MAPI-Konten unter Outlook Besuchen Sie uns im Internet unter http://www.vobs.at/rb 2012 Schulmediencenter des Landes Vorarlberg IT-Regionalbetreuer des Landes Vorarlberg 6900 Bregenz, Römerstraße 15 Alle Rechte vorbehalten schulen.em@ail MAPI Konten unter Outlook
Inhalt 1. Vorbemerkung... 3 2. Nutzungsbedingungen... 3 3. Installation MAPI-Connector... 4 4. Umstellung eines Outlook-Kontos auf MAPI (IMAP)... 7 4.1. Zusätzliches IMAP-Konto zum vorhandenen POP3-Konto einrichten... 7 4.1.1. Neues Konto einrichten... 7 4.1.2. Reiter Erweitert:... 8 4.2. Übernahme der Kalender-Daten in das Online-Konto... 9 4.3. Übernahme der Kontakte in das Online-Konto... 11 5. Einrichtung eines neuen E-Mail-Kontos unter Outlook... 14 5.1. Outlook 2010... 14 5.2. Ältere Outlook-Versionen... 16 6. Gemeinsame Kontakte und gemeinsamer Kalender... 17 7. Erweiterte Einstellungen... 17 8. Anhang... 18 8.1. Autoarchivierung für ältere Mails einrichten... 18 8.2. Händisch archivieren... 19 8.3. Mapi-Konten in älteren Outlook-Versionen einrichten... 20 8.3.1. Outlook 2007... 20 8.3.2. Outlook 2003... 21 8.3.3. Outlook XP... 22 schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 2 / 23
1. Vorbemerkung Für die volle Funktionalität des Mail-Servers schulen.em@ail (mail.snv.at) zusammen mit Microsoft Outlook muss als Erstes der MAPI-Connector heruntergeladen und installiert werden. Für Schüler-Postfächer ist der MAPI-Connector NICHT notwendig, da SchülerInnen keine Groupware-Funktionalität (Kalender, Kontakte, Aufgaben) und keine Synchronisation mit mobilen Endgeräten zur Verfügung stehen. 2. Nutzungsbedingungen Mit der Benutzung des Mailservers schulen.em@ail erkennen die Benutzer folgende Richtlinien an: Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht. Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber verantwortlich. Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der zuständige IT-Betreuer (= Mailadmin) verantwortlich. Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer Ihrer Kontoinhaber leeren; zu diesem Zweck sind sie berechtigt, das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen Vorgang zu informieren. Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung. Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator des Mailservers fixiert werden. Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach Ablauf eines Jahres zu löschen. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 3 / 23
3. Installation MAPI-Connector Für die Installation sind Administratorrechte nötig. Fragen Sie dazu gegebenenfalls Ihren System-Administrator. Bitte entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei so, dass sich die Dateien setup.exe, cgmxp32.ini und cgmxui32.inf im selben Verzeichnis befinden. Nur dann wird der MAPI-Connector in deutscher Sprache installiert. Unter Windows 7 können Sie die ZIP-Datei beispielsweise entpacken, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die ZIP- Datei klicken und dann Alle extrahieren wählen. Wählen Sie im nächsten Schritt ggf. einen Ordner aus, in den die Setup-Dateien des MAPI-Connectors entpackt werden sollen und klicken Sie dann auf Extrahieren. Klicken Sie nach dem Entpacken mit der rechten Maustaste auf die Datei setup.exe und dann auf Als Administrator ausführen. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 4 / 23
