Event-Leitfaden Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Event-Organisation soll Sie dabei unterstützen, Ihre eigenen erfolgreichen Events zu planen, zu veranstalten und zu präsentieren. Ihre Ziele Planung ist extrem wichtig, denn ein Event ohne Planung oder Vorbereitung kann zum Desaster werden. Erstellen Sie einen Masterplan für Ihren Event mit konkreten Zielen, die SMART sind nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Traum verwirklicht wird. S Spezifisch Um eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, wie Ihr Ziel aussieht und was Sie mit Ihrem Event erreichen möchten, sollten Sie sich die folgenden fünf Fragen beantworten: Was? Was möchte ich mit der Veranstaltung meines Events erzielen? Warum? Warum möchte ich das erzielen? Wer? Wer kann mich dabei unterstützen, mein Ziel zu erreichen und meinen Event zu veranstalten? Wo? Wo möchte ich meinen Event veranstalten? Womit? Welche Hilfsmittel und Materialien brauche ich? M Messbar Woran erkennen Sie, dass Sie Fortschritte gemacht haben? Ein Ziel muss messbar sein, damit Sie einen gewissen Indikator dafür haben, dass Sie sich mit der Planung Ihres Events auf dem richtigen Kurs befinden. Beziehen Sie die zu erledigenden Aufgaben in die Eventplanung mit ein und setzen Sie sich konkrete Fristen. Immer wenn Sie eine dieser Aufgaben erledigt haben, wissen Sie, wo Sie stehen und Sie haben die Bestätigung, dass Sie Fortschritte machen. A Ausführbar (erreichbar) Sehen Sie sich die oben gestellten Fragen an und überlegen Sie sich, ob Ihr Ziel realistisch genug ist. Ist es innerhalb des bestimmten Zeitrahmens ausführbar, den Sie sich gesetzt haben? Die Organisation Ihres eigenen Events erfordert Zeit, Aufwand, die richtige Einstellung und Ressourcen, um zu gewährleisten, dass alles so reibungslos wie möglich abläuft.
R Relevant & Realistisch Je mehr Sie bei der Organisation Ihres Events investieren, desto höher wird auch Ihr Gewinn sein. Doch wie genau soll dieser Gewinn aussehen was möchten Sie erreichen? Bedenken Sie, dass Ihre Ziele und Vorhaben realistisch sein müssen. T Terminbezogen Überlegen Sie sich bei der Terminplanung, welcher Zeitpunkt im Jahr sich für Ihren Event am besten eignet und wann es am wahrscheinlichsten ist, dass Ihre potentiellen Gäste teilnehmen. Wählen Sie Ihren Termin so, dass zum selben Zeitpunkt keine konkurrierenden Veranstaltungen stattfinden, die Ihnen die Show stehlen könnten. Wo liegt Ihr Fokus? Ihre Ziele bestimmen die Art von Event und den Fokus Ihres Events. Die Auswahl ist praktisch grenzenlos: Verkaufsveranstaltungen Events zum Thema Geschäftsaufbau & Rekrutierung Produkteinführungsveranstaltungen Meetings Konferenzen HBM-Training Was ist Ihr Zielpublikum? Nachdem Sie sich mit den Fragen nach Zielen und Fokus auseinandergesetzt und sich klargemacht haben, was Zweck und Grund für Ihren Event sind, können Sie Ihr Zielpublikum bestimmen. Wer soll Ihren Event besuchen? Beziehen Sie bei der Bestimmung Ihres Zielpublikums die folgenden Aspekte ein: Demographie: Alter, Standort Psychographie: Interessen, Hobbys und Persönlichkeit Dies hilft Ihnen auch bei der Wahl Ihres Kommunikationsmittels: Zieht es Ihr Zielpublikum vor, über Ihren Event per Post oder per E-Mail benachrichtigt zu werden? Nutzen Ihre potentiellen Gäste Social-Media-Seiten und wäre dies eine Option, über Ihren Event zu informieren? Auf diesen Punkt gehen wir im Abschnitt Promotion und Marketing dieses Leitfadens noch genauer ein.
