Allgemein bildendee Schulen Alle Schularten Landesinstitut für Schulentwicklung Kommunikationn von Ergebnissen der Fremdevaluation www.ls-bw..de best@ls.kv.bwl.de Qualitätsentwicklung und Evaluation Schulentwicklung und empirische Bildungsforschung Bildungspläne Stuttgart 2013 QE 21
Redaktionelle Bearbeitung Redaktion: Gabriele Radecke, LS Stuttgart Ute Schoppmann, LS Stuttgart Autoren: Dieter Giehmann, Staatliches Schulamt Albstadt Gabriele Radecke, LS Stuttgart Manuela Schwiebert, Regierungspräsidium Karlsruhe Hanna Ŝumski, Carlo-Schmid-Gymnasium Tübingen Ute Schoppmann, LS Stuttgart Mitarbeit: Layout: Annette Müller-Birkenmeier, Elternbeirätin Dr. Roland Plehn, Regierungspräsidium Stuttgart Marcus Roth, Hartmann-Baumann-Schule Hockenheim Thomas Steiner, Regierungspräsidium Freiburg Ute Schoppmann, LS Stuttgart Stand: September 2013 Impressum Herausgeber: Druck und Vertrieb: Urheberrecht: Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Heilbronner Str. 172, 70191 Stuttgart Fon: 0711 6642-0 Internet: www.ls-bw.de E-Mail: best@ls.kv.bwl.de Landesinstitut für Schulentwicklung (LS) Heilbronner Str. 172, 70191 Stuttgart Fax: 0711 6642-1099 Fon: 0711 66 42-1200 E-Mail: best@ls.kv.bwl.de Inhalte dieses Heftes dürfen für unterrichtliche Zwecke in den Schulen und Hochschulen des Landes Baden-Württemberg vervielfältigt werden. Jede darüber hinausgehende fotomechanische oder anderweitig technisch mögliche Reproduktion ist nur mit Genehmigung des Herausgebers möglich. Soweit die vorliegende Publikation Nachdrucke enthält, wurden dafür nach bestem Wissen und Gewissen Lizenzen eingeholt. Die Urheberrechte der Copyrightinhaber werden ausdrücklich anerkannt. Sollten dennoch in einzelnen Fällen Urheberrechte nicht berücksichtigt worden sein, wenden Sie sich bitte an den Herausgeber. Bei weiteren Vervielfältigungen müssen die Rechte der Urheber beachtet bzw. deren Genehmigung eingeholt werden. Landesinstitut für Schulentwicklung, Stuttgart 2013
Landesinstitut für Schulentwicklung Inhaltsverzeichnis Vorwort... 2 Informationsteil (Teil A)... 4 1 Grundgedanken zur Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation... 5 1.1 Zusammenhang zwischen Fremdevaluation und schulischer Entwicklung... 5 1.2 Gelingensfaktoren für eine erfolgreiche Kommunikation... 7 1.3 Informations- und Kommunikationskonzept... 7 1.4 Kommunikationsinitiator/Zuständigkeiten... 8 1.5 Kommunikationsschritte...10 1.5.1 Anknüpfung an Kommunikation im Vorfeld...10 1.5.2 Ergebnisrückmeldung der Fremdevaluation...11 1.5.3 Folgerungen aus der Fremdevaluation...12 1.6 Kommunikationsbotschaft...12 1.7 Kommunikationsinstrumente...13 Praxisteil (Teil B)...14 2 Die konkrete Arbeit mit Ergebnissen der Fremdevaluation...15 2.1 Innerschulische Kommunikation...15 2.1.1 Schulische Gremienarbeit...16 2.1.2 Pädagogische Tage/Pädagogische Nachmittage...18 2.1.3 Elternbriefe/Informationsbriefe/Homepage...19 2.1.4 Informationsveranstaltungen...19 2.1.5 Informationssysteme im Schulhaus...20 2.1.6 Jahresbericht/Schulische Druckwerke...21 2.2 Außerschulische Kommunikation...21 2.2.1 Kommunikation mit der Schulaufsicht...21 2.2.2 Kommunikation mit dem Schulträger...22 2.2.3 Kommunikation mit schulischen Kooperationspartnern...23 2.2.4 Informationen für die interessierte Öffentlichkeit...24 2.3 Zusammenfassende Darstellung...26 Anlagen...27 1
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation Vorwort Schulen in Baden-Württemberg führen seit Änderung des Schulgesetzes vom 18. Dezember 2006 und der damit einhergehenden Einführung der verpflichtenden Selbst- und Fremdevaluation nach 114 Schulgesetz in regelmäßigen Abständen Selbstevaluationen durch und erhalten in zeitlichen Abständen vom Landesinstitut für Schulentwicklung im Rahmen der Fremdevaluation eine Rückmeldung über ihre schulische Arbeit. Die Ergebnisse der Fremdevaluation werden in einem schriftlichen Bericht festgehalten und den Schulen übersandt. Gemäß der Verordnung über die Evaluation von Schulen (EvaluationsVO) vom 1. August 2008 sind sie zudem im Rahmen ihrer Rechenschaftslegung verpflichtet, den Bericht zur Fremdevaluation der Schulaufsicht und dem Schulträger vorzulegen und in den schulischen Gremien über die Ergebnisse zu berichten. Schulen nehmen wahr, dass darüber hinaus sowohl an der Fremdevaluation direkt Beteiligte aus Eltern- und Schülerschaft als auch außerschulische Partner sowie die Öffentlichkeit daran interessiert sind, was bei der Begutachtung der Schule durch das Landesinstitut für Schulentwicklung herausgekommen ist. Eine externe Schulevaluation wie die Fremdevaluation in Baden-Württemberg hat dem ganzheitlichen Wirkungsmodell von Norbert Landwehr 1 folgend vier Hauptfunktionen. Sie dient der Wissensgewinnung der Schule, gibt einen Entwicklungsanstoß für die lokale Schulentwicklung, liefert der Schule eine glaubwürdige Datengrundlage für ihre Rechenschaftslegung und befördert die Normendurchsetzung 2. Ein an das baden-württembergische System angepasstes Wirkungsmodell findet sich in den Anlagen dieser Broschüre. Die Schule sollte daher eine geeignete Kommunikationsstrategie entwickeln und bedenken, welche Personen der Schule zu welchem Zeitpunkt mit welchen inhaltlichen Schwerpunkten und in welcher Form die Ergebnisse der Fremdevaluation kommunizieren (siehe Kapitel 1.1 bis 1.6). Auf eine zielgruppenspezifische und funktionsbezogene Vermittlung ist in Anbetracht der unterschiedlichen Aufgaben und Erwartungen der Empfänger stets zu achten. Die innerschulische Kommunikation in den Gremien der Schule und die Übermittlung der Ergebnisse an die Schulaufsicht sowie den Schulträger werden sich unterscheiden von der Vermittlung bzw. der Information der schulischen Partner oder der interessierten Öffentlichkeit (siehe Kapitel 2.1 und 2.2). In den Anlagen dieser Broschüre finden sich praktische Umsetzungsbeispiele wie allgemeine Hinweise zur Projektplanung, eine Konferenzeinladung zu einer Auswertungskonferenz, strukturierende Fragen für eine Elternbeiratssitzung, Beispielfolien für die Vermittlung beim Schulträger oder ein idealtypischer Ablaufplan von den Ergebnissen der Fremdevaluation zur Zielvereinbarung. Bei einer nicht weiter strukturierten oder differenzierten Kommunikation der Ergebnisse könnten Schwierigkeiten auftreten, mit denen die Schule nicht gerechnet hat. So könnten der Schule nahestehende Personengruppen missgestimmt reagieren, wenn sie die Ergebnisse gar nicht oder sehr viel später erfahren als die interessierte Öffentlichkeit. Eltern- und Schü- 1 Landwehr, N. (2011): Thesen zur Wirkung und Wirksamkeit der externen Schulevaluation, in: Quesel, C./ Husfeld, V./Landwehr, N./Steiner, P. (Hrsg.): Wirkungen und Wirksamkeit der externen Schulevaluation, Bern 2 Ebd. S. 41 2
