ERP myfactory.sanktionslistenprüfung Zusatzmodul zur myfactory.businessworld Seiwert GmbH professionelle Software Lösungen Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Tel. 069/70760000 Fax 069/70760010 Email: willkommen@seiwert.info
ERP Inhaltsverzeichnis 1. Programmbeschreibung... 03 2. Einrichtung... 03 2.1 Anwendungs-Baum... 03 2.2 Sanktionslisten Grundlagen... 03 2.3 Sperrkennzeichen... 04 3. Adressen... 05 3.1 Manuelle Prüfung... 06 3.2 Manuelles Sperren... 06 3.3 Manuelles Entsperren... 07 4. Prüfungslauf... 08 4.1 Anlage und Auswahl der Adressen... 08 4.2 Prüfung der Adressen... 09 4.3 Prüfergebnis... 09 4.1 Ergebnis filtern... 10 5. Liefersperre/Sperrkennzeichen... 11
1. Programmbeschreibung Handelsunternehmen müssen sicherstellen, nicht gegen die Anti-Terror-Verordnungen der EU und der US-Regierung zu verstoßen, um so in Übereinstimmung mit dem jeweils gültigen Exportkontrollrecht zu agieren. Dabei ist es unerheblich, ob national oder international gehandelt wird. Mit myfactory.sanktionslistenprüfung werden alle erfassten Geschäftspartner-Adressen gegen die rechtsverbindlichen Sperrlisten mit wenig Aufwand geprüft. Die Adressprüfung erfolgt über einen speziellen Webservice. Hierfür wird ein Rechenzentrumszugang benötigt. Je nach Adressvolumen können unterschiedliche Kontingente verwendet werden. Die Kosten hierfür fragen Sie bitte separat nach. 2. Einrichtung (Bild 1.0) 2.1 Anwendungs-Baum 2.2 Sanktionslisten Grundlagen (Bild 1.1) Über Sanktionslistenprüfung/Grundlagen öffnet sich folgender Dialog: Die Daten für die Felder Adresse Webservice, Login Benutzer, Login Passwort und Login Mandant erhalten Sie mit dem Rechenzentrumszugang. Sanktionslisten ID s: Tragen Sie hier die jeweilige ID der zu prüfenden Sanktionsliste getrennt durch ein Semikolon ein. Die Sanktionslisten 1-5 sind standardmäßig freigeschaltet, die Listen mit der ID 6-9 optional. Listen-ID: 1 = EU_CFSP, EU CFSP, Common Foreign & Security Policy 2 = HM_List1, HM List 1, Consolidated list of financial sanctions targets 3 = HM_List2, HM List 2, Investment Ban list 4 = US_SDN, US SDN, Specially Designated Nationals List 5 = US_BIS_DPL, US BIS DPL, Denied Persons List (Bild 1.0) Sie finden myfactory.sanktionslistenprüfung unterhalb von Administration. (Bild 1.1) Programmbeschreibung / Einrichtung Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 03
Suche über Namens- und Adressfelder: Worttreffer: Übereinstimmung in %: Kunden-Sperrkennzeichen: Wählen Sie hier aus, ob nur der Name oder die komplette Adresse geprüft werden soll. Geben Sie hier den Prozentwert der Wörter an, die bei der Prüfung übereinstimmen müssen. Beispiel: Wird nur der Name geprüft und lautet dieser Mustermann würde es bei einer gesperrten Adresse Hans Muster zu einer Wortübereinstimmung von 50 % kommen. Geben Sie hier an, wie viel Prozent der Zeichen mit den über die Worttreffer gefundene Wörter übereinstimmen müssen. Beispiel: Über die Worttreffer wurde eine Übereinstimmung von Mustermann und Hans Muster ermittelt. Die prozentuale Zeichenübereinstimmung von Mustermann und Muster beträgt 60 %. Die Adresse würde in diesem Fall nicht gesperrt werden, da lt. den Einstellungen mindestens 80 % der Zeichen übereinstimmen müssen. Wählen Sie hier das Sperrkenzeichen aus, welches bei positiver Prüfung beim Kunden gesetzt wird. Über den Optionsbutton kann zudem ein neues Kennzeichen angelegt oder ein bestehende bearbeitet werden. 2.3 Sperrkennzeichen (Bild 1.2) Über den Optionsbutton bei Kunden-Sperrkennzeichen öffnet sich folgender Dialog zur Pflege der Kennzeichen. Der Dialog kann auch über Stammdaten/Grundlagen/ Stammdaten/Sperrkennzeichen aufgerufen werden. (Bild 1.2) Einrichtung / Sperrkennzeichen Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 04
