Vertragsunterlagen 2016 für Projekte nach dem Konsortialprinzip ("multibeneficiary") Administrative und finanzielle Bestimmungen

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1 Vertragsunterlagen 2016 für Projekte nach dem Konsortialprinzip ("multibeneficiary") Administrative und finanzielle Bestimmungen

2 Gliederung der Präsentation Die Vertragsbestandteile Berichtstermine / Auszahlung von Raten Erläuterungen zu den einzelnen Kostenkategorien Regelungen zur Budgetübertragung zwischen Kostenkategorien Ausgewählte inhaltliche und administrative Bestimmungen Pflichten und Aufgaben des Koordinators und der Partner Vertragsänderungen / Kündigung Sichtbarkeit der Finanzierung durch die EU Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse Kontrolle, Prüfung und Bewertung = Symbol für Gelegenheit für Fragen am Ende einer Sacheinheit 2

3 Bereich für bewilligte Partnerschaften auf der PAD-Website Formulare und Dokumente, die während der Projektlaufzeit benötigt werden Formblätter, Teilnahmebescheinigungen etc. Bereich für Projekte mit Beginn 2016: Vertragsunterlagen auch in englischer Version 3

4 Die Vertragsbestandteile Finanzhilfevereinbarung / FHV ("Besondere Bedingungen" mit konkreten Daten + Unterschrift) Anhänge: Anhang I (Allgemeine Bedingungen) Anhang II (Projektbeschreibung, Veranschlagtes Budget) Anhang III (Finanz- und Vertragsbedingungen) Anhang IV (Anwendbare Zuschüsse) Anhang V (Mandate) etc. = Vorrangs-Reihenfolge; die weiteren Anhänge stehen auf einer Stufe 4

5 Die Vertragsbestandteile Die Vertragsdokumente sind von der EU in dieser Form vorgegeben Umstrukturierung und Neuformulierung der Unterlagen im Vergleich zu den Verträgen 2014 und 2015 Gleichermaßen gültig für Innovations- und Best-Practice-Projekte Best-Practice-Projekte: ohne die Kostenkategorien "Intellectual Output" und "Multiplier Event" 5

6 Ihr Budget 6

7 Anhang II Projektbeschreibung Übersicht über Budget Falls zutreffend: Auflistung Intellectual Outputs Auflistung Multiplier Events Auflistung AULs Partnereinrichtungen 7

8 Zusätzliche PAD-Übersicht zu Anhang II: Überblick über die jeweiligen Zuschüsse pro Partnereinrichtung und pro Kostenkategorie Ggf. Erläuterung zu Budgetkürzungen 8

9 FHV, Art I.4 Berichtlegung und Zahlungsvereinbarung Unterschiedliche Fristen und Raten je nach Projektdauer Monate 24 Monate Monate 1. Rate: 80 % 1. Rate: 80 % 1. Rate: 40 % Bis zum : Fortschrittsbericht Bis zum : Fortschrittsbericht Bis zum ODER sobald mind. 70 % der ersten Rate verausgabt worden ist: Zwischenbericht 2. Rate: 40 % Abschlussbericht: innerhalb von 60 Tagen nach Projektende Restbetrag bis zu 20 % 9

10 Regeln zu den einzelnen Kostenkategorien siehe vor allem Anhang III Die meisten Kostenkategorien werden als Kosteneinheiten gewährt: Festgesetzter Betrag unabhängig von den tatsächlichen Kosten "Auslöser": die erfolgreich durchgeführte Aktivität "spitze" Abrechnung: Außergewöhnliche Kosten Unterstützung bei besonderem Bedarf (special needs) 10

