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2 Nutzen Sie das Inhaltsmenü: Die Schnellübersicht führt Sie zu Ihrem Thema. Die Kapitelüberschriften führen Sie zur Lösung. Gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg Intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch Trainingsprogramm für Vorstellungsgespräche Ihr persönliches Auftreten Phasen des Vorstellungsgesprächs Stichwortverzeichnis Schnellübersicht

3 Intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch 1 Weshalb haben Vorstellungsgespräche eine zentrale Bedeutung? Weshalb sollten Sie den Vorstellungstermin bestätigen?...11 Wie viel Zeit müssen Sie für das Gespräch einplanen?...13 Wann erhalten Sie vom gegenwärtigen Arbeitgeber Freizeit für die Stellensuche? Wer zahlt die Vorstellungskosten?...16 Woran denken Sie bei der rechtzeitigen Planung Ihrer Anreise?...19 Worauf ist bei Ihrem Erscheinungsbild zu achten?...22 Wie können Sie Lampenfieber abbauen und mehr Sicherheit gewinnen?... 24

4 Was können Sie dem Arbeitgeber bieten? Weshalb werden Bewerber aufgefordert, zuerst von sich selbst zu berichten?...33 Wie sollten Sie Schwachstellen begründen?...36 Wo können Sie Informationen über den potenziellen Arbeitgeber einholen?...40 Weshalb sollten Sie die Stellenbeschreibung kennen? Weshalb sollten Sie das Anforderungsprofil ermitteln?...47 Mit welchen Gesprächsteilnehmern sollten Sie rechnen?...48 Wie verhalten Sie sich bei unzulässigen Fragen? Was nehmen Sie zum Vorstellungsgespräch mit?

5 Weshalb sollten Sie den Vorstellungstermin bestätigen? Weshalb haben Vorstellungsgespräche eine zentrale Bedeutung? Bei der Suche nach neuen Mitarbeitern werden in den Personalabteilungen von Fall zu Fall diverse Auswahlverfahren zur Diagnose von Bewerbern eingesetzt, um dem Betrieb das passende Personal zur Verfügung zu stellen und das Entscheidungsrisiko zu vermindern. Neben der Analyse und Auswertung der Bewerbungsunterlagen besitzt das Vorstellungsgespräch im Bewerbungsverfahren einen außerordentlich hohen Stellenwert. Kaum eine Firma wird eine Einstellungsentscheidung ohne ein vorangegangenes Vorstellungsgespräch treffen. Aber auch Sie als Bewerber kommen nicht ohne ein Vorstellungsgespräch aus. Schließlich wollen Sie über die in Stellenanzeigen enthaltenen oder Ihnen von der Agentur für Arbeit mitgeteilten allgemeinen Informationen hinaus erfahren, unter welchen sachlichen Voraussetzungen der Arbeitsvertrag abgeschlossen werden soll. Sie benötigen vielfältige Informationen, um nicht halbblind in ein neues Arbeitsverhältnis zu stolpern und nach kurzer Zeit enttäuscht festzustellen, dass Sie sich vieles ganz anders vorgestellt haben und so künftig nicht Ihrem Broterwerb nachgehen wollen. Davon ausgehend richten Sie nun Ihr Augenmerk auf Ihre gezielte und gekonnte Vorbereitung auf dieses unumgängliche und wichtige Gespräch. Weshalb sollten Sie den Vorstellungstermin bestätigen? Der Arbeitgeber kann Ihren Bewerbungsunterlagen die Telefonnummer entnehmen, unter der Sie erreichbar sind (vermeiden Sie, die Nummer Ihres derzeitigen Arbeitgebers anzugeben). Damit erleichtern Sie dem Personalmann die Kontaktaufnahme zu Ihnen. Schließlich ist der Griff zum Telefon problemlos, während eine schriftliche Einladung einen zusätzlichen zu vermeidenden Arbeitsaufwand erfordert. Erreicht Sie der Anruf mit der Aufforderung zur Vorstellung, machen Sie sofort Nägel mit Köpfen und vereinbaren einen passenden Termin. 11

