mobifleet Beschreibung 1. Terminverwaltung in der Zentrale Die Termine werden wie bisher im Outlook verwaltet und erfasst. Der Außendienst selbst, wie auch andere Personen, die Termine für den Außendienst vergeben, können diese wie bisher warten. Durch mobifleet werden zusätzliche Möglichkeiten geschaffen. Mittels einer Exportfunktion, die selbstständig in kurzen Intervallen einen Datenaustausch durchführt, werden die Termine mit den Kundeninformationen in die mobifleet Datenbank übertragen. Das Zentralprogramm von mobifleet erlaubt die Wartung dieser Daten mittels Intra- bzw. Internet. Auf diesen Webseiten kann eine Gesamtübersicht der Termine für den kompletten Außendienst angezeigt werden. Unterschiedliche Typen von Terminen (Privat, Kundentermin, usw.) können mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet werden. Aber natürlich auch neue Termine sind hier zu erfassen. Der Außendienst kann damit auch Termine über das Internet von zu Hause oder aus dem Hotel planen. Zusätzlich sind hier auch Texteingaben zu den Besuchen (wie Bewertung, Wiedervorlage und ähnliches) einzugeben. Der Vertreter kann Besuchsberichte also auch bequem über das Internet eingeben. Bereits vor dem Besuch helfen ihm nützliche Auswertungen: Kundeninformationen zu den Terminen für den nächsten Tag, Tagesberichte usw.
In der Zentrale ist die Gesamtübersicht für die Termine aller Außendienstmitarbeiter besonders praktisch. Auf einen Blick sind alle Termine eines Tages, freie Resourcen usw. zu sehen. Ebenso können vom Aussendienstmitarbeiter via Internet Kundeninformation abgefragt bzw. Besuchs- und Kundendaten erfasst werden:
2. Verwaltung über das mobile Gerät Der Außendienst kann zwar mittels Internet bequem und einfach über einen großen Bildschirm seine Termine bearbeiten und Auswertungen ausgeben. Meistens wird er aber unterwegs sein und hat daher keinen PC zur Verfügung. Daher erhalten Sie einen mobilen PocketPC mit GPS und GPRS, praktischerweise mit einer KFZ- Halterung, in Ihr Fahrzeug. Mit dem mobilen Gerät werden im wesentlichen folgende Funktionen ermöglicht: 1. Terminübersicht mobil Sobald das Gerät im Fahrzeug eingeschaltet wird, meldet sich das Gerät (via GPRS) in der Zentrale an. Das heißt die Zentrale weiß, dass der Vertreter ab jetzt beruflich unterwegs ist, welche Termine er sich vorgenommen hat, welche er bereits besucht hat und wo er sich momentan befindet. Da das mobile Gerät ständig mittels GPS die momentane Position des Fahrzeugs feststellt und diese Informationen periodisch an die Zentrale sendet, sind die Positionen aller Fahrzeuge ersichtlich.
Automatisch werden neue od. geänderte Termine zum mobilen Gerät versandt. Selbst wenn im mobilen Gerät ein Termin verändert wird, wird diese Änderung an die Zentrale weitergeleitet. 2. Navigation Mit Hilfe der GPS-Maus kann das Gerät azur Navigation verwendet werden. Lange Adresssuche oder umständliches Telefonieren aus dem Auto ist nicht mehr notwendig. 3. Kundeninformation Zu jedem Kundentermin kann der Außendienstmitarbeiter sich Informationen aus der Zentrale abholen. So ist er stets im Bilde, selbst bei kurzfristig eingeplanten Terminen. Umgekehrt gibt er nach od. während des Besuchs auch gleich die neuen Informationen ein. Da der Datenaustausch wenige Minuten nach dem Kundenbesuch erfolgt, sind die Daten kurzfristig auch in der Zentrale und alle anderen Mitarbeiter sind aktuell informiert. 4. Fahrtenbuch Die Fahrtzeiten und kilometer (via GPS) hat das System automatisch festgestellt. Den Fahrtzweck erstellt es aus dem Termin. Dadurch ist das Fahrtenbuch ohne sonderlichen Aufwand zu erstellen. 5. CRM Nach Kundenbesuchen können kundenspezifische Daten in das Gerät eingegeben werden (siehe Eingabemaske weiter oben).
Standardisierung des Produkts Ist die Anzahl der Fahrzeuge recht hoch, steigt logischerweise auch die Intensität der Anwender und damit die Ansprüche an die zentrale Hard- und Software. Daher ist in diesem Fall unbedingt ein eigener Server anzuraten. Wir planen aber mobifleet soweit auszubauen, dass es theoretisch als Outlook Addon über den Ladentisch verkauft werden kann. Den Webserver stellen wir zur Verfügung. Der Anwender kauft lediglich den PocketPC mit der mobilen Software und einem Vertrag für den Zugang auf unseren WebServer für ein Jahr. Ähnlich wie heute bereits ein Handy mit einem A1- Vertrag angeboten wird. Sobald sich der Käufer über die Web-Seite an unserem Server anmeldet, kann er die oben beschriebenen Funktionen ausführen. Da die mobilen Geräte die Daten an unseren Server senden, sind über unsere WebSeiten genauso die aktuellen Positionen, Termine usw. ersichtlich. Für den Datenaustausch mit dem eventuell bereits vorhandenen Outlook-Kalender planen wir einen Web-Service zu erstellen. Damit ist in der Zentrale keine Installation oder ähnliches mehr notwendig. Lediglich ein Web- Zugang muss vorhanden sein und die PocketPCs sind in die Fahrzeuge einzubauen.