Sofern Ihr Konto, mit dem Sie an Ihrem Rechner angemeldet sind, über keine Administratorrechte verfügt, werden Sie nun ggf. nach den Zugangsdaten eines Kontos mit Administratorrechten gefragt. Andernfalls werden Sie aufgefordert die Administratorrechte freizugeben. Bestätigen Sie diesen Dialog mit Ja. Klicken Sie im nächsten Schritt auf Installieren. Nach der Installation gibt es die Möglichkeit, ein E-Mail- Profil zu erstellen. Klicken Sie hier bitte auf Nein. Unter Umständen wird Ihnen noch eine solche Fehlermeldung angezeigt, dass die Installation des MAPI- Connectors möglicherweise nicht richtig funktioniert haben soll. Klicken Sie hier auf Das Programm wurde richtig installiert. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 5 / 23
Die Installation ist damit abgeschlossen. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 6 / 23
4. Umstellung eines Outlook-Kontos auf MAPI (IMAP) Die meisten Accounts auf dem bisherigen Mailserver schulen.em@ail rufen ihre Nachrichten über POP3 ab, sodass Sie dann in einer lokalen PST-Datei auf dem eigenen PC oder auf dem Server der Schule liegen. Es wäre nicht sinnvoll und sehr zeitaufwändig, alle Daten auf den neuen Mailserver zu übertragen, sodass sie dann über IMAP sowohl im Mailprogramm (z.b. Outlook), im Webmail (z.b. Pronto) oder auch auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets zur Verfügung stehen. Wir übertragen lediglich den Kalender und die Kontakte, die Mails stellen wir lokal zur Verfügung und beginnen mit einem leeren Mail-IMAP Konto. 4.1. Zusätzliches IMAP-Konto zum vorhandenen POP3-Konto einrichten 4.1.1. Neues Konto einrichten Nur bei vorangegangener Installation des MAPI-Connectors steht die Option CommuniGate Pro Server zur Verfügung. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 7 / 23
4.1.2. Reiter Erweitert: Tragen sie im Reiter Erweitert bei den Kontoeinstellungen das Konto public@public.snv.at ein. Durch das Abonnieren dieses Kontos erhalten sie ein Gemeinsames Adressbuch ( VOBS Adressbuch ) mit den Daten von Schulen und Behörden sowie einen Gemeinsamen Kalender ( VOBS Kalender ). VOBS Adressbuch und VOBS Kalender werden von den Mitarbeitern des VOBS gepflegt und aktuell gehalten. Klicken Sie abschließend auf OK. Bestätigen Sie die Mitteilung, dass Outlook neu gestartet werden muss, mit OK. Über Datei Kontoeinstellungen sehen wir nun das bisherige POP3-Konto und das neu eingerichtete MAPI Konto. Wir machen das neue MAPI-Konto zum Standard-Konto Und löschen nun das bisherige POP3-Konto. Keine Sorge es gehen dadurch keine Daten (Mails, Kontakte, Kalender, ) verloren. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 8 / 23
Im Reiter Datendateien sehen wir, dass die Outlook.pst-Datei immer noch vorhanden ist. Wir machen nun das Online-Konto zum Standard-Datenspeicher und quittieren die anschließende Info mit OK. Ergebnis 4.2. Übernahme der Kalender-Daten in das Online-Konto Die Kalender und Kontakte des bisherigen POP3-Kontos werden nun in das Online-Konto übernommen. Nach dem Öffnen der Kalender sind dort zwei Kalender vorhanden Kalender des bisherigen POP3-Kontos leerer Kalender den neuen Online-Kontos (MAPI) schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 9 / 23
Wir aktivieren den bisherigen Kalender und stellen über Ansicht ändern diese auf Liste um. Mit STR-A werden alle Einträge markiert. Mit Mausklick Rechts auf einen Kalender-Eintrag kommen wir ins Kontextmenü. Verschieben in Ordner kopieren wir wählen als Ziel das NEUE Konto und dort den Ordner Kalender. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 10 / 23
Ergebnis nach einer, der Kalender-Größe entsprechenden Wartezeit: Der neue Online-Kalender enthält dieselben Einträge wie der bisherige Kalender des POP3-Kontos. 4.3. Übernahme der Kontakte in das Online-Konto Dieselbe Vorgangsweise wenden wir nun auch für die Übernahme der Kontakte in das Online-Konto an. Das kann dauern schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 11 / 23
