Kundenleitfaden Erste Schritte in SFirm Mai 2015
Inhalt 1 Erste Schritte... 4 1.1 Erster Start von SFirm... 4 1.1.1 Aktualisierung der Datenbank... 4 1.2 Lizenzierung... 4 1.2.1 Neulizenzierung ohne Alt-Version... 6 1.2.2 Der Lizenzierungsdialog innerhalb von SFirm... 7 1.2.3 Keine Verbindung zum Lizenzportal... 8 1.3 Datenübernahme... 8 1.3.1 Voraussetzungen... 8 1.3.2 Aufruf des Datenübernahmeprogramms... 9 1.4 Übertragungswege einstellen... 11 1.4.1 Der Verbindungsassistent... 11 1.5 Benutzerverwaltung... 13 1.6 Auftraggeber anlegen... 13 1.6.1 Auftraggeber definieren... 14 1.6.2 Reiter Adresse... 14 1.6.3 Reiter Bankkonto... 16 1.7 Kontoverbindung anlegen... 18 1.7.1 HBCI-Bankzugang suchen... 20 1.7.2 Die Kontoarten und deren Symbole... 20 1.8 Der Dialog Übertragung... 21 1.8.1 Kontobezogener Export... 22 1.8.2 Format von SEPA-Dateien... 22 1.8.3 HBCI-Einrichtungsassistent... 23 1.8.4 Der Dialog Rundrufdefinition... 23 1.9 Konten für den Rundruf einrichten... 24 1.9.1 Reiter Ausführungsrhythmus... 25 1.9.2 Reiter Konten... 27 1.9.3 Reiter Autorisation... 29 1.9.4 Reiter Einstellungen... 31 1.9.5 Reiter Ausführungshistorie... 32 1.10 Rundrufdefinition ausführen... 32 1.11 Zahlungsordner einrichten... 33 1.11.1 Ordner strukturieren... 34 1.11.2 Ordner anlegen... 34 1.11.3 Nachträgliche Änderungen der Ordnerstruktur und -eigenschaften... 37 1.12 Erfassungsmasken aufrufen... 38 1.13 Fällige Zahlungen ausgeben... 39 1.14 Die Einstellungen in SFirm... 40 1.14.1 Einstellungen suchen... 40 1.14.2 Tooltips... 40 1.14.3 Filter... 40 1.14.4 Druckeinstellungen (Modul Enterprise)... 79 1.14.5 Erweiterte Datenbankverschlüsselung... 80 2 Weitere Informationsquellen & Support... 85 2.1 Die Onlinehilfe zu SFirm... 85 2.2 Der Internetauftritt von SFirm... 85 2.2.1 SFirm-KnowledgeBase... 86 2.2.2 Seminare... 86 Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte in SFirm 2
2.3 Die Hotline... 86 2.4 Kontaktinformationen... 87 Copyrights und Warenzeichen Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows Server 2008 und Windows Server 2012 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle in dieser Dokumentation zusätzlich verwendeten Programmnamen und Bezeichnungen sind u.u. ebenfalls eingetragene Warenzeichen der Herstellerfirmen und dürfen nicht gewerblich oder in sonstiger Weise verwendet werden. Irrtümer vorbehalten. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die Star Finanz entwickelt Ihre Produkte ständig weiter, um Ihnen den größtmöglichen Komfort zu bieten. Deshalb bitten wir um Verständnis dafür, dass sich Abweichungen vom Handbuch zum Produkt ergeben können. Copyright 1999-2015 Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH, Grüner Deich 15, 20097 Hamburg. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 3
Erster Start von SFirm 1.1 1 Erste Schritte Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei den ersten Schritten in SFirm. Er dient der ersten Orientierung im Programm und bei der Anlage und Konfiguration der wichtigsten Funktionen. Weiterführende und ausführliche Informationen zu den einzelnen Programmabschnitten entnehmen Sie bitte dem Kundenhandbuch und den Themenbezogenen Kundenleitfäden unter https://www.sfirm.de/support/anleitungen.html. 1.1 Erster Start von SFirm Im Anmeldedialog geben Sie Ihren SFirm-Benutzernamen und Ihr SFirm-Kennwort ein. Neben dem Benutzernamen wird der Anwendungsname und der aktuelle Mandant angezeigt. Über das Menüband Datei Allgemein Neu anmelden können Sie einen anderen SFirm-Benutzer anmelden, ohne SFirm zu beenden. Im Auslieferungszustand von SFirm lautet der Benutzername und das Kennwort <sfirm> Mit dem ersten Start von SFirm werden ggf. einmalige Aktionen durchgeführt, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden. In jedem Fall wird aber der Verbindungsassistent zur Ersteinrichtung der Übertragungswege gestartet. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Der Verbindungsassistent. 1.1.1 Aktualisierung der Datenbank Stellt SFirm beim Starten fest, dass die vorliegende Datenbankversion älter als die aktuelle Programmversion ist, wird die Konvertierung automatisch durchgeführt. 1.2 Lizenzierung Die Lizenzierung kann in unterschiedlichen Varianten stattfinden, die in den folgenden Abschnitten erläutert werden: Im Normallfall ist Ihrerseits kein Eingriff in die Lizenzierung notwendig, da diese automatisch beim Starten von SFirm abgeglichen wird. Sollte der Abgleich nicht funktionieren, haben Möglichkeiten die Lizenzierung manuell vorzunehmen. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 4
Lizenzierung 1.2 In dem Fall erscheint der nebenstehende Dialog. Wenn Sie einen Lizenzschlüssel oder eine Paketkennung vorliegen haben, klicken Sie bitte auf: Ich habe einen Lizenzschlüssel/eine Paketkennung für SFirm 3.1. Es öffnet sich der Dialog in dem ein Lizenzschlüssel oder eine Paketkennung eingegeben werden können. Sollten für einen Verbindungsaufbau Einstellungen des Internets erforderlich sein, können diese hier hinterlegt werden. Klicken Sie nach der Eingabe der Lizenzdaten auf <Weiter> Der zur Lizenzierung notwendige Lizenzschlüssel oder Paketkennung wird Ihnen entweder schriftlich oder per E-Mail von Ihrem Institut mitgeteilt. Nach dem ordnungsgemäßen Abholen der Lizenzinformationen, ist die Version lizenziert. Lizenzierung ohne neue Lizenzdaten Wenn Sie keine neuen Lizenzdaten erhalten haben, klicken Sie bitte auf Ich möchte eine Demo-Version nutzen. Die alten Lizenzdaten werden zwar übernommen, die Installation wird jedoch als Test-Lizenz geführt. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 5
Lizenzierung 1.2 1.2.1 Neulizenzierung ohne Alt-Version Wenn SFirm erstmalig in der Version 3.1 erworben wird und keine Lizenzdaten aus SFirm 2.x vorliegen oder SFirm 3.1 auf einem PC ohne eine lizenzierte 2.x Version installiert wird, wird der nebenstehende Dialog eingeblendet. Zu den beiden bereits beschriebenen Funktionen haben Sie hier mit dem Aufruf von Ich möchte eine alte Lizenz übernehmen die Möglichkeit ein 2.x Datenverzeichnis auszuwählen in dem eine alte Lizenz enthalten ist. Die alten Lizenzdaten werden zwar übernommen, die Installation wird jedoch als Test-Lizenz geführt. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 6
Lizenzierung 1.2 1.2.2 Der Lizenzierungsdialog innerhalb von SFirm Eine nachträgliche Änderung der Lizenzierung erfolgt über das Menüband Wartungscenter Lizenz Lizenzierung. Ich habe einen Lizenzschlüssel für SFirm 3.1 Zum Ändern der aktuellen SFirm-Lizenz ist die Eingabe eines neuen Lizenzschlüssels notwendig. Mit <Weiter> werden die eingegebenen Daten geprüft. Wenn die Lizenzierung erfolgreich war, erscheint ein entsprechender Hinweis. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Lizenzdatei einzulesen. Diese Datei beinhaltet alle Informationen zu den verfügbaren Modulen. Beachten Sie bitte, dass der eingegebene Lizenzcode mit dem Lizenzcode übereinstimmen muss, mit dem die Datei erstellt wurde. Ansonsten erscheint eine entsprechende Meldung. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 7
