24.01.2017 EU-LOGIN-KONTO ANLEGEN PIC-CODE BEANTRAGEN Anmelden Ihrer Einrichtung für Erasmus+ Projekte: + EU-Login Konto anlegen + Einrichtung in URF registrieren + PIC-Code erhalten Wer muss sich über URF anmelden? Jede Organisation, die an einem Erasmus+ Projekt teilnimmt!
Einleitende Erklärungen Einleitende Erklärungen 1) Zuerst sollten Sie sich ein EU-Login Konto (ehem. ECAS ) anlegen (European Commission Authentication Service): Mit diesem Konto können Sie sich in sämtliche Datenbanken der EU einloggen (URF, Mobility Tool+, OLS, usw.) ACHTUNG: Sie brauchen ein EU-Login-Konto für Ihre Organisation und ein EU-Login-Konto für die Kontaktperson eines jeden Projektes (Die Kontakt-E- Mailadresse sollte der im Antragsformular entsprechen.) 2) Alle Organisationen, die im Programm Erasmus+ (oder in einem anderen Programm der Europäischen Kommission) mitmachen möchten (ob als Antragsteller oder nur als Partner) müssen über einen PIC-Code verfügen. Um diesen zu erhalten, muss die Organisation sich als Rechtsperson in die URF-Datenbank (Unique Registration Facility) eintragen. Demnach gibt es einen PIC-Code pro Unternehmensnummer. 3) Um sich in die URF-Datenbank einzutragen, muss jede Organisation u. A. folgende Angaben angeben: - Unternehmensnummer (BE ) - Mehrwertsteuernummer falls vorhanden - Kontaktdaten der Organisation - Das rechtliche Statut (Natürliche Person, Privatgesellschaft, öffentlich-rechtliche Einrichtung) - Die Registrierungsbehörde ( Registration Authority ): für V.o.G. aus der DG ist dies meist das Handelsgericht Eupen, für Schulen ist dies der entsprechende Schulträger - Das Registrierungsdatum (Schulen können hier, falls das Datum unbekannt ist, das Datum angeben, dass per Rechtsklick angezeigt wird) 4) Nachdem Ihre Organisationen einen PIC erhalten hat, müssen noch folgende Dokumente in die URF-Datenbank hochgeladen werden (Dokument herunterladen, ausdrucken, ausfüllen, einscannen, hochladen): - Das entsprechende Online-Formular Rechtsperson (http://www.jugendbuero.be/unsere-programme/erasmusplus/downloads) o (LEF indiv.) Natürliche Person + Ausweis o (LEF privcomp) Privatgesellschaft (z.b. für V.o.G.) Wenn MwSt.-Nummer + Nachweis der MwSt.-Pflicht + amtliches Dokument (Bsp.: Auszug aus dem Handelsregister) o (LEF public) Öffentlich-rechtliche Einrichtung (z.b. für Schulen) Wenn MwSt.-Nummer + Nachweis der MwSt.-Pflicht + amtliches Dokument (Bsp.: Auszug aus dem Staatsblatt; Gesetz; Erlass) - Das ausgefüllte Online-Formular Finanzangaben (http://www.jugendbuero.be/unsere-programme/erasmusplus/downloads) + Kopie eines Kontoauszuges oder Unterschrift/Stempel der Bank - Ein Auszug der Handelsbilanz der letzten zwei Jahre Ausnahme: o Organisationen, die keine Privatgesellschaft (z.b. V.o.G.) sind, brauchen keine Handelsbilanz hochzuladen. o Organisationen, die zwar eine Privatgesellschaft (z.b. V.o.G.) sind, aber zu mindestens 50% von öffentlichen Geldern finanziert werden, brauchen keine Handelsbilanz hochzuladen. 2/15
5) Zur eigenen Information, sollten alle eingetragenen Organisationen sich folgendes Dokument herunterladen: das Dokument Schutz personenbezogener Daten (http://www.jugendbuero.be/unsere-programme/erasmusplus/downloads) 6) Hinweis: Ein LEAR (Legal Entity Appointed Representative) muss nur dann benannt werden, wenn Sie einen zentralen Antrag einreichen möchten (also ein Antrag, der nicht über die Nationale Agentur, sondern bei der zentralen Behörde EACEA eingereicht werden muss). PIC-Code: PIC-Code: Begriffserklärung Begriffserklärung & Tipps & Tipps - Erstellen und verwenden Sie niemals mehrere