Ergebnis Nun stehen alle Kalenderdaten und Kontakte online zur Verfügung. In Outlook und Pronto (neuer Webmail-Client) sind dieselben Informationen zu sehen. 4.3.1.1. Kontakte Outlook Pronto 4.3.1.2. Kalender Outlook Pronto schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 12 / 23
4.3.1.3. E-Mail Hier steht das neue Online-Konto zur Verfügung (rote Markierung). Gleichzeitig können wir aber auf die alten Mails zugreifen (orange Markierung). Wir beginnen also mit der Umstellung damit, alle Mails online zu speichern, haben aber die bisherigen Mails ebenso noch griffbereit. So wird verhindert, dass Unmengen an Mails auf den Server kopiert werden. Das würde zum Ersten sehr lange dauern, zum Zweiten wäre der zur Verfügung stehende Speicherplatz bereits ordentlich belegt. 4.3.1.4. E-Mails senden Das neue Online-Konto ist laut unserer Einstellung das Standardkonto, daher werden alle Mails über dieses Konto versendet und sind auch im Webmail als gesendete Objekte zu sehen. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 13 / 23
5. Einrichtung eines neuen E-Mail-Kontos unter Outlook Um die Groupware Funktionalität (Kalender, Kontakte, Aufgaben) nutzen zu können, muss das Konto etwas anders wie bisher gewohnt installiert und konfiguriert werden. Rufen Sie Microsoft Outlook dazu aus dem Startmenü auf (im Beispiel: Outlook 2010) 5.1. Outlook 2010 Klicken Sie beim ersten Fenster einfach auf Weiter. Sie werden als nächstes gefragt, ob Sie ein neues E-Mail- Konto einrichten wollen. Klicken Sie hier auf Ja. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 14 / 23
Wählen Sie in diesem Dialog die unterste Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren aus und klicken Sie anschließend auf Weiter. Wählen Sie hier unter dem Punkt Andere den Eintrag CommuniGate Pro Server aus und bestätigen Sie die Auswahl dann mit Weiter. Sofern sie noch nicht automatisch importiert wurden, füllen Sie die in der Abbildung gezeigten Einträge ein und setzen Sie die Konfiguration des MAPI-Connectors dann unter dem Reiter Erweitert fort. Bei Kontoname tragen Sie bitte Ihr persönliches Konto (ihre komplette Mailadresse) ein. Das Passwort erhalten Sie von ihrer IT-Betreuerin / ihrem IT-Betreuer. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 15 / 23
Bestätigen Sie die Mitteilung, dass Outlook neu gestartet werden muss, mit OK. Klicken Sie im nächsten Dialog auf Fertig stellen. Wenn Outlook das erste Office-Programm ist, das Sie starten, werden Sie unter Umständen nach Ihrem Namen und Ihren Initialen gefragt. Nachdem Sie Outlook neu gestartet haben, erhalten Sie eine solche Ansicht: direktion@schulkuerzel.snv.at 5.2. Ältere Outlook-Versionen Für Outlook 2007, Outlook 2003 und Outlook XP finden sich entsprechende Screenshots im Anhang dieser Anleitung. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 16 / 23
6. Gemeinsame Kontakte und gemeinsamer Kalender Tragen Sie im Reiter Erweitert bei den Kontoeinstellungen das Konto public@public.snv.at ein. Durch das Abonnieren dieses Kontos erhalten Sie ein Gemeinsames Adressbuch ( VOBS Adressbuch ) mit den Daten von Schulen und Behörden sowie einen Gemeinsamen Kalender ( VOBS Kalender ). VOBS Adressbuch und VOBS Kalender werden von den Mitarbeitern des VOBS gepflegt und aktuell gehalten. Klicken Sie abschließend auf OK. Bestätigen Sie die Mitteilung, dass Outlook neu gestartet werden muss, mit OK. 7. Erweiterte Einstellungen Wenn Sie den Menüpunkt CommuniGate Pro Server unter Add-Ins nicht vorfinden kann es sein, dass der CommuniGate Pro MAPI-Connector zwar installiert, aber noch deaktiviert ist. Bitte aktivieren Sie die CommuniGate Pro Extension dann unter Start - Optionen - Add-Ins. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 17 / 23
