-Grundeinstellung- Liebe Gastgeberinnen und Gastgeber, wir haben Ihnen einen kleinen Leitfaden für die Grundeinstellungen Ihres Vermietungsbetriebes im neuen Informations- und Reservierungssystem von Bad Hindelang (Feratel Deskline 3.0) zusammengestellt. Der Leitfaden soll Ihnen helfen, nach der Gastgeberschulung bzw. selbständig Ihre Daten zu überprüfen, zu vervollständigen oder abzuändern. Wenn Sie Fragen oder Probleme bei der Bearbeitung haben, wenden Sie sich bitte direkt an die Gästeinformation Bad Hindelang. Per Telefon: 08324 8920 oder per email an: feratelhilfe@badhindelang.de Die Mitarbeiter der Gästeinformation werden sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen. 1. Anmelden Zum Anmelden geben Sie bitte folgende Adresse in die Adresszeile Ihres Browsers (z.b. Windows Internet Explorer,Mozilla Firefox, Google Chrome, usw.) ein. www.badhindelang.de/gastgeber Tipp: Speichern Sie die Adresse als Favorit bzw. Lesezeichen ab, damit Sie schneller darauf zugreifen können. Anschließend erscheint die Anmeldemaske des Feratel Deskline WebClient. Ihre Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) erhalten Sie von der Gästeinformation Bad Hindelang. 1
2. Startseite (Home) Nach erfolgreichem Anmelden erscheint die Startseite (Home). Hier wird Ihnen in einer Übersicht (Cockpit) angezeigt, was sich seit Ihrer letzten Anmeldung ereignet hat (blau). Unter Aktuelle Mitteilungen (gelb) finden Sie Nachrichten bzw. Neuigkeiten von Ihrer Gästeinformation. Über die Schnellwartung (grün) können Sie Ihre eingegebene Freimeldung aktualisieren. Passwort: Nach erstmaligem Anmelden sollten Sie Ihr Passwort ändern, damit sich keine ungewollten Zugriffe von Dritten ereignen können. Über Konfiguration können Sie Ihr Passwort jederzeit ändern. 2
3. Kontrolle der Stammdaten Wir haben bereits einen Teil der bestehende Daten aus dem bisherigen System übernommen. Diese gilt es nun zu überprüfen und ggf. zu ergänzen. 3.1 Stammdaten (früher Data Manager) Ihr wichtigster Menüpunkt ist Stammdaten Hier befinden sich 3 Menübereiche: Leistungsträger, Leistungen und Produkte. 1. 2. 3. 1. Leistungsträger: Allgemeine Hausdaten 2. Leistungen: angelegte Kategorien z.b. Appartement/Ferienwohnung 3. Produkte: angelegte Zimmer oder Ferienwohnungen z.b. Ferienwohnung Hirschberg 3.2 Allgemeine Daten Beginnen Sie mit der Kontrolle Ihrer Hausdaten im Menübereich Leistungsträger. Der Menüpunkt Allgemeine Daten beinhaltet die Adresse, Telefon- und Faxnummer, email-adresse, Homepage sowie die Verwendung der angegebenen Adresse (z.b. Objektadresse, Kontaktadresse, etc.) Änderungen können über das Stiftsymbol vornehmen. Prüfen Sie unter dem Reiter Links ob Ihr Homepagelink hinterlegt ist! Über Diverses können Sie die Lage auf Google Maps anpassen. 3
3.3 Leistungsträger-Beschreibung (=Hausbeschreibung) An dieser Stelle können Sie Ihre Hausbeschreibung eingeben und entscheiden, ob dieser Text das ganze Jahr angezeigt werden soll oder angepasst an die jeweilige Saison. Unten sehen Sie einen Haustext, der auf die Wintersaison ausgelegt ist. D.h. Bei Anfragen, die diesen Zeitraum (1.12. 