Handbuch AA3 Frachtabrechnung Version 1.X Martin Gückel Triftweg 4 38170 Gr. Vahlberg Tel.: 05333/948526 Fax: 05333/948530 www.gueckel-edv.de Handbuch ab Version 1.0 Ausgabe 1-1 -
INHALTSVERZEICHNIS 1.0 Allgemein...3 1.1 Arbeiten mit AA3 Frachtabrechnung...3 1.2 Hotline und Probleme...3 1.3 Systemanforderungen...3 1.4 Installation...4 1.4.1 Installation mit Microsoft AccessXP (2002) oder höher...4 1.4.2 Installation ohne Microsoft Access (gilt auch bei MS-Office 97 etc)...4 2.0 Registrierung...4 3.0 Lizenzvereinbarung...5 4.0 Download der Daten auf dem Nordzuckerportal...6 4.1 Download der Frachtabrechnungsdaten...6 4.2 Download der Stammdaten der Anbauer und Transporteure...7 5.0 Import von Daten...8 6.0 Stammdaten...9 6.1 Transporteur und Anbauer ohne Besteuerung...10 6.2 Frachtdaten...11 6.3 Mehrwertsteuersatz...11 7.0 Rechnung erstellen...12 7.1 Optierender Landwirt und optierender Transporteur...12 7.2 Optierender Landwirt Bruttowertmethode...12 7.3 Optierender Landwirt Nettowertmethode...12 7.4 Rechnungen erstellen...12-2 -
1.0 Allgemein 1.1 Arbeiten mit AA3 Frachtabrechnung Mit AA3 Frachtabrechnung können Sie die Rechnungen der Transporteure an die Rübenanbauer nach unterschiedlichen Rechenmethoden erstellen. 1.2 Hotline und Probleme Bitte lesen Sie dieses Handbuch sorgfältig. Sollten Sie dennoch vor Problemen stehen und nicht weiter kommen, rufen Sie uns bitte an. Wir möchten Ihnen helfen Ihre Arbeit schnell und effektiv zu erledigen. Oft ist mit einem kleinen Telefonat ein großes Problem beseitigt. 1.3 Systemanforderungen Mindestanforderungen sind ein PC (IBM Kompatibel) ab 1 Ghz, 512 MB Speicher, 100 MB freien Festplattenspeicher. Windows XP oder Windows 2000 Access XP, 2003 oder 2000 Access ist nicht zwingend erforderlich, da auch eine Runtime Version mit installiert werden kann. Die Bildschirmauflösung sollte auf 1024 x 768 oder größer eingestellt sein. - 3 -
1.4 Installation AA3 Frachtabrechnung basiert auf Microsoft Access. Access ist jedoch nicht zwingend erforderlich, bietet jedoch einige Vorteile. Alternativ kann die Runtime2003 Version installiert werden. 1.4.1 Installation mit Microsoft Access2003 oder höher Wenn auf Ihrem PC Access installiert ist gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie die CD ein und starten die Datei AA3_Setup_V1_0.exe 2. Das Programm wird in folgendem Pfad installiert. C:\Programme\AA3 Frachtabrechnung 1.4.2 Installation ohne Microsoft Access (gilt auch bei MS-OfficeXP etc) Wenn auf Ihrem PC kein Microsoft Access installiert ist, gehen Sie folgendermaßen vor. 1. Zuerst die Runtime2003 installieren (auf CD Runtime2003\Setup) Sie ersetzt MS Access 2. Legen Sie die CD ein und starten die Datei AA3_Setup_V1_0.exe 3. Das Programm wird in folgendem Pfad installiert. C:\Programme\AA3 Frachtabrechnung 2.0 Registrierung Beim ersten Start von AA3 Frachtabrechnung wird das Registrierungsfenster geöffnet. Bitte füllen Sie alle Felder aus! Drucken Sie das Registrierungsformular aus und faxen es an die aufgeführte Nummer. Haben Sie aber bitte Verständnis, dass wir den Freischaltcode nicht immer dabei haben. Spätestens aber am nächsten Arbeitstag erhalten Sie den Freischaltungscode, den Sie in das dafür vorgesehene Feld eintragen müssen. Ohne den richtigen Code wird AA3 Frachtabrechnung sofort wieder beendet. Wählen Sie nach Eingabe des Freischaltcodes OK. Haben Sie den Freischaltungscode korrekt eingegeben, können Sie das Programm nun ohne Einschränkungen nutzen. - 4 -