11 Programmleitfaden 2016 Anhang III + IV Regelungen zu allen Kostenkategorien Grundsätzlich: Aktivitäten, die nicht den jeweiligen Regelungen laut Programmleitfaden 2016 und Anhang III entsprechen, werden nicht als förderfähig anerkannt. Beispiel: Es hat eine Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität mit nur 4 Tagen Dauer stattgefunden. Vorgaben zu Belegen und der Berichterstattung: (Anhang III) Anwendbare Zuschüsse (Anhang IV) Aktivitäten finden grundsätzlich nur in den Staaten der am Projekt beteiligten Einrichtungen statt. Ausnahme: Aktivitäten an folgenden Sitzorten einer Institution der EU, selbst wenn sich keine der am Projekt beteiligten Einrichtungen in diesem Staat befindet: Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg, Den Haag 11

12 Zuschusskategorien ("Bausteine") im Überblick Projektmanagement und -durchführung Allgemeine Projektverwaltung und Aktivitäten vor Ort Länderübergreifende Projekttreffen Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung Länderübergreifende Ausbildungs-, Unterrichtsund Lernaktivitäten Fahrtkosten Individuelle Unterstützung / Aufenthaltskosten Sprachliche Unterstützung Für AULs; 2-12 Mon. Außergewöhnliche Kosten z.b. Untervertragskosten "Intellectual Outputs" Entwicklung qualitativ hochwertiger Produkte Nur bei INNOVATIONSPROJEKTEN Multiplikatorenveranstaltungen Nationale o. internationale Konferenzen etc. (nur falls "Intellectual Output" ) Nur bei INNOVATIONSPROJEKTEN 12

13 Anhang III, I.2 A Anhang IV Projektmanagement und -durchführung 500 / Monat für koordinierende Einrichtung, 250 / Monat für Partner n.b.: Die Aufteilung des Betrags kann entsprechend Arbeitsaufwand und Anteil an den Aktivitäten vereinbart werden (keine "starre" Zuteilung von 250 pro Partner) Bei 10 und mehr Einrichtungen: pro Monat für das Projekt als Ganzes Beispiele für förderfähige Kosten: Erstellung von Materialien (sofern diese nicht als Intellectual Output definiert sind) oder Flyern, Broschüren und einer Webseite, Herstellung von Produkten, Projektaktivitäten, kleinere Anschaffungen usw. (siehe dazu den deutschsprachigen Programmleitfaden 2016, S. 137) 13

14 Anhang III, I.2 B Anhang IV Länderübergreifende Projekttreffen km: 575 / Person, ab km: 760 / Person Zur Durchführung des Projekts und zu Koordinierungszwecken Ort der Treffen: Bei einer der beteiligten Einrichtungen Falls Treffen an einem Drittort in einem der beteiligten Staaten: Begründung erforderlich! Ändert sich dabei das Entfernungsband, muss der Reiseverlauf durch Reisebelege oder andere Rechnungen und Teilnahmebestätigungen im Mobility Tool+ dokumentiert werden. Empfehlung: Kontaktieren Sie Ihre zuständige Ansprechperson bei der NA Entfernung mind. 100 km und Einrichtungen aus mind. 2 Staaten beteiligt (Anmerkung PAD: in Analogie zu den AULs, s. Anhang III) Keine Mindest- / Höchstdauer (An-/ Abreisetage hier irrelevant) Förmliche Verbindung zu den Teilnehmenden muss nachweisbar sein (haupt- oder ehrenamtliches Personal oder Lernende) 14

15 Anhang IV Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL) 1/3 Fahrkosten: km: 275 / Person, ab km: 360 / Person plus Aufenthaltskosten: je nach Dauer und Teilnehmer, s. Liste in Anhang IV Förderfähige AUL Gemeinsame Kurzzeit-Schulungsveranstaltungen für (Lehr)personal: 5 Tage - 2 Monate Kurzzeitaktivitäten für Schüler/-innen und Begleitung durch Schulpersonal: 5 Tage - 2 Monate Langzeit-Lehr- oder Schulungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (Lehrkräfte, Ausbilder/-innen, pädagogisch tätiges Personal und Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers): 2-12 Monate Individueller Langzeitaufenthalt von Schüler/-innen im Alter ab 14 Jahren (in Vollzeit in der Schule): 2-12 Monate 15