Grundlagen zur Event-Planung Hier haben wir einige wichtige Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Organisation eines Events beachten sollten diese Liste dient als Checkliste während der ersten Planungsphasen: Die Planung eines Events beginnt mit Recherche, Recherche und noch mehr Recherche! Besuchen Sie andere Events, Ausstellungen, Meetings und Messen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was gut ankommt und was nicht. Sehen Sie sich auch nach Hotels und anderen Veranstaltungsorten um, die für Ihren Event in Frage kommen könnten. Erstellen Sie außerdem einen Umsetzungszeitplan der festlegt, wann Sie welche Aufgabe erledigt haben sollten. Wählen Sie das Datum / die Daten für Ihren Event und prüfen Sie, ob wichtige Teilnehmer an diesem Termin zur Verfügung stehen. Besichtigen Sie den Veranstaltungsort, um sicher zu stellen, dass er das Richtige für Ihren Event und Ihr Zielpublikum ist. Bedenken Sie auch die Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes und ob Parkmöglichkeiten bestehen. Welche Räumlichkeiten müssen Sie am Veranstaltungsort mieten? Wie hoch sind die Kosten dafür und was ist und ist nicht aufgeführt im Vertrag? Überprüfen Sie die Hoteleinrichtungen. Haben Ihre Gäste die Möglichkeit, auf eigene Kosten Getränke, einen Imbiss oder ein Mittagessen zu kaufen? Bedenken Sie auch, dass Ihre Gäste bei Events, die länger als einen Tag dauern, möglicherweise eine Hotelreservierung benötigen. Wecken Sie mit Ihrem Event das Interesse des Hotels, nennen Sie Gründe, warum es als Veranstaltungsort in Frage kommt und wie Ihr Event dem Hotel im Gegenzug als Publicity dienen kann stellen Sie auf diese Weise eine gute Geschäftsbeziehung her. Machen Sie sich klar, welche Anforderungen vor Ort auf Sie zukommen und welche Ausstattung vor Ort bereitsteht. Überlegen Sie sich, wie Sie den Raum nutzen und wie Sie in ihm präsentieren möchten. Brauchen Sie nur Stühle oder möglicherweise auch Tische? Gibt es Hindernisse, die die Sicht auf den Frontbereich versperren? Stellen Sie sicher, dass ein einfaches, leicht zu handhabendes System zur Registrierung vorhanden ist. Stellen Sie zur Promotion Ihres Events ein Marketingkonzept auf, um Aufmerksamkeit und Interesse für Ihren Event zu wecken. Steht die benötigte Ausrüstung am Veranstaltungsort zur Verfügung oder müssen Sie Equipment mieten? Das Hotel kann unter Umständen nicht die gewünschten Vorrichtungen anbieten. Ein Probedurchlauf ist unerlässlich, um zu prüfen, ob alles funktioniert! Wie Sie sehen ist eine sehr umfassende Liste an Punkten zu bedenken, bevor Sie anfangen!