Landesinstitut für Schulentwicklung lerschaft könnten ohne Kenntnis des bildungspolitischen Zusammenhangs und des Rahmens der Fremdevaluation Berichte ggf. falsch interpretieren. Schulen könnten durch missverständliche Darstellungen in der Öffentlichkeit, z. B. auf ihrer Webseite, in Konflikte geraten mit benachbarten Schulen. Diese Broschüre will auf mögliche Problemfelder und Stolpersteine bei der Kommunikation der Ergebnisse aufmerksam machen und durch Hinweise und Informationen wie auch durch praktische Beispiele zu einer gelingenden Kommunikation beitragen. Gute Kommunikation kann helfen, die schulische Arbeit mit allen Facetten transparent zu machen, eigene Stärken herauszustellen und andere auf sich aufmerksam zu machen. Sie kann auch dazu beitragen, Irritationen vorzubeugen, Missverständnisse auszuräumen oder Schwierigkeiten professionell zu bewältigen. Andernfalls besteht das Risiko, dass gute schulische Arbeit wenig oder gar nicht wahrgenommen wird und es zu einem Image- und Vertrauensverlust für die Schule kommt. Nach Albert Oeckl ist Öffentlichkeitsarbeit [ ] das bewusste, geplante und dauernde Bemühen, gegenseitiges Verständnis und Vertrauen in der Öffentlichkeit aufzubauen und zu pflegen. 3 Eine zielgerichtete Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation eröffnet der Schule die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Gruppen in und außerhalb der Schule systematisch ins Gespräch zu kommen, das Interesse der am Schulleben Beteiligten für die Mitarbeit an schulischen Entwicklungsthemen zu fördern sowie Impulse für die weitere Schulentwicklung zu erhalten. Gelingende Kommunikation trägt dazu bei, dass die Ergebnisse der Fremdevaluation dazu genutzt werden, schulische Stärken auszubauen sowie Entwicklungsfelder systematisch und auf der Grundlage von gesicherten Daten anzugehen. Jede Schule muss schlussendlich selbst entscheiden, welches der für sie angemessene und gangbare Weg ist, über die Ergebnisse der Fremdevaluation zu informieren und darüber mit ihren unterschiedlichen Partnern zu kommunizieren. Denn, wie schon Paul Watzlawick formulierte: Man kann nicht nicht kommunizieren 4. 3 Oeckl, A. (1976): PR-Praxis. Der Schlüssel zur Öffentlichkeitsarbeit. Düsseldorf, Seite 303 4 Watzlawick,P./Beavin,J.H./Jackson,D.D. (1969). Menschliche Kommunikation. Bern, Stuttgart und Wien, Seite 53 3
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation Informationsteil (Teil A) 4
Landesinstitut für Schulentwicklung 1 Grundgedanken zur Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation 1.1 Zusammenhang zwischen Fremdevaluation und schulischer Entwicklung Kritische Auseinandersetzung Eigene Entwicklungsthemen Schwung für Veränderung Wissensgewinn Bestätigung durch positive Rückmeldung Abb. 1: Fremdevaluation und schulische Weiterentwicklung Die Fremdevaluation ist ein Baustein im Rahmen der systematischen Qualitätsentwicklung der Schule. Sie ergänzt die von der Schule verantwortete Entwicklung von Zielen und die eigene Bewertung von Ergebnissen und Prozessen durch einen Blick von außen. Der Bericht zur Fremdevaluation stellt für jede Schule eine zusammenfassende Beschreibung des Ist-Zustandes dar und zeigt mögliche Perspektiven der Weiterentwicklung auf. Die Schule findet sich durch positive Rückmeldungen im Bericht einerseits in ihrer Qualität bestätigt, andererseits erhält sie auch Hinweise auf ggf. noch nicht wahrgenommene Bereiche ( blinde Flecken ) und erweitert durch die ihr zurückgespiegelte Außenperspektive ihr Wissen hinsichtlich des eigenen Handeln. Um diese wertvolle Rückmeldung bestmöglich für nachfolgende Schulentwicklungsprozesse zu nutzen, ist es sinnvoll, die Ergebnisse der Fremdevaluation stets in den Zusammenhang der schulischen Qualitätsentwicklung zu setzen und so zu kommunizieren, dass ein gemeinsamer Prozess schulischer Weiterentwicklung deutlich wird bzw. in Gang kommt. Für die Schulleitung und beauftragte Teams wie Steuer- oder Qualitätsmanagementgruppen ist es ein zentrales Anliegen, aus den Empfehlungen der Fremdevaluation konkrete Entwicklungsziele für die Qualitätsentwicklung ihrer Schule abzuleiten. Das Kollegium und auch die gesamte Schulgemeinschaft kann auf diesem Weg durch eine Einordnung in den Gesamtzusammenhang leichter mitgenommen werden, wenn sich die Schule nicht nur auf die Kommunikation der Ergebnisse beschränkt, sondern in einen offenen Dialog über die Entwicklungsziele eintritt. Häufig wächst im Kontext der Fremdevaluation die Identifizierung mit der eigenen Schule und es entsteht ein nachdenklich-dialogorientiertes Klima von Solidarisierung. Gleichzeitig verstärkt sich angeregt durch 5
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation die Außenperspektive des Evaluationsteams bei allen am Schulleben Beteiligten das Interesse, die eigene Perspektive zur Schulentwicklung genauer in den Blick zu nehmen, eigene schulische Ziele zu hinterfragen und neue Ziele zu definieren. Dies ist insbesondere von Bedeutung, wenn das Ergebnis der Fremdevaluation nicht den Erwartungen entspricht oder für die Schule überraschende Differenzen in der Wahrnehmung deutlich werden. Kritische Rückmeldungen sollten in jedem Fall gemeinsam betrachtet, analysiert und interpretiert werden. Diese Chance gilt es in jedem Fall zu nutzen. Gelingt es in diesem Zusammenhang, auch die eigenen Entwicklungskräfte der Schule zu mobilisieren, entsteht eine erhöhte Bereitschaft, sich offen und zukunftsorientiert den Ergebnissen der Fremdevaluation zu stellen. Nach dieser Phase der kritischen Auseinandersetzung mit den Ergebnissen und Empfehlungen der Fremdevaluation ist es wichtig, im Weiteren auch Raum für die Formulierung eigener Ziele und Entwicklungsthemen zu geben. Basierend auf dem Fremdevaluationsbericht und im Abgleich mit den eigenen schulischen Anliegen und Zielen erarbeitet die Schule schließlich auch einen Vorschlag für die zu vereinbarenden schulspezifischen Entwicklungsziele mit der Schulaufsicht 5. Eine Darstellung dieses Zielfindungsprozesses findet sich in den Anlagen 6. Aus einem Wechselspiel von selbstbestimmten Zielen, Empfehlungen der Fremdevaluation sowie außerschulischen Zielvorgaben, z. B. bildungspolitische Ziele, gewinnt die jeweilige Schule Schwung und Motivation zur Veränderung. Unterstützende Faktoren für Schulentwicklungsprozesse Alle am Schulleben Beteiligten werden in den Kommunikationsprozess einbezogen. Positive Rückmeldungen werden gewürdigt. Kolleginnen und Kollegen Schülerinnen und Schüler Eltern Die Wertschätzung wird an die Verantwortlichen weitergegeben und nach außen kommuniziert. Welche Ergebnisse waren vorhersehbar? Welche haben uns überrascht? Kritische Ergebnisse werden analysiert. Welche Ergebnisse haben uns irritiert, finden wir ärgerlich? Welche sind aus schulischer Perspektive zweitrangig? Wo gibt es aus Sicht der Schule Fehlbeurteilungen? Wo gibt es Handlungsbedarf? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Themen werden zuerst angepackt? Die Empfehlungen des Evaluationsberichts werden priorisiert. Wer übernimmt die Verantwortung? Welche Gruppen müssen einbezogen werden? Welcher zeitliche Ablauf ist geplant? Wie wird das Ergebnis evaluiert? Eigene Themen aus Schulleitung, Kollegium, Schüler- und Elternschaft werden für den Qualitätsentwicklungsprozess gleichermaßen berücksichtigt. Abb. 2: Unterstützende Faktoren 5 Handreichung Zielvereinbarung zwischen Schulen und Schulaufsicht, In: www.kultusportal-bw.de/,lde/771685 6 Siehe Anlage 5 6