Datenübernahme 1.3 Ich möchte meinen Lizenzumfang aktualisieren Hier besteht neben den bereits beschriebenen Funktionen die Möglichkeit nach Absprache mit Ihrem Institut, den Lizenzumfang Ihrer SFirm 3.x-Installation zu aktualisieren. Hierbei wird ein Kontakt mit dem Lizenzportal hergestellt, der dort für diesen Lizenzschlüssel hinterlegter Funktions-bzw. Modulumfang abgefragt und aktualisiert. 1.2.3 Keine Verbindung zum Lizenzportal Kann keine Verbindung zum Lizenzportal aufgebaut werden erscheint folgender Dialog, der Sie in die Lage versetzt Ihre Internetverbindung einzustellen und im Anschluss daran einen neuen Verbindungsversuch zu starten oder zunächst die Demoversion zu verwenden. 1.3 Datenübernahme Wird SFirm 3.1 per Online-Update aus SFirm 2.3, 2.4 oder 2.5 oder mit einem Installationsmedium installiert, erfolgt kein Update der evtl. bereits installierten SFirm-Versionen. Das Programm wird parallel zu der vorhandenen Version installiert. Mit der Datenübernahme steht Ihnen eine komfortable und einfache Möglichkeit zur Verfügung, die Daten der bisherigen SFirm-Installation zu übernehmen. Die bisherige Version wird nicht verändert. Mit der Datenübernahme können Daten aus SFirm 2.3, 2.4 und 2.5 übernommen werden. Während der Datenübernahme sind die alte und die neue SFirm-Version gesperrt und können nicht gestartet werden. Die Datenübernahme findet pro Mandant statt. Bei mehreren gewählten Mandanten erfolgt die Übernahme nacheinander. 1.3.1 Voraussetzungen Um die Datenübernahme durchführen zu können, muss für den ausführenden Benutzer der Vollzugriff auf das bisherige Installationsdaten-/Mandantenverzeichnis, das Basis- Verzeichnis und das neue Daten-/Mandantenverzeichnis bestehen. Des Weiteren muss auf dem Ziellaufwerk genügend Speicherplatz vorhanden sein und es muss eine gültige SFirm 3.x-Lizenz vorliegen. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 8
Datenübernahme 1.3 1.3.2 Aufruf des Datenübernahmeprogramms Der Aufruf erfolgt entweder über die Windows-Programmgruppe oder über die anstehende Aufgabe innerhalb von SFirm. Nach dem Aufruf erscheint das nebenstehende Fenster mit dem Schritt 1 welches Sie über die bevorstehende Datenübernahme informiert. Beachten Sie hier bitte die Hinweise. Wenn Sie ein anderes Quell-Datenbankverzeichnis wählen möchten, können Sie das im unteren Bereich des Dialogs durchführen. Sind die Angaben korrekt, klicken Sie bitte auf <Weiter>. Im nächsten Schritt erfolgt eine Zusammenfassung der zu übernehmenden Datenbestände. Sind mehrere Mandanten vorhanden, werden diese nacheinander aufgelistet. Das Übernahmeprogramm schlägt automatisch einen Pfad für die neuen Daten vor. Hier haben Sie die Möglichkeit diesen bei Bedarf zu ändern. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie bitte auf <Datenübernahme Starten>. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 9
Datenübernahme 1.3 Da sich im Zielordner für die Datenübernahme bereits Daten befinden (auch wenn es sich um einen leeren Datenbestand handelt), werden Sie aufgefordert die Anmeldedaten eines SFirm- Administrators für diesen Datenbestand einzugeben. Klicken Sie nach der Eingabe der korrekten Anmeldedaten auf <OK>. Die Übernahme kann je nach Versionsstand und Größe der Datenbanken sowie Rechnerund Netzwerkstruktur wenige Sekunden aber auch einige Stunden in Anspruch nehmen. Hintergrund: SFirm verwendet die Microsoft Jet Engine in Version 4.0 und damit ein Access 2000-Format (Maximalgröße pro Datei: 2 GB). Alle älteren Datenbanken werden automatisch konvertiert. Die Datenbankgröße verdoppelt sich durch das Update in etwa. Ursache dafür ist die neue Unicode-Zeichencodierung in Access 2000. Weitere Informationen erhalten Sie hier: http://support.microsoft.com/kb/208285/de. Im Zuge der Datenübernahme erfolgt vor dem Übernahme-Vorgang eine automatische Datenbankreorganisation der Datenbanken aus SFirm 2.x. Werden dabei Fehler in einer der Datenbanken festgestellt, werden Sie entsprechend darauf hingewiesen. Wenn Ihre Datenbank aufgrund eines technischen Problems nicht übernommen werden kann, können Sie eine unbeschädigte Datensicherung einspielen, bevor Sie die Datenübernahme erneut versuchen. Das Datenübernahmeprogramm versucht die Datenbank in einen konsistenten Zustand zu versetzen. Sollte das nicht möglich sein, kann Ihre Datenbank aufgrund eines technischen Problems leider nicht übernommen werden. Auch in diesem Fall können Sie eine unbeschädigte Datensicherung einspielen, bevor Sie die Datenübernahme erneut versuchen. Nach der erfolgreichen Datenübernahme erfolgt eine Bestätigung mit einer Zusammenfassung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit SFirm 3.1 direkt zu starten oder die Datenübernahme erneut zu starten. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 10
Übertragungswege einstellen 1.4 1.4 Übertragungswege einstellen 1.4.1 Der Verbindungsassistent SFirm bietet für die Übertragungswege einen Assistenten an, der nach der erstmaligen Anmeldung automatisch angezeigt wird, bis alle Übertragungswege konfiguriert oder deaktiviert wurden. Im Folgenden wird die Grundeinrichtung der einzelnen Übertragungswege beschrieben. Im Assistenten kann der Administrator für alle Arbeitsstationen im Netz, die das gleiche Datenverzeichnis verwenden, die Übertragungswege konfigurieren. Dies gilt allerdings nicht für eine Ersteinrichtung unmittelbar nach einer Installation, weil dann die Einstellung nur diese Station anzeigen deaktiviert (ausgegraut) ist. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 11
Übertragungswege einstellen 1.4 1.4.1.1 Internetverbindung einstellen Neben dem Zugang dieser Konfigurationsoberfläche über den genannten Assistenten ist ein separater bzw. nachträglicher Aufruf auch über das Menüband Wartungscenter Konfiguration Internetverbindung möglich. In diesem Dialog legen Sie fest, wie bei Bedarf eine Internetverbindung hergestellt werden soll (z.b. bei Browser Banking, Programm-Update, EBICS, HBCI). Die Felder des Dialogs Internetverbindung einstellen im Einzelnen: 1.4.1.2 Proxy (Firewall) Einstellungen Wenn ein Proxy-Client installiert ist, benötigen Sie die Einstellungen nicht. Die Einstellungsmöglichkeiten gelten für das gesamte SFirm, also z.b. auch für EBICS, Browser Banking und das Programm-Update. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 12
Benutzerverwaltung 1.5 1.5 Benutzerverwaltung Der Aufruf erfolgt über die Hauptgruppe Stammdaten Benutzer. Der Aufruf erfolgt über die Hauptgruppe Stammdaten Benutzer. Die Anzeige und Verwaltung der SFirm- Benutzer setzt Administrator-Rechte des angemeldeten Benutzers voraus. In der Übersicht werden die Benutzer und bereits definierte Gruppen angezeigt. 1.6 Auftraggeber anlegen Die Kontoverbindungen der Auftraggeber werden in mehreren Reitern erfasst. Der Umfang hängt von den installierten Modulen ab. Einige Reiter und Programmpunkte werden erst angezeigt (z.b. für die Übertragungswege EBICS oder HBCI), wenn die Übertragungswege entsprechend ausgewählt wurden. Die Angaben des Auftraggebers umfassen die Firmenangaben mit den Zusatzangaben und die Parameter für das Meldewesen. Der Reiter Meldewesen / Auslandszahlungsverkehr wird nur bei Installation des Moduls Ausland angezeigt. In der Hauptgruppe unter Stammdaten erfassen Sie die Auftraggeber mit den Kontoverbindungen. Öffnen Sie im Arbeitsbereich mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie die Funktion Neu aus. Alternativ ist ein Aufruf auch über das Menüband Start Auftraggeber Neu möglich. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 13