16 Anhang III, I.2 E Ausbildungs- Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL) 2/3 Ort der Treffen: wie bei Projekttreffen Bei AULs im eigenen Staat: Förderung wenn Entfernung mind. 100 km und Einrichtungen aus mind. 2 Staaten beteiligt Mindestdauer von 5 Tagen (Reisetage extra) Falls Dauer über 2 Monate: Angabe, ob sprachliche Vorbereitung stattgefunden hat Förmliche Verbindung der Einrichtung zu den Teilnehmenden muss nachweisbar sein (haupt- oder ehrenamtliches Personal oder Lernende) 16

17 FHV, Art. I.13 Ausbildungs- Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL) 3/3 Optionen für die Unterstützung der Teilnehmer/-innen: a. Mittel für den betreffenden Zuschuss je Einheit an die Teilnehmer/- innen auszahlen b. Sachleistung (d.h. Reise, Aufenthalt und ggf. sprachliche Unterstützung werden von der Einrichtung organisiert) c. Kombination von a) und b) (z.b.: Unterkunft / Verpflegung als Sachleistung; Fahrkosten: Erstattung nach Zuschuss je Einheit) 17

18 Anhang III, II.2 A Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung (nicht: soziale Benachteiligung etc.) 100% der tatsächlichen Kosten Belege: Rechnungen ("spitze" Abrechnung, 100% der tatsächlichen Kosten) Anmerkung: aufwändiger bei der Abrechnung und nur empfehlenswert, wenn die regulären Kosteneinheiten für die betreffende Person nicht ausreichen Möglich für alle Kategorien, nicht nur bei Mobilitäten 18

19 Anhang III, II.2 B Außergewöhnliche Kosten EU-Zuschuss: 75 % der tatsächlichen Kosten bzw. maximal Förderfähige Kosten (nur, wenn genehmigt!): Vergabe von Unteraufträgen Bankbürgschaft Abschreibungskosten von Ausrüstungsgütern (keine gewöhnliche Ausstattung, Abschreibungsregeln beachten) Abschreibungsregeln gemäß internationalen Buchführungsnormen und entsprechend der üblichen Abrechnungspraxis des Zuschussempfängers 19

20 Anhang III, 1.2. B Anhang I, II Unterverträge zu Aufgaben im Projektrahmen Untervergabe nur für einen begrenzten Teil des Projekts zulässig "Die Vergabe von Unterverträgen betrifft keine Kernaufgaben der Maßnahme" Muss beantragt und bewilligt sein Nur an Dritte, niemals an Projektpartner! Wirtschaftlichkeit, Vermeidung von Interessenskonflikten etc. 20

21 Nur für Innovationspartnerschaften relevant: Intellectual Outputs / Geistige Leistungen Multiplikatoren-Veranstaltungen 21

22 Anhang III, 1.2. C Intellectual Outputs / Geistige Leistungen Programmleitfaden 2016 Anhang III "Es wird davon ausgegangen, dass Personalkosten für "Führungskräfte" und "Verwaltungspersonal" bereits unter dem Budgetposten "Projektmanagement und durchführung" erfasst sind. Diese Kosten können nur dann unter "Geistige Leistungen" verbucht werden, wenn dies so beantragt und von der NA gemäß Anhang II genehmigt wurde." => Falls IOs ganz gestrichen wurden und deshalb im Budget nicht auftauchen, sollte die entsprechende Aktivität durch die Managementpauschale abgedeckt werden 22