Landesinstitut für Schulentwicklung 1.2 Gelingensfaktoren für eine erfolgreiche Kommunikation Kommunikation ist die Brücke zu den Menschen, die am Schulleben beteiligt sind. Dies gilt insbesondere auch für die Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation. Sie sollte aus diesem Grund wohlüberlegt, achtsam und strukturiert erfolgen. Das bedeutet, dass Zielgruppen, wichtige Inhalte, Kommunikationsstrategie, Zeitplan und Verantwortlichkeiten frühzeitig festgelegt werden. Eine erfolgreiche Kommunikation erfüllt Anforderungen, die im Folgenden erläutert werden: Rechtzeitig Die Kommunikation der Ergebnisse erfolgt zeitnah zur Fremdevaluation, um ggf. den Schwung der Befragten zu nutzen und Verstimmung durch zeitliche Verzögerung zu vermeiden. Aktiv Die Schule informiert von sich aus und vermeidet somit Fehlinformationen, Gerüchte und Fehleinschätzungen. Systematisch Die Kommunikation der Fremdevaluationsergebnisse ist geplant. Inhaltlich abgestimmt Die Kommunikation nach innen und außen liegt in der Hand einer zuständigen Person, um eine einheitliche und widerspruchsfreie Darstellung zu unterstützen. Die Sprache ist verständlich. Auf Fachjargon und akademische Formulierungen wird größtenteils verzichtet. Die Botschaften sind klar und prägnant. Sachlich richtig Nachprüfbare und korrekte Daten als Basis sind unabdingbar für eine gute Kommunikation. Glaubwürdig Korrekte Fakten und Kommunikation auf der Sachebene unterstützt durch eine Kommunikation auf der Beziehungsebene schaffen Vertrauen. Zielgruppenorientiert Problemorientiert Eine gute Kommunikation berücksichtigt auch die Interessen und Anliegen der verschiedenen Zielgruppen und stellt sich einem kritischen Dialog. Offen Durch einen ehrlichen Dialog mit den verschiedenen Zielgruppen erhält die Schule wichtige Hinweise für die Weiterarbeit bzw. Schulentwicklung. Abb. 3: Prinzipien für erfolgreiche Kommunikation 1.3 Informations- und Kommunikationskonzept Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine gelingende Kommunikation der Ergebnisse der Fremdevaluation ist eine detaillierte Vorbereitung und Festlegung eines entsprechenden Kommunikationskonzeptes. Dieses umfasst Aspekte wie Inhalte, Strategien, Zeit-, Organisations- sowie Personalmanagement. Dabei ist die Zielklarheit eine wichtige Grundvoraussetzung für eine gute Kommunikationsplanung. Für die Organisation von Prozessen allgemein 7
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation ist die Methode Projektmanagement hilfreich, die auch bei der Planung von Kommunikationsprozessen effektiv eingesetzt werden kann. 7 Trotz einer detaillierten, guten Planung und eines durchdachten Kommunikationskonzeptes können jedoch auch unvorhergesehene Ereignisse und Informationspannen eintreten. Deshalb sollte die Schule bei der Planung für eine solche Situation eine geeignete Strategie bereithalten. Die Schule kann sich bei ihren Überlegungen folgender Grundstruktur bedienen: Kommunikationskonzept Kommunikationsinitiator/ Zuständigkeiten Kommunikationsbotschaft Wer kommuniziert? Wer hat die Letztverantwortung? Wer ist für was verantwortlich im Prozess? Wer kommuniziert nach außen? Welche Inhalte werden kommuniziert? Bezüglich welcher Inhalte hat die Schule Handlungsmacht bei der späteren Umsetzung von Maßnahmen? Kommunikationsempfänger Wer sind die Zielpersonen? Wie werden die entsprechenden Zielgruppen erreicht? Zeitplan/Schritte der Kommunikation Wann und in welcher Reihenfolge wird kommuniziert? Kommunikationsinstrumente Art der Kommunikation Wie wird kommuniziert? Welche Medien und Kommunikationsträger werden verwendet? Soll es ein einseitiger Transfer von Informationen sein? Soll der Eintritt in einen Dialog gefördert werden? Soll es von der Information zur Verständigung kommen? Soll ein Dialog mit Begegnungsqualität inszeniert werden? Gibt es Raum für Auseinandersetzungen, Ideen und Anliegen der entsprechenden Zielgruppen? Wie geht die Schule mit Ideen, Anliegen und Wünschen um? Kommunikationserfolg Wie kann der Kommunikationserfolg überprüft werden? Kommunikationsaufwand Welche finanziellen, personellen und zeitlichen Ressourcen werden gebraucht? Abb. 4: Kommunikationskonzept 1.4 Kommunikationsinitiator/Zuständigkeiten In der Verordnung des Kultusministeriums über die Evaluation von Schulen (EvaluationsVO) ist in 11 und 12 ausgeführt: Das Landesinstitut hält die Ergebnisse der Fremdevaluation in einem schriftlichen Evaluationsbericht fest und übersendet ihn der Schule. 7 In der Anlage 3 finden sich methodische Hinweise zum Projektmanagement. 8
Landesinstitut für Schulentwicklung Die Schule legt den Evaluationsbericht zeitnah 8 der zuständigen Schulaufsichtsbehörde vor; dabei kann sie eine Stellungnahme abgeben. Der Schulträger erhält den Fremdevaluationsbericht unverzüglich nach Abschluss der datenschutzrechtlichen Prüfung. Er kann hierzu gegenüber der zuständigen Schulaufsichtsbehörde eine Stellungnahme abgeben. Die Schulleitung stellt den Evaluationsbericht in den schulischen Gremien vor. Die Schule ist verpflichtet, aus dem Fremdevaluationsbericht Zielvorstellungen und Maßnahmen zur Schulentwicklung abzuleiten. Diese legt sie der Schulaufsicht vor und trifft mit ihr eine Zielvereinbarung. Dabei werden die Zielvorstellungen der Schule abgeglichen mit den bildungspolitisch vorgegebenen Entwicklungslinien des Landes. Die Kommunikation der Ergebnisse der Fremdevaluation obliegt somit der Schulleitung. Sie muss sich dieses Themas annehmen und die Beteiligten für Folgeprozesse aktivieren. Entsprechend der jeweiligen Regelungen zur Öffentlichkeitsarbeit an einer Schule kann die Schulleitung organisatorische Aufgabe wie die Planung von