Auftraggeber anlegen 1.6 1.6.1 Auftraggeber definieren Es ist ratsam im Vorfeld festzulegen, wie viele und welche Auftraggeber in SFirm definiert werden. Wenn mit Firmen- und den Privatkonten gearbeitet wird, ist z.b. die Anlage von zwei Auftraggebern empfehlenswert oder die Anlage mehrerer Mandanten (Enterprise) denkbar. Es können die jeweiligen Auftraggeber für Auswertungen selektiert und die Zugriffe auf Konten usw. über die Benutzerverwaltung definiert werden. Berücksichtigen Sie jedoch, dass bei der Anlage von Zahlungsordnern auch eine Einschränkung nach Auftraggebern und/oder Konten möglich ist. Wenn einzelne Mitarbeiter einer Firma z. B. Zahlungen nur über bestimmte Konten bearbeiten können (Inlandszahlungen und/oder Auslandszahlungen über Fremdwährungskonten), erfolgt die Einschränkung über die Benutzerverwaltung und durch eine entsprechende Definition der Zahlungsordner. Für Kontoinformationen ist grundsätzlich über die Benutzerverwaltung eine Einschränkung auf einzelne Auftraggeber und/oder Konten möglich. Die Erfassung von mehreren Auftraggebern ist auch für unterschiedliche Firmen bzw. Gesellschaften empfehlenswert. Diese können über die Datenbank Konzerne wieder für z. B. Auswertungen zusammengeführt werden. 1.6.2 Reiter Adresse Es erscheint zunächst das Fenster Auftraggeber mit dem Reiter Adresse. Hier werden grundsätzliche Daten hinterlegt, die teilweise einen Informativen Charakter haben (wie z.b. E-Mail Adresse), teilweise aber auch für eine ordnungsgemäßen Transfer z.b. bei dem Versand von Zahlungen notwendig sind (wie z.b. die Länderkennziffer) und entsprechend korrekt hinterlegt werden müssen. Die Nummer ist für die Sortierung in den Übersichten und für Statistiken von Bedeutung und wird als eindeutige ID des Auftraggebers innerhalb von SFirm verwendet. Das Feld Auftraggebername ist für den Zahlungsverkehr und für die Druckausgabe einiger Listen erforderlich. Die Felder Straße/Postfach und PLZ, Ort, ggf. Land werden auf verschiedenen Listen angedruckt. Die Länderkennziffer können Sie über die Suchfunktion auswählen. Für inländische Auftraggeber wird die Kennung 004 Deutschland vergeben. Telefon/Fax sowie E-Mail-Adresse können für interne Informationszwecke gespeichert werden. In dem Eingabefeld UST-ID kann die für den Auftraggeber vergebene Europäische Umsatzsteu- Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 14
Auftraggeber anlegen 1.6 ernummer eingegeben werden. Für das Modul SFirm-Edition Bankboy sind die Angaben nicht relevant und werden dort erfasst. Für eine Bewertung in einer anderen Währung im Rahmen der Risikoanalyse können Sie hier eine zusätzliche Währung angeben. Die Währung können Sie auch aus der Datenbank über die Suchfunktion auswählen und dem Auftraggeber zuordnen. In nachfolgender Tabelle werden die einzelnen Felder der Registerkarte Adresse beschrieben. Nummer Auftraggebername Straße/Postfach PLZ, Ort, ggf. Land Länderkennziffer Telefon/Fax E-Mail-Adresse UST-ID Zusatzbewertung in Gläubiger- Identifikation für SEPA-Lastschriften Die Nummer ist für die Sortierung in den Übersichten und für Statistiken von Bedeutung und wird als eindeutige ID des Auftraggebers innerhalb von SFirm verwendet. Der Name ist für den Zahlungsverkehr und für die Druckausgabe einiger Listen erforderlich. Die Straße/Postanschrift wird auf verschiedenen Listen angedruckt. Die PLZ, der Ort und ggf. das Land können hier hinterlegt werden. Diese Angaben werden auf verschiedenen Listen angedruckt. Die Länderkennziffer können Sie über die Suchfunktion auswählen. Für inländische Auftraggeber wird die Kennung 004 Deutschland vergeben. Hier kann die Telefonnummer bzw. die Telefaxnummer zur Information gespeichert werden. Die Angaben Telefon und Telefax werden auf dem Diskettenbegleitzettel im Inlandszahlungsverkehr für evtl. Rückfragen der Kreditinstitute angedruckt. Bei Zahlungen im Auslandszahlungsverkehr wird auf diesen Eintrag zurückgegriffen, wenn bei den Bankparametern Ausland" keine individuellen Angaben gespeichert sind. Die E-Mail-Adresse können Sie für interne Informationszwecke speichern, ist jedoch für Übersichten oder Druckausgaben nicht von Bedeutung. In dieses Eingabefeld kann