irecord irecord für Lehrende Kurzanleitung für Lehrende zum Entwerfen-Layout Verfasser Version 1.12 / Jänner 2011 Virtual Campus Team

Transkript

1 Verfasser Version 1.12 / Jänner 2011 Virtual Campus Team irecord Kurzanleitung für Lehrende zum Entwerfen-Layout FAQs: Weitere Informationen: > Service > Servicestellen & Einrichtungen > Virtual Campus Bei weiteren Fragen: irecord@ .archlab.tuwien.ac.at

2 Inhalt 1 Einstieg Login irecord Login Fakultäts-Website Login TISS (zur Erstellung eines Termins) irecord Termin: Prüfung in TISS anlegen Bereits angelegte Prüfungen als irecord-termine Neue Prüfung anlegen TISS Gruppe in irecord Einstellungen in irecord LVA der Abteilung zuordnen Termin-Einstellungen vornehmen Überprüfen der Termin-Einstellungen Anmeldung der Studierenden Studierende aus TISS übernehmen Studierende nachträglich anmelden oder abmelden Projektbearbeitung Projektstatus Empfehlung zum Korrekturlesen Übersicht (Projektdetailmaske) Objekte Dokument Bilder Sammel-PDF

3 1 Einstieg 1.1 Login irecord 1. irecord unter aufrufen. 2. Anmelden mit Benutzername und Passwort aus TISS. 1.2 Login Fakultäts-Website 1. Die Fakultäts-Website aufrufen. 2. Im Menü auf Login > Login Intranet klicken. Sie werden automatisch zum Authentifizierungsportal der TU Wien weitergeleitet. 3. Benutzername (Familienname Vorname/Institutskurzzeichen, z.b. Mustermann Anna) und Passwort (TU Passwort) eingeben und mit OK bestätigen. 4. Sie gelangen automatisch wieder zurück zur Fakultäts-Website. 1.3 Login TISS (zur Erstellung eines Termins) 1. TISS unter aufrufen. 2. Anmelden mit Benutzername und Passwort aus TISS. 3. Auf den Link beim angelegten Prüfungstermin klicken

4 2 irecord Termin: Prüfung in TISS anlegen 2.1 Bereits angelegte Prüfungen als irecord-termine Wenn an ihrer Abteilung neue Prüfungen zur Verwendung als irecord-termin über das Sekretariat angelegt werden, so können Sie direkt unter bzw über das Authentifizierungsportal ins System einsteigen. Verwenden Sie beim Anmelden bitte ihr TISS Benutzername und Passwort. 2.2 Neue Prüfung anlegen Abbildung 1: Neue Prüfung anlegen Wenn Sie eine neue Prüfung anlegen, beachten Sie bitte die Option irecord verwenden zu aktivieren und die/den jeweiligen PrüferIn anzugeben. Abbildung 2: Prüfungstermin anlegen - 4 -

5 ACHTUNG: - Um den Prüfungstermin auch in irecord anzulegen, muss die Person, die den Prüfungstermin angelegt hat, am Ende des Anlegevorgangs UNBEDINGT im TISS auf den irecord-klicken. irecord öffnet sich! Erst jetzt ist der Termin erfolgreich übertragen! - Beachten Sie, dass Sie den einmal angegebenen Anmeldezeitraum nicht nachträglich verändern sollten, da dadurch für diesen Termin die Verbindung zwischen TISS und irecord verloren geht was organisationstechnische Probleme zur Folge haben kann. Sollte der Anmeldezeitraum in TISS abgelaufen sein, hat das keinerlei Auswirkungen auf Ihre Arbeit mit irecord, da sämtliche Daten in irecord weiter bearbeitet werden können. Sie können in irecord auch nachträglich hinzugekommene Studierende problemlos dazu anmelden. Abbildung 3: Prüfung als Termin ins irecord übertragen - 5 -

6 2.3 TISS Gruppe in irecord Um die Gruppenanmeldung in irecord auf Knopfdruck übernehmen zu können, müssen Sie die in TISS angemeldeten TeilnehmerInnen auch beim Prüfungstermin anlegen: Führen Sie hiezu im Register Teilnehmer einen CSV Export durch! Wechseln Sie dann in den Register Prüfung und führen Sie hier einen CSV Import durch. Nun können Sie in irecord bei Ihrem Termin die Gruppe laden

7 3 Einstellungen in irecord 3.1 LVA der Abteilung zuordnen Stellen Sie sicher, dass Sie im Menü das richtige Semester ausgewählt haben. Wählen Sie nun im Menü Lehrveranstaltungen, anschließend bearbeiten. Durch Klick auf die entsprechende Lehrveranstaltung können Sie die zugehörige Abteilung auswählen. Speichern Sie diese Einstellung, damit ihre LVA richtig gereiht wird. Abbildung 3: Abteilung zuweisen 3.2 Termin-Einstellungen vornehmen Wählen Sie im Menü Lehrveranstaltungen und anschließend die entsprechende LVA. Wählen Sie dann rechts beim angelegten Termin irecord. Dadurch wird unter dem Menüpunkt Termin-Einstellungen der angelegte Termin ausgewählt (Standardbenennung LVA-Nr. Jahr-Monat-Tag). Sie können aber auch direkt über die Termin-Einstellungen einsteigen