Die Freischaltung erfolgt ausschließlich über den dafür vorgesehenen Vordruck nach erfolgter Zahlung. Freischaltungen per Telefon sind nicht möglich! 3.0 Lizenzvereinbarung Das Softwareprodukt ist sowohl durch Urheberrechtsgesetze und internationale Urheberrechtsverträge als auch durch andere Gesetze und Vereinbarungen über geistiges Eigentum geschützt. Das Softwareprodukt darf weder kopiert noch an Dritte weitergegeben werden. Eine Sicherungskopie ist zulässig. Die Kopierrechte liegen ausschließlich bei Martin Gückel. Für durch Softwarefehler entstandene Schäden wird keine Haftung übernommen. Durch die Nutzung der erstandenen Software erklärt der Benutzer sein Einverständnis. - 5 -
4.0 Download der Daten auf dem Nordzuckerportal Zur Erstellung von Rechnungen-AA3 werden Daten aus folgenden Datenquellen des Nordzucker-Landwirteportals benötigt: 4.1 Download der Frachtabrechnungsdaten Bei der Datenquelle Rübenlogistikabrechnung, die normalerweise zur Auswertung der Frachtabrechnung dient und der Download standardmäßig im CSV-Format erfolgt, muss eine Änderung des Dateiformates in XML erfolgen. Wählen Sie dazu die Datenquelle Rübenlogistikabrechnung und gehen auf Feldformate : Wählen Sie unter Dateiformat die Option XML und benennen diese zwei Ebenen. Anschließend klicken Sie auf Sichern. Nach der Erstellung der Rechnungen ist es sinnvoll, das Dateiformat auf CSV zurückzusetzen. - 6 -
Anschließend gehen Sie auf Selektionen und wählen die zweite Option alle Sätze nach folgenden Abgrenzungen. Hier ist lediglich die Eingabe der GP-Nr. der LGM und des Zeitraums der Frachtabrechnungen erforderlich. Wenn Sie den Zeitraum vom 01.09.06 bis zum 28.02.07 wählen, erfassen Sie alle Frachtabrechnungen der Kampagne 2006. Anschließend gehen Sie auf Download und speichern die Daten als XML-Datei (Dateiname.xml).- beschrieben unter Pkt. 4.2. 4.2 Download der Stammdaten der Anbauer und Transporteure Bei den Datenquellen Stammdaten Anbauer Frachtabr. und Stammdaten Transport. Fracht. wurden standardmäßig die notwenigen Einstellungen vorgenommen. Um den Download durchzuführen, wählen Sie die entsprechende Datenquelle, gehen Sie auf Selektionen, geben die GP-Nr. Ihrer Liefergemeinschaft ein und klicken auf Download. Beim Speichern der herunter geladenen Daten, muss der Dateiname um die Endung XML erweitert werden, z. B.: - 7 -
5.0 Import von Daten Importieren Sie die Anbauer, Transporteure und Frachtdaten, die Sie aus dem Portal der Nordzucker herunter geladen haben. Es werden NUR Dateien im XML-Format importiert. Achtung! Alle vorhandenen Daten werden dabei überschrieben! - 8 -
6.0 Stammdaten Die Stammdaten der Anbauer und Transporteure, sowie die Frachtdaten können eingesehen und bearbeitet werden, falls erforderlich. Achtung! Geänderte Stammdaten werden überschrieben, falls Sie erneut eine Datei importieren. Die Stammdaten der Liefergemeinschaft müssen händisch eingegeben werden, da die Nordzucker hierfür keinen Datensatz bereithält. - 9 -