die für den Auftraggeber vergebene Europäische Umsatzsteuernummer eingegeben werden. Für das Modul SFirm- Edition Bankboy sind die Angaben nicht relevant und werden dort erfasst. Für eine Bewertung in einer anderen Währung im Rahmen der Risikoanalyse können Sie hier eine zusätzliche Währung angeben. Die Währung können Sie auch aus der Datenbank über die Suchfunktion auswählen und dem Auftraggeber zuordnen. Im SEPA-Lastschriftverfahren gibt es ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers: Die Gläubiger-Identifikationsnummer, eine europaweit einheitliche alphanumerische Nummer. Sie setzt sich zusammen aus dem jeweiligen ISO-Ländercode, einer zweistelligen Prüfziffer, der Geschäftsbereichskennung und einem nationalen Identifikationsmerkmal. Die Länge der Gläubiger-Identifikationsnummer variiert von Land zu Land, besteht aber höchstens aus 35 Stellen. Eine deutsche Gläubiger-Identifikation besteht aus 18 Zeichen. Weitere Informationen und ein entsprechendes Antragsformular erhalten Sie direkt über die Schaltfläche <Infos / Antrag> Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 15
Auftraggeber anlegen 1.6 1.6.3 Reiter Bankkonto In dem Reiter Bankkonto können Kontoverbindungen angelegt, geändert oder gelöscht werden. In dem Kapitel Kontoverbindung anlegen wird die Anlage einer neuen Bankverbindung beschrieben. 1.6.3.1 Die Schaltfläche <Auftraggeber ändern> Hier ist eine Zuordnung eines bestehenden Kontos zu einem anderen Auftraggeber über die Schaltfläche <Auftraggeber ändern> möglich. Alle Kontoinformationen inkl. der Umsatzstatistik bleiben dabei erhalten. Selektieren Sie den gewünschten Auftraggeber, dem das Konto zukünftig zugeordnet sein soll und klicken Sie auf <OK>. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 16
Auftraggeber anlegen 1.6 1.6.3.2 Die Schalfläche <Kontobezeichnung bearbeiten> In dem Reiter Bankkonten kann über die Schaltfläche <Kontobez. bearbeiten> der in dem Feld Bezeichnung (im Dialog Kontoverbindung) hinterlegte Kontoname in einer übersichtlichen Form verändert werden. Die Auswahl bezieht sich hierbei zunächst auf den aktuell ausgewählten Auftraggeber. Durch die Aktivierung der Einstellung Konten aller Auftraggeber anzeigen werden die Konten Auftraggeberübergreifend aufgeführt. Dieser Kontoname findet sich auch in der Übersicht der Konten in der Hauptgruppe Kontoinformationen wieder. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 17
Kontoverbindung anlegen 1.7 1.7 Kontoverbindung anlegen Im diesem Kapitel wird die Neuanlage einer Kontoverbindung beschrieben. Rufen Sie hierzu im Reiter Bankkonten die Schaltfläche <Neu> auf. Ein Assistent zu vollständigen Anlage einer Bankverbindung führt Sie durch die Erfassung. Die einzelnen Fenster bzw. Dialoge, die nachfolgend abgebildet und beschrieben werden, sind auch separat als Reiter aufrufbar. Gemachte Angaben können so nachträglich über Stammdaten Auftraggeber Konten eingesehen und ggf. modifiziert werden. In dem Dialog Kontoverbindung werden neben den Kontodaten weitere Informationen (z.b. Kontoart) und Konfigurationen (Referenznummern, Kontoauszugsnummern usw.) hinterlegt. Die Felder und Schaltflächen des Dialoges Kontoverbindungen im Einzelnen: BLZ/BIC Bankname Kontonummer Währung Kontogruppe Die Bankleitzahl können Sie auch über die Schaltfläche <Banken>, <Bankleitzahlen>, oder <HBCI-Banken> auswählen (siehe auch nächsten Abschnitt). Die Institutsbezeichnung wird nach der Eingabe der Bankleitzahl durch Betätigen der Tabulator-Taste automatisch aus der BLZ-Datenbank übernommen. Geben Sie hier die Kontonummer der Bankverbindung ein. Es werden nur Zahlen zur Eingabe zugelassen. Max. Anzahl der Stellen: 10. Vorangestellte Nullen werden hier, nicht aber bei der unten beschriebenen IBAN nach dem Verlassen des Feldes ignoriert. Wichtig bei Anlage von Kreditkartenkonten: Vor der Eingabe der Kreditkartennummer muss die Kontoart gewählt werden, da die Eingabe der Nummer ansonsten nicht komplett möglich ist. Das Währungskennzeichen. Kann vorzugsweise über die Schaltfläche <Suchen> selektiert werden. Sie können die Konten über eine Kontogruppe gruppieren (z. B. für ei- Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 18