Beiträge von Gastrednern Zur Motivation, Ermutigung und Inspiration haben Sie die Möglichkeit, zu Ihrem Event hochkarätige Gastredner einzuladen, wie z. B. Anthony Chaplin, den geschäftsführenden Direktor von Nikken Europe. Auch Ben Woodward, das neueste Mitglied im Management-Team von Nikken Europe hat langjährige Erfahrung im Network Marketing und Sie stimmen uns sicher zu, dass er als Verkaufsleiter für Europa ein fantastischer Gastredner für Ihren Event sein wird. Wenn Sie den Fokus Ihres Events auf die Themen Training, HBM oder Motivation legen, dann wäre Larry Proffit genau der richtige Gastredner. Organisieren Sie eine Produkteinführungsveranstaltung? Wer wäre besser geeignet als Dave Balzer oder Roger Drummer beides Produktexperten, die durch ihren reichen Erfahrungsschatz ihr Publikum nicht nur informieren, sondern auch begeistern. Julie Gostick, Leiterin des Produktmarketings bei Nikken Europe, bietet sich durch ihre Produktkenntnis und ihre Erfahrung im Produktmarketing als ideale Sprecherin für Ihre Produkteinführungsveranstaltung an. Curtis Bennett, auch bekannt als Thermo Guy, ist der Gründer der Thermografix Consulting Corporation. Der Thermographieexperte ist bereits bei zahlreichen Konferenzen und Events, wie z. B. dem 14. Internationalen Jahreskongresses zum Thema Anti-Aging-Medizin in Chicago (USA), als Gastredner aufgetreten. Mit seinem umfassenden Wissen auf dem Gebiet der Wärme- und Temperaturtechnologie wird er sicher alle begeistern. Geht es bei Ihrem Event um das Nikken-Geschäft und Hilfsmittel zur Rekrutierung? Dann ist Mari Daly, Leiterin der Marketingabteilung von Nikken Europe, genau die richtige Gastrednerin für Ihren Event, um die Geschäftshilfen, ihre Vorteile und ihre Verwendung vorzustellen. Es besteht für Sie die Möglichkeit, Gastredner zur Teilnahme an Ihrem Event einzuladen, sofern Ihr Event eine gewisse Mindestanzahl von Teilnehmern zählt siehe folgende Tabelle. Wer hilft Ihnen dabei, Ihren Event noch attraktiver zu machen? Stellen Sie die Kontakte her und machen Sie es möglich! Anzahl der erforderlichen Gastredner Themen / Fachgebiet Teilnehmer Marketing, Produkte, Geschäfts- Mari Daly / Julie Gostick / Ben 50+ und Rekrutierungshilfen, Woodward Motivation, Verkauf, Zielsetzung Anthony Chaplin / Larry Proffit 100-200 Motivation, Training, Zielsetzung Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett 200+ Nikken-Produkte, Ernährung, Technologiekompetenz
Registrierung Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event liegt in der effektiven Registrierung. Folgende Punkte sind bei der Vorbereitung für die Event- Registrierung zu beachten: Kosten: Was sollen die Tickets für Vertriebspartner / Gäste kosten? Wie viel werden Sie für Event- Materialien ausgeben? Tickets: Legen Sie fest, ob die Bezahlung der Tickets direkt vor dem Event erfolgt oder ob Tickets im Vorfeld gekauft werden. Bedenken Sie, dass die Tickets wie auch andere Materialien, die Sie bei dem Event verteilen (aus)gedruckt werden müssen. Materialien: Haben Sie Namensschilder und Event-Pässe erstellt und ausgedruckt? Materialien können Gästen bereits bei der Registrierung zur Verfügung gestellt werden. Alternativ bietet sich an, die Ausdrucke vor Ankunft der Gäste auf die Sitzplätze zu legen. Bieten Sie Gratisgeschenke oder -proben an? Das Hinterlassen eines kleinen Geschenks auf den Plätzen ist eine nette Überraschung für Ihre Gäste (auch wenn es nur ein Stift mit Logo ist). Es bietet sich ebenfalls an, einen Event-Pack z. B. bestehend aus einem Gratisgeschenk, dem Event-Programm, Produktinformationsblättern und Feedback-Formularen für Ihre Gäste zusammenzustellen. Machen Sie Ihren Event-Pack zu einem Souvenir, das Ihre Gäste mit nach Hause nehmen und als Erinnerung behalten können. Promotion & Marketing Es gibt je nach Ihrem Zielpublikum zahlreiche Wege und Mittel, in Ihrem Markt auf Ihren Event aufmerksam zu machen. Hier sind einige Optionen aufgeführt: Social Media-Seiten Facebook, Twitter, LinkedIn oder Blogs Werbung Hierzu zählen Poster, Banner, Produktausstellung, Event-Flyer sowie weitere Werbedrucksachen für den Event. Mundpropaganda Empfehlungen können sowohl online als auch offline durch Bekannte, Familienmitglieder und Interessenten erfolgen.
