Excel-Berichte aus Scopevisio-Daten Datenexport aus Scopevisio nach Excel
Szenario Sie erledigen Ihre Finanzbuchhaltung mit Scopevisio und möchten mit den Finanzdaten auch Excel- Tabellen automatisch befüllen, um die fortgeschrittenen Berichtsfunktionen von Excel nutzen zu können. Im vorliegenden Beispiel handelt es sich um die Gewinn- und Verlustrechnung. Sie haben von Scopevisio eine Pivot-Tabelle namens Gewinn- und Verlustrechnung als Vorlage erhalten, die mit den Daten aus der Scopevisio-Datenquelle befüllt wird. 1. Prüfen der Rechte in Scopevisio Prüfen Sie zunächst unter Systemadministration > Benutzer > Profile für Benutzer verwalten, ob das Recht zur Nutzung der Datenquellen aktiviert ist. Über einen Doppelklick auf den Eintrag Finanzen - alle Rechte können Sie die Rechte für die Transaktionsgruppe Datenquellen prüfen. Durch Klick in die jeweiligen Bereiche können Sie sowohl das Anzeigen als auch das Bearbeiten gestatten. 2. Anlegen der Datenquelle Klicken Sie auf Berichte > Buchhaltung > Bücher / Haupt- und Kontenbuch. Klicken Sie rechts oben im Bildschirm auf den Doppelpfeil nach unten Datenquellen. Erstellen Sie eine neue Datenquelle, indem Sie auf [Neu] klicken. und wählen Sie Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest, geben Sie als Bezeichnung den Namen der Excel-Vorlage ein und wählen Sie die zutreffende Berichtsgliederung (hier in beiden Fällen Gewinn- und Verlustrechnung ). Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 6
Wichtig: Die Bezeichnung der Datenquelle in Scopevisio muss mit dem Dateinamen Ihrer Excel-Vorlage übereinstimmen, damit die Daten richtig zugeordnet werden können! So muss z. B. die Bezeichnung der Datenquelle Gewinn- und Verlustrechnung lauten, wenn Ihre Pivot-Tabelle Gewinn- und Verlustrechnung heißt. Die Zuordnung scheitert, wenn Sie z. B. lediglich GuV als Bezeichnung verwenden. Tipp: Wählen Sie in der Datumseinstellung einen längeren Zeitraum, etwa 2010-2020, wenn Sie Daten aus der Vergangenheit berücksichtigen und die Datenquelle auch in Zukunft noch längere Zeit nutzen möchten. Nachdem Sie Ihre Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf [Speichern]. Nach dem Speichern können Sie durch Klicken auf das Symbol neben dem Datenquellen-Link diesen in die Zwischenablage kopieren: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 6
Exkurs: Wenn in der Auswahlliste Berichts-Gliederung der von Ihnen gewünschte Bericht (hier: Gewinn- und Verlustrechnung ) nicht aufgeführt ist, tun Sie Folgendes: Wählen Sie im Menü den Punkt Berichte > Finanzen und scrollen Sie im Bildschirm nach unten. Unten links sehen Sie den Link Fehlende Standard-Berichte aus Systemdaten ergänzen. Klicken Sie darauf. Im folgenden Bildschirm können Sie die fehlenden Berichte hinzuwählen, indem Sie Haken in die relevanten Kontrollkästchen setzen und anschließend unten auf den Button [Wiederherstellen] klicken. Jetzt wird der betreffende Standardbericht auch in der Auswahlliste Berichts-Gliederung angezeigt. 3. Vorgehen in Excel Öffnen Sie nun in Excel die von Scopevisio erhaltene Vorlage Gewinn- und Verlustrechnung, die mit den Daten aus Scopevisio befüllt werden soll. Die Vorlage ist eine PivotTable. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und wählen Sie Verbindungen > Eigenschaften. Auf der Registerkarte Verwendung aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Anschließend wechseln Sie zur Registerkarte Definition und klicken auf Abfrage bearbeiten. In das Feld Adresse fügen Sie den kopierten Datenquellen-Link aus Ihrer Zwischenablage ein. Dies bestätigen Sie mit einem Klick auf OK und wählen dann die zu importierende Tabelle im Popup-Fenster aus, sobald diese geladen ist. Anschließend klicken Sie auf [Importieren]. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 6
Es öffnet sich das Popup-Feld Arbeitsmappenverbindungen. Klicken Sie darin bitte auf [Aktualisieren]. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 6
Excel arbeitet einen kurzen Moment, während es die Daten lädt. Sie können nun das Feld Arbeitsmappenverbindungen schließen. In Excel sehen Sie jetzt Ihre Gewinn- und Verlustrechnung mit den neuen, aus Scopevisio stammenden Daten und der gesamten Funktionalität von PivotTables. Sie können beliebig viele Zeiträume gegenüberstellen und haben die Möglichkeit, die verschiedensten Analysen nach Kostenstellen, Dimensionskonten und vielen anderen Kriterien zu erstellen. Hinweis: Wenn Sie mit der rechten Maustaste unten auf den Arbeitsblatt-Reiter klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl Einblenden wählen, wird ein weiteres Arbeitsblatt angezeigt, das die Buchungs-Rohdaten enthält. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 6