6 Intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch Ein Gefühl von Freude und Bestätigung macht sich in Ihnen breit, wenn Ihre Bewerbungsunterlagen für Sie erfolgreich geworben haben und Sie nun die heiß ersehnte Einladung zum Vorstellungsgespräch dem Hausbriefkasten entnehmen können. Um alle in die engere Auswahl gelangten Kandidaten besser miteinander vergleichen zu können, werden häufig die Gesprächstermine dicht aufeinander folgend vergeben. Den Ihnen zugedachten Termin sollten Sie möglichst akzeptieren, um der Firma nicht die gut durchdachte Vorstellungsplanung durcheinander zu bringen. Zumeist begnügen sich Bewerber mit der Terminfestlegung und treten erst wieder zum vorgesehenen Gespräch in voller Lebensgröße in Erscheinung. Wollen Sie sich aus der Masse dieser Bewerber positiv hervorheben? Nun, das ist nicht schwer! Sie gelten als interessierter und höflicher Bewerber, wenn Sie in einem kurzen Brief den vereinbarten/vorgeschlagenen Gesprächstermin bestätigen. Diese Empfehlung wird zu einem Muss, wenn Ihnen vom Betrieb mehrere Termine zur Auswahl angeboten werden. Überlegen Sie bitte, ob Sie in Ihrem kurzen Schriftsatz auch die Bitte um Übersendung von Informationsmaterial oder der Stellenbeschreibung (Genaueres dazu am Ende dieses Kapitels) äußern sollten. Musterbrief: Bestätigung des Vorstellungstermins Sehr geehrte Damen und Herren, über Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch am... um... Uhr habe ich mich sehr gefreut. Ich bestätige Ihnen diesen Termin gern. Auf dieses wichtige Gespräch möchte ich mich vorbereiten. Ist es Ihnen möglich, mir noch vor dem Gesprächstermin Informationsmaterial über Ihr Unternehmen, eine Stellenbeschreibung oder vergleichbare Unterlagen zur Verfügung zu stellen? Für Ihre Mühen danke ich Ihnen im Voraus sehr herzlich und verbleibe bis zum... Mit freundlichen Grüßen Können Sie einen schriftlich vorgeschlagenen Termin nicht wahrnehmen, lässt sich eine Verschiebung auf einen Ausweichtermin am besten sofort durch telefonische Absprache erreichen. Nach Nennung des Hinderungsgrunds (z. B. wichtige Verhandlung, Kun- 12

7 Wie viel Zeit müssen Sie für das Gespräch einplanen? dentermine, Prüfung, Dienstreise) wird sich Ihr Ansprechpartner regelmäßig um einen passenden Termin für Sie bemühen. Schriftlich mitgeteilte Änderungswünsche sind unzweckmäßig: Bis zu einem von beiden Seiten akzeptierten Termin könnte sich ein reger zeitraubender Schriftverkehr entwickeln. Falls Sie Einfluss auf die Uhrzeit des Vorstellungstermins nehmen können, wählen Sie eine Zeit, die Ihnen eine Hochleistung unter Aktivierung aller geistigen Kräfte ermöglicht. Die menschliche Leistungskurve bietet Hochphasen am Vormittag und am frühen Abend. Diese günstigen Zeiträume sind stets einem Termin im direkten Anschluss an die Mittagspause vorzuziehen, bei dem sich in Ihrem Körper die Verdauungsmüdigkeit lähmend breit macht. Wie viel Zeit müssen Sie für das Gespräch einplanen? Die Frage der Gesprächsdauer ist aus zweierlei Gründen wichtig: Einmal wollen Sie für die Planung Ihrer Rückreise bzw. des weiteren Tagesverlaufs einen Anhalt haben, zum anderen wäre das Wissen um die vorgesehene Gesprächsdauer vorteilhaft, damit Sie abschätzen können, ab wann Sie aktiv mit Ihren Fragen (siehe Kapitel 2) in das Geschehen eingreifen sollten. Tatsächlich wären allgemein verbindliche Aussagen zur Gesprächsdauer unseriös, weil die Zeitdauer zumeist von der zu besetzenden Position abhängig ist: Während auf der Facharbeiter-, Gesellenoder Gehilfenebene zumeist 30 bis 60 Minuten als ausreichend angesehen werden, ist auf Meister-, Techniker-, Fachwirtebene schon mit ein bis zwei Stunden zu rechnen. Und soll ein Arbeitsplatz mit großer Handlungs- und/oder Führungsverantwortung besetzt werden, ist bisweilen open end angesagt. Je höher der vakante Arbeitsplatz in der betrieblichen Hierarchie angesiedelt ist, umso problematischer wäre für den Betrieb eine Fehlbesetzung. Während sich das Risiko bei einer Hilfskraft in Grenzen halten dürfte, könnte zum Beispiel die Fehlbesetzung eines Geschäftsführerpostens für den Betrieb gravierende Folgen haben: Die Kosten der Personalsuche für diesen herausgehobenen Arbeitsplatz können bis zum Zwei- oder Dreifachen eines Jahresgehalts anwachsen. 13

