Seminar des Landessportverband Schleswig-Holstein Bad Malente 25. + 26. Februar 2011 Abteilungs- und Beitragsstrukturen im Verein aus Verwaltungssicht 1 Abteilungs- und Beitragsstrukturen im Verein aus Verwaltungssicht Idee war herauszufinden, wie groß die Relevanz der Abteilungs- und /oder Beitragsstruktur hinsichtlich der Arbeitsaufwände ist. Hierzu haben wir die Vereine mittels der Strukturen klassifiziert und im Anschluss die Arbeitsaufwände in der Mitgliderverwaltung analysiert. 2
Struktur von Abteilungen und Beiträgen? Eine Abteilung für alle Mitglieder & ein Beitrag für alle Mitglieder Vorteile: schnell erklärt und verstanden einfach zu verwalten Nachteile: erfüllt die Anforderungen an die Sportorganisation(-en) nicht (z.b. Meldungen an Fachsportverbände) erfüllt die gesellschaftlichen Erwartungen an den Verein nicht (z.b. sozial gestaffelte Beiträge) Fazit nicht durchsetzbar und praktizierbar 3 Warum sind intelligente und vereinsspezifische Strukturen relevant? Ziele bei der Strukturauswahl: einfach und leicht verständlich geringer Beratungsbedarf für Verwaltungsdinge erfüllt die sozialen Ansprüche benötigte Informationen sind abrufbar/generierbar (Verbandsmeldungen, Einnahmeübersichten der einzelne Bereiche, ) Abteilungen und Beiträge sind zu verwalten/handhabbar Strukturen in der Umsetzung bzw. Anwendung: Berücksichtigung der Bearbeitbarkeit Verwaltungsakt = Arbeitszeit komplexe Strukturen: großer Beratungsbedarf fehleranfällig in der praktischen Arbeit 4
Struktur der Abteilungen Klassische Abteilungstruktur je Sportart eine Abteilung ggf. mit eigenen Beitragsordnungen oder Abteilungsbeiträgen erweiterte klassische Abteilungsstruktur teilweise weitere Unterteilung in Gruppen innerhalb einer Sportart z.b. Tennis Jugend / Tennis Erwachsene teils aus Etatgründen eingeführt und gepflegt ausufernde Abteilungsstruktur Unterteilung in Übungsgruppen sehr aufwendiges Konzept, das teils bereits am Versuch scheitert, die aktuellen Daten aus den Gruppen zu erhalten und nachzupflegen 5 Struktur der Beiträge Klassische Beitragsordnung eine Beitragsordnung für den gesamten Verein (Vereins-/Grundbeitrag) u.u. Abteilungen mit eigener Beitragsordnung und ggf. noch in einzelnen Abteilungen fällige Zusatzbeiträge oder Sportgemeinschaft Verwaltungsbeitrag für die Verein in jeder Abteilung Sportbeiträge 6
Beitragsstrukturen und ihre Umsetzung Beitragsstruktur Verein Beitragsstruktur XY-Abteilung 7 Beitragsstrukturen/-ordnungen und ihre Umsetzung Erwin Mustermann im TuS Musterdorf Volleyball Keine eigenen Beiträge, Abteilung für den Vereinsbeitrag (Erstbeitrag) Fitneß monatlicher Zusatzbeitrag Karate mit dem Grundbeitrag erhobener Zusatzbeitrag Ein Vereinsmitglied kann in beliebig vielen Abteilungen sein. In einer dieser Abteilungen zahlt er seinen Vereinsbeitrag, dessen Höhe nach dem Mitgliedsstatus und der Beitragsordnung der Abteilung richtet. In allen anderen Abteilungen werden die ggf. fälligen Zusatzbeiträge erhoben. 8 l
