Kundenleitfaden Rundruf in SFirm

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1 Kundenleitfaden Rundruf in SFirm Ausgabe März 2011 Version: vom SFirm-Version 2.x Sparkassen-Finanzgruppe

2 Inhalt 1 Der Rundruf Konten für den Rundruf einrichten Register Ausführungsrhythmus Register Konten Register Autorisation Migration der Rundrufdefinitionen älterer SFirm-Versionen Rundrufdefinition ausführen Rundrufe auswählen Rundruf manuell starten Register Optionen Register Ausführungshistorie Der Dialog Rundrufdefinition Weitere Informationsquellen & Support Die Onlinehilfe zu SFirm Der Internetauftritt von SFirm SFirm-KnowledgeBase Seminare Die Hotline Kontaktinformationen Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten, die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Die Firma SFirm Gesellschaft für Software Development mbh, Laatzener Straße 5, Hannover behält sich alle Rechte vor, die nicht ausdrücklich eingeräumt werden. Ohne vorheriges schriftliches Einverständnis darf dieses Dokument weder bearbeitet, übersetzt oder in sonstiger Weise ganz oder teilweise vervielfältigt, verbreitet noch in sonstiger Weise öffentlich zugänglich gemacht werden. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne besondere Ankündigungen zum Zwecke des technischen Fortschritts geändert werden. Wir weisen darauf hin, dass die im Text verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen dem allgemeinen Warenzeichen-, Marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Copyright, SFirm Gesellschaft für Software Development mbh, Hannover 2011, alle Rechte vorbehalten. SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 2

3 Konten für den Rundruf einrichten Der Rundruf 1.1 Konten für den Rundruf einrichten Der Rundruf ermöglicht das Abholen von unterschiedlichen Auftragsarten von mehreren Instituten in einem Transferauftrag. Der Rundruf kann erst für das Konto definiert werden, wenn Sie im Register Kontoverbindung im Feld Kontoauszüge abholen per das Verfahren EBICS oder HBCI ausgewählt haben. Die Rundrufdefinition der Auftraggeberkonten kann auf zwei Wegen eingerichtet werden: Entweder direkt beim Auftraggeberkonto in der Registerkarte Rundrufdefinition oder über die Zentralverwaltung Rundruf. Die Konfiguration eines einzelnen Auftraggeberkontos über die Registerkarte Rundrufdefinition wird in dem Abschnitt Der Dialog Rundrufdefinition beschrieben. Die Konfiguration der Konten über den Dialog Rundruf wird nachfolgend beschrieben. Der Aufruf erfolgt über den Menüweg Datei Kontoinformationen Rundruf. Ab der SFirm-Version 2.4 wurde der Rundruf komplett neu gestaltet. Es können jetzt mehrere Aufträge (Jobs) mit beliebigen Konten und Auftragsarten erstellt werden. Um einen neuen Rundruf einzurichten klicken Sie im Kontextmenü des Rundrufs auf Neu. SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 3

4 Konten für den Rundruf einrichten 1.1 Es erscheint die Maske zur Konfiguration der Rundrufdefinition. Die Felder des Dialogs Neue Rundrufdefinition anlegen im Einzelnen: Auftragsart In dieser Spalte wählen Sie mit welcher Auftragsart die Rundrufdefinition erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen folgende Auftragsarten: Kontoumsätze Vormerkposten Elektronischer Kontoauszug Kontosalden Depotbestand Festgeldbestand Terminbestand Dauerauftragsbestand Pro Auftragsart muss eine separate Rundrufdefinition erstellt werden. Bezeichnung Hier haben Sie die Möglichkeit eine eigene eindeutige Bezeichnung der Rundrufdefinition zu hinterlegen Register Ausführungsrhythmus Auf diesem Register kann der Ausführungsrhythmus der Rundrufdefinition festgelegt werden. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Wahl: Beachten Sie bitte, dass der Ausführungsrhythmus Intervall und Zeitpunkte nur mit lizenziertem Enterprise-Modul vorhanden sind. Ist das Enterprise-Modul nicht lizenziert, erscheint an dieser Stelle nur manuell. Damit die beiden Ausführungsrhythmen funktionieren, muss der Automat aktiv sein. manuell Die Ausführung des Rundrufs wird ausschließlich durch Sie angestoßen. (Dies entspricht dem bisherigen Rundruf). Bei dieser Art des Ausführungsrhythmus erfolgt keine weitere Einstellung. Intervall Der Rundruf erfolgt automatisch in regelmäßigen Abständen: SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 4

