Der elektronische Rechnungsservice von Shell Card Online Benutzerhandbuch. Version 2.6

Transkript

1 Der elektronische Rechnungsservice von Shell Card Online Benutzerhandbuch Version 2.6 September 2011

2 Inhalt 1 Zugriff auf den elektronischen Rechnungsservice von Shell Card Online Direkter Zugriff Über Shell Card Online Was passiert, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben? Nutzung des elektronischen Rechnungsdiensts Erstmalige Anmeldung Funktion Kontakt : Funktion Selbstmanagement : Ihre Benutzerdaten Funktion RECHNUNGEN (Suche nach einer Rechnung) Ihre Rechnung anzeigen Ihre Rechnung herunterladen Einen Prüfbericht herunterladen Weitere Hilfe Zugriff auf das Benutzerhandbuch /21

3 1 Zugriff auf den elektronischen Rechnungsservice von Shell Card Online Direkter Zugriff: Drücken Sie auf den Hyperlink in der , die Sie erhielten, als Sie sich für den Dienst registriert haben, oder Über Shell Card Online: Geben Sie die folgende URL in Ihren Browser ein: und klicken Sie auf Elektronische Rechnung im Portal Meine Zugangskontrolle. 1.1 Direkter Zugriff Wenn Sie direkt im e-invoicing-bereich einsteigen, finden Sie eine Anmeldungsseite ähnlich der folgenden Abbildung: Sprache wählen bzw. ändern Abb. 1: Die Anmeldungsseite Sie müssen Ihre User ID und Ihr Passwort hier eingeben. 1.2 Über Shell Card Online Falls Sie über die Anmeldungsseite von Shell Card Online einsteigen, gelangen Sie zum folgenden Bildschirm: 3/21

4 e-invoicing auswählen Abb. 2: Die Startseite von Shell Card Online Sie müssen auf Elektronische Rechnung im Portal Meine Zugangskontrolle klicken. 1.3 Was passiert, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben? Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, verwenden Sie bitte die Funktion Mein Passwort vergessen auf der Anmeldungsseite. Damit wird ein neues Systempasswort erstellt, das automatisch an Ihre -Adresse geschickt wird. Passwort vergessen Abb. 3: Habe mein Passwort auf dem Anmeldungsbildschirm von Shell Card Online vergessen 4/21

5 Passwort vergessen Abb. 4: Habe mein Passwort auf dem Anmeldungsbildschirm von e-invoice vergessen Daraufhin wird einer der folgenden Bildschirme dargestellt: Geben Sie Ihre User ID ein Abb. 5: Neues Passwort beantragen 5/21

6 Geben Sie Ihre User ID ein Abb. 6: Neues Passwort beantragen Sie müssen auf diesen Bildschirmen Ihre User ID eingeben und auf Absenden drücken. Sie werden unverzüglich ein neues Passwort erhalten. 6/21

7 2 Nutzung des elektronischen Rechnungsdiensts 2.1 Erstmalige Anmeldung Bei der erstmaligen Anmeldung können Sie folgendem Fenster wichtige Informationen über den elektronischen Rechnungsdienst entnehmen. Bitte lesen Sie diese Informationen gründlich durch. Abb. 7: Wichtige Informationen über den e-rechnungsdienst Drücken Sie auf den Link "Allgemeine Geschäftsbedingungen": Es wird ein PDF-Dokument geöffnet, das Sie zur Referenz herunterladen können. 7/21

8 2.2 Funktion Kontakt : Hier werden die Kontakttelefonnummer und -Adresse des Shell-Kundendiensts angezeigt, an den Sie sich bei benötigter Unterstützung wenden können. Abb. 8: Shell kontaktieren 8/21

9 2.3 Funktion Selbstmanagement : Ihre Benutzerdaten Abb. 9: Selbstmanagement Sie können Ihre individuellen Benutzereinstellungen für folgende Punkte ändern bzw. korrigieren: Sprache -Adresse Telefonnummern Aktivierung der -Benachrichtigung für e-invoicing Falls Sie die e-invoice-benachrichtigungs- aktivieren, erhalten Sie jedes Mal, wenn eine neue Rechnung zum Herunterladen bereitsteht, eine Benachrichtigungs- ähnlich dem folgenden Beispiel: 9/21

