Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen Dokumentation zur Einrichtung von Filterregeln für Spam-Mails Damit Sie den vollen Funktionsumfang des Spam-Filters auf mailshield.de nutzen können, finden Sie nachfolgend eine Anleitung, mit der unerwünschte Spam-Mails von den persönlichen Emails getrennt werden. Dafür müssen Sie lediglich einen Ordner und Regeln in Ihrem Email-Programm erstellen. Ihr Email-Programm und mailshield.de erledigen den Rest. 1. Email-Ordner erstellen in Outlook Wenn Sie die Oberfläche von Outlook vor sich sehen,... können Sie neue Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang klicken und die Option Neuer Ordner wählen. Erscheint die Ordnerliste nicht, klicken sie im Menü Ansicht auf Ordnerliste. 1
Geben Sie dann einen Namen für den Ordner ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok. Legen Sie auf diese Art zwei Ordner an. Namen der Ordner: - Spam - Newsletter 2. Regeln erstellen in Outlook Nachdem Sie die Email-Ordner erstellt haben, müssen nur noch die Regeln festgelegt werden, nach denen die Emails in den entsprechenden Ordner verschoben werden. Durch Anklicken des Menüs Extras und Regel-Assistent können Sie Filter-Regeln für Ihre Emails erstellen. Klicken Sie nun auf Neu... um eine neue Regel zu erstellen. Die Email-Regel besteht aus der Bedingung: Wenn die Betreffzeile den Text spam enthält, soll diese Email in den Ordner `Spam` verschoben werden. 2
Zunächst definieren Sie die Bedingung für die Regel: Wählen Sie die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen und klicken auf Weiter >. Aktivieren Sie nun den Haken neben mit bestimmten Wörtern im Betreff und klicken Sie im unteren Feld auf die unterstrichenen Worte bestimmten Wörtern. Geben Sie nun das Schlüsselwort spam ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Bestätigen Sie nach Eingabe der nötigen Schlüsselworte mit Ok und klicken Sie auf Weiter >. 3
Aktivieren Sie nun den Haken neben diese in den Ordner Zielordner verschieben und klicken Sie im unteren Feld auf das unterstrichene Wort Zielordner. Wählen Sie den entsprechenden Zielordner und bestätigen Sie mit Ok. Danach wieder auf Weiter >. Jetzt können Sie eventuelle Ausnahmen festlegen wie z.b. das Vorhandensein anderer Worte im Betreff, o.ä. 4
Danach fahren Sie mit Weiter > fort. Überprüfen Sie in dieser Übersicht noch einmal Ihre Angaben. Sollten Sie mit den Einstellungen zufrieden sein, beenden Sie den Vorgang mit Fertig stellen. Beenden Sie den Assistenten mit Ok. Die neue Regel ist nun eingerichtet. Newsletter-Filter Falls die von Ihnen abonnierten Newsletter einen ähnlichen Aufbau wie Spam-Mails, haben, besteht die Gefahr, dass diese Newsletter in den Spam-Ordner verschoben werden. Für solche Newsletter empfehlen wir Ihnen, eine weitere Filter-Regeln anzulegen. Die Filter-Regel, z.b. für den Handelsblatt-Newsletter kann wie folgt aussehen: Wenn die Betreffzeile den Text Handelsblatt-Newsletter enthält, soll diese Email in den Ordner `Newsletter` verschoben werden. Selbstverständlich können auch andere Bedingungen, wie Absender oder Text im Nachrichtentext verwendet werden. Wichtig: Die Regel für den Newsletter muss die höchste Priorität haben, damit die spam-verdächtigen Newsletter nicht im Spam-Ordner landen. Rufen Sie dafür erneut den Regel-Assistenten auf und markieren Sie die Newsletter-Regel. Klicken Sie nun so lange auf Nach oben bis sich die Newsletter-Regel ganz oben befindet. 5
Der Unterschied zwischen Spam? und Spam! Der mailshield-spam-filter trifft weiterhin eine Unterscheidung zwischen Spamverdacht- (Spam?) und Spam-Email (Spam!). Somit haben Sie weiterhin die Möglichkeit, einen Ordner mit dem Namen Spamverdacht zu erstellen und Ihre Regeln entsprechend anzupassen und eine weitere zu erstellen ( Wenn die Betreffzeile den Text Spam? enthält, soll diese Email in den Ordner `Spamverdacht` verschoben werden., Wenn die Betreffzeile den Text Spam! enthält, soll diese Email in den Ordner `Spam` verschoben werden. ). Bedenken Sie bitte auch hier, dass die Newsletter-Regel bei den dann vorhandenen drei Regeln die höchste Priorität haben muss. 6