31.3.) betreffen, wird dieser Text angezeigt. Dabei ist nicht ausschlaggebend wann die Suche im Internet stattfindet sondern für welchen Zeitraum gesucht wird. Nutzen Sie diese Gelegenheit um Ihrem potentiellen Gast die Vorteile Ihres Hauses, in der jeweiligen Jahreszeit zu vermitteln. Sie haben 500 Zeichen zur Verfügung. Tipp: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche! Stellen Sie sich die einfache Frage: Warum sollte der Gast in Ihr Haus kommen? Was sind Ihre Vorteile? Um Ihren Haustext für eine best. Saison anzufertigen, können Sie den bestehenden Text abändern (1. hier: Änderung von Winter-Traumhotel in Sommer-Traumhotel ) und den gewünschten Zeitraum eingeben (2.) Anschließend klicken Sie auf Als neuen Text speichern (3.). Die angelegten Perioden werden Ihnen zur Übersicht angezeigt (4.). Wenn Sie einen bestehende Hausbeschreibung lediglich verändern möchten, wählen Sie nach der Änderung des Textes Aktualisieren. Über das Feld Löschen können Sie einen gespeicherten Text entfernen. 2. 4. 1. Beachten Sie: Perioden dürfen sich nicht überlappen sondern müssen aneinander anschließen. Falsch: 1.4.bis30.11. und 30.11.bis1.4. 3. Richtig: 1.4.-30.11. und 1.12.-31.3. 4
3.3 Bilder Um den Grundgedanken des großen Bilderalbums auf der neuen Internetseite www.badhindelang.de fortzuführen und um Ihren Vermietungsbetrieb mit den qualitativ besten Bildern darzustellen, ist es zwingend erforderlich Ihre Hausbilder neu in das System zu laden. In der Trefferliste der Quartiersuche wird immer das Bild an oberster Stelle stellvertretend für Ihr Haus angezeigt. Im Detaileintrag werden die restlichen Bilder, die dem Gast einen Gesamteindruck über Ihr Haus vermitteln sollen, angezeigt. Es sollte sich dabei um Originaldateien (im JPG- oder PNG-Format) handeln, d.h. die Bilder sollten nicht bereits verkleinert (komprimiert) worden sein. Die zulässige Maximalgröße der Bilder darf 400 Kilobyte (KB) nicht überschreiten! Normale Digitalkameras erzeugen weitaus größere Bilder, deshalb haben wir für Sie ein Werkzeug erstellt, welches Ihnen das einfache verkleinern der Bilder auf die optimale Größe ermöglicht. Das kostenlose Programm zur Fotobearbeitung finden Sie unter: www.badhindelang.de/hilfe Sie können das Programm auf Ihren PC laden und für spätere Zwecke weiter verwenden. Tipp: Suchen Sie sich vorab Ihre besten Bilder (Außenansicht Sommer/Winter, Panoramabilder, Innenansichten Fewos/Zimmer, etc.) aus, kopieren Sie diese und speichern Sie sie in einem neuen Ordner auf Ihrem Desktop ab. Den neu erstellten Ordner nennen Sie bitte BILDERFERATEL. Anschließend können Sie alle Bilder in einem Schritt verkleinern (siehe Anleitung Bilderwerkzeug). Grundrisse der Unterkünfte, sofern vorhanden, sind wertvolle Informationen für den Gast und sollten ebenfalls eingestellt werden. Wenn Sie Probleme mit der Bearbeitung haben, wenden Sie sich bitte an die Gästeinformation. Nachdem Sie Ihr/e Bild/er erfolgreich verkleinert haben erfolgt das Hochladen in das System. Dazu klicken Sie bitte auf Neuen Eintrag. Es öffnet sich unten abgebildete Maske um das betreffende Bild von Ihrem Computer hochzuladen. Bennen Sie das Bild mit einem passenden Namen (z.b. Außenansicht Sommer) danach klicken Sie bei Dateiort auf Suchen. Jetzt können Sie auf Ihrem Computer nach dem gewünschten Bild suchen. Wenn Sie versuchen ein zu großes Bild hochzuladen (also über 400 KB) wird Ihnen automatisch eine Fehlermeldung angezeigt. 5