Informations- und Kommunikationsschritten an kompetente Personen/Personengruppen delegieren, beispielsweise an Abteilungsleitungen oder Steuergruppenmitglieder. Die Konzentration dieser Aufgabe auf eine Person/Personengruppe trägt entscheidend zu einer einheitlichen und widerspruchsfreien Kommunikation bei. Das Gelingen des gesamten Kommunikationsprozesses hängt in hohem Maße von der Schulleitung ab, die hierfür verantwortlich ist. Eine gute Informationsstrategie beinhaltet, dass die Schule im Vorfeld neben den durch die Evaluationsverordnung vorgegebenen Adressaten wie schulischen Gremien, Schulaufsicht und Schulträger weitere Gruppen identifiziert, deren Information für sie wichtig ist. Die Schule sollte sich u. a. die Frage stellen: Welche Personengruppen werden in welcher Reihenfolge informiert und welche Inhalte sind jeweils relevant? Grundsätzlich gilt es, jede Gruppe in den Blick zu nehmen und bereits im Vorfeld zu berücksichtigen, was eine ausbleibende Information und die Reihenfolge der Ergebnismitteilung bei den entsprechenden Gruppen auslösen könnte. Grundsätzlich ist bei der Übermittlung besonders auf die Einhaltung des Datenschutzes zu achten. Die Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen 9, enthält in Abschnitt IV Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Schulevaluation ( 114 SchG) entsprechende Vorgaben. Zusätzlich zu den verpflichtenden Adressaten sind mögliche weitere Gruppen: Abteilungsleitungen, Schulleitungsteams Mitglieder von Arbeitsgruppen (z. B. Steuergruppe, Evaluationsgruppe) Lehrkräfte Eltern (z. B. an der Evaluation unmittelbar Beteiligte, Eltern aus Arbeitskreisen) Schülerinnen und Schüler (z. B. an der Evaluation unmittelbar Beteiligte) 8 In der Regel innerhalb von 6 Wochen 9 www.landesrecht-bw.de; Datenschutz an öffentlichen Schulen, VwV vom 25.11.2009 9
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation nicht lehrendes Personal Kooperationspartner (z. B. Institutionen, Wirtschaftsunternehmen, Vereine) Kooperationspartner in der Lehrerbildung (z. B. Seminare für Didaktik und Lehrerbildung, Pädagogische Hochschulen, Universitäten) schulische Partner (z. B. Schulleitungen anderer Schulen im Sprengel, Kooperationsschulen, Partnerschulen) Öffentlichkeit Wechselbeziehungen dieser Gruppen sowie ihre Nähe und Distanz zur Schule sollten aufgezeichnet und bei der Planung der Reihenfolge der zu unterrichtenden Gruppen bedacht werden. Personengruppen, die unmittelbar bei der Fremdevaluation beteiligt waren, beispielsweise als Teilnehmende an der Onlinebefragung oder den Interviews, sind an einer zeitnahen Rückmeldung der Ergebnisse interessiert und ihre Information sollte den Standards der Evaluation 10 folgend nicht vergessen werden. Zeitpunkt der Kommunikation Schulträger Nähe zur Schule Schüler Staatl.Schulamt Nicht lehrendes Personal Partnerschulen Kooperationspartner Steuergruppe Eltern Schulleitungsteam Lehrer Informationszeitpunkt Abb. 5: Zielgruppenbezogene Kommunikationsplanung 1.5 Kommunikationsschritte 1.5.1 Anknüpfung an Kommunikation im Vorfeld Eine erfolgreiche Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation beginnt in der Regel nicht erst mit der Übermittlung des Berichts zur Fremdevaluation, sondern bereits im Vorfeld, 10 DeGEval (Gesellschaft für Evaluation e.v.) (Hrsg.) (2002): Standards für Evaluation, Köln, in: www.degeval.de 10
Landesinstitut für Schulentwicklung wo es beispielsweise darum geht, die in die Fremdevaluation einbezogenen Gruppen über den konkreten Termin der Fremdevaluation durch das Landesinstitut und die damit verbundenen Schritte zu informieren. Die Schule hat in diesem Zusammenhang ggf. auch schon Rückmeldungen dazu bekommen, ob die Kommunikation zu den verschiedenen Zeitpunkten erfolgreich war, d. h. ob sie angekommen ist und verstanden wurde, und wie umfangreich der Kenntnisstand bei einzelnen Gruppen ist. Für die am Schulleben Beteiligten sind vielleicht im Vorfeld der Fremdevaluation bereits weitreichende Informationen über Rahmenbedingungen, Ziele, Verfahren und Instrumente der Fremdevaluation erfolgt. Unter Umständen wurde eine Kommunikationsplattform eingerichtet, beispielsweise in Form von Stellwänden im Schulhaus oder auf der Homepage der Schule in einem Passwort geschützten Bereich. Schulische Gremien wurden frühzeitig in notwendige Entscheidungen eingebunden 11. Der Schulträger ist über den Termin der Fremdevaluation in Kenntnis gesetzt. Entsprechend werden Informations- und Kenntnisstände einzelner Gruppen zum Zeitpunkt der Kommunikation der Ergebnisse der Fremdevaluation unterschiedlich sein. Es bietet sich daher an, jeweils funktionsbezogen und adressatenspezifisch an diese Kommunikation im Vorfeld anzuknüpfen. 1.5.2 Ergebnisrückmeldung der Fremdevaluation Nach der Fremdevaluation erhält die Schule einen detaillierten Bericht zu ihren Ergebnissen, der darüber hinaus in einer Gesamtlehrerkonferenz durch das zuständige Fremdevaluationsteam des Landesinstituts für Schulentwicklung ausführlich erläutert wird. Von der Schule bekommen den gesamten Bericht sowohl die jeweils zuständige Schulaufsicht Staatliches Schulamt bzw. Regierungspräsidium als auch der jeweilige Schulträger. Die Ergebnisrückmeldung seitens der Schule erfolgt generell von innen nach außen. Nach Übermittlung des endgültigen Evaluationsberichts durch das Landesinstitut beginnt der Prozess der Information aller Zielgruppen innerhalb der Schule in einer zeitlichen Staffelung in Anlehnung an die dargestellte Reihenfolge in Abb. 5. Der Fremdevaluationsbericht ist primär ein internes Arbeitsmittel der Schule, das den Verantwortlichen als Impuls für die schulische Weiterentwicklung dient. Der Bericht ist somit vorrangig nicht zur Veröffentlichung gedacht. Eine externe Kommunikation der Ergebnisse der Fremdevaluation, beispielsweise über die Homepage der Schule oder durch Berichte in der Presse, sollte erst nach der internen Kommunikation sowie in gemeinsamer Absprache und mit Akzeptanz aller beteiligten Gruppen stattfinden. Dabei sind auch die lokalen Gegebenheiten sowie Übereinkünfte mit benachbarten Schulen bzw. Schulen eines Sprengels zu berücksichtigen, die z. B. beinhalten können, Berichte grundsätzlich nicht zu veröffentlichen. 11 Siehe Anlage 4 11
