Kommunikationskonzept Schule Stäfa

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1 Kommunikationskonzept Schule Stäfa 1. Grundsätze und Ziele Für die Schule Stäfa hat die geregelte Kommunikation und transparente Information einen hohen Stellenwert. Wesentlich für eine gute Beziehung ist eine offene Kommunikation. Sie schafft Vertrauen und Respekt und bietet die Basis für den gemeinsamen Weg und das gemeinsame Wahrnehmen von Verantwortung. Das heisst konkret: Wir pflegen eine respektvolle und offene Gesprächskultur mit allen an der Schule Stäfa beteiligten Personen. Wir nehmen die Anliegen und Bedürfnisse aller Ansprechgruppen ernst. Wir schaffen den Rahmen für einen vertrauensvollen und konstruktiven Dialog. Wir sind transparent und informieren regelmässig. Im Zentrum des vorliegenden Kommunikationskonzeptes steht die Regelung der externen Kommunikation und insbesondere der Öffentlichkeitsarbeit. 2. Grundlagen Die Schule Stäfa ist eine Institution, an der die Öffentlichkeit ein grosses Interesse hat. Laut Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) sind Behörden verpflichtet, die Öffentlichkeit regelmässig von sich aus über ihre Tätigkeit von allgemeinem Interesse zu informieren. Diese Informationspflicht der Schulpflege wird auch im Art. 42 des Volksschulgesetzes erwähnt. Zusätzlich besteht eine spezifische Informationspflicht gegenüber den Eltern der Schüler und Schülerinnen (Art. 54 bis 56 VSG). Im Leitbild der Schule Stäfa wurden folgende Leitsätze formuliert: Wir schätzen eine offene Kommunikation zwischen Elternhaus, Schule und Behörden. Alle sind für einen reibungslosen Informationsfluss mitverantwortlich. Die Schule informiert die Öffentlichkeit zweckmässig und sachbezogen. 3. Formelles Bei einer Kommunikation stehen sich immer zwei Interessen gegenüber: die Informationspflicht und die Schweigepflicht bzw. der Datenschutz/Persönlichkeitsschutz. Ob eine Information in den Bereich der Diskretion oder der Öffentlichkeit gehört, ist vom Inhalt und der Situation abhängig. Die Schule Stäfa kommuniziert gegenüber der Bevölkerung transparent und glaubwürdig. Die Botschaften sollen in deutscher Sprache so formuliert werden, dass sie für den Adressaten gut verständlich sind und diejenigen Informationen enthalten, zu deren Weitergabe die Schule verpflichtet ist. Regelmässige 1

2 Information in den Printmedien sowie auf der Homepage bildet die Grundlage für Verständnis, Klarheit und Aufmerksamkeit für die Schule Stäfa. Der Kommunikations- und Informationsauftritt prägt das Ansehen der Schule Stäfa. Es ist auf formale Kriterien, d.h. Präsentationsstil, Layout, Rechtschreibung etc. sowie auf den Datenschutz zu achten. 4. Zuständigkeiten Im Falle von konzeptionellen Anliegen in Sachen Kommunikation der Schule ist in erster Linie der Ressortverantwortliche Gesellschaft der Schulpflege die Ansprechperson. Falls nötig wird eine Arbeitsgruppe, bestehend aus Schulpräsidium,, Schulverwaltungsleitung und Schulleitungen eingesetzt. Das Schulpräsidium tritt bei allen übergreifenden und kritischen Themen als Ansprechperson gegen aussen auf und ist für die Kommunikation mit dem Gemeinderat zuständig. Abweichungen von diesem Grundsatz werden durch das Schulpräsidium individuell geregelt. Für die allgemeine Information nach aussen ist der zuständig in Absprache mit dem Schulpräsidium (Berichterstattungen Schulpflegesitzungen, etc.). Die Mitglieder der Schulpflege kommunizieren selbständig im Rahmen ihres Aufgabenbereiches an einen begrenzten Adressatenkreis (z.b. Übertrittsabende, Elterninformationen Mikado). Die Schulleitungen oder die Lehrpersonen (in Absprache mit der Schulleitung) sind im Wesentlichen für die Erfüllung der Informationspflicht gegenüber den Eltern verantwortlich. Im Vordergrund stehen dabei die Quartalsbriefe und das jährliche Schulische Standortgespräch. Die Schulverwaltungsleitung ist die Schnittstelle zu internen und externen Stellen. Sie nimmt Kommunikationsanfragen entgegen und koordiniert das Vorgehen. Die Mitglieder der Schulpflege, die Schulleiter und die Schulverwaltungsleitung können niederschwellige Anfragen betreffend ihren Aufgabenbereich direkt beantworten (z.b. Auskünfte über klar geregelte Fragen). 5. Datenschutz und Verschwiegenheitsgrade Es ist generell darauf zu achten dass der Persönlichkeitsschutz aller an der Schule Stäfa beteiligten Personen gewährleistet ist. Diese Vorgabe gilt für sämtliche Medien. 5.1 Angaben über Schülerinnen und Schüler Die Schule Stäfa verpflichtet sich, im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit keine Portrait- oder Einzelfotos und keine identifizierbaren Namensnennungen von Schülerinnen und Schülern zu verwenden. 2