8 Abbildung 4: Termin-Einstellungen vornehmen 3.3 Überprüfen der Termin-Einstellungen Sie können den Titel umbenennen, die Anzahl der Studierenden pro Projekt festlegen, das Layout wählen (Entwerfen-Layout, außer eigenes Abteilungs-Layout ist vorhanden), die LVA der Abteilung zuteilen und die LVA-Betreuung aus TISS wählen. ACHTUNG: Erst DANACH dürfen Sie Studierende anmelden und Projekte anlegen, da gewisse Einstellungen dieser Maske nur bearbeitet werden können, solange keine Projekte existieren

9 Abbildung 5: Termin-Einstellungen vornehmen - 9 -

10 4 Anmeldung der Studierenden 4.1 Studierende aus TISS übernehmen Fahren Sie fort indem Sie Studierende manuell anmelden wählen. Abbildung 6: Studierende manuell anmelden ANMERKUNG: Sollten Sie vorher neu in irecord eingestiegen sein, wählen Sie bitte unter Lehrveranstaltungen, die entsprechende LVA aus, dann rechts beim angelegten Termin irecord um zur Projektliste zu gelangen. Wählen Sie nun Studierende manuell anmelden. Zum jeweiligen irecord Termin ihrer LVA, können Sie Ihre gesamte Gruppe aus TISS laden. Dies ermöglicht den Studierenden die Projektbearbeitung durch einen direkten Einstieg in irecord, ohne Umweg über TISS. Wählen Sie TISS Gruppe laden wenn Sie ihre gesamte Gruppe übernehmen wollen (die Gruppe muss dazu beim Prüfungstermin in TISS bestätigt sein!) oder geben Sie im Kästchen den Namen der Person an welche Sie nachträglich hinzufügen möchten. Bestätigen Sie ihre Auswahl in der Liste und wählen hinzufügen und abschließend anmelden

11 Abbildung 7: Studierende manuell anmelden In der somit generierten Projektliste steht hinter den Namen der angemeldeten Studierenden zuordnen bzw. neu anlegen. ANMERKUNGEN Zuordnen kann in LVAs in denen Studierende ihre Projekte einzeln bearbeiten übersprungen werden, da angemeldete Studierende beim Einstieg in irecord aufgefordert werden, sich ein Projekt auszusuchen und dadurch automatisch ein Projekt erstellt wird. Indem man für alle Studierende mittels zuordnen ein neues Projekt anlegt, garantiert man jedoch die alphabetische Sortierung der Projektliste! In LVAs in denen mehrere Studierende an einem Projekt arbeiten, wählen Sie für die erste Person neu anlegen und für alle weiteren Personen des Teams zuordnen (wobei die maximale Gruppengröße bei den Termin-Einstellungen einzurichten war)

12 irecord für Lehrende Abbildung 8: Projektliste erstellen Informieren Sie die Studierenden per Mail, dass die Eingabe in irecord nun möglich ist. Eine Anleitung für Studierende ist unter irecord sowie im Virtual Campus der Fakultätshomepage verfügbar. Es wird empfohlen den Studierenden in der Mail eine Abgabe-Frist anzugeben. 4.2 Studierende nachträglich anmelden oder abmelden Sie können einzelne Studierende auch nachträglich an- oder abmelden. Wählen Sie im Menü Studenten und im Untermenü Anmelden. Nun können Sie den Studierenden über den Nachnamen oder die Matrikelnummer suchen. In der Ergebnisliste klicken Sie auf den gewünschten Namen. In den erscheinenden Auswahlfeldern können Sie die Lehrveranstaltung und den gewünschten Termin angeben. Über Projekt aussuchen melden Sie den Studierenden zu dem Projekt an, über abmelden können Sie irrtümlich angemeldete Studenten wieder abmelden

13 Abbildung 9: Studierende an- und abmelden

14 5 Projektbearbeitung 5.1 Projektstatus Ein Projekt durchläuft im Rahmen seiner Bearbeitung mehrere Stadien in irecord. Die Projektliste (siehe Abschnitt 4) bietet eine Übersicht über alle Projekte zum jeweiligen Termin und deren Status: Bearbeitung durch StudentIn Die Projekte mit dem Status in arbeit werden noch von den Studierenden bearbeitet. Abschluss durch StudentIn Projekte, die durch Studierende abgeschlossen wurden, haben den Status abgeschlossen (Student) (gelb). Korrigieren Sie bitte diese Projekte entsprechend den folgenden Angaben in diesem Abschnitt. Abschluss durch BetreuerIn und Verbleib des Projektes in irecord Wählen Sie anschließend an die Korrektur den Status abgeschlossen (LBA) (magenta), wenn die Projekte in irecord verweilen sollen. Diese Projekte werden dann NICHT online veröffentlicht. Freigabe des Projektes zum Export in die Datenbank Wenn Sie den Termin komplett abgeschlossen haben, wählen Sie bitte bei allen Projekten, die in die Mediendatenbank und die Ausstellungsseiten importiert werden sollen, zum Export freigeben (abgeschlossen blau). Sie können bereits in irecord angeben, welchem Publikum die Projekte in der mediabase zur Verfügung stehen sollen. abgeschlossen (intern) nur für Lehrbeauftragte sichtbar Entwerfen/Diplom: Noten 4 und 5 Wahlseminar: Noten 3, 4 und 5 abgeschlossen (TU) auch für Studierende sichtbar Entwerfen/Diplom: Noten 2 und 3 Wahlseminar: Note 1 und 2 abgeschlossen (öffentlich) für jeden Benutzer der Mediabase sichtbar Entwerfen/Diplom: Note 1 Anschließend senden Sie bitte unter Angabe der LVA und des Semesters ein Mail an irecord@ .archlab.tuwien.ac.at mit dem Hinweis, dass die Projekte abgeschlossen sind. Das ViC Team wird Ihre Projekte ehest möglich in die Datenbank importieren und Ihnen Bescheid geben wenn die Projekte veröffentlicht sind: Veröffentlichung in der Mediabase: Veröffentlichung auf den Ausstellungsseiten (entwerfen, studio, bachelor, diplom)