8. Anhang 8.1. Autoarchivierung für ältere Mails einrichten Outlook öffnen Menü Ordner Einstellungen für Autoarchivierung 1 bis 60 Tage möglich Haken raus, sonst muss der User bestätigen! Haken raus, sonst sind alte Mails weg! Archivordner (PST)wird in Outlook angezeigt 1 bis 99 Monate möglich Pfad und Name der Archiv-Datei z.b. \\server\grpdirektion$\direktion\outlook\archive.pst Hinweis: Es können keine verschlüsselten E-Mails archiviert werden. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 18 / 23
Ablaufzeiten für Outlook-Elemente Jedes Outlook-Element, dessen Ablaufzeit überschritten ist, wird in das nächste AutoArchiv eingeschlossen, es sei denn, das Element wurde speziell für den Ausschluss markiert. Die standardmäßige Ablaufzeit für jeden Outlook-Ordner ist wie folgt: Posteingang und Entwürfe 6 Monate Gesendete Objekte und Gelöschte Objekte 2 Monate Postausgang 3 Monate Kalender 6 Monate Aufgaben 6 Monate Notizen 6 Monate Journal 6 Monate Welche Einstellungen für die Autoarchivierung getroffen werden, hängt sehr stark vom Mailaufkommen und vom Mailverhalten des Users ab. Benutzer mit viel E-Mail-Verkehr sollten beispielsweise ein relativ kurzes Archivierungsinterwall einstellen, Benutzer mit wenig E-Mailverkehr ein relativ langes wählen. Die Standardablage für die Archivdatei von Outlook sieht das lokale Verzeichnis C:\Users\Benutzer\Documents\Outlook- Dateien\ vor. Der Ordner und das Laufwerk sind aber frei wählbar. Es muss nur sichergestellt sein, dass Outlook ständigen Zugriff auf das Laufwerk hat, da es sonst bei jedem Start von Outlook zu Fehlermeldungen kommt. Outlook greift während der Benutzung auf die eingestellte Archivdatei zu und in der linken Spalte unter Archiv ist es möglich, die archivierten E-Mails jederzeit zu durchsuchen. Wichtig: Die Archivdatei archiv.pst wird vom System erst dann erstellt, wenn tatsächlich ein Archivierungsvorgang erfolgt. 8.2. Händisch archivieren Datei Tools zum Aufräumen Archivieren Direktion (Schulbezeichnung) Direktion (Schulbezeichnung) MAPI \\server\grpdirektion$\direktion\outlook\archi schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 19 / 23
8.3. Mapi-Konten in älteren Outlook-Versionen einrichten 8.3.1. Outlook 2007 Sofern Sie noch nicht automatisch importiert wurden, füllen Sie die in der Abbildung gezeigten Einträge ein und setzen Sie die Konfiguration des MAPI- Connectors dann unter dem Reiter Erweitert fort. Bei Kontoname tragen Sie bitte Ihr persönliches Konto (ihre komplette Mailadresse) ein. Das Passwort erhalten Sie von ihrer IT-Betreuerin / ihrem IT- Betreuer. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 20 / 23
8.3.2. Outlook 2003 Sofern sie noch nicht automatisch importiert wurden, füllen Sie die in der Abbildung gezeigten Einträge ein und setzen Sie die Konfiguration des MAPI- Connectors dann unter dem Reiter Erweitert fort. Bei Kontoname tragen Sie bitte Ihr persönliches Konto (ihre komplette Mailadresse) ein. Das Passwort erhalten Sie von ihrer IT-Betreuerin / ihrem IT- Betreuer. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 21 / 23
8.3.3. Outlook XP schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 22 / 23
Sofern Sie noch nicht automatisch importiert wurden, füllen Sie die in der Abbildung gezeigten Einträge ein und setzen Sie die Konfiguration des MAPI- Connectors dann unter dem Reiter Erweitert fort. Bei Kontoname tragen Sie bitte Ihr persönliches Konto (ihre komplette Mailadresse) ein. Das Passwort erhalten Sie von ihrer IT-Betreuerin / ihrem IT- Betreuer. schulen.em@ail: MAPI Connector Installation, MAPI-Konto unter Outlook 2010 erstellen Version 1.1 23 / 23