Erste Schritte Erste Schritte beschreibt die wichtigsten Arbeiten bezüglich Adresserfassung, Auftrags-Abwicklung, Lieferscheine, Rechnungen, Kassa, u.s.w.
Inhaltsverzeichnis Inhalt Erste Schritte... 1 Inhaltsverzeichnis... 2 FlexBüro starten... 3 Adressen suchen... 4 Adressverwaltung... 5 Neue Adresse erfassen... 6 Offerte, Lieferscheine, Auftragsbestätigung, etc.... erstellen... 7 Artikel aus der Preisliste übernehmen... 9 Preisliste einrichten... 10 Rechnung erstellen... 11 Verbuchen in die Kasse und Voreinstellungen... 12 Kassa... 13 Weitere Hilfe / Generell... 14 Suchen / Sortieren... 15 2
FlexBüro starten Doppelklicken Sie "Starter.fp7". Dies ist Ihre Zentrale, von hier aus gelangen Sie effizient zu den gewünschten Eintragungen. 3
Adressen suchen Klicken Sie im Starter auf den Reiter Adressen (1x klicken). Oder: Geben Sie im weissen Kasten den Anfangs-Buchstaben oder mehrere vom gesuchten Namen oder Firmenbezeichnung ein und klicken Sie auf Adresse unterhalb. So werden alle gefundenen Adressen in der Listenansicht angezeigt. Im Listenmodus klicken Sie auf das Viereck am Zeilenanfang und gelangen zum Adress Detail. 4
Adressverwaltung Grundsätzlich befinden Sie sich im "Anschauen" auch Blättern-Modus genannt. Sie können mit den angedeuteten Karteikartensymbolen im linken grauen Balken des Fensters durch die Adressen blättern, wie Sie dies von normalen Karteikasten kennen. 5
Neue Adresse erfassen Klicken Sie auf den Knopf "neu" und erstellen Sie eine neue Adresse. Mit der Tabulatortaste können Sie von einem Feld ins andere springen. Die Adresse wird automatisch gespeichert. Kontrollieren Sie die Adresse in der Adressvorschau rechts neben den Eingabe-Feldern Firma, Name, Vorname,... Hinweis: Falls Leerzeilen in der Adressvorschau vorkommen haben Sie vermutlich in einem Feld eine Zeilenschaltung eingegeben. Zusätzliche Adressinformationen 6
Offerte, Lieferscheine, Auftragsbestätigung, etc. erstellen Klicken Sie von der gewünschten Adresse auf Offerte/AB/LS. Sie werden gefragt, ob eine neue Offerte/AB/LS... von diesem Kunden erstellt werden soll. Wählen Sie aus zwischen "blättern" (in Offerte/AB/LS... blättern ohne eine neue zu erstellen) oder "ok" (um eine neue zu erstellen). 7
Wählen Sie als erstes die Art: Lieferschein, Auftragsbestätigung, Offerte, Bestellung, usw. 8
Artikel aus der Preisliste übernehmen Klicken Sie in "Artikel-Nr." es erscheint eine Liste, der von Ihnen favorisierten Artikel. Mit der Dreiecktaste können Sie Artikel suchen indem Sie im ArtikelNr. Feld z.b. "Kal" eingeben und auf die runde dahinterliegende Dreieckstaste klicken. Es werden alle Artikel die "Kal" enthalten aufgelistet. Klicken Sie den gewünschten Artikel an um diesen beispielsweise in die aktuelle Offerte zu übernehmen. 9
Preisliste einrichten Richten Sie Ihre eigene Preisliste ein. ArtikelNr. können favorisiert werden, durch das Ankreuzen des Feldes links, werden diese Artikel in der Offerte, LS, Rechnungen unter "Artikel-Nr." aufgelistet. Nehmen Sie jegliche Artikel in der Preisleiste auf und stellen Sie so sicher, dass immer der richtige MWST- Satz ausgewählt wird. Es können auch Arbeits- oder Dienstleistungen ohne Text, nur mit der Angabe des Ansatzes erfasst werden. Sortier-Funktion: Artikel, die nicht in der Preisliste sind oder keinen Sortcode haben, werden bei Off/ Rechnung unten eingeordnet. Artikel die zwingend am Schluss stehen sollen: Verwenden Sie sortcode: ZZZZ. Beachten Sie: Wenn Sie mit Sortcode arbeiten, lassen sich bei Offerte/AB/LS/Rechnung keine Positionszeilen mehr zwischen anderen Positionen einfügen. 10