23 FHV, 1.10 Anhang III, 1.2. C Intellectual Outputs / Geistige Leistungen Nachweis in Form des Zeitaufwands: Arbeitszeitabrechnung Name Personalkategorie (s. Anhang IV) Daten / Gesamtzahl der aufgewandten Arbeitstage (empfehlenswert: Stichworte zur jeweiligen Aktivität / IO) Nachweis der Art des Verhältnisses zwischen der Person und dem Zuschussempfänger (Art des Arbeitsvertrags, ehrenamtliche Arbeit etc.) Keine Untervergabe, keine Dienst- oder Werkverträge! (Diese nur bei Untervergabe an Dritte in der Kategorie "Außergewöhnliche Kosten") Die anwendbare Kategorie bezieht sich auf die Funktion für die Erstellung des IO, nicht auf das berufliche Profil der Person 23

24 Anhang III, 1.2. D Multiplikatorenveranstaltungen Für die externe Dissemination => Teilnehmer von Einrichtungen des Konsortiums zählen nicht mit zur Berechnung der Teilnehmerzahl! Teilnehmerliste: Name / -Adresse / Unterschrift der teilnehmenden Person Name / Anschrift der entsendenden Einrichtung der teilnehmenden Person (Staat!) Multiplikatorenveranstaltungen nur in Staaten, in denen sich die Konsortialpartner befinden bzw. an folgenden Sitzen von EU- Institutionen: Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg, Den Haag Falls bewilligte "Intellectual Outputs" nicht entwickelt werden, gelten die diesbezüglichen Multiplikatorenveranstaltungen als nicht förderfähig 24

25 Anhang I /Allgem. Best., II.25.3 Berechnung des Endbetrags n.b. Es darf kein Gewinn erzielt werden Relevantes Datum für die Berücksichtigung von Einnahmen: Datum des Abschlussberichts (= Antrag auf Zahlung der letzten Rate) 25

26 Budgetübertragungen ohne Vertragsänderung 26

27 FHV, Art I.3.3 Budgetübertragung ohne Vertragsänderung 1/2 Sofern die bewilligten Projektaktivitäten wie aufgelistet durchgeführt werden: Übertragung bis maximal 20% in beide Richtungen ohne Vertragsänderung möglich, z.b. Kategorie 1 (Bsp. Projekttreffen) Max.20% Kategorie 2 (Bsp. AUL) * Max -20% = 400 Max +20% = * Max. weitere 200 können noch in eine andere Kategorie verschoben werden 27

28 20 % von 0? Oder: Wo nichts ist, da kann nichts werden 28

29 FHV, Art I.3.3 Regeln zur Übertragung von Fördermitteln (ohne Vertragsänderung) Wenn in einer Kategorie nichts bewilligt war, kann in diese Kategorie auch nichts verschoben werden Ausnahme: Unterstützung bei besonderem Bedarf (= Teilnehmer/innen mit Behinderung): In jedem Fall möglich, auch mehr als 20% Aus dieser Kategorie darf aber nie etwas in eine andere Kategorie verschoben werden! In folgende Kategorien darf nichts verschoben werden (auch wenn es keine Verschiebung "auf Null" wäre): Projektmanagement und durchführung Außerordentliche Kosten Ausnahme: Falls Bankbürgschaft von NA gefordert wird 29

30 Anhang I Rechtliche und administrative Bestimmungen Ausgewählte Artikel aus Anhang I (Allgemeine Bestimmungen) Art. II.2.3. Allgemeine Pflichten und Aufgaben der Zuschussempfänger und des Koordinators Art. II.13 Änderung der Vereinbarung Art. II.17 Kündigung der Vereinbarung Art. II.8 Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union Art. II.9 Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse 30