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation 1.5.3 Folgerungen aus der Fremdevaluation Die Schüler- und Elternschaft sowie die interessierte Öffentlichkeit sind nicht nur an den Ergebnissen der Fremdevaluation interessiert. Die jeweiligen Gruppen wollen auch wissen, mit welchen Maßnahmen die Schule versucht, noch zu entwickelnde Bereiche zu verbessern. Sie interessiert, welche Folgerungen die Schule aus den Ergebnissen der Fremdevaluation zieht, welche Unterstützung oder welche Partner sie sucht und wie sich die Qualitätsentwicklung weiter gestaltet. Die Schule kann diese Chance gezielt nutzen, um miteinander ins Gespräch zu kommen, indem sie beispielsweise regelmäßig in einer für sie geeigneten Form über geplante Maßnahmen und deren Umsetzung informiert. Den jeweiligen Zeitpunkt bestimmt die Schule. 1.6 Kommunikationsbotschaft Für die Überlegung, welche Inhalte kommuniziert werden sollen, sind die im Folgenden genannten Fragen hilfreich: Welcher Funktion dient die Kommunikation? Welche Absicht wird durch die Kommunikation bestimmter Ergebnisse verfolgt? Welche Inhalte können für die jeweilige Zielgruppe bedeutend sein? Welche Konsequenzen könnte die Veröffentlichung bestimmter Inhalte haben? Je nach Zielgruppe macht es durchaus Sinn, der Veröffentlichung der Ergebnisse eine Erläuterung voranzustellen. Dabei kann grundsätzlich auf das Thema Fremdevaluation eingegangen werden, um es in den bildungspolitischen Gesamtzusammenhang hinsichtlich der Qualitätsentwicklung und -sicherung an Schulen einzuordnen. In der Regel ist der schulischen Öffentlichkeit nicht bekannt, dass die Fremdevaluation das System Schule beleuchtet und nicht etwa die einzelne Lehrkraft oder einzelne Klassen im Zentrum der Betrachtung stehen. Es ist wichtig, die Ergebnisse der Fremdevaluation möglichst nicht isoliert darzustellen, sondern sie einzuordnen und nach allgemeinen Erläuterungen beispielsweise auch Informationen zu Schlussfolgerungen zu geben und Planungen zu nächsten Schritten aufzuzeigen. Die Darstellung der Fremdevaluation als ein Element der Qualitätsentwicklung von Schulen in Baden-Württemberg zeigt die Einbindung dieses Elements in das Gesamtkonzept neben anderen wie der Selbstevaluation oder den Zielvereinbarungen. Lehrerinnen und Lehrer sind die Gruppe, die sich als erstes intensiv mit den Ergebnissen im Rahmen einer Auswertungskonferenz auseinandersetzt. Im Zusammenhang mit der Kommunikation der Ergebnisse sollte nicht vergessen werden, dass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind bzw. das Einverständnis der jeweiligen Personen eingeholt wird. Bei der Auswahl entsprechender Inhalte für weitere Gruppen der Schule ist es vorteilhaft, zum Beispiel die Steuer- bzw. Qualitätsmanagementgruppe oder auch weitere schulische Arbeitsgruppen bzw. Gremien einzubeziehen. Evaluationsergebnisse benötigen zuweilen 12
Landesinstitut für Schulentwicklung Hintergrunderklärungen, Erläuterungen und die Beantwortung von Fragen, um Missverständnisse zu vermeiden oder Verselbstständigungen in manchen Bereichen vorzubeugen. Bei der Kommunikation der Ergebnisse sollten positive und kritische Punkte gleichermaßen berücksichtigt werden. Dies sorgt neben der reinen Information auch für Glaubwürdigkeit und fördert die Qualität der Auseinandersetzung mit den Ergebnissen. Eine visuelle Priorisierung einzelner Bereiche, beispielsweise an einer Stellwand, verdeutlicht die Zielerreichung bzw. den notwendigen Handlungsbedarf und ermöglicht einen schnellen Überblick über den Stand der Realisierung. 1.7 Kommunikationsinstrumente Das Kommunikationsziel ist bei der Festlegung für verschiedene Kommunikationsinstrumente entscheidend. Umfang und Verständlichkeit der Inhalte, die Bedeutung der Thematik sowie Größe und Kultur der Schule spielen bei der Wahl des jeweiligen Kommunikationsinstruments eine Rolle, so dass es sich lohnt abzuwägen, wie jede Zielgruppe effektiv und effizient erreicht werden kann. Hat sich die Schule über das mit der Kommunikation verfolgte Ziel verständigt, kann sie folgende Kommunikationsinstrumente alternativ oder additiv in Erwägung ziehen: Gespräche Gedruckte Medien und Präsentationen Digitale Medien Elternabende Informationsveranstaltungen Persönliche Gespräche Jahresbericht Schulzeitung Pressemitteilung Bildschirmpräsentation Homepage Newsletter Abb. 6: Kommunikationsinstrumente Bei deren Vielzahl gilt es abzuwägen, was man bei der Wahl des jeweiligen Kommunikationsinstruments gewinnt oder verliert. Die Öffentlichkeit in den regionalen Medien oder auf der Homepage stellt die publizierten Informationen in Relation zu den übrigen Wahrnehmungen, die die Öffentlichkeit von der Schule hat. Verfügen Schulen in der Region oder direkten Nachbarschaft ebenfalls über veröffentlichte Evaluationsergebnisse, entsteht die Versuchung eines direkten Vergleichs. Überlegungen hinsichtlich der Kompetenzen des Kollegiums und des Aufwands an Ressourcen, die an der Schule vorhanden sind, sollten bei der Entscheidung mitbedacht werden, insbesondere bei interaktiven Kommunikationsmitteln. Eine soziale Medienplattform muss beispielsweise aktiv betreut werden, d. h. Nutzer erwarten auf Fragen zeitnah Antworten. Es empfiehlt sich nicht, den Fremdevaluationsbericht unkommentiert und vollständig auf die Homepage der Schule zu stellen. Die Schule setzt sich damit einer beliebigen Interpretation aus. 13
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation Praxisteil (Teil B) 14
Landesinstitut für Schulentwicklung 2 Die konkrete Arbeit mit Ergebnissen der Fremdevaluation Nach Abschluss des Verfahrens der Fremdevaluation verfügt die Schule über einen kriteriengeleiteten und datengestützten Bericht zu verschiedenen Bereichen, in denen schulische Qualität in ihrer Ausprägung beschrieben wird. Dieses Wissen über den qualitativen Zustand der Schule bildet nach Landwehr 12 die Grundlage für das Anstoßen von Entwicklungsprozessen sowie für den bilanzierenden Qualitätsnachweis und dient somit auch der Rechenschaftslegung. In welchem Zusammenhang der Bericht, die Kommunikation dieser Ergebnisse und eine damit verbundene Wirkung stehen, soll im Folgenden anhand von praxisnahen Beispielen erläutert werden. 