Accounts, da Sie sonst mehrere PIC-Codes erhalten und ihre Organisation somit nicht mehr gültig ist. - resume [registration] bedeutet [die Registrierung] fortsetzen - Registration Authority = für V.o.G. aus der DG ist dies meist das Handelsgericht Eupen, für Schulen ist dies der entsprechende Schulträger - non profit organisation = V.o.G - NGO = Nichtregierungsorganisation - Business Registration Number = Unternehmensnummer - CEDEX: brauchen Sie nicht auszufüllen, da dieser Code nur in Frankreich Anwendung findet - Title bedeutet Anrede - Legal Person = der gesetzliche Vertreter, bzw. der zeichnungsberechtigte Vertreter der Organisation (z.b. bei einer V.o.G. der Präsident des Verwaltungsrates, bei einer Schule der Direktor) Contact Person = der Ansprechpartner der Organisation (evtl. dieselbe Person wie der gesetzliche Vertreter) - Small/medium-sized enterprise (SME) = Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) - Um das Dokument Finanzangaben in die Datenbank hochzuladen, können Sie als Dokumenttyp in der Auswahlliste Other anklicken + Ihr Kontakt für Beratung und Hilfestellung: das Jugendbüro als National Agentur für Erasmus+ Brauereihof 2, B-4700 Eupen Tel.: +32(0)87/560979 Fax: +32(0)87/560944 E-Mail: erasmusplus@jugendbuero.be www.jugendbuero.be 3/15
Einleitende Erklärungen EU-Login & URF: Technische Schritte 1 EU-Login Konto anlegen: 4/15
Nachdem Sie alles ausgefüllt haben werden Sie auf ihrer E-Mail Adresse eine E-Mail bekommen, in der Sie Ihre Registrierung bestätigen können. 5/15
2 Persönliche Daten im EU-Login ändern Besuchen Sie folgenden Link: https://webgate.ec.europa.eu/cas/login Geben Sie Ihr Passwort ein. Klicken Sie auf das Rädchen und dann auf My Account 6/15
Klicken Sie auf Modify my personal data. Ändern Sie dann die Daten, wie Sie wünschen und klicken Sie anschließend auf submit. 3 Sich mit EU-Login in URF einloggen 7/15
Geben Sie dann Ihren EU-Login-Benutzernamen und Passwort ein. Danach werden Sie automatisch auf die Anfangsseite verwiesen, auf welcher Sie dann schon angemeldet sind. 8/15
4 Einrichtung in URF registrieren Dann befolgen Sie folgende Schritte: 9/15
Immer weiter, von Ansicht zu Ansicht, alles ausfüllen und dann jeweils auf Next klicken (Siehe dazu auch den Punkt PIC-Code Begriffserklärung & Tipps): 10/15
Die folgenden Seiten müssen von Ihnen ausgefüllt werden. Nach jeder Seite auf Next drücken. Nachdem Sie alles ausgefüllt haben wird Ihnen noch einmal eine komplette Übersicht über alles gegeben und dann müssen Sie unten auf Submit klicken um alles zu bestätigen 11/15
5 Den PIC-Code erhalten: Bitte notieren Sie sich zuerst diesen PIC-Code! 12/15
6 Angaben zur Organisation bearbeiten: Gehen Sie zurück auf die Startseite und loggen Sie sich, wie oben beschrieben, wieder ein und befolgen Sie dann folgende Schritte: Nachdem Sie auf MO geklickt haben, können Sie beliebig Angaben ändern. 13/15
7 Dokumente in URF hochladen: Befolgen Sie die Schritte, wie in Punkt Angaben zur Organisation bearbeiten beschrieben, und machen Sie dann Folgendes: Nachdem Sie oben auf Next gedrückt haben werden Sie auf eine andere Seite verwiesen, auf welcher Sie nach ganz unten gehen müssen um dort ein Dokument hochladen zu können. ( Welche Dokumente hier notwendig sind, sehen Sie auf Seite 2 ; Punkt 4) Wählen Sie das Dokument aus, dass Sie hochladen möchten: 14/15
Wählen Sie den Dokumenttyp aus: Wenn keins zutrifft dann auf other klicken. (Beschreibung nicht vergessen) FERTIG? Dann klicken Sie auf Submit for processing. Somit sind Ihre Dateien hochgeladen und Sie können sich wieder ausloggen. 15/15