3. Adressen (Bild 1.3) Der Adressstamm ist um den Reiter Sanktionsliste erweitert worden. Das Flag Gesperrt zeigt an, ob die Adresse gesperrt ist. Eine Sperrung kann durch eine Adressprüfung oder manuell erfolgen. Daneben befinden sich die Buttons zum manuellen Prüfen, Sperren oder Entsperren der Adresse. Im unteren Bereich befindet sich die Prüfhistorie. Hier werden alle Prüf- oder Sperraktionen aufgeführt. Datum: Benutzer: Prüfung: Gesperrt: Referenz: Optionsbutton: Datum der Aktion Benutzer der die Aktion durchgeführt hat Prüfungsart, Manuell oder Stapel Zeigt an, ob mit der Aktion die Adresse gesperrt oder entsperrt wurde Zeigt die Stapelnummer, wenn die Prüfung über einen Prüfungslauf erfolgt ist Sprung in den Prüfungslauf, wenn Referenz vorliegt Info: Zeigt Prüfungsergebnis bzw. Sperraktion (Bild 1.3) Adressen Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 05
3.1 Manuelle Prüfung (Bild 1.4) Über den Button Prüfen wird die aktuelle Adresse geprüft und anschließend das Ergebnis ausgegeben. (Bild 1.4) In diesem Beispiel wurde die Adresse positiv geprüft und die Adresse gesperrt. Das Ergebnis der Prüfung ist anschließend in der Prüfhistorie vorhanden. (Bild 1.5) (Bild 1.5) 3.2 Manuelles Sperren (Bild 1.6) Über den Button Sperren können Sie jederzeit eine Adresse unabhängig von der Adressprüfung sperren. Bestätigen Sie folgende Frage mit Ja, hat dies folgende Auswirkungen: 1. die Adresse wird gesperrt 2. der Kunde erhält das in den Grundlagen hinterlegte Sperrkennzeichen 3. der Kunde und der Lieferant erhalten das Flag Liefersperre (Bild 1.6) Manuelle Prüfung / Manuelles Sperren Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 06
Die Sperrung wird in der Prüfhistorie angezeigt: 3.3 Manuelles Entsperren (Bild 1.7) Über den Button Entsperren wird die Adresse entsperrt und ggf. das Sperrkennzeichen sowie die Liefersperre entfernt. (Bild 1.7) Nachdem die 1. Frage mit Ja bestätigt wurde, erhalten Sie folgenden Dialog: Mit Ja wird das Kunden-Sperrkennzeichen und das Flag Liefersperre entfernt, bei Nein wird lediglich die Adresse entsperrt. Das Entsperren wird in der Prüfhistorie angezeigt: (Bild 1.8) (Bild 1.8) Manuelles Entsperren Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 07
4. Prüfungslauf (Bild 1.9) 4.1 Anlage und Auswahl der Adressen Über Sanktionslistenprüfung/Prüfungslauf öffnet sich folgendes Fenster: (Bild 1.9) Im oberen Bereich werden die Prüfungsläufe angezeigt. Anzahl: Geprüft: Ok: Gesperrt: Erledigt: Anzahl der Prüfadressen des Prüfungslaufs Anzahl der geprüften Adressen Anzahl der Adressen, für die keine Sperrung erfolgt ist Anzahl der gesperrten Adressen Zeigt an, ob der Prüfungslauf bereits durchgeführt wurde (0 = offen) Im linken oberen Bereich können die Prüfungsläufe zudem nach Kriterien gefiltert werden. Um einen neuen Prüfungslauf anzulegen klicken Sie bitte auf den Neu-Button. Unter dem Reiter Sanktionslistenprüfung können Sie nun die Einschränkungskriterien für die zu prüfenden Adressen auswählen. Drücken Sie anschließend auf den Button Anzahl Adressen ermitteln. Der Prüfungslauf wird damit automatisch gespeichert und die Adressen anhand der Auswahlkriterien ermittelt. Prüfungslauf / Anlage und Auswahl der Adressen Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 08
4.2 Prüfung der Adressen Nachdem der Prüfungslauf gespeichert wurde, kann die Prüfung über den Button Prüfung durchführen gestartet werden. 4.3 Prüfergebnis (Bild 2.0) Unter dem Reiter Adressen können Sie nun das Ergebnis des Prüfungslaufs sehen. (Bild 2.0) Prüfung der Adressen / Prüfergebnis Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 09
4.4 Ergebnis filtern (Bild 2.1, Bild 2.2 Bild 2.3) Wurde eine große Anzahl von Adressen geprüft und möchten Sie nur die gesperrten Einträge sehen, setzen Sie den Filter bei der Spalte Gesperrt auf -1. (Bild 2.1) (Bild 2.2) (Bild 2.3) Ergebnis filtern Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 10
5. Liefersperre/Sperrkennzeichen (Bild 2.3) Das Flag Liefersperre ist beim Kunden und Lieferanten vorhanden, das Sperrkennzeichen dagegen nur im Kundenstamm. (Bild 2.0) Hinweis: Die Liefersperre bzw. das Sperrkennzeichen wird bei negativer Prüfung nicht entfernt, da diese Kennzeichen evtl. manuell gesetzt wurden. Bei positiver Prüfung wird die Liefersperre und das Sperrkennzeichen dagegen immer gesetzt. Liefersperre/Sperrkennzeichen Seiwert GmbH Werrastraße 7 60486 Frankfurt am Main Telefon 069 707 600 00 willkommen@seiwert-info 11