vorlage des Datums und der Unterschrift des rechtlichen Vertreters der die Bankgarantie übernehmenden Stelle Wie genau werden Kürzungen des Zuschusses bei unzureichender, unvollständiger oder verspäteter Durchführung vorgenommen (Anhang III der Finanzhilfevereinbarung Abschnitt B)? Welche Belege müssen bei einer Systemkontrolle bei VET-Charta vorgelegt werden? Kürzungen des Zuschusses werden wie folgt spezifiziert: 25% bei einer Bewertung des Abschlussberichts bei wenigstens 40 und unter 50 Punkten 50 % bei einer Bewertung des Abschlussberichts bei wenigstens 25 und unter 40 Punkten 75% bei einer Bewertung des Abschlussberichts unter 25 Punkten. Siehe Annex III der Finanzhilfevereinbarung, Art. IV Es wird die Umsetzung und Förderfähigkeit der Aktivitäten und Teilnehmer/-innen sowie die Einhaltung der Mobilitätscharta in der Berufsbildung geprüft. NA beim BiBB Stand: /14