3 Die Eltern werden aufgefordert, wenn sie mit der Veröffentlichung von Fotos ihres/ihrer Kinder generell nicht einverstanden sind, dies schriftlich zuhanden der Schulverwaltungsleitung mitzuteilen. 5.2 Angaben über Mitarbeitende Mitarbeitende können die Veröffentlichung personenbezogener Angaben über ihre eigene Person untersagen. Die Veröffentlichung von Portrait- oder Einzelfotos der Mitarbeitenden bedarf einer Zustimmung der Betroffenen. 5.3 Verschwiegenheitsgrade Die Schulpflege Stäfa arbeitet für Informationen aus den Schulpflegesitzungen mit drei Verschwiegenheitsgraden: Verschwiegenheitsgrad 1 = geheim Eine Kommunikation findet nur und ausschliesslich zwischen den direkt beteiligten Personen statt. Verschwiegenheitsgrad 2 = interne Kommunikation Die aktive und zeitgerechte interne Information erfolgt je nach Situation durch die Schulpflege (Präsidium) die Schulleitung die Schulverwaltung Verschwiegenheitsgrad 3 = externe Kommunikation Die externe Kommunikation findet durch das Ressort Gesellschaft statt. 6. Umsetzung Öffentlichkeitsarbeit Nachfolgende Informationen beschreiben den Regelfall der externen Kommunikation. Die verantwortlichen Personen können fallweise andere Kommunikationskanäle bedienen oder von einer Kommunikation absehen. Wiederkehrende Informationen Strategische Ausrichtung der Schulpflege/ Legislaturziele Präsidium und alle vier Jahre Infos aus der Schulpflege nach jeder SPF-Sitzung Gesamt-Jahresbericht Präsidium und 1 x jährlich, nach der Abnahme durch SPF Bericht über Jahresschlussessen 1 x jährlich im August 3

4 Aktuelle Informationen Schulrelevante Abstimmungen Präsidium und Schulische Bauvorhaben Zuständige Stelle (Hochbauausschuss Schule) Gesamtschulische Anlässe (Informationsabende etc.) Zuständige Stelle Vorabinfos Projektwochen, Aktivitäten, Veranstaltungen, Termine, etc. - Schriftliche Mitteilung an die Eltern Schuleinheit Schulleitung Klassenlehrperson Rückblick Projektwochen, Aktivitäten, Veranstaltungen etc. Schuleinheit bzw. Schulleitung Klassenlehrperson Pressebericht Kommunikation im Krisenfall Ereignisse mit grosser Auswirkung und Medieninteresse - alle Medien (gemäss Leitfaden Krisenmanagement) siehe KM-Ordner laufend während Krisenfall 7. Homepage Formelles Folgende Punkte sind für die Homepage zu beachten: Konzentration auf das Wesentliche. Nur eine regelmässig mit neuem Inhalt bestückte Website bleibt langfristig interessant. Es ist auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Text und Bild zu achten. Lange Informationstexte sind zu vermeiden. Eine kurze Zusammenfassung ist vorzuziehen. Die ausführliche Version kann als PDF zur Verfügung gestellt werden. Zuständigkeiten Die Schule Stäfa betreibt eine Homepage für die ganze Schule sowie je eine Homepage pro Schuleinheit. Die Homepages haben ein einheitliches Design. 4

5 Für die Homepage der Schuleinheit ist der jeweilige Schulleiter verantwortlich. Für die Homepage der ganzen Schule der in Zusammenarbeit mit der Schulverwaltungsleitung. Die Qualitätssicherung über die Homepages der Schule Stäfa obliegt der Schulpflege (Ressort Gesellschaft). Bemerkungen zu den Homepages der Schuleinheiten werden direkt an die verantwortlichen Schulleiter gerichtet. 8. Printmedien Formelles Pressemitteilungen der Schulpflege sowie Berichte aus den Schuleinheiten sind prioritär in der Zürichsee-Zeitung, dem örtlichen Informationsorgan, zu publizieren. Zuständigkeiten Die Pressemitteilungen der Schulpflege werden vom in Zusammenarbeit mit der Schulverwaltung und den zuständigen Stellen (Ressortverantwortliche) erarbeitet und vom Präsidium autorisiert. Der Versand der Medienmitteilung erfolgt via Gemeinde. Für die Berichte aus den Schuleinheiten tragen die Schulleiter die Verantwortung. Sie informieren das Schulpräsidium und den vorab mit einer Kopie des Berichtes. 5