2.1 Innerschulische Kommunikation Die Information der schulischen Gremien durch die Schulleitung ist in der EvaluationsVO festgelegt. Bei der Kommunikation mit allen anderen innerschulischen Partnern liegt eine besondere Bedeutung darauf, möglichst viele Beteiligte für die Weiterentwicklung in bestimmten Bereichen zu gewinnen und einzubinden. Je mehr Personen sich für eine Sache verantwortlich fühlen, desto eher gelingt die erfolgreiche Umsetzung. Es ist vorteilhaft, die schulinterne Information mit den Personen zu planen, die für die Qualitätsentwicklung zuständig sind, da sie ggf. zu früheren Zeitpunkten bereits Informationen zum Themenbereich Schulentwicklung und Evaluation im Kollegium kommunizierten und als Expertinnen bzw. Experten wahrgenommen werden. Bei einer ersten Information zu den Ergebnissen liegt der Schwerpunkt vor allem darin, ein gemeinsames Verständnis für die Weiterarbeit zu schaffen. Daher ist es wichtig, noch einmal zu erklären, was die Ziele der Fremdevaluation sind. Die im Qualitätsrahmen zur Fremdevaluation beschriebenen Qualitätsbereiche sowie die Aspekte der Durchführung, der institutionellen Einbindung und der Wirkung sollten in Erinnerung gerufen werden. Eine Herausforderung besteht darin, das Wichtigste in möglichst wenigen Worten zu sagen. Es empfiehlt sich, entscheidende positive und kritische Punkte zusammenzustellen. Dabei stehen zunächst alle obligatorischen Qualitätsbereiche im Zentrum, QB I Unterricht, QB III Schulführung und Schulmanagement sowie QB Q Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung, ggf. in ihren einzelnen Merkmalen. Auch die Auswahl des Wahlpflichtbereichs ist noch einmal in Erinnerung zu rufen und dabei sind die wichtigsten Aspekte zusammenzustellen. Die Schulleitung sollte darauf achten, dass die Kernaussagen in allen Gremien die gleichen sind und jeweils auch schulische Perspektiven vermittelt werden. 12 Landwehr, N. (2011): Thesen zur Wirkung und Wirksamkeit der externen Schulevaluation, in: Quesel, C./ Husfeld, V./Landwehr, N./Steiner, P. (Hrsg.): Wirkungen und Wirksamkeit der externen Schulevaluation. Bern, Seite 39 15
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation 2.1.1 Schulische Gremienarbeit Der ersten Gesamtlehrerkonferenz nach der Präsentation der Ergebnisse durch das Fremdevaluationsteam kommt eine besondere Bedeutung zu. Die Herausforderung, einen aufgegebenen Veränderungsprozess Empfehlung der Fremdevaluation zu seiner eigenen Sache zu machen, wird ein Kollegium leichter meistern, wenn das Anliegen der Lehrerinnen und Lehrer nach professioneller Weiterentwicklung Veränderungsmaßnahmen aufgenommen wird. Nur wenn die Entwicklungsbedürfnisse und Ziele des Kollegiums in einen Dialog mit den Empfehlungen der Fremdevaluation treten, Selbstverantwortung des Kollegiums Professionelle Weiterentwicklung kommt es zu der für Veränderungen erforderlichen emotionalen Beteiligung und Akzeptanz. Das Kollegium nimmt seine Aufgabe und Verantwortung als Expertenteam für Schulentwicklung wahr. Abb. 7: Veränderungsprozess Bereits im Vorfeld einer solchen Auswertungskonferenz, d. h. einer Konferenz, die sich ausschließlich mit den Ergebnissen der Fremdevaluation auseinandersetzt, kann eine Visualisierung des Prozesses auf einer Stellwand im Lehrerzimmer auf die Thematik einstimmen. Beispielsweise kann man neben den Empfehlungen der Fremdevaluation auf Einzelplakaten leere Blätter zur Formulierung eigener Zielvorschläge aufhängen. Nach einer gemeinsamen Zielklärung und einer Festlegung von Indikatoren, an denen sich ein angestrebter zukünftiger Zustand ablesen lässt, kann dann die Entwicklung eines schulischen Aktionsplans im Rahmen dieser Konferenz durch unterschiedliche Vorgehensweisen unterstützt werden. So können Schulen sich beispielsweise mit einzelnen als Handlungsfelder identifizierten Merkmalen näher auseinandersetzen, merkmalsspezifische sowie weitreichende Empfehlungen in den Blick nehmen oder Erkenntnisse aus dem Fremdevaluationsbericht mit eigenen Entwicklungsanliegen verknüpfen. In den Anlagen findet sich eine Vorlage zur Entwicklung eines solchen schulischen Aktionsplans mit einem Beispiel, das konkret eine Empfehlung und eines der evaluierten Merkmale in den Fokus nimmt 13. Diese von der Schule geplanten Maßnahmen finden unter Umständen auch Eingang in das für die Zielvereinbarungen mit der Schulaufsicht vorgesehene Formular 14. Die Steuerung dieser Prozesse bedeutet für die Schulleitung eine große Herausforderung. In den Gesprächen mit der Schulaufsicht jedoch entsteht ein intensiver lebendiger Austausch über die Ziele der Schule nur, wenn die vorgegebenen Empfehlungen der Fremdevaluation nicht einfach nur abgenickt, sondern zusätzlich überzeugende eigene Entwicklungsziele in 13 Siehe Anlage 6 14 Siehe Anlage 8 16
Landesinstitut für Schulentwicklung den Fokus gebracht werden, die in die Zielvereinbarung mit der Schulaufsicht einfließen können. Im Sinne einer aktiven Gestaltung des Veränderungsprozesses ist ein zentrales Ziel dieser ersten Gesamtlehrerkonferenz, die Empfehlungen der Fremdevaluation und die eigenen Vorstellungen von Entwicklungszielen zu priorisieren. Eine graphisch sehr einfache und spannende Möglichkeit besteht in der Bepunktung der Ziele durch das Kollegium. Spürbar wird dabei der Umschwung aus der eher passiven Rolle: Wir werden beobachtet, beurteilt, kritisiert. Wir müssen uns verändern in eigenverantwortliche Aktivität: Wir können kritische Hinweise aufnehmen. Wir sind auch selbst Experten für Schulentwicklung. Wir wollen besser werden. Wir packen es an. In einem so gestalteten Prozess stellt die Schulleitung ihr Vertrauen in die Professionalität ihres Kollegiums unter Beweis und schafft dadurch die Motivation, auch die Empfehlungen der Fremdevaluation zielorientiert anzugehen. Ein Beispiel mit Textbausteinen für eine Konferenzeinladung sowie mit einem Ablaufplan zur Gestaltung einer solchen Konferenz findet sich in den Anlagen 15. Die Kommunikation in den weiteren schulischen Gremien erfolgt in der Regel in zeitlichem Abstand zur Auswertungskonferenz und hat unterschiedliche Schwerpunktsetzungen. So können im Rahmen einer SMV-Sitzung beispielsweise insbesondere die Bereiche näher erläutert und betrachtet werden, die für Schülerinnen und Schüler eine erhöhte Relevanz haben wie der Qualitätsbereich Unterricht, die Merkmale Umgang mit Konflikten und Problemen und, abhängig von den gewählten Wahlpflichtbereichen, beispielsweise Demokratische Beteiligung am Schulleben und an der Schulentwicklung oder Schule als Gemeinschaft. Eine Auseinandersetzung mit den Ergebnissen der Fremdevaluation in diesem Gremium kann ein Impuls sein, um mit Schülerinnen und Schülern in einen Dialog über Kriterien guten Unterrichts und guter Schule zu treten, ggf. diesbezüglich unterschiedliche Vorstellungen wahrzunehmen, abzugleichen und zur Formulierung gemeinsamer schulspezifischer Ziele zu kommen. Im Elternbeirat und anderen eingerichteten Formen der Beteiligung von Eltern wird die Schulleitung ihr Augenmerk darauf richten, in den Bericht einzuführen und ihn im Ganzen vorzustellen. Dabei wird die Schule vermitteln, wie sie den Bericht liest und ggf. Erwartungen an die Eltern formulieren. Der Blick wird also u. a. auf die Beteiligung und die Einbeziehung der Eltern in das schulische Leben gerichtet sein. Es ist denkbar, die Sitzung zu nutzen, um mit den Eltern zum Thema Qualitätsentwicklung an der Schule ins Gespräch zu kommen. Im Rahmen einer solchen thematischen Sitzung können dann Einschätzungen und Fragen der Eltern zu einzelnen Bereichen oder Merkmalen, zu den Empfehlungen sowie zu weiteren schulischen Qualitätszielen und Entwicklungsthemen gesammelt und im Hinblick auf die Maßnahmenableitung und die Ziele priorisiert werden. Eine offene und ehrliche Auseinandersetzung mit den Ergebnissen der Fremdevaluation kann die Elternarbeit an der Schule intensivieren und Eltern darin ermuntern, sich in die schulische Qualitätsarbeit beispielsweise bei der Formulierung gemeinsamer Ziele verstärkt einzubringen, sich mit dem Kollegium zusammen auf den Weg zu machen und Schule gemeinsam weiterzuentwickeln. In der Anlage 15 Siehe Anlage 5 17
