Mehr Zeit für wirklich Wichtiges - Zeitmanagement - Jagt man ständig seiner Zeit hinterher, hat man das Gefühl, nichts mehr richtig zu erledigen und es keinem recht machen zu können, dann hat man unter Umständen ein Problem mit seinem Zeitmanagement. Man fühlt sich kraftlos, abgeschlagen, hängt so zu sagen in den Seilen und steht mit dem Rücken zur Wand. Höchste Zeit: Nehmen Sie Ihr Zeitmanagement selbst in die Hand. Den Zeitfressern auf die Spur kommen Von Experten wird geschätzt, dass man ein Drittel Zeit einsparen könnte, wenn man Zeitfresser beseitigen würde. Zeitfresser können ganz unterschiedlicher Art und Weise sein: mangelnde Planung schlechte Arbeitsvorbereitung Perfektionismus Bürochaos Telefon Email / Internet sich selbst ablenken Ablenkung durch andere zu viele Informationen sammeln das Gefühl, alles selbst machen zu müssen Die Liste lässt sich unbegrenzt fortsetzen. Um die Zeitfresser abstellen zu können, muss man sie kennen. Hilfreich ist deshalb, eine eigene Liste zu führen. Danach schaut man nach den Ursachen und überlegt sich Lösungsansätze. Man muss das auch nicht alleine machen, eine andere, neutrale Person sieht manchmal viel einfacher Lösungen. Beispiel: Zeitfresser Ursachen Lösungsansatz Mangelnde Planung keine Einsicht, Zeit für Planung schaffen, dass Planung Zeit spart durchführen und Nutzen vergleichen - 1 -
Planen lohnt sich Durch eine rechtzeitige und gut durchdachte Planung lassen sich viele Unwegsamkeiten im Vorfeld abwenden. Unbedingt schriftlich planen, das sorgt für: Überblick Verfestigung Gedächtnisentlastung Selbstmotivation (Abhaken) Konzentration aufs Wesentliche Kontrolle der Ergebnisse Dokumentation Bei der Planung werden alle Aufgaben notiert und in ihrer Dauer eingeschätzt. Dabei unbedingt daran arbeiten, realistisch zu sein. Nicht zu viel vornehmen, nur etwa 60% des Tages verplanen: Die restliche Zeit ist für Unvorhergesehenes und Pausen vorgesehen. Denn eins ist sicher, Unvorhersehbares kommt im Laufe des Tages garantiert hinzu. Bei den geplanten Aktivitäten werden Prioritäten gesetzt und nicht alle Aufgaben müssen selbst erledigt werden Aufgaben delegieren. Delegieren schafft Freiraum. Wer delegiert, der führt! Bei der Delegation einer Aufgabe muss darauf geachtet werden, dass dem Beauftragten das richtige Maß an Befugnissen übertragen wird, wie es der Aufgabe, der Situation und seinem Können entspricht. - 2 -
Checklisten machen das Leben leichter Zu einem bestimmten Thema werden dazugehörige Punkte zunächst gesammelt und später der Reihenfolge nach sortiert aufgeschrieben. Dadurch, dass sie nun auf Papier festgehalten sind, können diese Dinge aus dem Gedächtnis gelöscht werden. Im Gehirn werden dadurch Kapazitäten wieder für andere Dinge frei. Checklisten entlasten und mindern so den Stress. Man greift einfach zur Liste und kann der Reihenfolge nach die Punkte abarbeiten und - ganz wichtig abhaken: Das verschafft ein Gefühl der Zufriedenheit. Und alle mitarbeitenden Personen sind dankbar dafür, umfangreiche Informationen zu erhalten. Checklisten müssen leben. Das heißt, wenn im Laufe des Jahres wichtige Punkte auffallen, die im Vorfeld vergessen worden sind, sofort eine Notiz anfertigen und wenn Zeit ist, die Punkte in die Liste übernehmen. So entwickeln sich Checklisten im Laufe der Zeit immer weiter. Sie haben einen noch weiteren, nicht zu unterschätzenden Vorteil: Wenn eine verantwortliche Person im Betrieb ausfällt, kann eine andere Person für diese Tätigkeit einspringen und anhand der Liste die zu erledigen Tätigkeiten nachvollziehen, ohne dass etwas vergessen wird. Kurzfristig können Tätigkeiten so auch delegiert werden, was Freiraum für andere Erledigungen schafft. Beispiel einer Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeiter - 3 -
Zuständigkeiten klären Für einen reibungslosen Betriebsablauf ist es unabdingbar genau zu wissen, wer für was zuständig und wer für wen der Ansprechpartner ist. Als ein gutes Hilfsmittel dient hier ein Organigramm. Dieses sollte an einer zentralen Stelle im Betrieb (Bsp. Pausenraum) ausgehängt werden. In dem Organigramm sollte zusätzlich zur Funktion auch immer die zuständige Person namentlich genannt werden. Ergänzt werden kann es sinnvoller Weise durch Bilder. Viele Personen können sich Bilder leichter merken. Durch die klare Zuordnung von Aufgaben und Zuständigkeiten zu bestimmten Personen entlastet man sich selbst, da man weniger unliebsamen Störungen ausgesetzt ist, die nicht das eigene Tätigkeitsfeld