10 Benachrichtigungs- Ihre neue Rechnung steht für Sie bereit auf Rechnungsnummer: xxxxxxxxxx Rechnungsdatum: JJJ/MM/TT Bruttobetrag: xxxxxxx,xx GBP Fälligkeitsdatum: JJJJ/MM/TT Sehr geehrte/r $KUNDIN/KUNDE$, Ihre elektronische Rechnung steht zum Herunterladen bereit. Sie können sich mit Ihrer User ID und Ihrem Passwort bei der e- Rechnungsanwendung auf anmelden. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über die Funktion "Mein Passwort vergessen" auf der Anmeldungsseite ein neues Passwort beantragen. Die elektronische Unterschrift wird beim Herunterladen Ihrer Rechnungen automatisch geprüft. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie alle drei Bestandteile der Rechnung (d. h. Rechnungs- PDF-Datei, Prüfberichts-PDF-Datei und XML-Datei mit der Unterschrift) herunterladen und archivieren. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch, das Sie durch Klicken auf den Link oben auf der e-rechnungsstartseite aufrufen können. Shell Card Online Der neue Weg zur Zusammenarbeit mit Shell: Online-Zugriff rund um die Uhr Kartensperre Personalisierte Transaktionsberichte Alarme zur Sicherung Ihrer Flotte Um weitere Informationen zu erhalten: Hier klicken Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie jede Rechnung innerhalb von 13 Monaten ab dem Rechnungsdatum herunterladen und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen elektronisch speichern. Mit freundlichen Grüßen, Shell Card Team Diese wurde automatisch erstellt. Bitte antworten Sie nicht direkt darauf. Falls Sie Fragen haben, lesen 10/21

11 Sie bitte auf unserer Webseite nach: Sich aus der Mailingliste austragen Datenschutzerklärung Allgemeine Geschäftsbedingungen $SHELL-ADRESSE$ Abb. 10: Beispiel einer Benachrichtigungs- 2.4 Funktion RECHNUNGEN (Suche nach einer Rechnung) Wenn Sie auf die Rechnungen -Taste in der grauen Leiste klicken, gelangen Sie zum folgenden Bildschirm: Abb. 11: Einfache Suche Sie können entweder auf "Suchen" ohne Angabe von Suchkriterien klicken, woraufhin alle verfügbaren elektronischen Rechnungen für die Externe Kunden-ID/Super Siras-Kunden-ID, für die der Benutzer registriert ist, angezeigt werden: 11/21

12 Abb. 12: Ergebnis einer einfachen Suche Oder Sie geben einige Suchkriterien im Bildschirmmenü Einfache Suche ein: Rechnungsnummer Rechnungsstatus (neu, angesehen, heruntergeladen, wiederhergestellt) Ausstellungsdatum Fälligkeitsdatum Bruttobetrag Externe Kunden-ID Super Siras-Kunden-ID Den Status einer Rechnung erkennen Sie an ihrem "Statussymbol": Neue Rechnung Angesehene Rechnung Heruntergeladene Rechnung Rechnung, die (zukünftig) gelöscht wird 2.5 Ihre Rechnung anzeigen Falls Sie die Rechnung einfach nur anzeigen wollen, klicken Sie auf die Rechnungsnummer oder das Statussymbol, um sie in Adobe Reader zu öffnen. Kontrollkästchen und Schaltfläche zum Herunterladen 12/21

13 Nur zur Ansicht Abb. 13: Ihre Rechnung anzeigen 2.6 Ihre Rechnung herunterladen Wählen Sie die herunterzuladende Rechnung aus, indem Sie das Kontrollkästchen markieren, und drücken Sie auf die Herunterladen -Schaltfläche. Sie können eine Rechnung, mehrere oder alle Rechnungen auswählen. Sie müssen mindestens eine Rechnung aus der Ergebnisliste wählen! Zum Herunterladen die Kontrollkästchen markieren und auf Herunterladen drücken. Abb. 14: Ihre Rechnung herunterladen 13/21