Haben Sie das Bild über Suchen (1.) ausgewählt, kann im Bereich Gültigkeit (2.) festgelegt werden, ob das Bild ständig (also immer) oder saisonabhängig (z.b. Winter- und Sommerbild) angezeigt werden soll. Haben Sie die Eingaben vorgenommen, wird das Bild über die Schaltfläche Einfügen (3.) ins System geladen. 2. 1. 3. Das erfolgreich hochgeladene Bild wird nun in der Übersicht angezeigt. Weitere Bilder können in der gleichen Reihenfolge hochgeladen werden. Gerne können Sie auch Beispielbilder Ihrer Fewos/Zimmer hier einstellen. Weitere Innenaufnahmen können im Menübereich Produkte den jeweiligen Wohneinheiten zugwiesen werden. 6
3.4 Kriterien Unter dem Menüpunkt Kriterien können Sie (wie gehabt) Ihre Hauskriterien festlegen. Durch Anklicken eines Themas öffnet sich ein Auswahlfeld mit den jeweiligen Kriterien. Bitte markieren Sie nur die Kriterien die auf Ihr Haus zutreffen. Kriterien für die einzelnen Wohnungen/Zimmer werden an späterer Stelle vergeben. Menübereiche die sich nicht öffnen lassen, haben keinen Inhalt. Haben Sie alle Kriterien markiert, die auf Ihr Haus zutreffen, müssen Sie die Eingabe nur noch mit Speichern bestätigen. Tipp: Markieren Sie die Auswahl Alle zeigen so können Sie der Reihe nach jedes Thema befüllen, das Ihrem Hausangebot entspricht. 4. Leistungen Über den Reiter Stammdaten gelangen Sie wieder zurück in die Menüübersicht. Der Menübereich Leistungen beinhaltet Daten bzgl. der angelegten Kategorien. Unterhalb des Menübereichs erscheinen die bereits angelegten Kategorien (hier: 2x Appartement/Fewo und 1x Doppelzimmer) Um die Daten der jeweiligen Kategorie einsehen bzw. ändern zu können müssen Sie diese markieren. (hier: Appartement/Fewo, Dusche, WC, 1 Schlafraum ist blau markiert). 7
4.1 Allgemeine Daten 1. Leistungs-Kodierung: Das erste Feld gibt an um welche grundsätzliche Kategorie es sich handelt (hier: Appartement/Fewo) Im zweiten Feld können Sie aus den vorhandenen Eigenschaften bzgl. der Sanitärausstattung die zutreffende Eigenschaft auswählen. Das dritte Feld gibt Ihnen die Möglichkeit, eine weitere Eigenschaft (z.b. 1 Schlafraum oder Balkon) auszuwählen. Die Zuteilung im ersten Feld ist grundsätzlich notwendig, Feld 2 und 3 können zur eigenen Übersichtlichkeit ausgefüllte werden. 2. Leistungsdetails: Hier ist die Klassifizierung der Ferienwohnung hinterlegt, diese können Sie selbst nicht ändern. Sollte Sie einen Fehler feststellen, informieren Sie bitte die Gästeinformation darüber. Unter Reihenfolge bestimmen Sie an welcher Stelle die Kategorie angezeigt werden soll (hier: Reihenfolge 1 bedeutet, dass die Kategorie Appartement/Fewo im Belegungsplan vor den weiteren Kategorien wie z.b. Doppelzimmer erscheint) 3. Größe: Geben Sie hier die Anzahl der Räume ein. Gezählt werden: Wohnraum, Schlafräume und separate Küche. Bei einer Wohnküche wird der Wohnraum und die Küche als 1 Raum gewertet. Geben Sie bei Räume die Gesamtzahl aller Räume (ohne Bad, WC, Flur,etc.) ein und bei Schlafzimmer nur die Anzahl der separaten Schlafzimmer (kein Wohn-Schlafraum). 4. Verfügbarkeit: Geben Sie bei Max. Verfügbarkeit die Anzahl der vorhandenen Unterkünfte dieser Kategorie ein (bei FeWos meistens nur 1) Bitte aktualisieren Sie alle angelegten Kategorien. Über den Reiter Stammdaten kommen Sie wieder zur Ausgangsposition, wo Sie die nächste Kategorie (falls vorhanden) markieren können. 1. 2. 4. Zum Speichern der Änderungen klicken Sie auf Aktualisieren (unten). Die Schaltfläche darüber dient nur der Aktualisierung des Belegungsplans und kann an dieser Stelle vernachlässigt werden. 3. 8
