100 Die Bewerbungsunterlagen Bestandteile der Bewerbungsmappe und deren Wichtigkeit Welche Bestandteile eine Bewerbungsmappe hat, kann nicht pauschal beantwortet werden. Erst nachdem Sie sich Gedanken über die Rahmenbedingungen Ihrer Bewerbung gemacht haben, können Sie an das Zusammenstellen Ihrer Bewerbungsmappe gehen. Wir wollen dabei zwei Fälle unterscheiden. Wenn Sie auf eine Anzeige im Internet oder in einer Zeitung antworten, dann werden zumeist ausführliche oder vollständige Bewerbungsunterlagen gefordert. Das bedeutet, dass Ihre Mappe zumindest Anschreiben, Lichtbild und Lebenslauf, Arbeits- und Ausbildungszeugnisse sowie Weiterbildungsnachweise (eventuell auch Schulzeugnisse) enthalten sollte. Ob Sie darüber hinausgehend noch weitere Bestandteile in Ihre Bewerbung aufnehmen möchten, liegt an Ihnen. Referenzen müssen nur dann angegeben werden, wenn dies ausdrücklich gefordert wurde. Wenn Sie im Rahmen Ihrer persönlichen Bewerbungsstrategie selbst die Initiative ergreifen, dann können Ihre schriftlichen Bewerbungsunterlagen durchaus weniger umfangreich sein. Beispielsweise können sie zur ersten Kontaktaufnahme und zur Bedarfsklärung auf Kurzbewerbungen zurückgreifen, die nur ein Anschreiben oder ein Anschreiben und ein Kurzprofil enthalten. Für Sie stellt sich also zuerst die Frage:»Aus welchen Bestandteilen soll eine zu meiner Bewerbungsstrategie passende Bewerbungsmappe bestehen?«(die entsprechende Checkliste finden Sie auf der nächsten Seite.) Welche dieser Unterlagen in eine Bewerbung gehören und wie diese jeweils zu gestalten sind, muss von Fall zu Fall neu entschieden werden. Abhängig ist diese Entscheidung von Ihrem persönlichen Geschmack und Stil, von der konkreten Stelle und vom Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben. Das individuelle Zusammenstellen und Gestalten der Bewerbungsunterlagen für ein bestimmtes Unternehmen macht für den Bewerber sehr viel Mühe. Deshalb ist es vorteilhaft zu wissen, welche Bestandteile Ihrer Bewerbungsmappe in den Augen der Personalchefs besonders wichtig sind. Denn das sind die Bewerbungsunterlagen, die zuerst und am intensivsten analysiert werden und
Die Bewerbungsunterlagen 101 Checkliste: Bestandteile einer Bewerbungsmappe Notwendige Bestandteile DIN/B4-Kuvert Mappe Anschreiben Lichtbild Lebenslauf Arbeitszeugnisse Ausbildungs-/ Studienzeugnisse Weiterbildungs nachweise/ Zertifikate Empfehlenswerte Bestandteile Deckblatt Qualifikationsprofil Schulzeugnisse Zusätzliche Bestandteile Arbeitsproben Referenzen Publikationsliste Exposé von Veröffentlichungen Arbeits-, Stellenbeschreibung auf denen die erste Auswahlentscheidung (Einladung zum Vorstellungsgespräch) im Wesentlichen beruht. Für den Bewerber folgt daraus, dass er gerade bei den wichtigsten Bestandteilen seiner Bewerbungsmappe auf besondere Qualität achten sollte. Natürlich gibt es individuelle Unterschiede in den Präferenzen der Personalverantwortlichen, aber welches sind die im Durchschnitt am meisten beachteten Bestandteile der Bewerbungsmappe? In Zeiten dünner Personaldecken und großer Bewerberzahlen spielt der erste Eindruck, der durch die äußere Gestaltung, die Mappe, das Deckblatt und das Lichtbild geprägt wird, eine besondere Rolle. Als Erstes fällt dem Leser normalerweise das Anschreiben in die Hände. Das Anschreiben ist damit der erste Bestandteil der Bewerbungsmappe, der dem Leser inhaltliche Informationen zum Beispiel über die Gründe der Bewerbung liefert. Wahrscheinlich kommen dann der tabellarische Lebenslauf als übersichtlicher Überblick über die bisherige Entwicklung des Bewerbers sowie die Arbeitszeugnisse neueren Datums. Bemerkenswert ist, dass gerade nicht die Unterlagen im Vordergrund stehen, die am besten eine objektive Auskunft über die Qualifikation des Bewerbers geben könnten (Arbeitszeugnisse), sondern vom Bewerber selbst verfasste also leicht beeinflussbare Bewerbungsbestandteile.