Beitragsordnungen und ihre Umsetzung Die Beitragserhebung der Familie Mustermann 9 Beitragsordnungen und ihre Umsetzung Transparenz beim Beitrageinzug Detaillierte Auflistung der einzelnen Buchungen Für jeden Beitrag sollte eine eigenständige Buchung auf dem Mitgliederkonto erzeugt werden. Diese Buchungen sollten möglichst auf den Rechnungen bzw. in den Kontoauszügen der Mitglieder wiedergegeben werden. Anmerkung: Bei der Übertragung der Lastschriften per Diskette oder Online-Banking ist die Übertragung von bis zu 14 Zeilen Verwendungszweck möglich. Durch diese detaillierten Informationen reduzieren sich die Nachfragen der Mitglieder nach einem Beitragseinzug erheblich. 10
Kurz zur Erinnerung Klassische Beitragsordnung eine Beitragsordnung für den gesamten Verein (Vereins-/Grundbeitrag) u.u. Abteilungen mit eigener Beitragsordnung und ggf. noch in einzelnen Abteilungen fällige Zusatzbeiträge oder Sportgemeinschaft Verwaltungsbeitrag für die Verein in jeder Abteilung Sportbeiträge 11 Musterzahlen in % zu den zwei Typen von Beitragsstrukturen Auf den nachfolgenden Seiten haben wir grafisch dargestellt in welchen Bereichen welche Mengen an Arbeit in der Vereinsverwaltung anfallen. Allgemein ist anzumerken: Die Zahlen sind immer in % angegeben. Einige der Vereine verfügen über ein Fitness-Studio und/oder auch ein Kurs-System an dem auch Externe (Nichtmitglieder) teilnehmen dürfen. Diese beiden Gruppen wurden bei den Statistiken berücksichtigt und sind herausgerechnet. Ein Verein ragt im Bereich der Änderungen deutlich heraus, hierbei handelt es sich um einen Effekt, der auf die sehr intensive Korrektur der unterschiedlichen Schreibweisen der Straßennamen zurück zu führen ist. Insofern handelt es sich hierbei um einen statistischen Ausreißer. 12
Musterzahlen in % zu den zwei Typen von Beitragsstrukturen Mitgliederzahlen per 01.01. (100%) zur Anzahl der gesamten Änderungen Mitglieder Gesamtänderungen 10 8 6 4 2 Verein 1 klassisch Verein 2 klassisch Verein 3 klassisch Verein 4 SG Verein 5 SG 13 Musterzahlen in % zu den zwei Typen von Beitragsstrukturen Gesamte Anzahl der Änderungen & Vereinseintritte und Vereinsaustritte 10 8 Gesamtänderungen Vereinseintritte Vereinsaustritte 6 4 2 Verein 1 klassisch Verein 2 klassisch Verein 3 klassisch Verein 4 SG Verein 5 SG 14
Musterzahlen in % zu den zwei Typen von Beitragsstrukturen Abteilungsaustritten ohne Vereinsautritt und Abteilungeintritt nach Vereinseintritt (Wechsel der Abteilungen) 12,0 1 Abt.-Austritt ohne V-Austritt Abt.-Eintritt nach V-Eintritt 8,0 6,0 4,0 2,0 Verein 1 klassisch Verein 2 klassisch Verein 3 klassisch Verein 4 SG Verein 5 SG 15 Musterzahlen in % zu den zwei Typen von Beitragsstrukturen Weitere Klassiker bei den Änderungen (Adresse und Bankverbindung) 25,0 Realer Wert 66,7% 2 15,0 Adressänderungen Veränderungen Bankverb. 1 5,0 Verein 1 klassisch Verein 2 klassisch Verein 3 klassisch Verein 4 SG Verein 5 SG 16
Musterzahlen in % zu den zwei Typen von Beitragsstrukturen Alle Änderungen im Vergleich 45,0 Realer Wert 66,7% 4 35,0 3 25,0 Verein 1 klassisch Verein 2 klassisch Verein 3 klassisch Verein 4 SG Verein 5 SG 2 15,0 1 5,0 Vereinseintritte Vereinsaustritte Abt.-Austritt ohne V- Austritt Abt.-Eintritt nach V- Eintritt Adressänderungen Veränderungen Bankverb. 17 Fazit Es gibt keine signifikanten Unterschiede. Arbeitsaufwandsbedingte Gründe für die eine oder andere Struktur sind nicht erkennbar. Somit gilt, wie fast immer: Wie Sie s man smachen, macht, machen macht man s Sie s verkehrt. RICHTIG! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und noch einen guten Heimweg. Ihr 3S Sport-Software-Service Reiner Linnemann 18