Kontoverbindung anlegen 1.7 ne Zuordnung nach Kreditinstituten). Die Kontogruppe kann dann z.b. bei der Suche von Kontoumsätzen selektiert werden. Bezeichnung IBAN Kontoart VWZ Inland Als Offline-Konto führen Beim Erzeugen von DTAUS oder SEPA Dateien für dieses Konto eigene Referenznummer erfassen Beim Verarbeiten von Kontoauszugsdateien für dieses Institut Kontoauszugsnummern berücksichtigen Bei Sammlern Plandaten für einzelne Aufträge erzeugen Kein automatischer Ausdruck beim Einlesen von MT940/camt Dateien. Kein automatischer Export beim Einlesen von MT940/camt Dateien Gläubiger-ID für dieses Für die Anzeige der Konten in den Übersichten können Sie die vorgeschlagene Bezeichnung übernehmen, die bestehende verändern oder eine individuelle eingeben. Diese wird auch bei der Erfassung und bei der Disposition der Zahlungen sowie bei den Kontoinformationen angezeigt. Die Angabe IBAN wird automatisch ermittelt und ist für den Auslandszahlungsverkehr und für das Akkreditivgeschäft relevant. Die Kontoart Kontokorrent-/Girokonto wird als Standard vorbelegt. Alle anderen Arten werden nicht immer von allen Instituten unterstützt und müssen bei Bedarf mit diesen abgestimmt werden. Weitere Informationen zu den Kontoarten entnehmen Sie bitte dem übernächsten Abschnitt. Die Anzahl der Verwendungszwecke (VWZ) ist abhängig von der Übertragungsart und dem verarbeitenden Rechenzentrum. Die Anzahl VWZ-Zeilen sollten bei Bedarf beim Institut erfragt werden. Wenn Sie diese Einstellung setzen, wird das Konto als Offline-Konto geführt. Diese Einstellung steht Ihnen bei lizenziertem Enterprise- Modul zur Verfügung. Diese Einstellung kann ausgewählt werden, wenn Sie bei der Ausgabe von Zahlungen eine Referenznummer vergeben wollen und das Rechenzentrum diese verarbeiten und über die MT940/camt-Daten für Kontoinformationen zurückliefern kann. Hier legen Sie fest, ob bei der Verarbeitung der Kontoinformationen zu diesem Konto die Kontoauszugnummern berücksichtigt werden sollen. In den meisten Fällen ist eine Aktivierung nicht notwendig und das Feld daher standardmäßig nicht markiert. Diese Einstellung ist nur für das Modul Cash Management von Bedeutung. Bei Aktivierung wird bei der automatischen Erstellung von Plandaten aus Zahlungsauftragsdateien für jeden Zahlungsauftrag ein eigener Plandatensatz erstellt. Abhängig vom Rechenzentrum werden versendete Sammler in den Kontoumsätzen vom Rechenzentrum gesplittet oder kompakt aufgeführt. Falls das Rechenzentrum die Sammler gesplittet zurückgibt, können diese in den Plandaten nur abgeglichen werden, wenn diese Einstellung aktiviert wird. Im Menüband Wartungscenter Konfiguration unter Einstellungen kann im Reiter Kontoinformationen festgelegt werden, dass nach dem Abholen/Einlesen von MT940/camt Dateien diese ausgedruckt werden sollen. Unter Umständen ist diese Grundeinstellung aber für ein bestimmtes Konto nicht gewünscht. Mit dieser Einstellung kann für das Konto die Grundeinstellung in den Einstellungen aufgehoben werden. Im Menüband Wartungscenter Konfiguration unter Einstellungen kann im Reiter Kontoinformationen festgelegt werden, dass nach dem Abholen/Einlesen von MT940/camt Dateien diese exportiert werden sollen. Unter Umständen ist diese Grundeinstellung aber für ein bestimmtes Konto nicht gewünscht. Mit dieser Einstellung kann für das Konto die Grundeinstellung in den Einstellungen aufgehoben werden. Das Aktivieren dieser Option steht zur Verfügung, wenn neben der Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 19
