ERSTE SCHRITTE MIT SECUREPIM FÜR ANDROID 1 ÜBER SECUREPIM SecurePIM ist eine App, die Ihnen Zugriff auf Ihre E-Mails, Kalender, Dokumente, Kontakte und Aufgaben auf Server-Konten ermöglicht. SecurePIM bietet auch einen sicheren Browser und Kamera. Ihre privaten (Android) Daten bleiben dabei getrennt von Ihren geschäftlichen (SecurePIM) Daten. Die Daten in SecurePIM werden mit neuesten kryptografischen Verfahren in einem Secure Container auf Ihrem Gerät verschlüsselt und E-Mails können signiert und Ende-zu-Ende verschlüsselt ausgetauscht werden. Ihr SecurePIM Passwort, PIN oder Fingerabdruck schützt diese Daten vor fremden Zugriffen. 2 ERSTE SCHRITTE Vorbereitungen: Sie haben SecurePIM + auf Ihrem Gerät installiert, + sich registriert und + ein SecurePIM Passwort/PIN vergeben. Anmelden können Sie sich mit + Ihrem SecurePIM Passwort oder + Ihrer SecurePIM PIN oder + Ihrem Fingerabdruck. Tippen Sie zur Bestätigung auf. Das Home Modul öffnet sich standardmäßig. (Dies können Sie ändern, siehe Anpassen unten) Jetzt können Sie alle im Workspace angezeigten SecurePIM Module nutzen (sofern von Ihrem Admin freigegeben): Verfügbarkeit: Es hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab, ob alle oder nur ausgewählte Module von SecurePIM für Sie verfügbar sind. Workspace: X schließt den Workspace. Über in der unteren Navigationsleiste gelangen Sie von anderen Modulen aus wieder in den Workspace. Abmelden: Mit melden Sie sich von SecurePIM ab. Wenn Sie SecurePIM eine vordefinierte Zeitspanne nicht aktiv genutzt haben, werden Sie automatisch abgemeldet. Zur Festlegung dieser Zeitspanne siehe Abschnitt 4 Einstellungen. Wenn Sie Ihren Fingerabdruck zum Anmelden nutzen, müssen Sie in vordefinierten Abständen Ihr Passwort/PIN zur Bestätigung eingeben (normalerweise einmal pro Arbeitstag). 1
3 MODULE Nachfolgend erhalten Sie Kurzanleitungen zu ausgewählten Grundfunktionen von SecurePIM. Detailfragen beantworten die separaten FAQ. Verfügbarkeit: Abhängig von den Einstellungen Ihrer Organisation kann es sein, dass nicht alle diese Module für Sie verfügbar sind. Anpassen: Um die Module zu organisieren und umzusortieren, die im Workspace und in der unteren Navigationsleiste zu sehen sind, tippen Sie im Workspace auf und ziehen die Module per Drag & Drop an die gewünschte Position. + Bevorstehende Termine (nächste 5 Termine) Tippen Sie auf ein Element, um es im jeweiligen Modul zu öffnen. Tippen Sie auf Alle anzeigen, um das jeweilige Modul zu öffnen. Das Mail Modul öffnet mit aktiviertem Filter, so dass nur ungelesene E-Mails angezeigt werden. 3.2 MAIL 3.1 HOME Wichtige Informationen sind auf Karten übersichtlich verfügbar: + Nächster Termin (mit Countdown, der jede Minute aktualisiert wird) + Ungelesene E-Mails (neueste 3 ungelesene E-Mails aus Ihrem Posteingang) Bearbeiten und verwalten Sie Ihre E-Mails wie gewohnt. Sie können alle Ordner Ihres verknüpften E-Mail-Accounts sehen. öffnet die komplette Ordnerliste. Klappen Sie die Ordner einzeln auf- oder zu, oder alle auf einmal mit bzw.. Symbole zeigen die E-Mail-Eigenschaften an: verschlüsselte E-Mail signierte E-Mails nicht vertrauenswürdige E-Mails hohe / niedrige Priorität 2
