HELMHOLTZ-GEMEINSCHAFT Relaunch des HelmholtzNET 2009 1
Geschichte des HelmholtzNET Seit Juli 2005 verfügen die Mitgliedszentren in der Helmholtz- Gemeinschaft über ein Helmholtz-weites Extranet das HelmholtzNET Kein Ersatz für eigene Intranets der Zentren Plattform für zentrenübergreifenden Austausch von administrativen und wissenschaftlichen Inhalten Screenshot HelmholtzNET (2005-2009) Bisherige Nutzung durch etwa 3.000 angemeldete Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Relaunch nach drei Jahren Nutzung: Funktionalitäten und Inhalte überprüfen, Angebot erweitern SEITE 2
Relaunch des HelmholtzNET Nutzererhebung Frühjahr 2008 reine Arbeitsplattform gewünscht: Dokumentenaustauschplattform geschützte Gruppen-Bereiche Informationen zur Programmorientierten Förderung Service, z.b. Reiseinformationen Screenshot HelmholtzNET (ab Mai 2009) insbes. Helmholtz-weites Adressbuch auf freiwilliger Basis als hilfreiches, zentrenübergreifendes Werkzeug SEITE 3
Kern-Funktionen des neuen HelmholtzNET Folgende Funktionen haben wir für das NET abgeleitet Helmholtz-weites Adressbuch auf freiwilliger Basis geschützte Arbeitsplattformen auf Anfrage öffentlicher Kalender zeigt zentrenübergreifende Termine weitere Funktionen: gezielte Dokumentensuche, Bookmarks, Klemmbrett, Wörterbuch Dt-Eng. evolutionärer Ansatz, weitere Features folgen bei Bedarf keine Web 2.0 - Funktionalitäten SEITE 4
Inhalte des neuen HelmholtzNET Folgende Inhalte haben wir für das NET abgeleitet User-generierte Profile auf den Seiten und im Adressbuch Gruppen-generierte Inhalte in den Arbeitsplattformen Termine und Veranstaltungen Programmorientierte Förderung + Impuls und Vernetzungsfond Arbeitspapiere und Dokumente der GS GS, Internationale Büros und Helmholtz-Zentren Übersicht inkl. Reiseinformationen Gadgets Erdbebenmonitor (GFZ) und FLUGS (HMGU) SEITE 5
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Helmholtz-weites Adressbuch Helmholtz-weites Adressbuch auf freiwilliger Basis baut sich sukzessive auf User kann selbst entscheiden, ob und mit welchen Daten er innerhalb des Adressbuchs auffindbar sein soll Dateneingabe innerhalb des Anmeldevorgangs bzw. Erstellung des eigenen Profils Pflichtfelder: Emailadresse, selbstgewähltes Passwort, Zustimmung Datenschutzerklärung Alle weiteren Angaben zur Person erfolgen ausdrücklich freiwillig! SEITE 7
Anzeige der Profildaten im Adressbuch SEITE 8
Profilbearbeitung in Mein Bereich SEITE 9
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Geschützte Bereiche, Arbeitsplattformen.. bestehen aus 1 Mini-Administrator der Arbeitsplattform Administrator schaltet Mitglieder seines Bereichs frei Administrator kann Helmholtz-weite Termine anlegen Kontaktübersicht der Mitglieder E-Mailverteiler der Mitglieder WIKI inklusive Diskussionsmöglichkeit Dokumentenaustauschplattform SEITE 12
Beispiel Gruppen-Wiki der AG DEMOARBEITSGRUPPE SEITE 13
Registrierung der HelmholtzNET-User Arbeitsgrundlage für den neuen Service E-Mail-Adressen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ziel Anmeldung der Mitarbeiter und eigene Profilanlegung durch Registrierungsmail Der Weg Abstimmung und Unterstützung durch Vorstände, Datenschutzbeauftragte, Personalabteilungen, Betriebsräte, IT- Beauftragte Vorteil Neuer Service des HelmholtzNET für Wissenschaftler und Administration in der Helmholtz-Gemeinschaft SEITE 14
Registrierungsmail an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Variante 1: Die Geschäftsstelle schickt eine einmalige Informationsmail an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Variante 2: Die IT-Abteilungen der Zentren versenden eine vorformulierte Informationsmail der Geschäftsstelle an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Betreff: Registrieren und nutzen: Das neue, zentrenübergreifende HelmholtzNET ist freigeschaltet! Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Mitgliedszentren in der Helmholtz-Gemeinschaft, das zentrenübergreifende HelmholtzNET, das Intranet der Helmholtz-Gemeinschaft, wurde gelaunched. Es bietet Ihnen ab sofort neue Möglichkeiten. Es ist schlanker und übersichtlicher geworden mit mehr Service und neuen Funktionalitäten. Hierzu zählen geschützte Bereiche und WIKIs für Ihre Arbeitsgruppe, eine neues Dokumentenmanagement, ein Helmholtz- Kalender, ein Helmholtz-weites Adressbuch auf freiwilliger Basis (im Aufbau) und verschiedene Informationsangebote. Wir möchten Sie mit dieser Mail einladen, Nutzer des neuen HelmholtzNET zu werden. Hierzu folgen Sie bitte dem nachstehenden Link: https://www.helmholtznet.de/registrierung und registrieren sich dort. Viel Spaß beim Entdecken der Helmholtz-Möglichkeiten Ihr HelmholtzNET-Team SEITE 15
Sicherheit der HelmholtzNET-Daten I. Server Physikalisch getrennte Server www.helmholtz.net und www.helmholtz.de gesicherte Datenübertragung durch SSL und https Neue Typo3-Patches werden zeitnah eingespielt durch Service-Vertrag mit Dienstleister Secure Download: Ein sicherer Download von geschützten Medien ist gewährleistet, kein Dokumenten-Zugang für nichtberechtigte Nutzer SEITE 16
Sicherheit der HelmholtzNET-Daten II. Registrierung Bestätigung der E-Mail Adresse durch Double Opt-In Anmeldung Die E-Mail Adresse wird gegen eine Liste von Zentren-Domains validiert Erinnerungsmail Account-Validierung einmal im Jahr III. Nutzerverwaltung Getrennte FE (Frontend) als auch BE (Backend) Userverwaltung Ermittlung der Rechtevergabe durch Szenarien und Usecases: Standard-User, Redakteur, Sonder-Redakteur, Wiki-Mitglied, Adminstratoren, Superadmin User-Passwörter auch in Administratorsicht nicht sichtbarii SEITE 17
Roadmap 3 Relaunch und anschließende Testphasen 1. 26. April 2009 Öffnung des NETs für GS 2. 5. Mai 2009 Öffnung für ausgewählte AGs und AK (Alpha-Tester) 3. Ab 15. Mai 2009 Öffnung für gesamte Helmholtz-Gemeinschaft SEITE 18
SEITE 19 Vielen Dank für Ihre Unterstützung für ein kommunikatives und sicheres HelmholtzNET!