Infora Jahrestagung E-Akte 2014 Organisationskonzept E-Verwaltung genau genommen der E-Aktenbestand als Servicemodul Berlin 19./20. November 2014 Bruno Höller
EIN BLICK ZURÜCK IN DIE ZUKUNFT "Man muss die Zukunft im Sinn haben und die Vergangenheit in den Akten." (Charles Maurice de Talleyrand, franz. Staatsmann, 1754-1838) DOMEA 1996 egovg 2020 (Quelle: Ein Überblick über das DOMEA Konzept, Bundesarchiv, 5. Juni 2008) 2
DIE FLUT VON FUNKTIONALITÄTEN ZERRT AN DER AKTE Mobiliät E-Mail Collaboration Workflow Apps Fachverfahren Online-Anträge Teilen und Folgen Blogs Wikki Notifikationen 3
WAS ALSO TUN? Die Papierakte behalten und alles ausdrucken? Wohl kaum ------------------- egovg / ejustice ------------------- Die Akte elektronisch zusammen halten, egal, was drum herum passiert? - Ein Weg! 4
EIN STÜCK ABSTAND GIBT DEN BLICK FREI AUF AKTE UND AKTENSCHRANK Niemand spricht über ihn, doch er ist allgegenwärtig - der ganz normale Aktenschrank. 5
IST DAS ALLES FÜR EINE MODERNE ARBEITSUMGEBUNG? DIE NUTZENMEHRUNG Dezentrale Verfügbarkeit Gleichzeitigkeit Durchsuchungsfähigkeit zu jeder Zeit von jedem Ort Durchlaufzeitreduzierung Die Integrationsfähigkeit Wirtschaftlichkeit Schnelle Anpassbarkeit 6
DANN ELEKTRONIFIZIEREN WIR DEN SCHRANK DOCH EINFACH! Tauschen wir jetzt einfach nur die Aktenschränke gegen Server aus? Nein - rationelle Bewirtschaftung durch zentrale Bestände Liegen alle relevanten Informationen um die Aktenorganisation herum im Schrank? Ja, wenn man es richtig macht Kann jeder gleichzeitig an den Schrank ran? Ja, wenn er berechtigt ist Geht das schneller? Ja, die jederzeitige Bereitstellung verkürzt Durchlaufzeiten Liegen da jetzt alle denkbaren Dokumente drin? Nein, nur Aktenrelevantes Was sagt das Organisationskonzept dazu? die E-Akte kann, abhängig vom Bedarf der jeweiligen Behörde, eine eigenständige Lösung darstellen Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Baustein E- Akte Mai 2012 S. 6 Im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit sind Objektsicht und Prozesssicht zu unterscheiden. Die E-Akte bildet die Objektsicht ab. Sie betrachtet die Schriftgutobjekte, die entstehen bzw. verändert/erweitert und aufbewahrt werden müssen a.a.o. S. 12 7
WELCHE INHALTE UND FUNKTIONEN DES E-AKTENSCHRANKES MÜSSEN WIR BETRACHTEN? Akten, Vorgänge, Dokumente anlegen, ordnen, aufbewahren, bereitstellen Versionen Metadaten Berechtigungssystem Aktenplan, Aktenbestandsverzeichnis Regelwerke Suche Lebenszyklus Was sagt das Organisationskonzept dazu? Die E-Akte muss die Authentizität (Echtheit), Integrität (Unveränderlichkeit), Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Löschbarkeit (Datenschutz), Lesbarkeit und Verkehrsfähigkeit des elektronischen Schriftguts bis zum Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen und der Aussonderung gegenüber dem zuständigen staatlichen Archiv sicherstellen a.a.o. S. 19 f 8
UND WELCHE NICHT? Was sagt das Organisationskonzept dazu? Daraus folgt, dass nicht sämtliches anfallendes Schriftgut zu verakten ist, sondern in jedem Einzelfall über die Aktenrelevanz des Schriftgutes zu entscheiden ist a.a.o. S. 13 9
ANDERS DARGESTELLT Client-Layer Windows, Web, Mobil Server-APIs (Webservices, REST,.NET; CMIS ) Rechte Application-Layer u.a. Akte- Vorgang Relationen Aktenplan- Logik, Geschäftsz. Org.-Plan DMS Funktionen 10
WAS IST DA ANDERS ALS BEI ÜBLICHEN DMS? Client-Layer (Client-APIs) Windows, Web, Mobil Business-Layer Aktenplan, Geschäftsz., Abhängigkeiten Akte-Vorgang-Dokument, Org.- Plan Server-APIs (Webservices, REST,.NET, CMIS ) Application-Layer DMS Workflow Collaboration 11
ZURÜCK ZUM ORGANISATIONSKONZEPT zur Montage der optimalen Arbeitsumgebung Workflow E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren 12
AUS DEM ELEKTRONISCHEN AKTENSCHRANK WIRD DIE E-AKTE ALS DIENST Sachbearbeitung Führungskraft unterwegs Zusammenarbeit Prozess- Teilnehmer Registratur E-Akte E-Akte Suche Fachverfahren Umlauf (ad hoc) 13
HABEN WIR DEN BENUTZER IN SEINER ROLLE VERGESSEN? Nein haben wir nicht: Wir haben den maximalen Freiheitsgrad gewonnen, dem Beschäftigten einen zeitgemäßen Arbeitsplatz zu bieten zur Unterstützung von Prozessen, Zusammenarbeit und Fachverfahren 14
ABSCHLIEßEND ZUR ENTSCHEIDUNG VORGELEGT: GLEICHES ZIEL ANDERER WEG? Ein Produkt Strategie von allem das Beste Strategie Denken Sie an den sich immer schneller wandelnden Arbeitsplatz und seine Rollen 15
GERNE BEANTWORTEN WIR IHRE FRAGEN! VIELEN DANK STAND 2 A Bruno Höller VOI Certified Expert for EIM-Coaching Computacenter AG & Co. ohg Enabling Users Consulting Services Flexible Workplace Hörselbergstr. 7, 81677 München Tel.: +49 8751 43 41 Mobile: +49 171 531 83 34 Fax: +49 8751 15 81 E-Mail: bruno.hoeller@computacenter.com WWW: www.computacenter.de 16