5 Konten für den Rundruf einrichten 1.1 Bei dieser Art des Ausführungsrhythmus haben Sie die Möglichkeit gewünschte Intervalle für die Ausführung zu hinterlegen. Zur Wahl stehen Ihnen die Intervalle Stunden, Tage, Wochen, Monate und Jahre. Wurde das Intervall vollständig konfiguriert erhalten Sie in der rechten Fensterhälfte eine Vorschau der Termine an denen der Rundruf ausgeführt wird. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die Ausführung für einen bestimmten Zeitraum einzuschränken oder die Ausführung bis auf weiteres auszusetzen. Zeitpunkte Der Rundruf erfolgt automatisch mehrmals täglich zu bestimmten Uhrzeiten Bei dieser Art des Ausführungsrhythmus haben Sie die Möglichkeit gewünschte Zeitpunkte für die Ausführung zu hinterlegen. Es können täglich, Werktags oder pro Wochentag mehrere Zeitpunkte für die Ausführung hinterlegt werden Wurde das Intervall vollständig konfiguriert erhalten Sie auch hier in der rechten Fensterhälfte eine Vorschau der Termine an denen der Rundruf ausgeführt wird. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die Ausführung für einen bestimmten Zeitraum einzuschränken oder die Ausführung bis auf weiteres auszusetzen. SFirm Hannover, 2011, Rundruf in SFirm 5

6 Konten für den Rundruf einrichten 1.1 Ist die Konfiguration des Ausführungsrhythmus abgeschlossen, klicken Sie bitte auf <Weiter> Register Konten Es erscheint das Register Konten. Hier haben Sie die Möglichkeit Konten zum Rundruf hinzuzufügen. Hierzu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Hinzufügen Es erscheint ein Fenster in dem Sie die Möglichkeit haben die Konten auszuwählen, die in der Rundrufdefinition enthalten sein sollen. Durch eine Mehrfachselektion (X) können auch mehrere Konten gewählt werden. SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 6

7 Konten für den Rundruf einrichten 1.1 Hinzufügen nach DFÜ-Weg Auf diese Art haben Sie die Möglichkeit die Konten die in der Rundrufdefinition enthalten sein sollen über den DFÜ-Weg auszuwählen. Bei der Auswahl des gewünschten DFÜ-Weges erscheinen alle Konten, die für den gewählten DFÜ-Weg konfiguriert sind. Bei der Auswahl werden nur Konten angezeigt, die noch nicht in dieser Rundrufdefinition hinterlegt sind. Des Weiteren muss die gewählte Auftragsart in den Berechtigungen der Konten vorhanden sein. SFirm Hannover, 2011, Rundruf in SFirm 7

8 Konten für den Rundruf einrichten 1.1 Sobald Sie die Konten gewählt haben, erscheint neben dem Register Alle, das Register zu konfigurieren. Unter Alle werden alle sich im Rundruf befindlichen Konten, unabhängig vom Status angezeigt. Unter zu konfigurieren werden Konten angezeigt, die noch nicht vollständig für den Rundruf konfiguriert sind. Zu diesem Status kommt es z. B., wenn noch kein SFirm/HBCI-Benutzer ausgewählt wurde. Markieren Sie die Konten, die Sie konfigurieren möchten und klicken Sie auf <Konfigurieren>. Wurden Konten gewählt bei denen mindestens ein DFÜ-Weg konfiguriert ist, erscheint das Konfigurationsfenster in dem der HBCI oder EBICS-Benutzer festgelegt werden muss. Es kann pro Konto ein anderer Benutzer ausgewählt werden oder ein gemeinsamer für alle Konten. An dieser Stelle kann bereits die Autorisierung hinterlegt werden. Ist ein Konto für mehrere DFÜ- Wege konfiguriert, kann dieser während der Konfiguration gewechselt werden. Die Auswahl <aktueller Benutzer> bedeutet, dass der zum Zeitpunkt der Ausführung des Rundrufs angemeldete Benutzer verwendet wird. Die Autorisation wird bei der Ausführung des Rundrufs abgefragt. SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 8