102 Die Bewerbungsunterlagen Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen Bewerbungsmappe Variante A Zeugnisse rückwärtschronologisch geordnet Anschreiben (lose) Deckblatt mit Bewerbungsfoto Tabellarischer Lebenslauf Anlage zum Lebenslauf: Qualifikationsprofil Weiterbildungszertifikate Weitere Unterlagen: Arbeitsproben, Referenzen,... Zeugnisse jeweils rückwärtschronologisch geordnet Arbeitszeugnisse Studien- und Ausbildungszeugnisse Schulzeugnisse Variante B Da Sie nun die wichtigsten Bewerbungsunterlagen kennen, sollten Sie bei deren Zusammenstellung darauf achten, dass Sie die wichtigsten Unterlagen so weit vorne wie möglich anordnen. Der erste Eindruck prägt! Die Abbildung zeigt zwei Möglichkeiten für die Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen, wobei jeweils alle möglichen Bestandteile berücksichtigt werden. Unabhängig davon, welche Ordnungsmethode Sie bevorzugen, sollten Sie einige Hinweise beachten. Die Variante A empfiehlt sich vor allem dann, wenn wenige Zeugnisse vorliegen (zum Beispiel Studienabsolventen, Berufsanfänger). Variante B dagegen ist vorteilhaft, wenn eine größere Anzahl von Zeugnissen übersichtlich geordnet werden muss. Beachten sie dabei, dass Sie einen einmal gewählten Ordnungsstil bis zum Ende durchhalten. Unabhängig davon, welche Variante Sie bevorzugen, sollte die Anordnung der Zeugnisse immer
Die Bewerbungsunterlagen 103 retrograd chronologisch erfolgen, sodass das jüngste und damit aussagekräftigste Zeugnis oben liegt. Diese Ordnung erleichtert dem Leser die Orientierung, sodass er schnell die wichtigsten Informationen findet. Grundsätzlich gilt, je länger die Ausbildung und vor allem der Schulbesuch zurückliegen, desto wichtiger werden die Arbeitszeugnisse. Achten Sie hierbei auf Vollständigkeit, gerade bei den jüngeren Arbeitszeugnissen. Die Schulzeugnisse legen sie höchstens der Vollständigkeit halber bei. Wenn Sie über große Mengen von Zeugnissen und Zertifikaten verfügen, dann sollten diese auf das Wesentliche reduziert werden. Sie stellen keinen Katalog zusammen! Was zu viel ist, wird nur selten beachtet. Es ist beispielsweise zweifelhaft, ob ein dreitägiger EDV-Kurs viel gebracht hat oder zumindest ob er den Leser von Ihrer Qualifikation zu überzeugen vermag. Tipp: Durch eine geschickte Auswahl von Zertifikaten können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen zusätzlich auf die angestrebte Stelle abstimmen. Um die Bewerbungsunterlagen leserfreundlich zu gestalten, empfiehlt es sich bei einer großen Zahl von Anlagen, besonders auf eine leichte Orientierung zu achten. Hilfreich ist dabei ein nach dem Lebenslauf oder Qualifikationsprofil eingefügtes Anlagenverzeichnis. Durch dezent farbiges Papier oder Register lassen sich Zeugnisse und Zertifikate zudem übersichtlich systematisieren. Checkliste: Die allgemeine Form von Bewerbungsunterlagen Die wichtigsten Tipps zu den Bewerbungsunterlagen haben wir für Sie nochmals stichwortartig zusammengefasst, damit Sie Ihre Zusammenstellung leicht überprüfen können, bevor Sie Ihre Bewerbung abschicken. Kopieren Sie am besten die folgende Checkliste und haken Sie jeden einzelnen Punkt deutlich sichtbar ab. Ebenso können Sie Ihre eigenen Tipps in die Checkliste aufnehmen. Prüfen Sie diese zuvor mit Hilfe dieses Buches. Die komplette Checkliste finden Sie auch unter www.komquadrat.de, www.einzigartigbewerben.de oder www.beltz.de/buecher/einzigartig-bewerben.htm im Internet.