31 Anhang I, II.2 Pflichten und Aufgaben der Zuschussempfänger Angemessene interne Vereinbarungen für die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts keine EU-Mustervorgabe vorhanden, Beispiel aus einem Projekt kann aber beim PAD angefordert werden Koordinierende Einrichtung: Überwachung, Bereitstellung von Informationen bzw. Weiterleitung an NA Kontakt PAD Koordinierende Einrichtung (nicht über Konsortialpartner) Muss alle angemessenen Zahlungen an die Partner ohne ungerechtfertigte Verzögerung leisten ("without unjustified delay") => i.d.r. direkte Weitergabe der entsprechenden Zuschussanteile / Raten, die Formulierung lässt aber gewissen Spielraum darf keinen Teil ihrer Aufgaben per Untervergabe an die anderen Zuschussempfänger oder an eine andere Partei übertragen 31

32 Anhang I, Art. II.13 Änderung der Vereinbarung Schriftlich Antrag auf Vereinbarungsänderung muss begründet sein und rechtzeitig der NA übermittelt werden i.d.r. bevor die Änderung wirksam werden soll spätestens 1 Monat vor Ende der Projektlaufzeit Entsprechende Formulare (Änderungen mit bzw. ohne Budgetauswirkung) sind auf der PAD-Webseite verfügbar unter pad.org/programme/erasmusplus/leitaktion-2- partnerschaften/durchfuehrung/aenderungen.html 32

33 Keine Vertragsänderung Zeitliche Verschiebung / Austausch geplanter Mobilitäten Änderung der Personenzahl bei einzelnen Mobilitäten Änderung der geplanten Dauer einer Maßnahme (sofern die Mindestbedingungen eingehalten werden) Geplante Mobilität soll statt bei Partner A bei Partner B stattfinden Projekttreffen mit 5 Personen in Entfernungskategorie 1 => stattdessen 3 Personen in Kat. 2 33

34 Beispiele für Vertragsänderungen Vertragsänderung erforderlich Geplante Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität muss auf 4 Tage gekürzt werden => ggf. Umwandlung in Projekttreffen Budgetübertragung von mehr als 20% aus Kategorie Länderübergreifende Projekttreffen in Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Änderung der am Projekt beteiligten Einrichtungen (=> spezielles Formular) 34

35 Frage Unsere Einrichtung organisiert die Reise für 5 Personen. Da wir einen Bus anmieten und die Unterbringung privat erfolgt, können wir in Wirklichkeit 8 Personen mit dem Zuschuss für 5 Personen finanzieren. Dürfen also 8 Personen fahren? Wir haben die Zuschüsse je Einheit nicht in voller Höhe an die Teilnehmer/-innen ausgezahlt, sondern die Reise inklusive Fahrt und Aufenthalt selbst organisiert. Dabei haben wir nicht alle Mittel ausgeschöpft. Können wir über die Restmittel frei verfügen? Antwort Ja, sofern die offiziell genannten 5 Personen, die im Mobility Tool+ angegeben werden, alle Leistungen laut Vertrag erhalten (Reisekosten). Die zusätzlichen 3 "mitfinanzierten" Personen müssen nicht, können aber im Mobility Tool+ aufgeführt werden. Ja (im Sinne der Projektarbeit). Mögliche Verwendung z.b.: Ausgleich, falls bei einer anderen Mobilität die Mittel nicht ausreichen Abdeckung von sonstigen Finanzierungslücken (das wäre aber keine "Verschiebung" im Rahmen der 20%-Regel) n.b. Bitte beachten Sie eventuelle spezifische Regelungen in Ihrem Bundesland / Ihrer Einrichtung 35

36 Anhang I, Art. II.17 Vertragskündigung oder Beendigung der Teilnahme eines oder mehrerer Partner durch die koordinierende Einrichtung Förmliche (rechtzeitige!) Mitteilung an NA unter Angabe der Gründe und des vorgesehenen Datums Erstattungsfähige Kosten bis zum Wirksamwerden der Kündigung können anerkannt werden Falls keine oder nicht anerkannte Begründung gilt als "nicht ordnungsgemäß gekündigt" => Kosten werden nicht erstattet / übernommen 36