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation finden sich mögliche strukturierende Fragen für eine thematische Elternbeiratssitzung sowie ein konkretes Beispiel 16. Eine Zusammenstellung des zeitlichen Ablaufs, des jeweiligen zielgruppenspezifischen Inhalts sowie möglicher Instrumente zeigt die folgende Abbildung: Zeitpunkt Inhalt Instrument Projektplanung GLK Steuergruppe Max. 2 Wochen nach der Präsentation der Ergebnisse Max. 2 Wochen nach Präsentation der Ergebnisse Auseinandersetzung mit den Empfehlungen Bündelung der Maßnahmenplanung Zeitraster Auswahl der verantwortlichen Gruppen Dank für kritische Kooperation Pinnwand mit den Empfehlungen zur Fremdevaluation Raum für Ergänzungen bepunkten Werkstattgespräch Zielklärung Priorisierung Einfügen eigener Entwicklungsziele Zielklärung Maßnahmenplanung SMV Max. 2 Wochen nach der GLK Präsentation ausgewählter Ergebnisse Positives und Kritisches beleuchten Vermittelt durch Schulleitung/ Verbindungslehrer z. B. PowerPoint Priorisierung Einfügen eigener Entwicklungsziele Elternbeirat Max. 2 Wochen nach der GLK Geplanten Veränderungsprozess kommunizieren Präsentation ausgewählter Ergebnisse Positives und Kritisches beleuchten Veränderungsprozess kommunizieren Vermittelt durch Schulleitung/FEV- Beauftragte z. B. PowerPoint Vorstellung der geplanten Veränderungen Anregungen aufnehmen Kritische Debatte Schulkonferenz Max. 6 Wochen nach der Präsentation der Ergebnisse Rückmeldung zu den geplanten Maßnahmen aus GLK, SMV, Elternbeirat Vermittelt durch Schulleitung/FEV- Beauftragte Abstimmung über Entwicklungsschwerpunkte Aktionsplan Abb. 8: Kommunikation der Ergebnisse in den schulischen Gremien 2.1.2 Pädagogische Tage/Pädagogische Nachmittage Eine gute Einrichtung zur Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen mit der gesamten Schulgemeinschaft, nach Möglichkeit gemeinsam mit Schülerinnen, Schülern und Eltern, 16 Siehe Anlage 7 18
Landesinstitut für Schulentwicklung stellen pädagogische Tage dar. Bereits abgeschlossene Zielvereinbarungen mit der Schulaufsicht können einen entsprechenden Schwerpunktbereich setzen. Es ist hilfreich, eine Vorbereitungsgruppe zu bilden oder andere bereits an der Schule etablierte Gruppen zu nutzen. Ein Impulsvortrag zu Beginn des pädagogischen Tages kann unterstützend sein und das Kollegium auf die inhaltliche Arbeit vorbereiten. Selbst gewählte themenorientierte Workshops erhöhen die Akzeptanz, das für den eigenen Veränderungsprozess Passende zu finden. Fachberaterinnen und Fachberater für Schul- und Unterrichtsentwicklung der jeweiligen Regierungspräsidien können ggf. zur Unterstützung bei der Programmgestaltung sowie zur Moderation und Gruppenleitung angefragt werden. 2.1.3 Elternbriefe/Informationsbriefe/Homepage Oft eignet sich der erste Teil des Berichts, der die Charakteristika der Schule beschreibt, besonders für eine positive Außendarstellung in Elternbriefen, Schulbriefen oder auf der Schulhomepage. Für die Adressaten hat diese Fremdeinschätzung der eigenen Schule häufig eine höhere Authentizität als von der Schule selbst verfasste Beschreibungen. Im Hinblick auf eine reine Aufzählung von Merkmalen bei der Darstellung der Fremdevaluationsergebnisse ist zu empfehlen, die mit Entwicklungsstufe oder Basisstufe bewerteten Merkmale mit den konkret geplanten Veränderungsmaßnahmen in diesen Bereichen zu beschreiben. Haben die Zielvereinbarungen mit der Schulaufsichtsbehörde stattgefunden, interessiert es die schulische Öffentlichkeit auch außerhalb der Gremien welche Ziele die Schule konkret in den nächsten Jahren verfolgt und wie sie diese zeitlich, personell und inhaltlich umsetzen wird. Daher sorgt eine regelmäßige Veröffentlichung der Zielvereinbarungen nach den Bilanzgesprächen für Transparenz. So ist der Fortschritt der Veränderungsmaßnahmen stetig überprüfbar. Lebendiger wird die Darstellung, wenn auch zusätzlich in Angriff genommene Maßnahmen dargestellt werden. In den Anlagen findet sich ein Beispiel für eine solche Veröffentlichung 17. 2.1.4 Informationsveranstaltungen Informationsveranstaltungen außerhalb der schulischen Gremien schaffen ein Klima der Offenheit und binden Interessierte auch außerhalb der schulischen Gremien in den Veränderungsprozess ein. Direkt an der Fremdevaluation beteiligte Schülerinnen und Schüler sowie Eltern, die an der Onlinebefragung oder den Interviews mitgewirkt haben, haben meist ein erhöhtes Interesse an dem, was mit den Ergebnissen geschieht. Besonders produktiv erweist sich, möglichst viele Schülerinnen und Schüler sowie Eltern als Beteiligte des Schulentwicklungsprozesses für einen Diskurs über gelingende Schule zu gewinnen und ihnen sinnvoll Verantwortung zu übertragen. Es bietet sich an, soweit möglich, die Erfahrungen und Sichtweisen der Schülerinnen und Schüler sowie der Eltern in die Planungen von Schulent- 17 Siehe Anlage 11 19
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation wicklungsprozessen einzubeziehen und sie als Mitwirkende bei der Verbesserung von Unterrichts- und Schulqualität zu gewinnen. Wie diese Informationsveranstaltungen terminlich und inhaltlich gestaltet sein könnten, zeigt die Übersicht auf der folgenden Seite: Zeitpunkt Inhalt Projektplanung Schülerinnen und Schüler Max. 6 Wochen nach der Präsentation der Ergebnisse Doppelstunde während der Unterrichtszeit Teilnahme mit Anmeldung Erwartungen der Schülerinnen und Schüler zu den FEV-Ergebnissen abfragen Präsentation ausgewählter Ergebnisse Positives und Kritisches beleuchten Feiern der Ergebnisse und Veränderung planen Priorisierung der Empfehlungen durch die Schülerinnen und Schüler Evtl. Ergänzung weiterer Punkte Gründung einer Projektgruppe Schüler lösen Schulprobleme Einrichtung eines Schülersprechtags Einrichtung eines Unterrichtsfeedbacks Einrichtung eines Feedbacks für Abiturienten Eltern Max. 6 Wochen nach der Präsentation der Ergebnisse Elternabend