104 Die Bewerbungsunterlagen Checkliste Bewerbungsunterlagen»Aussagekräftige«,»übliche«oder»vollständige«Bewerbungsunterlagen bestehen aus einem Anschreiben, einem Lebenslauf mit Foto und Zeugniskopien. Weitere Unterlagen oder Anlagen sind jederzeit möglich und sinnvoll. Beachten Sie Inhalt und Reihenfolge der einzelnen Unterlagen genau! Je wichtiger das Dokument ist, desto weiter vorne wird es abgeheftet. Das Anschreiben wird lose beigelegt, die anderen Unterlagen werden in eine professionelle Bewerbungsmappe eingeheftet. Dabei sind der Stil und die Farbe der Mappe zu beachten. Für Anschreiben und Lebenslauf nur gutes (ab 80g/m²), weißes, nicht-liniertes DIN-A4-Papier verwenden, eventuell mit Wasserzeichen. Eigenes Briefpapier oder selbst entwickeltes Briefpapier mit Namen und Anschrift kann verwendet werden, wenn es ein dezentes Design hat. Anschreiben und Lebenslauf sollten mit einem Computer entwickelt und mit gutem Tintenstrahl- oder Laserdrucker ausgedruckt werden. Die Firmenanschrift sollte speziell auf die korrekte Schreibweise des Firmennamens und die Rechtsform des Unternehmens hin überprüft werden. Falls der Name des Ansprechpartners bekannt ist, sollte dieser verwendet werden. Gegebenenfalls erfragen Sie diesen telefonisch. Nie radieren, verbessern, durchstreichen oder mit Tipp-Ex arbeiten. Immer neu schreiben! Rechtschreibung, Zeichensetzung, Grammatik müssen fehlerlos sein. Auf übersichtliche, klare Gliederung und sinnvolle Absätze achten. Gute Platzeinteilung und ausreichende Ränder sind wichtig. Das Anschreiben sollte nach den allgemeinen Standards für einen Geschäftsbrief aufgebaut werden (DIN 5008). Am besten wirkt eine lesbare Unterschrift mit blauer (oder schwarzer) Tinte unter Anschreiben, Lebenslauf und Qualifikationsprofil. Kein Autogramm und keine»ärzte-unterschrift«. Andere Farben kommen ebenso wie eine mit Kugelschreiber geschriebene Unterschrift nicht so gut an. Flecken, Eselsohren oder zerknittertes Papier fallen extrem negativ auf. Versenden Sie also keine Fotokopien oder Bewerbungsmappen, denen man einen mehrfachen Postweg ansieht.
Die Bewerbungsunterlagen 105 Sie möchten sicher nicht, dass an den Bewerbungsunterlagen deutlich wird, dass diese schon vorher von Absagen»gekrönt«wurden. Alle Kopien sollten die gleiche Qualität haben, das heißt, immer das gleiche Kopiergerät benutzen und keine neuen und gebrauchten Kopien mischen. Die Kopien müssen in einem sehr guten Zustand sein. Dennoch sollten diese nicht unbedingt in Prospekthüllen»eingeschweißt«sein. Vor allem darf der Personalverantwortliche die gesammelten Bewerbungsunterlagen nicht mühsam aus einer einzigen Hülle herausholen müssen. Keine Originalzeugnisse versenden. Zeugnisse nur auf ausdrücklichen Wunsch beglaubigen lassen. Lediglich das Anschreiben und der Lebenslauf sind Originale. Nur Abschlusszeugnisse verschicken (vor allem bei allgemein bildenden Schulen). Wenn ein solches noch nicht vorliegt, einen Notenspiegel vom Sekretariat erstellen lassen. Notfalls erstellen Sie diesen selbst. Mehrere Praktika in einem Unternehmen können in einem Zeugnis zusammengefasst werden. Mit der Bewerbung sollte keine Papierlawine über den Personalchef hereinbrechen, daher unbedingt die zu versendenden Zeugnisse sorgfältig auswählen. Nicht jeder Tageskurs muss nachgewiesen werden. Stelleninhaber ohne Zwischenzeugnis können eine eigene Tätigkeitsbeschreibung anfertigen. Da Sie auch Wochen später noch wissen müssen, bei wem Sie sich wofür beworben haben und wie Sie dabei vorgegangen sind, sollten Sie von allen Unterlagen Kopien haben. Es wäre unangenehm, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden und nicht mehr zu wissen, worum es geht oder was Sie verschickt haben. Für den Versand sind pappverstärkte DIN-B4-Fensterumschläge optimal. Sie nehmen Bewerbungsmappen jeglicher Art auf und schützen vor Beschädigungen auf dem Postweg. Die Sendung von der Post auswiegen lassen. Der Adressat darf auf keinen Fall Nachgebühr bezahlen. Allzu originelle Bewerbungen sind nur in bestimmten Branchen beziehungsweise bei bestimmten Unternehmen ratsam. Vor dem Abschicken sollten die Bewerbungsunterlagen noch einmal von mehreren Personen Korrektur gelesen und überprüft werden. Wählen Sie dazu eine eigene»personalkommission«aus.