6.1 Transporteur und Anbauer ohne Besteuerung Um festzustellen, ob für Transporteure oder Landwirte die Besteuerungsart fehlt, wählen Sie Transporteur ohne Besteuerung und Anbauer ohne Besteuerung. Sollten sich die Vorgaben als falsch erweisen, können diese hier selbstverständlich geändert werden. Achtung! Diese Änderungen werden jedoch beim erneuten Import von Daten überschrieben. - 10 -
6.2 Frachtdaten Unter Frachtdaten sehen Sie alle importierten Datensätze. Hier sehen Sie, für welche Datensätze bereits eine Rechnung erstellt wurde und den dazugehörigen Zeitstempel. 6.3 Mehrwertsteuersatz Geben Sie hier den gültigen Mehrwertsteuersatz für den Abrechnungszeitraum an. Für die Kampagne 2006 ist er wie unten abgebildet: - 11 -
7.0 Rechnung erstellen Für das Erstellen der Rechnung stehen Ihnen 3 verschiedene Abrechnungsmethoden zur Verfügung. Bitte beachten Sie: Belege dürfen nur von und für Geschäftspartner erstellt werden, deren GP-Nr. mit 00/xxxxx beginnt. Belege, die als Summe 0,00 aufweisen, müssen händisch aussortiert werden. 7.1 Optierender Landwirt und optierender Transporteur Hier stellt der Transporteur seine Rechnung mit 16% bzw. 19%, wobei der Nettobetrag der Nordzuckerüberweisung gleich dem Nettobetrag des Transporteurs ist. 7.2 Optierender Landwirt Bruttowertmethode Diese Vorgehensweise ist pragmatisch. Die Rechnung wird erstellt ausgehend von dem im Treuhandkonto ankommenden Bruttobetrag. Problem: Es errechnen sich in bestimmten Fällen niedrigere Nettobeträge und Einzelpreise. Vorteil: Rübenanbauer brauchen keine weiteren Zahlungsvorgänge vornehmen. Nachteil: Das Entgelt der Transporteure reduziert sich entsprechend. 7.3 Optierender Landwirt Nettowertmethode Hierbei handelt es sich um die steuerliche und kaufmännisch korrekte Methode. Die Rechnung wird erstellt ausgehend von dem im Treuhandkonto ankommenden Nettobetrag. Problem: Aufgrund der verschiedenen Steuersätze von Pauschalierern und Optanten kann der Rechnungs-Bruttowert höher liegen als das, was ins Treuhandkonto eingezahlt wurde. Optierende Rübenanbauer müssen daraufhin die vom Finanzamt zurückerhaltenen Differenzen der Ust.-Beträge in einem weiteren Zahlungsvorgang weiterleiten. 7.4 Rechnungen erstellen Wählen Sie die Liefergemeinschaft und den Abrechnungszeitraum aus. Idealerweise wäre die Angabe des Zeitraums der Kampagne in dem Ihre LGM Rüben geliefert hat. Bsp. 02.10.2006 20.12.2006-12 -
Nachdem der Zeitraum festgelegt wurde, erscheint eine Übersicht der Belege. Hier haben Sie die Möglichkeit zum prüfen. Wenn Sie Drucken wählen, können Sie sich die Belege in einer Seitenansicht vor dem endgültigen Drucken nochmals anschauen. Die Ausgabe erfolgt unter Datei Drucken auf dem Drucker, den Sie als Standarddrucker definiert haben. Druckt ein Protokoll, in dem alle einzelnen Frachtsätze, gruppiert nach Transporteur, stehen. Alle bisher gedruckten Rechnungen können unter Erstellte Rechnungen einsehen in der Hauptübersicht eingesehen werden. Mit Strg + A markieren Sie alle Positionen und löschen diese anschließend mit Entf. Sie verlassen die Belegübersicht und kommen zur Hauptansicht zurück. - 13 -