37 Anhang I, Art. II.17.2 Vertragskündigung / Wegfall eines Partners Förmliche Mitteilung an NA durch Konsortialführer: Angabe der Gründe Stellungnahme des / der betreffenden Parteien Datum des Wirksamwerdens Vorschlag für die Neuzuweisung der Aufgaben oder Ggf. Nominierung eines / mehrerer Ersatzpartner/s Die bisher entstandenen Kosten können dem Partner erstattet werden (=> Bericht) Spezielles Formular Änderungsantrag für Partnerwechsel zum Download auf der PAD-Website (Hinzufügen eines Partners: nicht im Vertrag erwähnt, aber ausnahmsweise mit Änderungsantrag und besonderer Begründung möglich ohne zusätzliche Mittel) 37

38 Anhang I, Art. II.8 FHV, Art. I.12 Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union Pflicht: Hinweis auf EU-Förderung sichtbar machen auf allen Informations- und Werbematerialien, auch bei Konferenzen Für deutschspr. Publikationen Gefördert durch weitere Info + Logo für englischspr. Publikationen "Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung (Mitteilung) trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben." (Disclaimer) In verschiedenen Sprachen: re/publ/graphics/beneficiaries_all.pdf 38

39 promotional_en.htm Direkter Zugang zum Erasmus+ Logo unter: ulture/promotional_en.htm Das "gefranste" Logo ist zur Verwendung durch NAs etc. gedacht "normales" Erasmus+ Logo zum Gebrauch durch Zuschussempfänger 39

40 Anhang I, Art. II.9 FHV, Art. I.8 Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse (einschließlich Urheberrechte) 1/2 Zuschussempfänger: Eigentum an den Ergebnissen, Berichten, Unterlagen Eventuell bestehende Rechte Dritter müssen berücksichtigt und offengelegt werden. Die EU / NA erhalten: Nutzungsrecht für eigene Zwecke Recht zur Verbreitung an die Öffentlichkeit ( Zuschussempfänger muss sicherstellen, dass die EU / NA zur Nutzung aller bereits bestehenden Rechte, die in die Produktergebnisse eingeflossen sind, berechtigt sind.) 40

41 Anhang I, Art. II.9 FHV, Art. I.8 Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse (einschließlich Urheberrechte) 2/2 Alle im Projekt erstellten Informationsmaterialien sind im Internet kostenfrei und unter freier Lizenz zu stellen. Informationen zu Open Educational Resources (OER) von der Deutschen UNESCO-Kommission: Broschüre zum Download: Was sind Open Educational Resources? Und andere häufig gestellte Fragen zu OER unter cc.pdf 41

42 Kontrolle, Prüfung und Bewertung 42

43 Anhang I, Art. II.27 Anhang III, V Prüfung Immer: Prüfung des Abschlussberichts, Produkte und Ergebnisse des Projektes Möglich: Monitoringbesuche, Aktenprüfung oder Vor-Ort-Kontrolle während und nach der Projektlaufzeit (Stichprobe oder anlassbezogen Risikobewertung ) Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre ab dem Tag der Zahlung des Restbetrags (bei Zuschuss bis zu : 3 Jahre) 43

44 Anhang III, IV Bewertung des Abschlussberichts Vergabe von Punkten anhand von Qualitätskriterien (Umsetzung entsprechend des Antrags, Qualität der durchgeführten Aktivitäten und Ergebnisse, Wirkung, Verbreitung, ) Erreichbares Maximum: 100 Punkte Bei 100 bis 50 Punkten: alles im "grünen Bereich" Kürzung des Endbetrags bei mangelhafter, unvollständiger oder verspäteter Durchführung des Projekts um: 25 % bei 40 bis unter 50 Punkten 50 % bei 25 bis unter 40 Punkten 75 % bei weniger als 25 Punkten 44

45 Alles klar? Verwirrt? Fragen? Fragen / Anmerkungen zu dieser Präsentation bitte an: sabine.lioy@kmk.org, Tel