Rechnung erstellen Klicken Sie auf "Rechnung" um die Offerte/AB/LS als erledigt zu markieren und um daraus eine Rechnung zu erzeugen. Alle Artikel werden automatisch übernommen. Die Offerte/AB/LS bleibt gespeichert. Bei der Rechnung können Positionen hinzugefügt/ gelöscht werden. 11
Verbuchen in die Kasse und die Voreinstellungen Nachdem die Rechnung vom Kunden bezahlt wurde, geben Sie das Valutadatum ein und klicken auf "bezahlt". Die Rechnung wird analog Ihren definierten Voreinstellungen verbucht. Bevor Sie mit FlexBüro arbeiten, ist es wichtig alle Voreinstellungen vorzunehmen. Kontrollieren Sie, ob z.b. bei Kassa "Automatisch Rechnungen verbuchen" aktiviert ist. Klicken Sie zum Schluss die Taste "schliessen". 12
Kassa Ist in den Voreinstellungen die Einstellung "Automatisch Rechnung verbuchen" aktiv, der Saldosteuersatz deaktiviert und das Ertragskonto dem Kontoplan entsprechend angegeben, werden die Beträge in die Kasse übernommen. Beim Saldosteuersatz werden die Bruttobeträge übernommen, der Steuersatz kann zusätzlich beim MWST-Schlüssel gewählt und gebucht werden. Im Menu-Kassa können die gewünschten Listen ausgedruckt oder angesehen werden. FlexBüro Pro enthält zusätzlich Bilanz, Erfolgsrechnung, Buchungsliste und MWST-Aufstellung. 13
Weitere Hilfe / Generell Windows CTRL + 1 CTRL + 2 CTRL + 3 zurück zum Ausgangspunkt (CTRL gedrückt halten und 1 drücken) Zur Detailansicht / Eingabemaske Listenansicht Macintosh Apfel + 1 Apfel + 2 Apfel + 3 zurück zum Ausgangspunkt (Apfel gedrückt halten und 1 drücken) Zur Detailansicht / Eingabemaske Listenansicht Bedienungs Tipps, Informationen zur Suche und allgemeine Hilfe finden Sie im FileMaker Handbuch! Den Link dazu finden Sie unter www.filemaker.de Weitere Hilfe finden Sie jeweils beim Anklicken des Reiters "?" oder der Taste "weitere Hilfe". Geben Sie den gewünschten "Suchbefehl" in die Direktsuche ein oder wählen Sie links das gewünschte Thema aus. 14
Suchen/Sortieren Sie geben Suchkriterien (den gesuchten Wert bzw. die gesuchten Werte) in die Felder einer Suchabfrage ein, die aussieht wie ein leerer Datensatz. Suchen nach... Findet...! Doppelte Werte! = Meier Alle Meier, keine Meierhofer = (leer) leeren Feldinhalt 1.1.2003...31.12.2003 Bereich >1.1 ab 1.1. diesen Jahres <=16.11.2004 bis und mit 16.11.2004 M@@er Mayer, Meier,... *mann Bachmann, Kaufmann,... Beachten Sie im Suchmodus auf der linken Seite Symbole. Die Suche kann auch umgekehrt werden. Markieren Sie das Feld ohne (im Statusbereich auf der linken Seite). Suchabfragen können natürlich in allen Dateien gestartet werden In Listen kann mit Klick auf unterstrichenen Titel alphabetisch sortiert werden. So sortieren Sie Datensätze schnell nach einem einzelnen Feld: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: Windows: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld. Mac OS: Halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt, während Sie auf das Feld klicken. 2. Wählen Sie Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren aus dem Kontextmenü. Komplexere Sortierungen erledigen Sie im Datensätze Menu unter "Datensätze sortieren". 15
Programmierung / Support / Verkauf: Bachmann Support Imkerstr. 6 8610 Uster Tel: 044 994 23 94 Fax: 044 994 23 93 support@minibuero.ch www.minibuero.ch