FINANZHILFEVEREINBARUNG für ein: Projekt im Rahmen des ERASMUS+ Programms gemäß Ratsbeschluss zu Erasmus+ (Verordnung Nr.1288/2013) VEREINBARUNG NUMMER Der Pädagogische Austauschdienst der Kultusministerkonferenz Nationale Agentur für EU-Programme im Schulbereich Graurheindorfer Str. 157 53117 Bonn Die Nationale Agentur (im Folgenden: die NA ), zur Unterzeichnung dieser Vereinbarung vertreten durch Gottfried Böttger, und hier im Auftrag der Europäischen Kommission handelnd, im Folgenden bezeichnet als die Kommission, einerseits, und PIC der Einrichtung: im Folgenden die koordinierende Einrichtung, zur Unterzeichnung der Vereinbarung vertreten durch, und die weiteren Zuschussempfänger wie in Anhang VI aufgelistet, im Folgenden gesammelt bezeichnet als die Zuschussempfänger und einzeln als Zuschussempfänger zum Zwecke dieser Vereinbarung, falls eine Bestimmung ohne Unterscheidung zwischen der koordinierenden Einrichtung oder einem anderen Zuschussempfänger erfolgt, andererseits,
VEREINBAREN die Besonderen Bedingungen ( die Besonderen Bedingungen ), Teil I, die Allgemeinen Bedingungen ( Allgemeine Bedingungen ), Teil II, sowie die folgenden Anhänge: Anhang I Projektbeschreibung Anhang II Veranschlagtes Budget Anhang III Finanz- und Vertragsbedingungen Anhang IV Muster der von Zuschussempfänger und Teilnehmer/-innen anzuwendenden Vertragsdokumente Anhang V von den weiteren Zuschussempfängern für die koordinierende Einrichtung zur Verfügung gestellte Vereinbarung ( Mandate ) Anhang VI Liste der weiteren Zuschussempfänger die Bestandteile dieser Vereinbarung ( die Vereinbarung ) sind. Die Besonderen Bedingungen gehen den Allgemeinen Bedingungen vor, wie unter http://www.kmk-pad.org/programme/erasmusplus/bewilligte-projekte.html veröffentlicht. Die Allgemeinen Bedingungen sowie Anhang III sind diesem Vertrag als Anlage zum Verbleib beigefügt. Die Besonderen Bedingungen und die Allgemeinen Bedingungen gehen den übrigen Anhängen vor. Anhang III geht den übrigen Anhängen vor. Anhang II geht Anhang I vor.
TEIL I BESONDERE BESTIMMUNGEN ARTIKEL I.1 - GEGENSTAND DER VEREINBARUNG I.1.1 Die NA gewährt nach Maßgabe der Besonderen und der Allgemeinen Bedingungen sowie der übrigen Anhänge eine Finanzhilfe zur Durchführung des Projekts ( das Projekt ) im Rahmen des Programms Erasmus+, Leitaktion 1: Lernmobilität von Einzelpersonen, wie in Anhang I beschrieben. I.1.2 Mit der Unterzeichnung dieser Vereinbarung nehmen die Zuschussempfänger die Finanzhilfe an und verpflichtet sich, das Projekt eigenverantwortlich durchzuführen. ARTIKEL I.2 INKRAFTTRETEN DER VEREINBARUNG UND LAUFZEIT I.2.1 I.2.2 Die Vereinbarung tritt an dem Tag in Kraft, an dem sie von der letzten Partei unterzeichnet wird. Das Projekt wird zwischen dem 01.06.2015 und 31.05.2017 durchgeführt. Beide Datumsangaben gelten einschließlich. ARTIKEL I.3 - HÖCHSTBETRAG UND FORM DER FINANZHILFE I.3.1. Höchstbetrag Die Finanzhilfe beläuft sich auf höchstens X EUR und wird in Form von Zuschüssen je Einheit und Erstattung tatsächlich entstandener förderfähiger Kosten gemäß den nachstehenden Bestimmungen gewährt: (a) in Art. II. 16 niedergelegte förderfähige Kosten; (b) das in Anhang II niedergelegte veranschlagte Budget; (c) die in Anhang III niedergelegten Finanzkonditionen. I.3.2 Übertragung von