Personalabrechnung Januar PTF 2014 Version 3 Release 03 Januar 2014 Hinweise zur Januarabrechnung 2014 copyright Infoniqa Payroll GmbH Hanns-Klemm-Straße 5 71034 Böblingen
Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Kein Teil darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Overheadfolie, etc.) ohne vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dies gilt insbesondere für die Erstellung von Kurs- und Schulungsunterlagen. In diesem Dokument werden Hinweise gegeben, die unbedingt vor der Januarabrechnung beachtet werden müssen. Ohne Installation dieses Januar PTFs ist keine Abrechnung in 2014 möglich. Ausführliche Informationen zu gesetzlichen Änderungen für den Zeitraum ab 1.1.2014 können der Leistungsbeschreibung des Änderungsdienst/Versionswechsels Version 3 Release 03 entnommen werden. Installationstermin Dieses Januar PTF muss unbedingt zur Abrechnungsperiode Januar 2014 installiert werden. Wichtige Hinweise Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in Kapitel 1 Installation. Mit der Installation dieses Januar PTFs wird die Abrechnungsperiode Februar 2014 gesperrt. Hotline Nutzen Sie bitte die komfortable Online-Ticket-Erfassung. Wählen Sie dazu in der Grafischen Oberfläche unter Extras den Punkt Ticketerfassung. Selbstverständlich kann die Ticketerfassung auch weiterhin über unsere Homepage www.infoniqapayroll.de aufgerufen werden. Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 2
Inhaltsverzeichnis 1 IPR-Desktop... 4 2 Installation... 4 3 ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale... 5 4 Lohnsteuerroutine 2014... 5 5 Lohnsteueranmeldungen 2014... 5 6 DEÜV-Meldungen... 5 7 Firmenwagenabrechnung... 5 8 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Datenbaustein DBBV... 5 9 Wertkonten... 5 10 Jahresentgeltgrenzen... 6 11 Bescheinigungen... 7 12 Kurzarbeitergeld (Kug)... 7 13 Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar 2013... 8 13.1 Krankenkassenbeitragssätze... 8 13.2 UV-/GT-/BV-Stammdaten... 8 13.3 Bankleitzahlen... 8 14 Abschlussarbeiten für das Jahr 2013... 9 14.1 Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen... 9 14.2 Schwerbehindertenmeldungen... 9 14.3 Meldungen, Lohnnachweis... 9 14.4 Jahreslohnkonto drucken... 9 15 Schlussbemerkungen... 10 Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 3
Wichtiger Hinweis Nach dem Herunterladen und der automatischen Installation dieses Januar PTFs muss ein Programm gestartet werden, das die Installation abschließt: Stellen Sie sicher, dass kein Lohnanwender und keine Lohnjobs aktiv sind! Bitte melden Sie sich als LOHNINST an. Geben Sie den Direktaufruf LCMD ein. Mit der Eingabe von CALL CLGI2014 wird das Programm aufgerufen. Verlassen (F3) Sie den Eingabeschirm und melden Sie sich als LOHNINST ab (Auswahl 90). 1 IPR-Desktop Beachten Sie bitte auch die neuesten Updates für den IPR-Desktop, die Ihnen zum Herunterladen bereitgestellt werden. 2 Installation Mit der Installation des Januar-PTFs werden alle notwendigen Programm- und Dateiänderungen für Infoniqa Payroll installiert. Durch den einmaligen Aufruf des Programms CLGI2014 werden Ergänzungen für die Abrechnungen ab Januar 2014 durchgeführt. Sollte der Aufruf dieses Programms unterbleiben, wird bei jedem Aufruf einer Infoniqa Payroll Funktion die nachfolgende Meldung angezeigt. Um die Durchführung der Abrechnungen ab Januar 2014 zu ermöglichen, müssen unbedingt die Anweisungen befolgt werden. Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 4
3 ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Mit diesem PTF werden Anpassungen für die Bearbeitung von ELStAM Meldungen bereitgestellt. Der Ablauf und die Beschreibung des Verfahrens werden in der Funktionsbeschreibung ELStAM dokumentiert. Die Funktionsbeschreibung steht in Kürze zum Download bereit. In einigen Fällen wurden von der Finanzbehörde ELStAM mit Steuerklasse II (ohne Kinderfreibetrag) bereitgestellt. Diese von ELStAM (falsch) gelieferten Abrechnungsmerkmale führen zu Lohnsteuerbescheinigungen, die im ELSTER-Lohnsteuerbescheinigungs-Verfahren als fehlerhaft abgelehnt werden. Bitte beachten Sie unsere aktuellen Hinweise zu den ELStAM-Problemen im Kunden-Bereich unserer Homepage. 4 Lohnsteuerroutine 2014 Die Steuerroutine wird mit Installation des Januar PTFs ausgeliefert. 5 Lohnsteueranmeldungen 2014 Die Lohnsteueranmeldungen für 2014 können aktuell noch nicht abgegeben werden. Sobald die Finanzbehörden die Freigabe erteilt haben, werden wir Sie informieren. 6 DEÜV-Meldungen Alle DEÜV-Jahresmeldungen werden erstmalig in 2014 automatisch mit der Januar Abrechnung erstellt - die Laufzeit der Nettolohnabrechnung für diesen Monat verlängert sich erheblich. Es ist zu beachten, dass bei Korrekturen im Februar und März, diese DEÜV-Meldungen storniert und nochmals erstellt werden. Bitte beachten Sie unbedingt die Abgabefrist 15.2. und versenden die Meldungen fristgerecht! 