Anhänge Filtern, suchen und sortieren Sie Ihre E-Mails wie gewünscht. Ein gefülltes Filter-Symbol zeigt an, dass ein Filter aktiv ist. 3.3 KALENDER erstellt direkt aus einer E-Mail einen Termin. Empfänger, Betreff und Text der E-Mail können in den Termin übernommen werden. erstellt eine neue E-Mail: Fotos können Sie direkt aus einer E-Mail heraus aufnehmen und sofort mit der E-Mail versenden. (Siehe auch 3.7 Kamera) Verschlüsselung: Alle Ihre Daten inkl. E-Mails und Anhänge sind in SecurePIM verschlüsselt auf Ihrem Gerät gespeichert. Um E-Mails auf dem Weg zum Kommunikationspartner zu verschlüsseln, benötigen Sie und Ihr Kommunikationspartner ein gültiges Zertifikat. Sind diese vorhanden, können Sie Ihre E-Mails verschlüsselt und signiert versenden. Siehe dazu auch Abschnitt 4 Einstellungen. Maximale Größe: Sie können unverschlüsselte und/oder signierte E-Mails bis jeweils max. 20 MB versenden/empfangen, verschlüsselte E- Mails bis ca. 6,5 MB. Von Ihrem Admin kann aber ein geringerer Wert festgelegt werden. Im SecurePIM Kalender können Sie alle gewohnten Kalenderfunktionen nutzen. Über das Kontextmenü können sie nach Terminen suchen, Ihren Kalender aktualisieren oder Kalender-Einstellungen festlegen. Ansicht: Sie können die Darstellung zwischen Listen- und verschiedenen Kalenderansichten umstellen (über Tippen auf das Datum in der Titelleiste). bringt Sie zum aktuellen Tag zurück. Ein Querstrich im Kalender markiert die aktuelle Uhrzeit. Neue Termine können Sie mit oder durch direktes Tippen in den Kalender erstellen. Dabei können Sie auch die Verfügbarkeit von Teilnehmern überprüfen. Erinnerungen an fällige Termine erhalten Sie ggf. auf Ihrem Gerät angezeigt, wenn SecurePIM geschlossen ist. Dies können Sie in den SecurePIM-Einstellungen ändern. 3
3.4 KONTAKTE 3.6 DOKUMENTE Verwalten und bearbeiten Sie Ihre Kontakte vom Server wie gewohnt. Sie können diese auch in Ihr Geräte- Kontakteverzeichnis exportieren (wenn Ihr Administrator dies erlaubt), siehe 4 Einstellungen. Exportiert werden Vor-/ Nachname, Telefonnummer(n), Bild und mit der entsprechenden Einstellung auch Firmennamen. Damit können Sie bei Anrufen den Anrufer erkennen. 3.5 BROWSER Surfen Sie wie gewohnt im Internet- und Intranet im sicheren Browser. Lesezeichen können von Ihrem Administrator zur Verfügung gestellt werden. Beim Browsen können Sie Dateien herunterladen und im Dokumente- Modul speichern. Öffnen, verwalten und bearbeiten Sie Dateien gängiger Formate innerhalb von SecurePIM. Sie können sich auch mit den Dateiservern Ihrer Organisation verbinden, wenn Ihr Administrator dies erlaubt. Tippen Sie auf das jeweilige Symbol, um einen lokalen Ordner zu öffnen. öffnet ein Fenster zur Eingabe Ihrer Benutzerdaten zum Verknüpfen eines Dateiservers. öffnet sie sichere Kamera. Aufgenommene Fotos werden direkt im Ordner Sichere Fotos gespeichert. Open-In: Von SecurePIM nicht unterstützte Dateiformate können Sie über die Open-In- Option mit einer anderen App Ihrer Wahl öffnen, wenn Ihr Administrator diese Funktion zugelassen hat. Beachten Sie dabei jedoch, dass Sie damit den geschützten Bereich von SecurePIM verlassen. 4