Fördermitteln ohne Vertragsänderung Unbeschadet Artikel II.11 und sofern das Projekt entsprechend der Beschreibung in Anhang I umgesetzt wird, sind die Zuschussempfänger zur Anpassung des in Anhang II niedergelegten veranschlagten Budgets durch Übertragung zwischen den verschiedenen Budgetkategorien untereinander berechtigt, wobei eine derartige Anpassung nicht als Vertragsänderung im Sinne von Artikel II.11 gilt, vorausgesetzt dass folgende Regeln eingehalten werden: (a) Die Zuschussempfänger sind berechtigt, bis zu 100 % der Fördermittel, welche der organisatorischen Unterstützung zugeordnet wurden, auf Fahrtkosten und individuelle Unterstützung / Aufenthaltskosten zu übertragen; (b) Die Zuschussempfänger sind berechtigt, Fördermittel, welche einer beliebigen Budgetkategorie zugewiesen wurden, auf die Unterstützung bei besonderem Bedarf (Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung) zu übertragen, selbst wenn der in
Anhang II beschriebenen Unterstützung bei besonderem Bedarf (Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung) ursprünglich keine Fördermittel zugewiesen wurden. ARTIKEL 1.4 BERICHTLEGUNG UND ZAHLUNGSVEREINBARUNGEN Es gelten folgende Berichtlegungs- und Zahlungsbedingungen: I.4.1. Erste Vorauszahlung Die Vorauszahlung dient der Sicherstellung der Liquidität der Zuschussempfänger. Die NA zahlt an die koordinierende Einrichtung innerhalb von 30 Tagen nach Inkrafttreten der Vereinbarung eine erste Vorauszahlung in Höhe von X EUR, welche 80% der in Artikel I.3.1 niedergelegten maximalen Höhe des Zuschusses entspricht. I.4.2 Zwischenberichte und weitere Vorauszahlungen Nicht zutreffend. I.4.3 Abschlussbericht und Antrag auf Zahlung des Restbetrags Innerhalb von 60 Kalendertagen nach dem in Artikel I.2.2 festgesetzten Datum des Projektendes fertigt die koordinierende Einrichtung im Mobility Tool+ einen Abschlussbericht über die Projektdurchführung an und lädt alle Projektergebnisse wie in Artikel I.10.2. beschrieben in VALOR hoch. In diesem Bericht müssen die erforderlichen Informationen zur Begründung des beantragten Betrags auf Grundlage der Zuschüsse je Einheit, sofern der Zuschuss zur Erstattung der Zuschüsse je Einheit dient, oder die tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten gemäß Artikel II.16 und Anhang III enthalten sein. Der Abschlussbericht ist als Zahlungsantrag der koordinierenden Einrichtung für den Restbetrag des Zuschusses zu betrachten. Die koordinierende Einrichtung hat die Vollständigkeit, Zuverlässigkeit und Richtigkeit der in dem Zahlungsantrag für den Restbetrag gemachten Angaben zu bestätigen. Sie hat auch zu bestätigen, dass die entstandenen Kosten als vertragsgemäß förderfähig anzusehen sind, und dass der Zahlungsantrag anhand geeigneter Belege, welche im Rahmen der in Artikel II.20 beschriebenen Kontrollen oder Prüfungen vorgelegt werden können, begründet ist. I.4.4 Zahlung des Restbetrags Die einmalige Zahlung des Restbetrags dient der Erstattung oder Deckung der verbleibenden Anteile der den Zuschussempfängern durch die Durchführung entstandenen förderfähigen Kosten nach Ablauf des in Artikel I.2.2 niedergelegten Zeitraums. Unbeschadet Artikel II.17.2 und II.17.3 erfolgt die Zahlung des in Höhe des Restbetrages fälligen Betrags durch die NA innerhalb von 60 Kalendertagen.