betreffen. Zudem bringt es definitiv mehr Ruhe in das Leben zusammenarbeitender Familienarbeitskräfte, wenn sich alle daran halten. Tritt z.b. ein Mitarbeiter mit einer Frage an die Seniorchefin heran, die nicht ihr Aufgabengebiet betrifft, lautet die Antwort: Für diese Angelegenheit ist mein Sohn zuständig, bitte wenden Sie sich an ihn. Die mitarbeitenden Familienkräfte müssen kooperativ miteinander umgehen und dennoch Grenzen wahren. Dieses müssen sie auch ihren Mitarbeitern gegenüber deutlich machen. Streitigkeiten in der Chefetage lähmen das Tagesgeschäft in vielen Betrieben. Die Mitarbeiter vermeiden es tunlichst, eigenverantwortlich zu arbeiten, um nicht zum Spielball (oder besser Blitzableiter) der Chefs zu werden, wenn diese Probleme untereinander haben. Stelleprofile inklusive der Anforderungen und Tätigkeitsbeschreibungen sollten in diesem Zusammenhang ebenfalls angefertigt werde. Oft denken die Vorgesetzten, dass ihre Mitarbeiter doch wissen, was zu ihren Aufgaben gehört. Fragt man dagegen die Mitarbeiter konkret danach, ist ihnen in vielen Punkten gar nicht so klar, was tatsächlich zu ihren Aufgaben gehört. Auch bei Stellenprofilen gilt der Grundsatz des ständigen Anpassens. Nach Jahren sind alte Regelungen durch Änderungen in der Organisation oft überholt. - 4 -
Selbsttest Die eigenen Zeitfresser auffinden Monika Schulz - ratiochron trifft für mich zu trifft für mich nicht zu Für (Tages-/Wochen-/Monats-/Jahres-) Planung habe ich keine Zeit. Das Telefon reißt mich permanent aus meiner Arbeit oder Telefonate dauern oft viel zu lange. Meine Bürotür steht immer und allen offen. Es gelingt mir kaum, eine Arbeit am Stück zu Ende zu bringen. Ich springe mehrmals zwischen unterschiedlichen Aufgaben hin und her. Ich kann die benötigte Dauer meiner Aufgaben schlecht einschätzen. Auf meinem Schreibtisch herrscht das Chaos. In meinem Büro gibt es keine festgelegten Stellplätze für Dinge. Meine Ablage stapelt sich. Meine persönliche Leistungskurve kenne ich nicht. Das Abarbeiten der Emails dauert viel zu lange. Ich arbeitete Emails immer sofort ab. Mein Handy ist rund um die Uhr eingeschaltet. Ich ärgere mich oft über mich selbst und die Zusagen, die ich anderen gebe. Es kommt vor, dass ich private Termine vergesse oder nicht einhalten kann. Nehmen Sie die Punkte, die Sie mit Trifft für mich zu beantwortet haben, in Angriff hier liegen Ihre persönlichen Zeitfallen. Wenn Sie diese Punkte ändern, gewinnen Sie mehr Zeit für wichtige Dinge. - 5 -
Weiterführende Literatur (Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit) Die Reihenfolge der Nennung stellt keine Wertung dar. 1. 30 Minuten für Deine Work-Life-Balance, Lothar Seiwert; Gabal Verlag 2. 30 Minuten für optimales Zeitmanagement, Lothar Seiwert; Gabal Verlag 3. 30 Minuten Zeitmanagement mit iphone, Lothar Seiwert/Holger Wöltje/Wolfgang Maison; Gabal Verlag 4. 30 Minuten-Zeitmanagement für Chaoten, Lothar Seiwert; Gabal Verlag 5. Das neue 1x1 des Zeitmanagement; Lothar Seiwert; Gräfe und Unzer Verlag 6. Der Weg zum Wesentlichen: Der Klassiker des Zeitmanagements, Stephen R. Covey/A. Roger Merrill/Rebecca R. Merrill/Friedrich Mader; Campus Verlag 7. Die Bären Strategie, Lothar Seiwert; Heinrich Hugendubel Verlag 8. Noch mehr Zeit für das Wesentliche, Lothar Seiwert; Goldmann Verlag 9. Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?: Zeitmanagement für kreative Chaoten, Cordula Nussbaum; Campus Verlag 10. simplify your time: Einfach Zeit haben, Lothar Seiwert; Campus Verlag 11. Sofortwissen kompakt. Zeitmanagement: Selbstorganisation in 50 x 2 Minuten, Claus Heragon; Heragon Verlag 12. Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz, Zach Davis; Peoplebuilding-Verlag 13. Wenn Du es eilig hast, gehe langsam, Lothar Seiwert; Campus Verlag 14. Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag, David Allen; Piper Taschenbuch 15. Zeitmanagement für Dummies, Jeffrey J. Mayer ; Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA 16. Zeitmanagement für gestiegene Anforderungen. 70 Fragen und Antworten zum effektiveren Umgang mit zeitlichen Ressourcen, Zach Davis; Junfermann 17. Zeitmanagement mit dem ipad, Lothar Seiwert/Thorsten Jekel/Christoph Dirkes; Südwest 18. Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook, Lothar Seiwert; Microsoft Press 19. Zeitmanagement, Knoblauch/Wöltje/Hausner/Kimmich/Lachmann; Haufe-Lexware 20. Zeitmanagement: Grundlagen, Methoden und Techniken, Rolf Meier und Eva Engelmeyer; Gabal Verlag - 6 -