9 Konten für den Rundruf einrichten 1.1 Werden Konten zur Konfiguration gewählt, die für unterschiedliche DFÜ-Wege (HBCI/EBICS) konfiguriert sind, erscheint der folgende Hinweis. Die konfigurierten Konten erhalten nun automatisch den Status zu autorisieren. Dieser Status ist im Register Alle erkennbar. Zusätzlich erscheint ein weiteres Register Autorisation Register Autorisation Im Register Autorisation wird für Konten, die für HBCI PIN/TAN konfiguriert sind, die PIN gespeichert. Für EBICS wird an dieser Stelle das Authentifikationskennwort des hinterlegten Benutzers hinterlegt. Klicken Sie hierzu auf Autorisieren. SFirm Hannover, 2011, Rundruf in SFirm 9

10 Konten für den Rundruf einrichten 1.1 Geben Sie hier die PIN für den Rundruf ein. Wenn Sie die Option Anderen Rundrufdefinitionen Zugriff auf diese Autorisation gewähren setzen, steuert SFirm diese bei der Konfiguration eines weiteren Rundrufs automatisch hinzu, wenn der gleiche Benutzer verwendet wird. Bei EBICS geben Sie an dieser Stelle das Authentifikationskennwort des Benutzers ein, der im Rundruf hinterlegt wurde. Auch hier kann die Autorisierung für weitere Rundrufdefinitionen dieses Benutzers verwendet werden. Sobald die Autorisation hinterlegt wurde erscheint ein grüner Haken als Kontrolle der erfolgreichen Hinterlegung. Sie haben hier die Möglichkeit die Autorisation zu ändern oder zu löschen. SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 10

11 Migration der Rundrufdefinitionen älterer SFirm-Versionen 1.2 Innerhalb des Registers Konten ist der Status durch die Vollständige Konfiguration des Rundrufs auf Neuanlage umgesprungen. Der Status weist darauf hin, dass die Konten soeben neu hinzugefügt wurden und noch gespeichert werden müssen. Wenn Sie die Konfiguration des Rundrufs abgeschlossen haben, klicken Sie bitte auf <Speichern> Somit ist die Konfiguration des Rundruf-Jobs abgeschlossen. Innerhalb des Ordnerzweigs DFÜ-Aufträge Rundruf ist jetzt ein Auftrag ersichtlich: Zur Erstellung weiterer Rundrufe für andere Auftragsarten, wiederholen Sie den Vorgang. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die automatische Ausführung, wenn der Automat aktiv ist. Wenn die Aufträge nicht z.b. aufgrund einer falschen PIN gescheitert sind, wiederholt der Automat die Aufträge automatisch alle 5 Minuten. Bei einer falschen PIN wird der Auftrag dauerhaft ausgesetzt und nicht beim nächsten Zyklus bearbeitet. 1.2 Migration der Rundrufdefinitionen älterer SFirm-Versionen Nach einem Update von SFirm werden die vorhandenen Rundrufdefinitionen in den neuen Rundruf migriert. SFirm übernimmt dabei die Benutzer und die Autorisierung. Sind in der Vorversion unterschiedliche Auftragsarten im Rundruf vorhanden, werden diese in entsprechende Rundrufdefinitionen migriert. 1.3 Rundrufdefinition ausführen Der Aufruf des Rundrufs erfolgt über das Symbol in der Symbolleiste oder im DFÜ-Ordner mit der Funktion Rundruf. SFirm Hannover, 2011, Rundruf in SFirm 11