8 Intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch Vertraglich vereinbarte Abfindungen bei frühzeitiger Lösung des Arbeitsvertrags würden den Betrieb zusätzlich belasten. Ein ungeeigneter Repräsentant einer Firma könnte die Außenkontakte des Unternehmens stark belasten, sodass der Ruf der Firma leiden könnte. Deshalb will man dem in die engere Wahl gelangten Kandidaten nicht nur flüchtig auf den Zahn fühlen, sondern nimmt sich die erforderliche Zeit für diese schwer wiegende Personalentscheidung: Mehrere Gesprächspartner wollen sich nacheinander und unabhängig voneinander einen Eindruck von dem Geschäftsführeraspiranten verschaffen. Man lädt ihn zum Essen ein, zeigt ihm das gesamte Unternehmen, die vorgesehene Abteilung, den Arbeitsplatz, ermöglicht Gespräche mit potenziellen Kollegen oder Mitarbeitern. Aber auch Ihr Alter, Ihr bisheriger Werdegang oder die speziellen Anforderungen des Arbeitsplatzes können Einfluss auf die Gesprächsdauer haben. Während zum Beispiel bei einem jungen Bewerber ohne große Berufserfahrung weniger Zeit benötigt wird, ist eine längere Gesprächsdauer bei einem vielseitigen Lebenslauf des Bewerbers vorstellbar. Um verwertbare Angaben zur Gesprächsdauer zu bekommen, sollten Sie entweder bei vorherigen telefonischen Kontakten mit dem Unternehmen oder bei Ihrer Meldung bei der Sekretärin fragen, welcher Zeitraum für das Gespräch mit Ihnen vorgesehen ist. Auf Ihre höfliche Anfrage wird Ihnen die Sekretärin, die zumeist den Zeitplan vor sich liegen hat, sicherlich auch eine nahezu verbindliche Antwort geben. Unabhängig von erhaltenen Informationen werden Sie sich nicht selbst durch eine zu starre Zeiteinteilung unter Druck setzen. Planen Sie besser einen genügend großen Spielraum ein und fassen Sie auch Ersatzzeiten für die Rückreise ins Auge. Es ist fatal, wenn ein Bewerber bei zu enger Zeiteinteilung ständig nervös auf die Uhr starrt, seine Gedanken nur noch auf das Problem der rechtzeitigen Rückfahrt richtet und intensiv das Gesprächsende herbeisehnt. Abschließend sei darauf hingewiesen, dass eine Gesprächsdauer bis zu 45 Minuten für Sie vermutlich am günstigsten wäre, da Sie sich so lange gut konzentrieren können. 14

9 Wann erhalten Sie vom Arbeitgeber Freizeit für die Stellensuche? Wann erhalten Sie vom gegenwärtigen Arbeitgeber Freizeit für die Stellensuche? Der einen neuen Mitarbeiter suchende Betrieb wird kaum Verständnis aufbringen, wenn Sie nur zu einem Vorstellungsgespräch in den Abendstunden oder am Wochenende bereit sind. Vorstellungstermine werden fast ausschließlich während der normalen Geschäftszeiten anberaumt. Stehen Sie in einem Arbeitsverhältnis, stellt sich Ihnen die Frage, ob Sie vom gegenwärtigen Arbeitgeber für ein Bewerbungsgespräch von Ihrer Arbeit freigestellt werden. Nach 629 Bürgerliches Gesetzbuch hat der Arbeitgeber dem Mitarbeiter, der gekündigt hat oder dem gekündigt wurde, eine angemessene Freizeit (ein paar Stunden oder eventuell bei einem entfernt liegenden Vorstellungsort auch ein ganzer Tag) zur Stellensuche zu gewähren, sofern der Arbeitnehmer dies verlangt. Damit der Arbeitgeber dieser gesetzlichen Pflicht nachkommen kann, informieren Sie ihn sogleich nach Bekanntwerden eines Vorstellungstermins. Das Unternehmen benötigt einen zeitlichen Vorlauf, um organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, welche trotz Ihrer Abwesenheit eine zufriedenstellende Erledigung betrieblicher Aufgaben ermöglichen. Bewerben Sie sich hingegen aus einem ungekündigten Arbeitsverhältnis heraus, besteht keinerlei Verpflichtung des Arbeitgebers auf Gewährung von Freizeit zur Stellensuche, sodass Sie für Ihre Vorstellungsaktivitäten einen Teil Ihres Erholungsurlaubs opfern müssen. Zur Frage der Bezahlung einer gewährten Freizeit durch den gegenwärtigen Arbeitgeber gibt 616 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch Auskunft. Nach dieser Vorschrift behält der Arbeitnehmer seinen Vergütungsanspruch, wenn er für verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert ist. Hierunter fallen bei gekündigten Arbeitsverhältnissen auch Vorstellungstermine. Wer also eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit zur Stellensuche aufwendet und dadurch Arbeitszeit versäumt, erleidet keine Einbuße bei seinem Einkommen. Allerdings kann im Einzelfall fraglich sein, ob die Dauer des Arbeitsversäumnisses als verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit zu werten ist. 15

