Hinweise für Doktorandinnen und Doktoranden. Die Schritte zur elektronischen Veröffentlichung Ihrer Dissertation in OPUS Augsburg

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1 Hinweise für Doktorandinnen und Doktoranden Die Schritte zur elektronischen Veröffentlichung Ihrer Dissertation in OPUS Augsburg An der Universität Augsburg ist durch die Allgemeine Promotionsordnung der Universität Augsburg ( 30: Veröffentlichung der Dissertation) die Möglichkeit gegeben, eine Dissertation in elektronischer Form zu veröffentlichen. Alle Fachpromotionsordnungen ermöglichen die Erfüllung der Veröffentlichungspflicht durch die Abgabe einer elektronischen Version, deren Datenträger und Datenformat mit der Universitätsbibliothek abgesprochen sind, und von 4 (Fakultät für Angewandte Informatik und Mathematisch- Naturwissenschaftlich-Technische Fakultät: 5) gedruckten Exemplaren. Folgende Schritte sind für die elektronische Veröffentlichung Ihrer Dissertation erforderlich: Wichtig: Bitte zuerst das elektronische Dokument in OPUS Augsburg anmelden. Erst nach entsprechender Rückmeldung vom OPUS Augsburg-Team die gedruckten Exemplare erstellen! 1. Schritt: PDF-Datei vom Originaldokument erzeugen Zunächst konvertieren Sie die Originalversion Ihrer Arbeit in das Veröffentlichungsformat PDF (Portable Document Format). Bitte erzeugen Sie möglichst nur eine PDF-Datei in der für Online-Dokumente optimierten Form (möglichst PDF/A). Die Größe der Datei sollte "so klein wie möglich" sein. Die Dateigröße sollte in jedem Fall 200 MB nicht überschreiten. In den Dateinamen sollten keine Umlaute und keine Leerzeichen vorkommen. Stattdessen können Unterstriche _ verwendet werden (z. B. Nachname_Diss.pdf). Im Idealfall richten Sie sich nach der ISO 9660-Namenskonvention (Dateinamen mit max. 8 Zeichen, alle Dateinamen dürfen nur die Buchstaben A bis Z ohne Akzente, die Ziffern 0 bis 9 sowie den Unterstrich enthalten). Achten Sie darauf, dass in den Dokumenteigenschaften (Datei Eigenschaften) sinnvolle Angaben zu Titel und Autor stehen. Enthält Ihre Arbeit Programme, Dateien, Videosequenzen, Tondokumente oder ähnliches auf einer CD-Beilage, so sollte dies als eine komprimierte Datei im ZIP-Format für die Veröffentlichung vorbereitet und ebenfalls mit hochgeladen werden. Sie haben zahlreiche Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu erstellen. Hinweise und Hilfestellungen zur Erstellung der PDF-Datei finden Sie unter: Bitte erstellen Sie möglichst eine PDF/A-Datei, damit die Langzeitarchivierung Ihres Dokumentes gewährleistet ist. Informationen hierzu finden Sie hier 1