15 5.2 Empfehlung zum Korrekturlesen Wählen Sie in der Projektliste PDF und korrigieren Sie das Einzelprojekt in der PDF-Ansicht. Über die PDF-Funktion im Hauptmenü und die Auswahl ihres Termins können Sie auch ein Sammel-PDF mit allen Projekten erstellen. ACHTUNG: Schließen Sie das Projekt erst ab, wenn Sie alle Eingaben des Studierenden kontrolliert haben. Durch Klick auf den Projekttitel gelangen Sie in die Detailansicht des Projektes. Abbildung 10: Projekt bearbeiten und Projektstatus ändern

16 5.3 Übersicht (Projektdetailmaske) Die Übersicht des Entwerfen-Layouts gliedert sich in Objekte, Dokument, Bilder und DesignerIn/ArchitektIn/StudentIn. Ursprünglich werden alle Links orange dargestellt. Nach der Dateneingabe wechselt die Linkfarbe und wird grün angezeigt. In der Übersicht sollte darauf geachtet werden, dass die Studierenden unter DesignerIn/ArchitektIn/StudentIn sich selbst angelegt haben und bei den Bildern Copyright und FotografIn ausgefüllt sind (also grün angezeigt werden). Falls Ihnen in der PDF Ansicht ein Fehler auffällt, können sie durch Klick auf Objekte, Dokument, Webbild, Bild 1-9 oder DesignerIn/ArchitektIn/StudentIn in die jeweilige Eingabemaske wechseln, korrigieren und speichern. Bei fehlenden Angaben fordern Sie eine Nachbearbeitung durch die Studierenden an. Dazu setzen Sie den Projektstatus über retournieren auf in Arbeit (grün) zurück. Informieren Sie den Studierenden bitte per Mail darüber, dass er Änderungen vornehmen soll

17 irecord für Lehrende Abbildung 11: Übersicht (Projektdetailmaske)

18 5.4 Objekte Das PDF-Layout basiert auf einer Kurzbeschreibung: ca Zeichen (inkl. Leerzeichen) und einer Beschreibung: ca Zeichen (inkl. Leerzeichen). Abbildung 12: Objekte - Eingabe bearbeiten 5.5 Dokument Hier wird den Studierenden die Möglichkeit geboten ein zusätzliches, frei erstelltes PDF hochzuladen. Dieses wird auch auf den Ausstellungsseiten publiziert. Maximale Größe der hoch zuladenden Datei: 10 MB. 5.6 Bilder Die Bilder 1-4 werden für die PDF-Generierung verwendet (Bild 4 wird groß angezeigt). Das Webbild wird als Vorschaubild zum Projekt in der Mediabase angezeigt. Die Bilder 5-9 werden auf den Ausstellungsseiten und in der Mediabase veröffentlicht

19 5.7 Sammel-PDF Für jedes irecord-pdf wird entsprechend dem gewählten Layout (z.b. Entwerfen) automatisch ein entsprechendes PDF erstellt. Es besteht jedoch außerdem die Möglichkeit, die PDFs aller (oder auch nur ausgewählter Projekte) eines irecord-termins zu einem Sammel-PDF zu verbinden. 1. Wählen Sie rechts oben das gewünschte Semester aus 2. Wählen Sie im irecord-menü den Menüpunkt PDFs 3. Wählen Sie anschließend in der Liste den entsprechenden Termin aus 4. Rechts werden nun unter irecord Projekte die Projekte des Termins angezeigt. Durch Halten der <Strg>-Taste können mehrere Projekte ausgewählt werden. 5. Unter PDF Optionen können Sie weiters angeben: a. Startseite: Mit dieser Seitenzahl beginnt die fortlaufende Seitennummerierung innerhalb des PDFs b. Projekte rechts beginnen: Die erste Seite wird freigelassen und das erste Projekt wird ab Seite 2 angezeigt. 6. Klicken Sie zu Erstellung des Sammel-PDFs auf Generieren Abbildung 13: Sammel-PDF erstellen