4.3 Kriterien (Kategoriebezogen) Wie bei den Hauskriterien gilt es hier die Möglichkeit Kriterien bzw. Merkmale der Wohneinheit anzugeben. Themen die sich nicht öffnen, sind nicht befüllt. Nachdem Sie, die Merkmale markiert haben, die auf diese Kategorie zutreffen, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern. 5. Produkte Da im Menübereich Leistungen die Kategorie Appartement/Fewo markiert ist, erscheinen die Wohneinheiten, die unter dieser Kategorie eingestellt sind, im Menübereich Produkte (hier: Ferienwohnung Hirschberg) Sind in einer Kategorie mehrere Wohneinheiten eingestellt, erscheinen diese untereinander. Zum Bearbeiten einer Wohneinheit muss diese markiert sein (blau). 9
5.1 Allgemeine Daten Im Menüpunkt Allgemeine Daten können Einstellungen bzgl. der Belegung und der Preisberechnung angelegt werden. 1. Produktname: Ergänzen Sie (falls nötig) den Namen der Unterkunft. Verwenden Sie im Namen auch die Bezeichnung (z.b. Ferienwohnung oder Doppelzimmer). 2. Unterkunftstyp: Wählen Sie aus den vorhanden Möglichkeiten (Appartement oder Zimmer) den richtigen Unterkunftstyp aus. 3. Belegung: Hier legen Sie fest, wie viele Betten mindestens und maximal belegt werden sollen. Legen Sie fest, wie viel Erwachsene mindestens und maximal buchen können (meistens ist die Anzahl der Betten identisch mit der Anzahl der Erwachsenen) Geben Sie an wie viel Kinder bei einer Anfrage möglich sind. Die Angabe Min. Kinder kann grundsätzlich auf 0 eingestellt bleiben. Die Anzahl Max. Kinder ist abhängig von der Anzahl Min. Erwachsene (wenn mind. 1 Erw. eingestellt ist, kann bei einer maximalen Anzahl von 3 Betten die Anzahl der maximalen Kinder nur 2 oder weniger lauten) Unter Std. Belegung ist die Standard-Belegung gemeint. Geben Sie hier an, mit wie vielen Personen die Wohnung optimal belegt ist (keine Zustellbetten). Mit Min.Vollzahler legen Sie fest wie viel Personen mindestens (auch wenn es Kinder sind) den vollen Preis zahlen müssen. 4. Preisdetails: Geben Sie die gewünschte Berechnung der Preise ein (Empfehlung: Entweder pro Einheit/Nacht oder pro Person/Nacht) Aktualisieren Sie die Dateneingabe am Schluss und führen Sie die angegebenen Schritte bei allen angelegten Wohneinheiten pro Kategorie. Zur Ausgansposition gelangen Sie wieder über Stammdaten. 1. 2. 3. 4. 10
5.2 Produktbeschreibung Beschreiben Sie hier Ihre Ferienwohnung/Zimmer. Geben Sie dem Gast einen möglichst aussagekräftigen Eindruck über die Größe, die Ausstattung und Aufteilung. Sie haben 500 Zeichen zur Verfügung. Wenn Sie hier einen neuen Text eingegeben haben, bestätigen Sie diesen mit Als neuen Text speichern. Wenn Sie einen bestehenden Text ändern, speichern Sie die Änderung mit Aktualisieren. 5.2 Produktbilder Genauso wie bei den Hausbildern (siehe 3.3) beschrieben können Sie hier Bilder Ihrer Ferienwohnung/Zimmer einstellen. Sie können pro Wohnung oder Zimmer mehrere Bilder einstellen (Empfehlung: 4-6 Bilder ). Dabei muss es sich nicht ausschließlich um Bilder handeln, die den Innenraum zeigen. Aussicht, Garten oder ähnliches ist ebenso möglich. Besonders sinnvoll an dieser Stelle sind Bilder des jeweiligen Grundrisses. Sollten Sie Probleme beim Einstellen oder Hochladen haben, wenden Sie sich bitte an die Gästeinformation. Für das Einstellen von Bilder, die nicht über unser Werkzeug verkleinert wurden, empfehlen wir ein Auflösung von 1280 x 1024 Pixel (Bilder mit kleinerer Auflösung werden im Gastgebereintrag in schlechter Qualität dargestellt) Wenden Sie sich bei Fragen hierzu an die Gästeinformation. 11