Die Höhe des Betrags wird im Anschluss an die Genehmigung des Abschlussberichts und gemäß Unterabsatz 4 festgesetzt. Die Genehmigung des Abschlussberichts ist nicht als Anerkennung der Vorschriftsmäßigkeit oder der Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Erklärungen und Angaben auszulegen. Der in Höhe des Restbetrags fällige Betrag ergibt sich durch Abzug des Gesamtbetrags der bereits geleisteten Vorauszahlung(en) vom Endbetrag des gemäß Artikel II.18 festgesetzten Zuschusses. Übersteigt der Gesamtbetrag der früheren Zahlungen den Endbetrag des gemäß Artikel II.18 festgesetzten Zuschusses, kann die Zahlung des Saldos die Form einer Rückforderung gemäß Artikel II.19 annehmen. I.4.5 Nichtvorlage von Unterlagen Hat die koordinierende Einrichtung die Übermittlung eines fälligen Zwischenberichts oder Abschlussberichts unterlassen, sendet die NA innerhalb von 15 Kalendertagen nach Ablauf der Frist eine förmliche Erinnerung. Unterlässt die koordinierende Einrichtung weiterhin die Übermittlung des Berichts innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Erinnerung, behält sich die NA das Recht zur Kündigung der Vereinbarung gemäß Artikel II.15.2.1 (b) vor und verlangt die Erstattung des vollständigen Betrages der Vorauszahlungen gemäß Artikel II.19. I.4.6 Sprache, in der die Zahlungsanträge und Berichte abzufassen sind Sämtliche Zahlungsanträge und Berichte sind in deutscher Sprache vorzulegen. I.4.7. Umrechnung von in anderer Währung entstandenen Kosten in Euro Siehe Artikel II.17.6 der Allgemeinen Bedingungen. ARTIKEL 1.5 - BANKKONTO Die Zahlungen erfolgen auf folgendes Konto des Empfängers: Name der Bank: Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: IBAN:
ARTIKEL I.6 FÜR DEN DATENSCHUTZ VERANTWORTLICHER UND KONTAKTDATEN DER PARTEIEN I.6.1 Datenschutzbeauftragte/r Der für den Datenschutz Verantwortliche im Sinne von Artikel II.6 ist: Der Pädagogische Austauschdienst der Kultusministerkonferenz Nationale Agentur für EU-Programme im Schulbereich I.6.2 Kontaktdaten der NA Mitteilungen an die NA werden an folgende Adresse gesendet: Der Pädagogische Austauschdienst der Kultusministerkonferenz Graurheindorfer Str. 157 53117 Bonn erasmusplus-schulbildung@kmk.org I.6.3 Kontaktdaten des Zuschussempfängers Mitteilungen von der NA an die Zuschussempfänger werden an folgende Adresse gesendet: ARTIKEL 1.7- SCHUTZ UND SICHERHEIT DER TEILNEHMER/-INNEN Die Zuschussempfänger richten wirksame Verfahren und Vorkehrungen zur Sicherstellung der Sicherheit und des Schutzes der Teilnehmer/-innen in deren Projekten ein. Die Zuschussempfänger stellen Versicherungsschutz für die an Mobilitätsaktivitäten im Ausland beteiligten Teilnehmer/-innen sicher. ARTIKEL I.8 ANWENDBARES RECHT UND STREITBEILEGUNG I.8.1 Für diese Vereinbarung gilt deutsches Recht. I.8.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten zwischen der NA und einem Zuschussempfänger, die sich hinsichtlich Auslegung, Anwendung oder Gültigkeit der Vereinbarung ergeben, ist das gemäß geltendem nationalen Recht zuständige Gericht, sofern derartige Streitigkeiten nicht außergerichtlich beigelegt werden können. ARTIKEL I.9. - ZUSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN ZUR NUTZUNG DER ERGEBNISSE (EINSCHLIESSLICH GEISTIGER EIGENTUMSRECHTE UND GEWERBLICHER SCHUTZRECHTE)