für alle interessierten Eltern Präsentation ausgewählter Ergebnisse Positives und Kritisches beleuchten Feiern der Ergebnisse und Veränderungsprozess kommunizieren Vorstellung der geplanten Veränderungen Anregungen aufnehmen Pädagogischer Arbeitskreis Nächste reguläre Sitzung Präsentation ausgewählter Ergebnisse Positives und Kritisches beleuchten Maßnahmenplanung zur Unterstützung schulischer Entwicklungsziele Abb. 9: Projektplanung Informationsveranstaltungen 2.1.5 Informationssysteme im Schulhaus Infoflyer, Aushänge, Schaukästen und besonders auch der Tag der offenen Tür sollen für die eigene Schule werben. So ist es ratsam, dass positive Rückmeldungen ins Zentrum gerückt werden, ohne ein unrealistisch geschöntes Bild der Schule zu zeichnen. Durch Darstellungsformen wie Veränderungslandkarten, Rückmeldungen von Schülerinnen und Schülern zu eingeleiteten Maßnahmen oder Übersichten zur Prozessplanung lässt sich transparent zeigen, dass sich die Schule auf den Weg gemacht hat. 20
Landesinstitut für Schulentwicklung 2.1.6 Jahresbericht/Schulische Druckwerke Vor allem Jahresberichte stellen ein gutes Medium dar, bilanzierend über schulische Entwicklungen zu berichten. Bereits in den einleitenden Worten der Schulleiterin oder des Schulleiters wird ein Rückblick auf das vergangene Schuljahr mit seinen Projekten, Aktionen und schulischen Themen und Erfolgen gegeben. Ein Ausblick auf das kommende Schuljahr beinhaltet schulische Arbeitsschwerpunkte, wobei der Bereich Schul- und Unterrichtsentwicklung einen festen Platz in einem solchen Druckwerk einnehmen sollte. In diesem Kapitel kann kontinuierlich über Maßnahmen berichtet werden, die im Zusammenhang mit den Ergebnissen der Fremdevaluation stehen. Themen in diesem Zusammenhang könnten beispielsweise sein: die Highlights aus dem Evaluationsbericht kleine Reportagen von Schülerinnen und Schülern über die Fremdevaluation eine Zusammenstellung der in Angriff genommenen Maßnahmen Werkstattgespräche mit Verantwortlichen im Qualitätsentwicklungsprozess 2.2 Außerschulische Kommunikation Wie bereits erwähnt, ist die Kommunikation der Ergebnisse der Fremdevaluation mit außerschulischen Partnern grundlegend durch die EvaluationsVO in 11 geregelt. Andererseits kann die Schule selbst entscheiden, wie sie die Kommunikation gestaltet und in welcher Breite, Tiefe und Form sie weitere Partner informieren möchte. 2.2.1 Kommunikation mit der Schulaufsicht In der zielgruppenspezifischen Kommunikationsplanung hat die Schule für sich festgelegt, welche innerschulischen Gruppen in welcher Reihenfolge adressiert werden. Nachdem diese Kommunikation zur Fremdevaluation auf den Weg gebracht wurde, besteht für die Schulen auch die Verpflichtung, den Evaluationsbericht an die Schulaufsichtsbehörde zu senden, da der Bericht die Grundlage für die zwischen der Schulleitung und der Schulaufsicht abzuschließende Zielvereinbarung darstellt. Diese Übergabe kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, durch postalische Zusendung mit einem allgemeinen Anschreiben mit der normalen Dienstpost an die Schulaufsichtsbehörde, postalische Zusendung über die normale Dienstpost an die Schulaufsichtsbehörde, aber bereits mit einem schriftlichen Vorschlag für die zu vereinbarenden Ziele im Anschreiben. Persönliche Übergabe durch die Schulleitung an die zuständige Person der Schulaufsicht mit einem anschließenden Gespräch. Die reine Zusendung des gesamten Berichts ist durchaus üblich. Gleichzeitig stellt die Verpflichtung zur Übermittlung eine Gelegenheit dar, in einem anschließenden Gespräch auf 21
Kommunikation von Ergebnissen der Fremdevaluation Augenhöhe sich über den Evaluationsbericht und vorgeschlagene Ziele auszutauschen sowie diskursiv mit der Schulaufsicht zentrale Punkte herauszuarbeiten und zu bewerten. In diesem Rahmen könnten weitere Verfahrensschritte gemäß der Handreichung Zielvereinbarung zwischen Schulen und Schulverwaltung 18 erörtert und erste Ziele für die Zielvereinbarung formuliert werden. Die persönliche Darstellung, etwa durch Schulleitung und Steuergruppe, könnte beispielsweise in einer multimedialen Aufbereitung des Fremdevaluationsberichts vorbereitet und strukturiert werden. Dabei werden zentrale Aussagen in einer Präsentation aufbereitet und diese ggf. durch Bilder, schulische Texte, Aussagen von Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern oder Eltern ergänzt. Die Präsentation kann auch für andere Zwecke, wie eine Vorstellung beim Schulträger, im Gemeinderat, bei Elternabenden oder am Tag der offenen Tür, weiter verwendet werden. Durch diese mehrfachen Verwendungsmöglichkeiten lohnt sich der zusätzliche Aufwand für die Schule. Auch hierbei ist es wichtig, die Inhalte und Themen an die jeweiligen Zielgruppen anzupassen 19. 2.2.2 Kommunikation mit dem Schulträger Der Bericht kann wie bei der Schulaufsicht unkommentiert mit einem Anschreiben über die Dienstpost an den Schulträger gesendet werden. Zusätzlich wird dabei das vom Landesinstitut für Schulentwicklung mit der Übersendung des Berichts zur Verfügung gestellten Beiblatt des Kultusministeriums Informationen für Schulträger zum Bericht der Fremdevaluation beigelegt, in dem um vertrauliche Behandlung des Fremdevaluationsberichts gebeten wird 20. In der Regel meldet sich nach einiger Zeit die für Schulen zuständige Person, beispielsweise der Bürger- oder Schulbürgermeister, um das weitere Vorgehen zu vereinbaren. Die Gelegenheit, als Schulleiterin oder Schulleiter den Bericht persönlich zu erläutern und Rückfragen zu beantworten, sollte auch in diesem Zusammenhang nicht unterschätzt und, sofern möglich, genutzt werden. Wenn man den Bericht im Rahmen einer nicht öffentlichen Gemeinderatssitzung/Kreistagssitzung vorstellen möchte, sollte man berücksichtigen, dass es zu Kollisionen mit anderen Tagesordnungspunkten und einem damit einhergehenden geringen Zeitfenster zur Vorstellung kommen kann, was eine intensive Auseinandersetzung mit Teilaspekten des Berichts erschwert. Zu bedenken ist auch, dass Sprache und inhaltlicher Themenkomplex eines Fremdevaluationsberichts in seinem pädagogischen Duktus einer Vermittlung und Erläuterung für die Mitglieder des Gemeinderats/Kreistags bedarf. Daher könnte eine Möglichkeit der Vermittlung darin bestehen, den Fremdevaluationsbericht auf eine maximal vierseitige schriftliche Sitzungsvorlage zu reduzieren, die beispielsweise folgendermaßen gestaltet sein könnte: 18 www.kultusportal-bw.de/,lde/771685 19 Einige Inhalte des Berichts der Fremdevaluation, beispielsweise Informationen zur Personalentwicklung, interessieren Schülergruppen nur wenig. 20 Siehe Anlage 9 22