12 Rundrufdefinition ausführen 1.3 Mit dem erstmaligen Aufruf des Rundrufs wird ein Hinweisfenster angezeigt. Mit <Ja> werden alle Rundruf-Jobs ausgeführt, die bereit zur Ausführung sind und nicht terminiert sind. Mit <Nein> können Sie zunächst die einzelnen Jobs in der ersten Spalte auswählen bzw. vom Rundruf zurückstellen. Sie starten dann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) den Rundruf. Wählen Sie in der Ordnerliste DFÜ-Aufträge die Funktion Rundruf aus. Das Ausführen des Rundrufs setzt voraus, dass bei den Kontoverbindungen für die jeweiligen Geschäftsvorfälle ein DFÜ-Verfahren ausgewählt wurde und die Berechtigungen für die ausführenden Benutzer vorliegen. Sie können auch die PIN für HBCI PIN/TAN oder das Authentifikationskennwort für EBICS vorbelegen. Wird EBICS als Übertragungskomponente eingesetzt, können Sie auch einen SFirm- Benutzer angeben, der als technischer Teilnehmer konfiguriert wurde. Für HBCI- Konten mit Sicherheitsdatei oder Chipkarte muss der angemeldete Benutzer eine Einzelberechtigung besitzen Rundrufe auswählen Vor einer Ausführung haben Sie die Möglichkeit, die Auswahl der Rundrufe temporär einzuschränken. Im Infofenster wird der markierte Rundruf mit einem Kreuz versehen (x) angezeigt. Markierte Elemente können durch eine erneute Auswahl mit einem Mausklick auf das Auswahlfeld von der Ausführung ausgeschlossen werden. Eine (De-)Markierung ist auch über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste möglich. Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Markieren bzw. Nicht markieren aus. SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 12

13 Rundrufdefinition ausführen 1.3 Im Menü Extra Optionen können Sie im Register Kontoauszüge die Option Immer alle Aufträge im Ordner Rundruf markieren vorbelegen. Damit kann der Rundruf nach der Bestätigung des Hinweises mit <Ja> sofort ausgeführt werden. Wenn jedoch häufig eine manuelle Selektion mehrerer Rundrufe erfolgt, sollte die Option deaktiviert werden. Weitere Informationen zu den Einstellmöglichkeiten in den Optionen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Register Kontoauszüge Rundruf manuell starten Nach der Auswahl der Konten starten Sie den Rundruf über das Kontextmenü. Hierfür klicken Sie in der Übersicht der Konten auf die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Rundruf ausführen aus. Die Aufträge werden vom SFAutomaten sofort ausgeführt. Wenn Konten für HBCI mit Sicherheitsdatei bzw. mit Chipkarte in den Rundruf aufgenommen wurden, erfolgt die Autorisierung über das Sicherheitsmedium. Wenn für Konten mit HBCI PIN/TAN oder EBICS das Kennwort bzw. die PIN im Rundruf nicht gespeichert wurde, wird ebenfalls ein Hinweis zur Erfassung derselben angezeigt. Gleiches gilt auch für das Kennwort eines unter SFirmEBICS konfigurierten technischen Teilnehmers Register Optionen Innerhalb des Registers Optionen kann zusätzlich festgelegt werden, an welcher Station der automatische Druck der Kontoinformationen erfolgt. SFirm Hannover, 2011, Rundruf in SFirm 13

14 Der Dialog Rundrufdefinition Register Ausführungshistorie Innerhalb des Registers Ausführungshistorie ist der Status der Rundrufe kontrollierbar. Hier werden erfolgreiche, aber auch fehlgeschlagene Rundrufe dokumentiert. Hier werden die letzten 25 Rundrufzyklen gespeichert. Von hier aus haben Sie die Möglichkeit, die für jeden Rundrufzyklus erstellten Protokolle anzeigen zu lassen 1.4 Der Dialog Rundrufdefinition Nach der Selektion eines DFÜ-Weges eines Auftraggeberkontos kann eine Rundrufdefinition vorgenommen werden. Im Register Rundrufdefinition kann das Konto zu bestehenden Rundrufen hinzugefügt, bearbeitet oder aus dem Rundruf/den Rundrufen entfernt werden. Falls noch keine passende Rundrufdefinition existiert, kann eine neue Rundrufdefinition angelegt werden. SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 14

