Shell Card Online. Rechnungen

Transkript

1 Shell Card Online Ihre Elektronischen Rechnungen 1

2 Ihre elektronischen rechnungen Ihre euroshell Rechnungen erhalten Sie in elektronischer Form. Auf den nachfolgenden Seiten erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die Verwaltung Ihrer Rechnungen. Zusätzlich finden Sie noch weitere nützliche Hinweise zum Online Tool und zur ersten Anmeldung im System. Die elektronischen Rechnungen von euroshell entsprechen allen fiskalischen Vorschriften und werden von den Finanzverwaltungen anerkannt. Die elektronische Rechnung ist sowohl für Ihre nationalen Transaktionen als auch für die meisten internationalen Rechnungen verfügbar. 2

3 Nach erfolgreicher Registrierung zum e-invoice Service erhalten Sie mehrere automatisierte s mit Ihren Zugangsdaten. Bitte beachten Sie, dass Ihr Zugangspasswort und Ihre UserID aus Sicherheitsgründen in zwei seperaten s versendet werden. Hinweis Damit Sie die empfangen können, stellen Sie bitte sicher, dass die Absender-Adresse in der Liste Ihrer zugelassenen Adressen hinterlegt ist. 3

4 So melden Sie sich das erste Mal an: Bitte benutzen Sie den Link in der Benachrichtigungsmail um auf unser E-Invoicing Portal (Shell Card Online) weitergeleitet zu werden. Tragen Sie bitte im Feld UserID/ ID die Ihnen zugesandte UserID oder alternativ Ihre -Adresse ein. In das Feld Passwort tragen Sie das Ihnen zugesandte Passwort ein. 4

5 Passwortänderung nach Erstanmeldung: Bitte beachten Sie, dass Sie das Passwort nach der ersten Anmeldung ändern müssen. Es wird Ihnen folgendes Fenster angezeigt: Als Altes Passwort geben Sie das Ihnen zugesandte Passwort an. Das neue Passwort muss zwischen 9 und 12 Zeichen lang sein, einen Groß- und Kleinbuchstaben sowie eine Zahl enthalten. Nach erfolgreicher Änderung erscheint ein Dialogfeld Bestätigungshinweis. Informationen zur Erstanmeldung: Bei der ersten Anmeldung werden Sie gebeten die Online Nutzungshinweise zu lesen und zu akzeptieren. Bitte akzeptieren Sie die Nutzungshinweise; bei Nichtakzeptanz erfolgt kein Zugang. Außerdem werden Sie aufgefordert Ihre Kontakdaten zu prüfen und ggf. zu aktualisieren. Zudem können Sie festlegen, ob Sie eine Benachrichtigung für neue Rechnungen erhalten möchten. 5

6 Allgemeine Passwortänderung: Alle sechs Monate müssen Sie aus Sicherheitsgründen Ihr Passwort ändern bzw. ein neues Passwort anlegen. Gehen Sie hierzu auf der Hauptseite des Portals auf Mein Profil und anschließen auf der nachfolgenden Seite auf Passwort ändern. Folgen Sie nun den Anweisungen des nächsten Fensters (siehe oben: Passwortänderung nach Erstanmeldung). 6

7 So können Sie Ihre Rechnung bearbeiten: Um Ihre Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link Rechnung in der . Sofern Sie sich bereits in Shell Card Online angemeldet haben, werden Sie danach direkt auf das Rechnungsportal zu Ihrer aktuellen Rechnung weitergeleitet. Andernfalls werden Sie aufgefordert sich in Shell Card Online mit Ihrer Adresse oder UserID und Ihrem SCOL Passwort anzumelden. Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie dann automatisch zu Ihrer aktuellen Rechnung im Rechnungsportal weitergeleitet. 7

8 Das Rechnungsportal: Im Rechnungsportal finden Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen der letzten 13 Monate. Im Bereich Einfache Suche können Sie gezielt nach einer bestimmten Rechnung suchen. Ihnen stehen verschiedene Optionen zur Bearbeitung Ihrer Rechnung zur Verfügung: Durch einen Klick auf die Rechnungsnummer in der Übersicht, öffnet sich, je nach genutztem Browser ein einzelnes PDF-Dokument mit Ihrer Rechnung. Sie können diese Rechnung anschauen, prüfen, ausdrucken oder weiterleiten. 8

9 Um die Originalrechnung herunterzuladen und zu speichern, wählen Sie zunächst die Rechnung(en) durch einen Klick in der Spalte Auswählen aus und klicken Sie danach auf Herunterladen: Klicken Sie auf der folgenden Seite auf Datei herunterladen. Je nach Betriebssystem und genutztem Browser öffnet sich ein Dialogfenster zum Herunterladen der ZIP-Datei. Die heruntergeladene Datei wird als ZIP-Archiv auf Ihrem Computer gespeichert. 9

10 Entpacken Sie die ZIP-Datei mit einem auf Ihrem Rechner entsprechenden Archivierungsprogramm. Danach können Sie auf Ihre Rechnungen zugreifen. Die elektronische Rechnung wird als PDF-Dokument und mit der dazugehörigen Unterschrift gespeichert. Bedeutung der Symbole in der Rechnungsübersicht Rechnung wird in Kürze gelöscht Rechnung wurde angesehen, aber noch nicht heruntergeladen Rechnung wurde heruntergeladen Neue Rechnung, noch nicht bearbeitet Rechnung wurde heruntergeladen und wird im Online Portal in Kürze gelöscht. 10

11 euroshell card YOUR PARTNER ON THE ROAD euroshell Deutschland GmbH & Co. KG Suhrenkamp 71 77, Hamburg Tel.: +49 (0) 40 / card-kundenservice-de@shell.com 11