Veranstaltungsplan Erstellen Sie ein Dokument, auf dem alle Zeiten, Orte und Themen sowie Veranstaltungsort und Event-Programm angegeben sind. Geben Sie im Rahmen einer Sonderaktion einen Preisrabatt auf die Tickets? Ein Rabatt in Höhe von nur 10 % kann als zusätzlicher Anreiz den Ticketverkauf fördern. Oder wie wäre es mit einer Verlosung bei Ihrem Event diese könnten Sie ebenfalls für Werbezwecke nutzen. Nikken Event-Kalender Den Nikken Event-Kalender finden Sie auf der öffentlichen Website von Nikken und auf MyNikken. Hier können Sie die Informationen zu Ihrem Event im Kalender eintragen und andere Vertriebspartner auf ihn aufmerksam machen. Der Nikken Event-Kalender ist eine sehr hilfreiche Ressource, die alle Event-Einzelheiten an einem Ort sammelt. Inhalt Ihres Events & Promotion während Ihres Events Natürlich endet die Promotion nicht, sobald Ihr Event begonnen hat. Die Promotion für Ihren Event findet sowohl im Vorfeld als auch während des Events statt und sogar noch nach Ende des Events. Vielleicht ist es Ihnen möglich, Produktproben auszugeben und Produkte auszustellen. Eine Live- Demonstration einiger Produkte, bei der Sie zeigen, wie z. B. das PiMag Wassersystem oder der Air Wellness Power5 Pro funktionieren oder wie bei bestimmten Produkten die Filter ausgetauscht werden, bietet sich an. Letztendlich geht es darum, visuell ansprechend eine Auswahl aufeinander abgestimmter Produkte und Materialien zu präsentieren. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir genau für diesen Zweck unseren Webshop Nikken Tools eingerichtet, in dem Sie Roll-up-Banner und weitere Materialien für Ihren Event bestellen können. Sie finden unseren Webshop unter http://www.nikkentools.eu/. Für Ihre PowerPoint-Präsentationen können Sie auch auf weitere Nikken-Materialien zurückgreifen, wie z. B. unsere YouTube-Videos Sie finden sie unter http://www.youtube.com/nikkeneurope. Bei weiteren Anfragen oder individuellen Event-Wünschen können Sie sich jederzeit per E-Mail an das Nikken Event-Team wenden: events@nikken.co.uk. Logistik Stellen Sie Ihren Veranstaltungsplan zusammen Bestätigen Sie Veranstaltungsort, Ausstattung, Raumaufteilung, Bereiche für Produktdisplay sowie die Ausrichtung der Bestuhlung und Bühne. Bestätigen Sie die Gastredner und den Programminhalt einschließlich Anfangszeiten und Beitragsdauer. Bestimmen Sie, ob Sie Erfrischungen anbieten.