Kontoverbindung anlegen 1.7 Konto hinterlegen. Standard-ID mindestens eine weitere ID für den Auftraggeber hinterlegt wurde. Ansonsten ist die Checkbox und die Auswahlliste inaktiv. Ist die Option aktiviert, steht die Auswahlliste mit allen zusätzlich für diesen Auftraggeber hinterlegten Gläubiger-IDs zur Verfügung. Erfolgt keine spezielle Zuordnung, wird die Standard Gläubiger-ID des Auftraggebers verwendet. Die in dem Dialog Kontoverbindung angegebenen Einstellungen überschreiben die entsprechenden allgemeinen Einstellungen. Sind alle Angaben in dem Fenster Kontoverbindung anlegen erfasst, klicken Sie bitte auf <Weiter>. 1.7.1 HBCI-Bankzugang suchen Hierbei handelt es sich um einen Standard-Suchdialog, wie er in SFirm an zahlreichen Stellen verwendet wird. Zugrunde liegt der Datenbestand für den HBCI-Bankzugang, der sich in einer separaten Datenbank sfhbci.mdb befindet. Chipkarte lesen Konten Auf jeder Chipkarte befinden sich Daten von HBCI-Bankzugängen. Diese Daten können herausgelesen und in die Liste dieses Dialogs aufgenommen werden. Nach dem Herauslesen haben Sie außerdem die Möglichkeit, Zusatzdaten von der Bank online anzufordern. Dazu gehören insbesondere Kontodaten, auf die dann mittels der Schaltfläche <Konten> zugegriffen werden kann. Sie erhalten eine Auflistung aller HBCI-Konten der selektierten Bank, für die in SFirm Daten hinterlegt sind. Nach Auswahl eines Kontos werden neben den Bankdaten auch die Kontodaten in dem übergeordneten Dialog übernommen. 1.7.2 Die Kontoarten und deren Symbole Die Kontoarten werden - nach Auswahl einer Kontoart im Rahmen einer Kontoerfassung - in dem Ordnerfenster von SFirm unterhalb von Kontoinformationen mit entsprechenden Symbolen gekennzeichnet: Kontokorrent-/Girokonto Kreditkartenkonto Sparkonto Darlehens-/Kreditkonto Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 20
Der Dialog Übertragung 1.8 Depotkonto Festgeldkonto Sonstiges Konto Offline-Konto 1.8 Der Dialog Übertragung Über den Dialog Übertragung können Sie für das gewählte Konto vorgeben, mit welchem Übertragungsweg Sie die verschiedenen Übertragungen durchführen wollen. Wenn Sie mehrere Verfahren nutzen, muss für das Abholen der Kontoumsätze ein Verfahren dem Vorzug gegeben werden. Mit der Auswahl Auftragsart können Sie eine abweichende Auftragsart zur Abholung von Kontoinformationen für das Konto hinterlegen. Wird die Auswahl bei <Standard> belassen, nutzt SFirm die Standard-Auftragsart zu diesem Konto. Wenn Sie keinen Übertragungsweg auswählen, können Aufträge nur als Datei ausgegeben werden. Für den Transfer von SEPA- Inlands- und Auslands- Zahlungsaufträgen kann mit der Einstellung automatisch ermitteln die Auswahl des Verfahrens SFirm überlassen werden. Die Prioritäten, die bei der Auswahl automatisch ermitteln von SFirm Anwendung finden, sind folgendermaßen aufgestellt: EBICS, HBCI. Wird HBCI per Chipkarte und HBCI per PIN/TAN gleichermaßen verwendet, entscheidet sich das zu verwendende Übertragungswege durch die Auswahl des HBCI-Benutzers selbst. Mit der Auswahl eines Übertragungsweges werden automatisch im weiteren Verlauf der Kontoanlage (und zwar nach dem Dialog MT101) zusätzliche Dialoge bzw. Reiter für die Konfiguration der Übertragungswege angezeigt. Mit der Auswahl eines Übertragungsweges für das Abholen von Kontoinformationen wird nach Abschluss der noch folgenden Konfiguration(en) der Übertragungswege der Reiter Rundrufdefinition angezeigt. Eine Beschreibung hierzu folgt weiter unten in dem Abschnitt Der Dialog Rundrufdefinition. Star Finanz 2015 SFirm Kundenleitfaden Erste Schritte 21