2 Ein Schutz des Dokumentes mittels Kennwort darf aus Langzeitarchivierungsgründen nicht vorgenommen werden! Informationen zur Gestaltung des Titelblattes der Dissertation erhalten Sie in der Fakultät. Wir empfehlen Ihnen, das Titelblatt nach folgendem Vorbild zu gestalten: Bitte achten Sie darauf, dass die dort aufgeführten Daten alle auf Ihrem Titelblatt enthalten sind. Sofern Ihre Arbeit einen Lebenslauf enthält (ob dies erforderlich ist, entnehmen Sie den Vorgaben der jeweiligen Fakultät), sollten Sie bedenken, dass dieser mit veröffentlicht wird. Die Online-Version sollte aus datenschutzrechtlichen Gründen keinen Lebenslauf enthalten. Sollte ein Lebenslauf gewünscht oder gefordert sein, veröffentlichen Sie diesen bitte nur in den gedruckten Exemplaren (am Ende des Buchblocks ohne Seitenzählung und ohne Einbindung in das Inhaltsverzeichnis). Für Archivierungszwecke muss die elektronische Version zusätzlich im Originalformat (Word, TeX etc.) in OPUS gespeichert werden. Sollte das Originaldokument aus mehreren Einzeldokumenten (z. B. Text und Bilder) bestehen, archivieren Sie diese bitte in einer einzigen ZIP-Datei! Beachten Sie dabei bitte, dass gegebenenfalls die relative Verzeichnisstruktur Ihrer Abbildungen erhalten bleibt. 2. Schritt: Anmeldung der elektronischen Version Nach der bestandenen mündlichen Prüfung können Sie Ihre Dissertation einfach über ein Online-Formular anmelden, das Sie auf der Homepage von OPUS Augsburg finden: Ihre Arbeit wird dann bis zur Freigabe durch die Universitätsbibliothek zunächst in einem internen Speicherbereich des OPUS Augsburg-Servers abgelegt. In das Anmeldeformular tragen Sie bitte folgende Angaben ein (mit Raute markierte Felder sind Pflichtfelder): Dokumenttyp Dissertation auswählen Dokumente hochladen (PDF-Datei und Originalversion, z. B. Word, LaTeX). File-Name mit Pfadangabe eintragen (kann über Durchsuchen gefunden werden). Um die Originaldatei hochzuladen, bitte auf Weitere Datei hochladen klicken. Bestätigung der rechtlichen Hinweise Kontaktdaten des Einstellers und des Verfassers eintragen Sprache der Dissertation Titel der Dissertation Kurze Inhaltszusammenfassung in der Originalsprache (max Zeichen) Jahr der Fertigstellung Online-Veröffentlichung (voreingestellt) Abschlussarbeit: Datum (hier den Tag der mündlichen Prüfung angeben) Betreuer der Arbeit (Name des Doktorvaters/der Doktormutter) - Verlag, Verlagsort, Veröffentlichung: Jahr und ISBN nur ausfüllen, wenn die Dissertation zusätzlich im Verlag erschienen ist - GND-Schlagworte: Bitte recherchieren Sie im kontrollierten Schlagwortvokabular der OGND und tragen 2

3 Sie die zutreffenden Begriffe (max. 5) ein. Für die Recherche bitte die Schlagwortnormdatei (OGND) anklicken, dann einen Suchbegriff eingeben. Anschließend den gefundenen Begriff in das entsprechende Feld im Formular eintragen. - (Freie) Schlagworte: Falls Sie im kontrollierten Schlagwortvokabular nicht alle passenden Begriffe gefunden haben, können Sie hier zusätzliche Begriffe, die Ihnen wichtig erscheinen, eingeben. Hier können auch Schlagworte in englischer Sprache eingetragen werden. - DDC Sachgruppen: Bitte wählen Sie die passenden Sachgruppen aus der Liste aus. - Fachklassifikation: Wählen Sie eine passende Fachklassifikation aus und übernehmen Sie die zutreffenden Klassen in das Anmeldeformular. Derzeit stehen folgende Klassifikationen zur Verfügung: CCS Computing Classification System MSC Mathematics Subject Classification PACS Physics and Astronomy Classification Scheme JEL - Journal of Economic Literature Classification System Titel verleihende Institution (Fakultät) auswählen Veröffentlichende Institution: Universität Augsburg voreingestellt Institut auswählen Lizenz auswählen: In OPUS Augsburg sind die folgenden Lizenzen verfügbar Für Dissertationen bitte den Veröffentlichungsvertrag mit Print on Demand oder ohne Print on Demand wählen! Die Vergabe von Creative Commons-Lizenzen ist hier nicht möglich! Wichtig: Bitte den entsprechenden Veröffentlichungsvertrag ausdrucken, ausfüllen und unterschreiben. Geben Sie ihn, nach Aufforderung durch das OPUS-Team, mit den gedruckten Exemplaren in der Fakultät ab. Wenn Sie das Anmeldeformular vollständig ausgefüllt und den Veröffentlichungsvertrag ausgedruckt haben, melden Sie Ihr Dokument auf dem Zwischenspeicher von OPUS Augsburg an: Weiter zum nächsten Schritt anklicken Ergebnis des Anmeldeformulars wird ausgegeben (Kontrolle) Eintrag ändern bzw. Dokument abspeichern anklicken Fertig! Damit haben Sie die elektronische Version Ihrer Doktorarbeit in den Zwischenspeicher von OPUS Augsburg hochgeladen. 3. Schritt: PDF-Datei ausdrucken und Printexemplar vervielfältigen Nachdem Sie vom OPUS Augsburg-Team die Mitteilung erhalten haben, dass Ihre eingegebenen Daten und die hochgeladenen Dateien korrekt sind, können Sie die PDF-Datei ausdrucken und mit dieser Vorlage die entsprechenden Printexemplare herstellen. Dabei 3