6. Jahreskalender Nachdem Sie alle Daten kontrolliert haben kommen wir nun zur Frei- und Belegtmeldung Ihrer Ferienwohnung/Zimmer. Über Stammdaten gelangen Sie wieder zur Menüübersicht. Wählen Sie hier den Menüpunkt Jahreskalender. Freimeldung: In der gewählten Ansicht (Jahreskalender) können Sie die zu bearbeitende Kategorie (z.b. DZ, EZ, FeWo, etc.) auswählen. Die Freimeldung läuft in 3 Schritten ab. Schritt 1: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, dieser wird anschließend schwarz markiert dargestellt (hier: 23.10.2011 01.05.2012). Wählen Sie aus, welche Kategorie Sie bearbeiten wollen. 12
Schritt 2: Um die gewählte Unterkunft freizumelden, geben Sie unter neuen Wert eintragen die Anzahl der freien Zimmer/Ferienwohnungen dieser Kategorie ein. Wenn Sie, wie hier im Beispiel, nur eine Ferienwohnung dieser Kategorie besitzen, geben Sie den Wert 1 ein. Sollten Sie mehr freie Unterkünfte einer Kategorie haben, geben Sie die entsprechende Anzahl ein. Alternativ kann der eingetragene Wert auch um die Zahl x erhöht oder verringert werden. Wenn im markierten Zeitraum die Anzahl der freien Unterkünfte dieser Kategorie variieren, kann ein Zimmer, welches z.b. nach Reparaturarbeiten wieder buchbar ist, mit dem erhöhen des Wertes um 1 angepasst werden. der markierte Zeitraum als geschlossen markiert werden (z.b. Betriebsferien) Im Kalender sehen Sie dann anstatt einer Zahl, den Buchstaben G. der markierte Zeitraum als Eigenbelegung markiert werden (z.b. Besuch von Verwandten) Im Kalender erscheint anstatt einer Zahl der Buchstabe E. Gäste können dies im Internet selbstverständlich nicht sehen. In diesem Fall wird die Unterkunft lediglich als belegt angezeigt. Wenn Sie die Unterkünfte mehrerer oder aller Kategorien verändern möchten, kann das unter Auf mehrere Leist. Anwenden ausgewählt werden. Wollen Sie z.b. alle Kategorien gleichzeitig um 1 erhöhen, setzen Sie das Häkchen bei All. Oder wählen Sie die entsprechende Kategorie die zusätzlich verändert werden soll. Sie können die Veränderung auch für mehrere Kategorien gleichzeitig anwenden. 13
Schritt 3: Über die Schaltfläche Vorschau wird der ausgewählte Zeitraum angezeigt. Sind die Daten korrekt, klicken Sie auf Übernehmen. Die Veränderung wird unmittelbar angezeigt. Zur schnelleren Eingabemöglichkeit, kann anstatt der Schritt 1 3 Variante auch der gewünschte Zeitraum mit der Maus markiert werden. Hierzu auf den ersten Tag klicken, linke Maustaste gedrückt halten und bis zum letzten Tag ziehen. Wenn Sie die linke Maustaste loslassen, erscheint automatisch ein Fenster, zur Eingabe des Wertes. Wichtig: Da hier keine halben Tage angezeigt werden, sollten Sie beachten, dass der Abreisetag eines Gastes gleichzeitig der Anreisetag eines neuen Gastes sein kann. Deshalb trägt dieser Tag auch den Wert 1 und ist freigemeldet. Im Beispiel unten wird die Ferienwohnung vom 27.12. - 08.01.2012 gebucht. Im Kalender wird aber nur bis zum 07.01. belegt gemeldet. Am 08.01. reisen die Gäste im Laufe des Vormittags ab, somit ist dies ein möglicher Anreisetag für einen neuen Gast. Zum Verlassen des Kalenders einfach auf das x klicken. 14