Wenn Sie Tickets verkaufen: Wie haben Sie vor, die Tickets zu verkaufen und wie viele Tickets planen Sie für Ihren Event ein? Fragen Sie beim Hotel nach, ob alles vorbereitet ist und ob die vom Hotel in Anspruch genommenen Leistungen bereit stehen. Haben Sie vor, vor Ort einen Anmeldebereich einzurichten? Ist dies der Fall, sollten Sie in der näheren Umgebung dieses Bereichs Beschilderung anbringen, die auf den Anmeldeberich hinweist. Sobald alle logistischen Aspekte geklärt sind, geht es daran, Ihren Event zu promoten und auf ihn aufmerksam zu machen. Produktions-Equipment & AV Ausstattung Visuelle Inhalte & PowerPoint-Präsentationen Es empfiehlt sich, alle PowerPoint-Präsentationen, Videos und Musikinhalte vor Ihrem Event herunterzuladen, anstatt sie während des Events direkt aus dem Internet zu streamen. Stellen Sie diese auf Ihrer Desktopoberfläche bereit, damit Sie sie bei Bedarf schnell öffnen können. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Kopien der Materialien haben, die Sie zu Ihrer Präsentation austeilen. Welche AV Ausstattung ist erforderlich? Benötigen Sie zum Anzeigen Ihrer Präsentation z. B. einen Beamer und eine Beamerleinwand? Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Kabel für Ihren Laptop mitbringen. Musik / Ton Die Musikauswahl muss auf den Event abgestimmt sein. Bedenken Sie dabei auch Ihr Zielpublikum was eignet sich am besten? Mikrofone Sie haben die Wahl zwischen Handmikrofon, Ansteckmikrofon und Headsetmikrofon. Bei Veranstaltungen mit über 50 Teilnehmern empfiehlt es sich, ein Handmikrofon zu verwenden, da der Schall damit gleichmäßig projiziert wird. Stellen Sie sicher, dass alle Bestandteile der AV Ausstattung bereit stehen. Gastredner Führen Sie immer einen Soundcheck durch, stellen Sie sicher, dass alles korrekt abspielt und dass auch Gäste in den letzten Reihen den Sprecher hören können. Übersetzung Benötigen Sie für den Beitrag Ihres Gastredners einen Dolmetscher für die simultane / konsekutive Übersetzung? Begriffsdefinitionen Simultandolmetschen: Der Dolmetscher hört den Redner und dolmetscht zeitgleich in die Zielsprache, wobei der Redner ohne Unterbrechung spricht. Simultandolmetscher sitzen in einer schalldichten Kabine und sprechen in ein Mikrofon während sie den Redner sehen und in der Ausgangssprache sprechen hören. Beim Simultandolmetschen können die Zuhörer der Verdolmetschung über Kopfhörer folgen. Konsekutivdolmetschen: Der Dolmetscher hört dem Redner zu und dolmetscht, wenn der Redner aufgehört hat zu sprechen. Die Rede wird abschnittsweise verdolmetscht. Der Dolmetscher sitzt oder steht neben dem Redner und hört zu und macht sich Notizen, während der Redner spricht. Wenn der Redner pausiert oder seine Rede beendet hat, gibt der Dolmetscher den Abschnitt der Rede bzw. die gesamte Rede in der Zielsprache wieder.
Event-Follow-up & Feiern Ihres Erfolges Sie haben es geschafft! Sie haben Ihren eigenen Event geplant und durchgeführt fühlt sich das nicht toll an? Jetzt ist es an der Zeit, einige zusätzliche Aufgaben zu erledigen, die auf Ihren Event folgen sollten. Auswertung des Events: Das Erstellen von Feedback-Formularen ist eine hervorragende Möglichkeit, nach dem Event die Beurteilungen von Ihren Gästen zu sammeln. Dies hilft Ihnen dabei, das nächste Mal einen noch besseren Event zu organisieren. Und wie steht es mit Ihnen wie gut ist der Event Ihrer Meinung nach gelaufen? Dankesschreiben: Bedanken Sie sich bei Gastrednern, VIPs und Teilnehmern. Pressemitteilung: Sie haben die Möglichkeit, eine kurze Pressemitteilung über Ihren Event zu verfassen und an die Medien zu schicken (beantworten Sie beim Schreiben die Fragen Wer?, Was?, Warum?, Wann? und Wie? ). Man weiß nie vielleicht erscheint in einer Zeitschrift ein Bericht über Sie, der noch mehr Aufmerksamkeit für die Geschäftsgelegenheit, Sie und Ihren nächsten Event weckt. Fotos und Videos: Nutzen Sie Onlineportale wie z. B. Facebook, Twitter, YouTube und Flickr, um Ihre Fotos und Videos von Ihrem Event mit anderen zu teilen. Diese können auch für zukünftige Publicity genutzt werden. Und schließlich... Feiern Sie! Sie haben es sich verdient. Zusammengestellt von Nikken Europe