Sofern die Zuschussempfänger im Rahmen des Projekts Bildungsmaterialien erstellen, werden diese zusätzlich zu der Bestimmung aus Artikel II.8.3 durch offene Lizenzen kostenlos über das Internet zugänglich gemacht. ARTIKEL I.10 NUTZUNG VON IT-TOOLS I.10.1 Mobility Tool+ Die koordinierende Einrichtung ist zur Nutzung des webbasierten Mobility Tools zur Erfassung sämtlicher Informationen im Zusammenhang mit den unternommenen Mobilitätsaktivitäten einschließlich Aktivitäten mit einem zero grant (Nullzuschuss) aus EU-Fördermitteln für die gesamte Mobilitätsdauer und zur Anfertigung und Übermittlung des Zwischenberichts (sofern im Mobility Tool+ verfügbar) und des Abschlussberichts verpflichtet. Während des Mobilitätsprojekts müssen die Zuschussempfänger neue Details bezüglich der Teilnehmenden und der Mobilitätsaktivitäten mindestens einmal im Monat eingeben und aktualisieren. I.10.2 VALOR-Verbreitungsplattform Die koordinierende Einrichtung kann die Verbreitungsplattform auf der Website http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ gemäß den auf VALOR zur Verfügung gestellten Anweisungen verwenden, um die Projektergebnisse zu verbreiten. ARTIKEL I.11- ZUSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN ZUR UNTERVERGABE Durch Abweichung sind die in Artikel II.10.2 Buchstaben (c) und (d) niedergelegten Bestimmungen nicht anwendbar. ARTIKEL I.12 NICHT ANWENDBARE BESTIMMUNGEN AUS DEN ALLGEMEINEN BEDINGUNGEN Folgende Bestimmungen aus Teil II Allgemeine Vertragsbedingungen sind nicht anwendbar: II.16.2.2, II.16.2.3, II.16.2.4 sowie II.16.4.2 und-ii.16.4.3. ARTIKEL I.13 UNTERSTÜTZUNG DER TEILNEHMER/-INNEN Sofern die Durchführung des Projektes die Gewährung der Unterstützung der Teilnehmer/- innen erfordert, leistet der Zuschussempfänger diese Unterstützung gemäß den in Anhängen I und IV aufgeführten Bedingungen, wobei diese Bedingungen mindestens enthalten: (a) den maximalen Betrag der Fördermittel, welcher pro Teilnehmer/-in EUR 60 000 nicht übersteigen soll, (b) die Kriterien zur Festsetzung des genauen Förderbetrags; (c) die förderfähigen Aktivitäten des Teilnehmers / der Teilnehmerin auf Grundlage einer feststehenden Liste;
(d) die Festlegung der förderfähigen Personen oder Personenkreise; (e) die Kriterien zur Fördermittelgewährung. Entsprechend den in Anhang IV dargelegten Dokumenten wird der Zuschussempfänger entweder die Fördermittel für die Budgetkategorien Fahrtkosten, individuelle Unterstützung / Aufenthaltskosten, Zuschuss zur sprachlichen Unterstützung und Kursgebühren in voller Höhe an die Teilnehmer/-innen an Mobilitätsmaßnahmen überweisen, wobei die in Anhang III aufgeführten Beträge für die Zuschüsse je Einheit gelten; oder die Förderung für die Budgetkategorien Fahrtkosten, individuelle Unterstützung / Aufenthaltskosten, Zuschuss zur sprachlichen Unterstützung und Kursgebühren der Teilnehmer/-innen an Mobilitätsmaßnahmen in Form von Bereitstellung der notwendigen Beförderung / Versorgung / sprachlicher Unterstützung erbringen. In diesem Fall hat der Zuschussempfänger sicherzustellen, dass die Beförderung, die Versorgung und die sprachliche Unterstützung den erforderlichen Qualitäts- und Sicherheitsstandards entsprechen. Die Zuschussempfänger können die beiden im vorstehenden Absatz dargelegten Auswahlmöglichkeiten kombinieren, sofern sie eine gerechte und gleiche Behandlung aller Teilnehmer/-innen sicherstellen. In diesem Fall gelten die auf jede Auswahlmöglichkeit anwendbaren Bedingungen auf die Budgetkategorien, auf die die jeweilige Auswahlmöglichkeit angewandt wird. ARTIKEL I.14 ZUSÄTZLICHE BESTIMMUNG ZUM MONITORING UND ZUR EVALUATION Der Pädagogische Austauschdienst hat ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9000:2008 eingeführt. Im diesem Rahmen erhebt der PAD regelmäßig die Zufriedenheit seiner Kunden mit seinen Leistungen. Der PAD wird der Kontaktperson nach Ablauf der Vertragslaufzeit einen Link zu einem Online-Fragebogen zusenden. Die Kontaktperson ist gebeten, diesen Fragebogen auszufüllen. UNTERSCHRIFTEN Für den Zuschussempfänger [Vorname / Nachname] Für die NA [Vorname / Nachname] Unterschrift Ort und Datum Unterschrift Ort und Datum