7 Firmenwagenabrechnung Die automatische Bereitstellung der Festen Funktionen 140-142 ist (entgegen der Ankündigung im November) nicht Inhalt dieses PTFs. Die Funktion wird in einem der nächsten PTFs nachgereicht. 8 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Datenbaustein DBBV Mit der Installation des Änderungsdienstes V03R03 wurde unter bestimmten Konstellationen der Datenbaustein DBBV entfernt. Das führte dazu, dass die AAG-Anträge weder zur Ansicht noch zum Druck aufgerufen werden konnten. Mit der Installation dieses PTFs werden eventuell fehlende Datenbausteine wiederhergestellt. Im Anschluss können die Anträge wie gewohnt angezeigt und gedruckt werden. 9 Wertkonten Der Aufbau der Prüf-/Buchungsliste für Wertguthaben wird in diesem PTF angepasst. Inhalt und Aufbau der der Prüf-/Buchungsliste für Wertguthaben Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 5
10 Jahresentgeltgrenzen Die Jahresentgeltgrenzen für die Analyse der JAE Grenzen wurden an die aktuellen Werte angepasst. Im Menu Auswertungen und Berichte Abrufen Auswertungen SV-PRUEFLI Analyse JAE Grenzen Eingabe Monat und Jahr kann die Liste erstellt werden. Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 6
11 Bescheinigungen Die nachfolgenden Bescheinigungen wurden an die gesetzlichen Vorgaben angepasst. 2.1 Arbeitsbescheinigung 2.2 Einkommensbescheinigung 3.1 Auskunft über Arbeitseinkommen (Verdienstbescheinigung für Gerichte) 3.7 Verdienstbescheinigung gemäß 117 Zwölftes Buch Sozialgesetzbuch 3.8 Verdienstbescheinigung für Unterhaltsvorschuss- und Vormundschaftsangelegenheiten 12 Kurzarbeitergeld (Kug) Die Formulare Kug 107 und Kug 108 wurden an die gesetzlichen Vorgaben angepasst. Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 7
13 Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar 2013 13.1 Krankenkassenbeitragssätze Mit Installation des Januar PTFs werden die Krankenkassenbeitragsdaten (eventuell auch rückwirkend) ausgetauscht. Wichtig nach der Installation des PTFs: Anmeldung mit dem Lohnadministrator LOHNADMIN Datenbanken anzeigen/verwalten Krankenkassenbeitragssätze Prüflauf Krankenkassenbeitragssätze aktualisieren 13.2 UV-/GT-/BV-Stammdaten Mit Installation des Januar PTFs werden die UV-/GT-/BV-Stammdaten automatisch (eventuell auch rückwirkend) aktualisiert. 13.3 Bankleitzahlen Mit Installation des Januar PTFs werden die Bankleitzahlen bei Bedarf (das aktuellste Verzeichnis vom 09.12.2013 ist nicht installiert) automatisch ausgetauscht. Wichtig nach der Installation des PTFs: Anmeldung mit dem Lohnadministrator LOHNADMIN Datenbanken anzeigen/verwalten Deutsches Bankenverzeichnis aktualisieren Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 8
14 Abschlussarbeiten für das Jahr 2013 14.1 Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Termin: spätestens 28.02.2014 14.2 Schwerbehindertenmeldungen Termin: spätestens 31.03.2014 Mit dem IPR-Desktop können die Schwerbehindertenmeldungen über REHADAT maschinell übermittelt werden. Die Vorgehensweise hierfür ist in der Funktionsbeschreibung Vierteljährliche Verdiensterhebung und Schwerbehindertenauswertung beschrieben. Die Funktionsbeschreibung kann über den Kundenbereich heruntergeladen werden. 14.3 Meldungen, Lohnnachweis Termin: 31.01.2014, spätestens 15.02.2014 Der Lohnnachweis 2013 für die Berufsgenossenschaft muss weiterhin in Papierform übermittelt werden. Die Berufsgenossenschaftsliste wird wie folgt abgerufen: Direktaufruf LWDHDRU oder 4. Auswertungen und Berichte... 4. Abrufen Auswertungen Listenart BG_Liste mit 1 (=Auswählen) 14.4 Jahreslohnkonto drucken Die Jahreslohnkonten 2013 müssen ausgedruckt und archiviert werden. Der Zeitpunkt für das Drucken wird durch mögliche Korrekturen auf 2013 bzw. durch mögliche Märzklausel-Fälle bestimmt. Direktaufruf LDRUJKT oder 5. Abschlussarbeiten... 3. Jahreslohnkonto drucken Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 9
15 Schlussbemerkungen Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Kein Teil darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Overheadfolie, etc.) ohne vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dies gilt insbesondere für die Erstellung von Kurs- und Schulungsunterlagen. Bundesdatenschutzgesetz Für den Schutz und die Sicherheit von personenbezogenen Daten sind im Bundesdatenschutzgesetz umfangreiche Vorschriften erlassen worden. Als Lizenznehmer sind Sie für deren Einhaltung verantwortlich. Zuständigkeit für die Dokumentation Zuständig für sachliche Auskünfte zum Inhalt: Infoniqa Payroll GmbH Hanns-Klemm-Str. 5 71034 Böblingen Infoniqa Payroll GmbH www.infoniqapayroll.de 10