15 Die Onlinehilfe zu SFirm Weitere Informationsquellen & Support Neben den Kundenhandbüchern und -leitfäden stellen die Onlinehilfe und die Inhalte des Internetauftritts weitere Quellen dar, Informationen rund um SFirm zu erhalten. Mit den angebotenen Seminaren haben Sie außerdem die Möglichkeit, themenbezogen das eigene Wissen in Theorie und Praxis zu vertiefen. Zusätzlich dazu hilft Ihnen die technische Hotline des Herstellers bei allen technischen Fragen und Problemen. Im letzten Abschnitt finden Sie alle Kontaktdaten im Überblick. 2.1 Die Onlinehilfe zu SFirm Die Onlinehilfe ist ein Bestandteil der Anwendung SFirm. Diese Hilfe ist mit den jeweiligen Programmteilen bzw. Funktionen verbunden und zeigt Ihnen je nachdem, wo Sie sich gerade befinden nach dem Aufruf mit der F1-Taste die entsprechend zugehörige Beschreibung und Hilfe an. Ein Aufruf ist auch über den Menüweg? Hilfethemen möglich. Die Hilfe ist überwiegend nach Programm- Bereichen und Programmfunktionen strukturiert und gibt Ihnen somit auch die Möglichkeit, sich über diese Hilfe in SFirm einzuarbeiten. 2.2 Der Internetauftritt von SFirm Über die Adresse haben Sie einen Zugang zum SFirm-Internetauftritt. Die SFirm-Website ist in zwei Bereiche eingeteilt: Einen allgemein zugänglichen Teil, der auch den Großteil der aktuellen Informationen zu den Produkten und Modulen enthält und einen exklusivem Bereich für die Berater der Sparkassen und Landesbanken. Auf dem Register Kunden sind mehrere Rubriken zu sehen, über die Sie aktuelle Informationen, Leitfäden, Modulbeschreibungen und Schulungsangebote sowie Downloads von Updates und Tools erreichen können. SFirm Hannover, 2011, Rundruf in SFirm 15

16 Die Hotline SFirm-KnowledgeBase Die SFirm-KnowledgeBase ist eine Wissensdatenbank, die Informationen, Hinweise und Problemlösungen zu den aktuellen, freigegebenen Versionen von SFirm strukturiert zur Verfügung stellt. Der Aufruf der KnowledgeBase erfolgt über die Rubrik Ihre häufigsten Fragen (FAQ) Seminare Für SFirm bieten wir Ihnen eine Reihe von Seminaren an, die sich an unterschiedliche Zielgruppen wendet. Eine Auflistung der derzeit angebotenen Seminare erhalten Sie über den SFirm-Internetauftritt in der Rubrik Seminare. Für nähere Informationen steht Ihnen auch unser Seminar-Team telefonisch und per zur Verfügung (siehe übernächsten Abschnitt). 2.3 Die Hotline Der Hersteller bietet Ihnen eine kostenpflichtige technische Hotline für alle SFirm- Produkte an. Detaillierte Informationen finden Sie auf der Seite in der Rubrik Hotline. Die SFirm-Hotline steht Ihnen von montags - freitags von 8:30 bis 16:30 Uhr unter folgender kostenpflichtigen Rufnummer zur Verfügung: 0900 / (1,34 EUR/Minute inkl. MwSt. aus dem dt. Festnetz; abweichende Preise für Mobilfunkteilnehmer). SFirm Hannover, 2011, Kundenleitfaden Rundruf in SFirm 16

17 Kontaktinformationen Kontaktinformationen Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Kontaktdaten des Herstellers: Anschrift Rufnummer Zentrale 0511 / Internetauftritt SFirm Gesellschaft für Software Development mbh Laatzener Straße Hannover SFirm-Vertrieb Rufnummern 0511 / / / SFirm-Vertrieb Fax 0511 / / / SFirm-Vertrieb Technische Hotline für Endkunden vertrieb@sfirm.de 0900 / (1,34 EUR/Minute inkl. MwSt. aus dem deutschen Festnetz; abweichende Preise für Mobilfunkteilnehmer). SFirm Hannover, 2011, Rundruf in SFirm 17