4 sollten Sie darauf achten, dass sich keine Formatierungsdifferenzen zwischen der gedruckten und der elektronischen Version ergeben! Die Gestaltung der Druckexemplare regelt die Fakultät. Wenn die Fakultät keine anderen Empfehlungen gibt, gilt das Folgende: Bitte alterungsbeständiges holz und säurefreies Papier verwenden (muss der DIN ISO Norm 9706 entsprechen). Es sollte ein qualitativ hochwertiges Papier sein, dieses ist normalerweise alterungsbeständig, Umweltschutz und Recyclingpapiere sind nicht alterungsbeständig. Erlaubt sind z. B. folgende Bindungen: o Hardcover Buchbindung (keine Klemmbindung!) o broschiert oder kartoniert mit Klebebindung, Softcover Heißleimbindung Nicht gewünscht sind: Ring(buch)bindung, Spiralbindung, Drahtbindung; Klammerbindung bzw. Klemmbindung 4. Schritt: Abgabe der Printexemplare und des Veröffentlichungsvertrags Die nach der jeweiligen Fakultätspromotionsordnung vorgeschriebenen Pflichtexemplare in gedruckter Form sind grundsätzlich in der Fakultät abzugeben. Die Fakultät leitet die zur Veröffentlichung freigegebenen Dissertationen dann an die Universitätsbibliothek weiter. Abgegeben werden müssen: - 4 (Fakultät für Angewandte Informatik und Mathematisch-Naturwissenschaftlich- Technische Fakultät: 5 Printexemplare) - Veröffentlichungsvertrag Durch die Bestätigung der rechtlichen Hinweise am Anfang des Veröffentlichungsformulars und die Unterschrift auf unserem Veröffentlichungsvertrag übertragen Sie der Universitätsbibliothek Augsburg das Recht, Ihr Dokument zu speichern, in Datennetzen öffentlich zugänglich zu machen und, wenn notwendig, in andere Datenformate zu konvertieren. Dieses Recht gilt auch für die Deutsche Nationalbibliothek und bei Bedarf für Sondersammelgebietsbibliotheken. Weiterhin versichern Sie, dass die Frage des Urheber- und Lizenzrechts (Copyright) von Ihnen geklärt worden ist und Rechte Dritter der elektronischen Veröffentlichung nicht im Wege stehen (d. h.: wenn Sie die Arbeit zusätzlich in einem Verlag veröffentlichen wollen, muss sich dieser mit der elektronischen Publikation durch die Universitätsbibliothek einverstanden erklärt haben). Sie erklären außerdem, dass die Veröffentlichung vom Promotionsausschuss genehmigt ist und die elektronische Version mit der genehmigten Originalfassung in Form und Inhalt übereinstimmt. Sobald Sie das Online-Formular ausgefüllt und Ihre Dateien per Mausklick in den Zwischenspeicher von OPUS Augsburg übertragen haben, wird der Eingang des von Ihnen eingebrachten Dokuments vom System registriert und eine entsprechende Meldung erzeugt, die von der Bibliothek zunächst an die zuständige Fakultät weitergeleitet wird. Dort wird die elektronische Version Ihrer Dissertation mit Hilfe der von Ihnen in der Fakultät vorzulegenden Druckexemplare auf formale und inhaltliche Übereinstimmung geprüft und anschließend zur Veröffentlichung durch die Universitätsbibliothek freigegeben. Sobald diese Freigabe durch die Fakultät erfolgt ist, werden die bibliographischen Angaben von der Bibliothek geprüft und ggf. ergänzt. Danach wird Ihre Dissertation auf dem OPUS Augsburg- Server veröffentlicht, ist also ab diesem Zeitpunkt im Internet einsehbar. Veränderungen sind dann nicht mehr möglich! 4

5 Mit dieser Freigabe im Internet erfolgt zugleich die Meldung Ihrer elektronischen Publikation an die Deutsche Nationalbibliothek in Frankfurt/Main, wo die Publikation mit den zugehörigen Metadaten registriert und langzeitarchiviert wird. Die Nachweise Ihrer Dissertation gelangen aber auch in die Datenbanken bekannter Suchmaschinen (mit gewissem Zeitverzug). Darüber hinaus ist sie im Katalog der UB Augsburg (OPAC), im Katalog des Bibliotheksverbundes Bayern (Gateway Bayern) sowie in nationalen und internationalen Datenbanken, die Online-Dissertationen verzeichnen, zu finden. Ansprechpartner: Katrin Schade Universitätsbibliothek Augsburg Teilbibliothek Geisteswissenschaften Raum 3115 Tel.: Andreas Biehl Universitätsbibliothek Augsburg Teilbibliothek Naturwissenschaften Raum 1031 Tel.: