An die Vertretung der Trägerschaften Stellenleitenden der offenen Kinder- und Jugendarbeit Fachleute der Partnerorganisationen Moosseedorf, 10. Oktober 2013 JG/RS Mitgliederschreiben 3/13 Sehr geehrte Damen und Herren Liebe Kolleginnen und Kollegen Am Kampagnentag vom 19. September 2013 für die offene Kinder- und Jugendarbeit haben sich Gemeinden aus allen Regionen beteiligt. Die Darbietungen zum Motto Musikinstrumente aus Schrott waren kreativ und vielseitig. Kinder, Jugendliche und die Jugendarbeit mit ihrem Umfeld haben sich etwas einfallen lassen zu diesem Thema. Gewinner des Wettbewerbs zum Motto: Bau die verrücktesten Musikinstrumente aus Schrott sind die Gemeinden Burgdorf, Münsingen und Muri-Gümligen. Sie erhalten einen Gutschein im Wert von 500 Franken für ihre Fachstelle. Die Filme zum Event sind auf der Website in der Rubrik Tag der offenen Kinder- und Jugendarbeit aufgeschaltet. Werfen Sie einen Blick hinein in die kreative Umsetzung der Kampagnenidee hier: http://www.voja.ch/de/tag_der_offenen_kinder-und_jugendarbeit.aspx Wir konnten Regierungsrat Philippe Perrenoud gewinnen für den Kampagnentag. Er hat das Angebot der Stadt Bern (TOJ, DOK) im Rahmen des Herzogstrassenfest besucht und eine Rede vor Besucherinnen und Besuchern und Gemeinderätin Franziska Teuscher gehalten. Verband offene Kinder- und Jugendarbeit Kanton Bern Geschäftsstelle, Sandstrasse 5, 3302 Moosseedorf, Fon 031 850 10 92, Fax 031 850 10 21, info@voja.ch, www.voja.ch
Seite 2 Die Medienpräsenz im ganzen Kanton entsprach nicht den Erwartungen, obwohl verschiedene regionale Medien über die Veranstaltung berichteten. Der Wirkungsgrad und der Aufwand zum Kampagnentag werden analog der letzten Veranstaltungen evaluiert. Der Vorstand wird sich an seiner Retraite 2014 mit der Umsetzungsform der Kampagne befassen. Zu den Veranstaltungen und laufenden Geschäften im 3. Quartal informieren wir sie im Fo l- genden: 1 Information über die Veranstaltungen im September Voja-Tag Am voja-halbtag wurden die Teilnehmenden informiert, wie das Mädchenfussballprojekt Fussbelle künftig in das Strassenfussball-Projekt von infoklick.ch (ehemals Bunt kickt gut) integriert wird. Für Strassenfussball kann sich jede Gemeinde anmelden. Es werden Teams gebildet, nebst gemischten Gruppen auch reine Mädchengruppen. Aus den Ortsgruppen können regionale wie auch kantonale Gruppen gebildet werden. Die Option in eine Liga steht offen. Beim Strassenfussballprojekt geht es aber um mehr als Fussball spielen. Die Mannschaft organisiert sich selbst, handelt die Regeln aus und reflektiert das Zusammenspiel nach dem Ab pfiff. Die Kinder und Jugendlichen werden dabei von einem Spielleiter begleitet. Die Berner Fachhochschule für soziale Arbeit hat das Bachelorstudium in Sozialer Arbeit neu ausgerichtet. Die Studierenden können Module besuchen, die ihnen Kompetenzen speziell auch für die Arbeit mit Jugendlichen in der offenen Kinder- und Jugendarbeit vermitteln. Ziel ist, dass die Studierenden für ein Praktikum und den späteren beruflichen Weg in der offenen Kinder- und Jugendarbeit besser vorbereitet sind. Das Projekt Raumschliff geht der Endphase zu. Die involvierten Jugendarbeitenden in den Pilotgemeinden haben über ihre Erfahrungen berichtet und Tipps gegeben, wie das Manag e- ment im öffentlichen Raum gelingen kann. Die Fachgruppen sind aktiv mit einem Auftrag für die Moderation der 8 Themenworkshops an der weissen Woche. Generell sind die Fachgruppen eher unterbesetzt und können noch Mi t- glieder gebrauchen. Die Trägerschaft hat an der Mitgliederversammlung zugestimmt, dass die Mitarbeit in den Fachgruppen der voja auf die Arbeitszeit der Gemeinde geleistet werden kann; 50 Stunden für die Leitung einer Fachgruppe, 30 Stunden für die Mitarbeit in einer Fachgruppe. Wir gehen davon aus, dass sich diejenigen Fachleute, welche sich für das Engagement in einer voja - Fachgruppe bewerben, sich vorgängig beim Arbeitgeber das o.k. einholen für dieses Engagement. Damit erhalten sie den nötigen Rückhalt für diese Leistung. Die Trägerschaft unterstützt die fachliche Entwicklung der offenen Kinder- und Jugendarbeit, wenn sie Mitarbeitende der offenen Kinder- und Jugendarbeit motiviert, in einer Fachgruppe mitzuarbeiten. Dabei kann es sich auch um eine zeitlich begrenzte Mitarbeit handeln, zum Be i- spiel im Rahmen eines Auftrags mit klarem Zeitrahmen (Auftrag ist klar definiert). Solche Auf-
Seite 3 träge wird es als Ergebnis aus der weissen Woche 2013 geben. Wir werden an der Trägert a- gung im November informieren. Die fachliche Entwicklung und damit das Engagement ihrer Mitarbeitenden in einer Fachgruppe unterstützen die Arbeitgeber auch in der Personalentwicklung; die Mitarbeitenden können sich z.b. eine Fachexpertise aufzubauen oder als Leitung einer Fachgruppe in eine Führung s- verantwortung hineinzuwachsen. Informationen zum voja-tag sind auf der Website aufgeschaltet: http://www.voja.ch/de/verans_1043.aspx Konferenz Stellenleitende Die Ergebnisse aus der Umfrage zu den Lohn- und Anstellungsbedingungen wurden den Stellenleitenden präsentiert. Der Verband freut sich, dass 80% der Mitglieder an der Um frage teilgenommen haben. Wir werten dies als Zeichen hoher Loyalität gegenüber dem Verband. Die Spannweite zwischen dem höchsten und dem tiefsten Lohn liegt bei 1800 Franken. Erfreulich ist, dass sich der Durchschnittslohn in einem gesunden Bereich b ewegt. Die Stellenleitenden sprechen sich dafür aus, dass als weiterer Schritt eine Empfehlung zu Lohn- und Anstellungsbedingungen für die Gemeinden erarbeitet werden soll. Wir werden an der Trägertagung näher informieren und die nächsten Schritte bekannt geben. Die Praxisausbildung in der offenen Kinder- und Jugendarbeit steht auch nach der Ausarbeitung der Empfehlung für die Praxisausbildung in der offenen Kinder - und Jugendarbeit, weiter im Fokus der Stellenleitenden. Die Ziele: - Fit für die Zukunft; Praktika anbieten und ein attraktiver Arbeitgeber werden - Ein vielseitiges spannendes Praktikum für den Praktikanten / die Praktikantin anbieten Die Stellenleitenden haben sich ausgetauscht über bereits gemachte Erfahrungen. An d er nächsten Konferenz im März wird eine Sammlung von Best-Practice-Beispielen vorgestellt. Die voja entwickelt mit der Berner Fachhochschule für soziale Arbeit eine Weiterbildung für Stellenleitende zur Führung in speziellen Situationen. Die Weiterbildung soll modulartig erweitert werden können (bis zu einem CAS, DAS). Eine entsprechende Skizze über diese Weiterbildung wurden den Stellenleitenden vorgestellt. Sie haben sich für ein solches Angebot ausgesprochen. Zeitdauer für ein Modul höchstens 5 Tage. Kostenpunkt im üblichen Rahmen für diese Zeitdauer. Die voja hat beim Verein FRAW 1 ein Laufbahnentwicklungsangebot für Mitarbeitende 50+ entwickeln lassen. Mitarbeitende der offenen Kinder- und Jugendarbeit können sich für dieses Angebot anmelden. Die voja übernimmt die Kosten für drei Personen, mit der Bedingung, dass diese über ihre Erfahrung mit dem Angebot berichten. Die Kosten für drei Angebote belaufen sich auf 2 250 Franken (1 Angebot à 5 Sitzungen zu 750 Franken). 1 Frau, Arbeit, Weiterbildung, Laupenstrasse 2, 3008 Bern, www.fraw.ch
Seite 4 Fachkonferenz Parallel zur Konferenz der Stellenleitenden haben wir eine Fachkonferenz abgehalten. Fachthemen aus der Vorstandsretraite vom Frühjahr 2013 wurden mit den Ressortleiterinnen und leiter der Fachbereiche und mit den Fachgruppenleiterinnen und leiter diskutiert. Als Ergebnis ist eine Themensammlung für die Weisse Woche 2015 entstanden, welche nun an der Weissen Woche 2013 den Fachleuten zur Auswahl vorgelegt wird. Die Fachgruppen wollen ihr Engagement zur inhaltlichen Planung der Weissen Woche verstä r- ken. Deshalb wird es im Dezember nochmals eine Sitzung geben mit den Fachgruppen- Leitungen, um ihre Mitwirkung in einen k laren Rahmen zu stellen. Es muss ausgehandelt werden, wie sich die Prozesse der voja-leitungsgremien (Vorstand, Geschäftsleitung) mit jenen der Fachgruppen zusammenführen lässt und dabei trotzdem effiziente Prozessführung für die Organisation der Weissen Woche beibehalten werden kann. Die Zeit von der inhaltl ichen über die organisatorische Planung bis zum fertigen Programm ist kurz und sehr zeitinte nsiv. Wollen wir externe Fachpersonen als Partner gewinnen, wie in der diesjährigen Weissen W oche, dann braucht es eine entsprechende Vorlaufzeit, damit sie Auswärtige die Termine rechtzeitig in der Agenda fixieren können. 2 Qualitatives Reporting Die voja hat zusätzliche Mittel zur Erarbeitung des qualitativen Verfahrens erhalten und wir können mit einem verzögerten Projektstart ab 2014 die Entwicklung des qualitativen Repor ting in Angriff nehmen. Die Vorbereitungen dazu laufen. Informationen zum Prozess und Ihrer Mitwirkung bei der Entwicklung eines Instruments kommunizieren wir ihnen im 4. Quartal. Sie werden mit einem separaten Schreiben eine Einladung zur Mitwirkung erhalten. 3 Projekt Praxistransfer Spielend aufwachsen Die Gesundheits- und Fürsorgedirektion des Kantons Bern spricht die Mit tel für die Umsetzungsphase der Wegleitung spielend aufwachsen. Der Praxistransfer wird in den Jahren 2013 2016 in den Gemeinden implementiert. Konzept und Massnahmenplanung sind in Arbeit. Wir werden Sie über die Umsetzungsschritte im Dezember informieren. 4 Dienstleistungen der Geschäftsstelle Personalwechsel auf der Geschäftsstelle Frau Valérie Tanner hat ihre Arbeit als administrative Mitarbeiterin aufgenommen. Sie ist zu 90 Stellenprozent angestellt, davon sind 10 Stellenprozent für die administra tive Unterstützung im Projekt Praxistransfer spielend aufwachsen ausgeschieden. Unsere Geschäftsstelle ist mit relativ wenig Stellenprozenten für viele Managementaufgaben zuständig: Information und Kommunikation, Eventmanagement, Prozessführung, Projektmanagement, Weiterbildung, Beratung, PR und Marketing. Die vielen Bereiche erfordern auch bei uns auf der Geschäftsstelle einen gut geplanten Ei nsatz der vorhandenen Ressourcen. Deshalb werden wir neu unter diesem Informationspunkt in jedem Newsletter eine der Dienstleistungen der Geschäftsstelle näher vorstellen, damit Sie die Leistung kennen und uns auch Feed-
Seite 5 back geben können, wenn Sie eine Leistung vermissen oder nicht benötigen. Im aktuellen Newsletter stellen wir die folgende Dienstleistung vor: Information und Kommunikation Die Geschäftsstelle informiert die Trägerschaft, die Stellenleitenden und die Fachleute der off e- nen Kinder- und Jugendarbeit über die laufenden Geschäfte und Projekte. Sie holt Feedbacks ein und beantwortet Fragen der drei Kontaktkategorien. Sie führt je Kategorie ein oder mehrere Adresslisten. Im Folgenden erläutern wir kurz wie wir die Kommunikation in den einzelnen Kat e- gorien organisieren. Trägerschaft Eine Liste wird geführt für den Versand von Einladungen zu den Veranstaltungen und Printdokumenten wie den Geschäftsbericht. Eine weitere, sich zum Teil überschneiden de Liste wird für die Rechnungsstellung geführt. Die Listen umfassen um die 80 Adressen für 34 Sitzgemeinden und 2 Kirchgemeinden. Damit die Kommunikation für die Geschäftsstelle bewältigbar bleibt, möchten wir jedoch die Adresslisten so klein wie möglich halten. Das bedeutet, dass wir die Post wenn möglich an eine Adresse zukommen lassen und diese dann vor Ort an die weiteren interessierten Personen verteilt wird; an weiteren interessierten Gemeinderatsmitglieder, Mitglieder des Vereinsvorstand, zuständiges Kommissionsmitglieder usw. Stellenleitende Bei der Kommunikation spielt die Gruppe Stellenleitende eine zentrale Rolle. Die Stellenleitenden erhalten einen persönlichen Zugang zu unserer Wissensplattform Extranet. Die Stellenleitenden können mittels Extranet in guter Qualität mit Informationen bedient werden. Wir werden unsere Information und Kommunikation künftig noch stärker an sie richten und sie bitten, die Information an ihr Team weiterzuleiten (an der Teamsitzung zu informieren), um die entsprechende Verteilung der Information sicherzustellen. Auf Extranet stehen im Übrigen, wie für die Fachleute, alle Informationen für die Stellenle itenden bereit. Wir werden in unserer Kommunikation vor allem darauf hinweisen. Der Aufbau einer entsprechenden Plattform und damit Kommunikationsform, die explizit auf die Trägerinteressen ausgerichtet ist, steht auf unserer Pendenzenliste. Die Fachgruppen Die Fachgruppenmitglieder sind auf Extranet mit persönlichem Passwort erfasst. Die Fachgru p- penleitung kommuniziert unsere Information an ihre Fachgruppenmitglieder. Sie senden eine Mail oder leiten unsere Email weiter. Die Kommunikation mit den Fachgruppen geschieht vor allem für Termine und Einladungen des Verbands voja betreffend ihrer Arbeit als Fachgruppen. Im Übrigen stehen ihnen auf Extranet alle für sie relevanten Informationen bereit. Sie können ihre Fachplattform selber nutzen und gestalten, so dass sie ihnen dient.
Seite 6 Fachleute Die Gruppe Fachleute bildet die umfassendste Gruppe mit viel Bedarf an Wissensaustausch. Deshalb wurde die Wissensplattform Extranet entwickelt. Auf dem Extranet stehen alle für die Fachleute der offenen Kinder- und Jugendarbeit wichtigen Informationen bereit: Termine, Veranstaltungs- und Weiterbildungshinweise, Ankündigungen. Sie könne Fragen stellen, die von allen eingesehen und beantwortet werden können (Wissensaustausch). Die Jugendarbeitenden können sich jederzeit Information selber abholen. Damit ihnen dies leichter fällt, erhalten sie von uns den Newsletter. Er zeigt ihnen für sie relevante neue Informationen und sie sind in der Lage, sofort zu entscheiden, ob sie auf Extranet weiterlesen oder nicht. Die Fachleute erhalten nebst dem Newsletter nur noch die Einladungen zu den voja-veranstaltungen per Email zugestellt (z.b. voja-tag, Weisse Woche). Wir bitten Sie, diese Information zur Kenntnis zu nehmen uns Personalwechsel oder Adressä n- derungen zu melden. Für Ihr aufmerksames Lesen dieses Schreibens bedanken wir uns herzlich. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Die Geschäftsstelle hat immer ein offenes Ohr. Wir wünschen Ihnen einen schönen Herbst. Freundliche Grüsse Jonathan Gimmel Präsident Rita Sidler Leiterin Geschäftsstelle