10 Trainingsprogramm für Vorstellungsgespräche 2 Mit welchen Fragen sollten Sie rechnen und wie können Sie antworten? Wichtige Fragen des Arbeitgebers Weshalb sollen Sie als Bewerber Fragen stellen? Wichtige Bewerberfragen Fragen bei der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz

11 Ihr persönliches Auftreten 3 Treten Sie selbstbewusst auf! Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit seinem Namen an! Zeigen Sie einen freundlichen Gesichtsausdruck! Pflegen Sie Blickkontakt! Hören Sie aktiv zu! Setzen Sie gezielt Gestik und Mimik ein! Achten Sie auf eine gute Sprechtechnik! Pflegen Sie Ihren Sprachstil!

12 Phasen des Vorstellungsgesprächs 4 Mit welchen Gesprächsphasen müssen Sie rechnen? Phase 1: Gesprächsbeginn (Warming-up-Phase) Phase 2: Prüfen der fachlichen und persönlichen Eignung Phase 3: Darstellen des Unternehmens und des Arbeitsplatzes Phase 4: Besprechen vertraglicher Einzelheiten Phase 5: Gesprächsabschluss Was folgt auf das Vorstellungsgespräch?...154

13 Stichwortverzeichnis Absage 157 Agentur für Arbeit 17, 42 Alkohol 30, 144 Anforderungsprofil 47 Anreise 19 Arbeitslosigkeit 108 Arbeitsverhältnisse, frühere 78 Arbeitsvertrag 117, 148 Auftreten 128 Berufsausbildung 119 Berufsinformationszentrum 48 Bestandsaufnahme 31 Bestätigung des Vorstellungstermins 11 Betriebsrat 50, 53 Bewerbungskosten 16 Bewerbungsschreiben 56 Bildungsgang 71 Blickkontakt 131 Dankschreiben 156 Datenverarbeitung 77, 147 Eignung 145 Eignungsprofil 47 Einkommen 106, 113, 150 Erscheinungsbild 22 Erster Eindruck 128 Fachvorgesetzter 49, 146 Firmenprofil 43 Fragen, unzulässige 51 Fragen, zulässige 52 Fragenkatalog 64, 114, 121, 125 Freizeit für Stellensuche 15 Fremdsprachen 77, 147 Führungsverhalten 95 Gedächtnisprotokoll 154 Gehaltsvereinbarung 150 Gesamterscheinung 23 Gesichtsausdruck 130 Gesprächsabschluss 152 Gesprächsauswertung 155 Gesprächsbeginn 143 Gesprächsdauer 13 Gesprächsphasen 139 Gesprächsteilnehmer 48, 145 Gestik 133 Handschlag 129 Hobby 65 Informationsmaterial 12, 40 Informationsquellen 41 Inventurlisten 31 Körperhaltung 134 Krankheiten 52, 66 Lampenfieber 24 Lebenslauf 33, 56 Mimik 133 Mitzunehmendes 55 Motivation 90 Name 130

14 Stichwortverzeichnis Offenbarungspflicht 51, 54, 61 Outfit 23 Personalabteilung 49, 145 Personalfragebogen 33, 56 Psychologe 50 Pünktlichkeit 20 Referenzen 57, 80 Schlüsselqualifikationen 146 Schwachstellen 36, 56 Schwangerschaft 53 Selbstdarstellung 34, 38 Selbsteinschätzung 95 Sprachstil 137 Sprechtechnik 135 Stellenanzeige 41, 48, 56 Stellenbeschreibung 12, 44 Stress-Interview 64, 144 Tiefatmung 29 Tranquilizer 30 Verdienstausfall 19 Vorstellungskosten 16 Vorstellungstermin 11 Vorstrafen 52 Weichmacher 63, 138 Weiterbildung 75 Zeugnisse 57 Zuhören