3.7 KAMERA Erstellen und speichern Sie innerhalb von SecurePIM geschützte Fotos. Starten Sie die Kamera aus dem Menü, direkt aus einem E-Mail-Entwurf heraus, oder aus dem Dokumente-Fenster. Die Fotos können Sie im SecurePIM Dokumente- Modul geschützt abspeichern und verwalten. Aus dem Mailfenster aufgenommene Fotos können Sie sofort versenden. 3.8 AUFGABEN Erstellen, bearbeiten, filtern und sortieren Sie Ihre Aufgaben in SecurePIM. Erinnerungen an fällige Aufgaben erhalten Sie auf Ihrem Gerät angezeigt, wenn SecurePIM geschlossen ist. Dies können Sie in den SecurePIM-Einstellungen ändern. 4 EINSTELLUNGEN Ihr Administrator hat bestimmte globale Einstellungen festgelegt. Abhängig davon können Sie eigene Einstellungen machen. Hier einige wichtige Einstellungsmöglichkeiten (abhängig von den zentralen Voreinstellungen des Administrators): Zeitintervall ändern, ab dem sich SecurePIM automatisch sperrt und eine erneute Passwort/PIN-Eingabe oder Fingerabdruck notwendig wird: Lock Timeout > Zeitintervall auswählen. Hinweis: Ein möglichst niedriger Wert erhöht die Sicherheit. Verschlüsselung/Signieren ändern: Schlüssel und Zertifikate > Immer signieren bzw. Wenn möglich verschlüsseln > Haken jeweils entfernen, um nicht mehr jede E-Mail zu verschlüsseln bzw. zu signieren. Individuell können Sie dann bei jeder neuen E- Mail durch Tippen auf und/oder wählen, ob Sie diese verschlüsselt und/oder signiert versenden wollen. IBM-Nutzer können zwischen S/MIME und IBM Domino-Verschlüsselung wählen (falls vom Admin ermöglicht) Benachrichtigungen verwalten: Sie können die Benachrichtigungen für E-Mail, Kalender und Aufgaben in den jeweiligen Einstellungen separat ein- bzw. abschalten und konfigurieren. Wählen Sie z.b. verschiedene Klingeltöne. Kontakte aus SecurePIM in Ihr Android- Kontakteverzeichnis exportieren: Kontakte > Geräteexport Erlauben Sie ggf. Zugriff auf Ihre Kontakte > Ihre SecurePIM Kontakte (Namen, Bilder und Telefonnummern) werden in Ihr lokales Kontakteverzeichnis übernommen und bei Änderungen aktualisiert. Mit Alle Kontakte exportieren werden auch Kontakte ohne Telefonnummer exportiert Mit Exportiere Firmennamen an Gerät werden auch Firmennamen exportiert. Den Export können Sie jederzeit rückgängig machen, indem Sie die Optionen wieder abwählen. Ihre SecurePIM Kontakte werden dann aus dem lokalen Kontakteverzeichnis gelöscht. Zertifikate verwalten: Unter Schlüssel und Zertifikate können Sie im Schlüssel- & Zertifikate-Depot Ihre eigenen Zertifikate und Empfängerzertifikate einsehen und verwalten, z.b. Zertifikate aus dem internen Gerätespeicher in SecurePIM importieren oder die Verwendung für Zertifikate festlegen (sofern Ihr Administrator dies erlaubt). Weitere Einstellungen für E-Mails unter den E- Mail-Einstellungen > Ihre E-Mail-Adresse, z.b.: + Signatur einrichten + Kurzantworten definieren + Häufigkeit des E-Mail-Abrufs festlegen 5
+ Zu synchronisierende Tage festlegen + Abwesenheitsnotiz anlegen oder bearbeiten + E-Mail Passwort ändern 5 KONTAKT Sie haben Fragen oder möchten weitere Informationen? Kontaktieren Sie uns: info@itcomlanger.de IT COM Langer GmbH Gewerbestr. 1 84562 Mettneheim https://www.itcomlanger.de Stand: 30. Mai 2018 Virtual Solution AG 2018 Gültig ab SecurePIM Version > 6.1 6