14 Nachdem Sie Ihre herunterzuladende Rechnung gewählt haben, wird das folgende Dialogfenster dargestellt: Abb. 15: Öffnen Sie die gepackte Rechnungsdatei. Wenn Sie entweder auf "Öffnen" oder "Speichern" drücken, erscheint das Fenster (.zip): Abb. 16: Extrahieren Sie die PDF- und XML-Dateien. Das Fenster enthält die folgenden Dokumente: o Ihre Rechnung im Adobe Acrobat-Dokumentenformat (PDF) o Die Bestätigung der elektronischen Unterschrift im XML-Format Drücken Sie auf Extrahieren, um beide Dateien in Ihren Archiven in einem lokalen Server-Ordner abzuspeichern. 14/21

15 Wählen Sie den Bereich auf Ihrer lokalen Festplatte, wo Sie Ihre Rechnungen archivieren wollen. Abb. 17: Wählen Sie vor dem Extrahieren einen Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte oder Ihrem Server. Drücken Sie auf "Extrahieren": Ein Ordner mit der Rechnungsnummer wird erstellt und die einfachen Dateien werden in diesem Ordner gespeichert. Bitte beachten: Die XML-Datei ist wichtig. Die elektronische Rechnung muss auf Ihre Authentizität überprüft werden, und Sie sollten diese Datei deshalb immer zusammen mit der PDF-Datei speichern! 15/21

16 Abb. 18: Ein Ordner mit der Rechnungsnummer als Name wird automatisch erstellt.. Sie werden anschließend automatisch zum Fenster "Download-Ergebnis" (Abb. 19) weitergeleitet. Nach dem erfolgreichen Herunterladen Ihrer elektronischen Rechnung bitte mit der Taste "Ja" betätigen. Abb. 19: Bildschirm "Download-Ergebnis" 2.7 Einen Prüfbericht herunterladen 16/21

17 Zum Herunterladen eines Prüfberichts klicken Sie zuerst auf den Prüf-Link. Diese Seite gestattet Ihnen die Prüfung der elektronischen Unterschrift, die zur Unterzeichnung Ihrer Rechnungen verwendet wird. Falls die Prüfung erfolgreich ist, wird ein Prüfbericht zum Herunterladen erstellt. Zum Start des Prüfvorgangs müssen Sie Ihr(e) Rechnungsdokument(e) aus Ihren Archiven hochladen. Abb. 20: Prüfung Ihrer Rechnung Schritt 1: Dokument hochladen: Durchsuchen Sie Ihren Archivordner, wählen Sie die PDF-Datei der zu überprüfenden Rechnung und laden Sie sie hoch. Schritt 2: Nachweiselement hochladen: Durchsuchen Sie Ihren Archivordner, wählen Sie die XML-Datei, die mit der zu überprüfenden PDF-Rechnung verknüpft ist, und laden Sie sie hoch. Diese beiden Dateien sollten beim Herunterladen der Rechnung im selben Ordner gespeichert worden sein. 17/21

18 Abb. 21: Prüfung Ihrer Rechnung: die Dateien auswählen Abb. 21: Prüfung Ihrer Rechnung Nach Auswahl und Hochladen der beiden Dateien (PDF und XML) drücken Sie auf die Überprüfen -Schaltfläche, woraufhin die Nachricht "Anfrage wird bearbeitet" angezeigt wird. 18/21

19 Abb. 22: Bildschirm "Prüfergebnis" Die Ergebnisseite zeigt die Nachricht Überprüfung erfolgreich an und ein PDF-Prüfbericht wird zum Herunterladen erstellt: 19/21

20 Sie sind verpflichtet, alle drei Dokumente herunterzuladen und elektronisch zu archivieren, denn im Falle einer Steuerprüfung werden Sie aufgefordert, alle drei Dokumente vorzulegen. Rechnungs-PDF XML-Datei Prüfbericht Laden Sie alle Rechnungen innerhalb von 13 Monaten herunter! Nach 13 Monaten werden die Rechnungen nicht länger zum Herunterladen verfügbar sein. 20/21

21 3 Weitere Hilfe 3.1 Zugriff auf das Benutzerhandbuch Der Link zum Benutzerhandbuch findet sich unter HILFE am oberen Bildschirmrand der e- Rechnungsanwendung: Abb. 23: Hilfe 21/21