CAS Alumni Basisfunktionen Schritt für Schritt erklärt
Vorwort Erfolgreiche Alumi-Arbeit wird durch eine einfache Kommunikation und Vernetzung der Alumni optimal unterstützt. Mit diesem Dokument möchten wir Ihnen den Einstieg in CAS Alumni besonders leicht machen. Für häufig wiederkehrende, mehrstufige Prozesse, wie beispielsweise die Veranstaltungsplanung, wird zu Beginn grafisch dargestellt, wie die einzelnen Funktionen von CAS Alumni zielgerichtet ineinandergreifen. Schritt für Schritt werden danach die Basis-Funktionen, die Sie im Alumni-Büro unterstützen, dargestellt - quasi zum mitmachen. Natürlich bietet Ihnen CAS Alumni noch sehr viel mehr - auch das werden Sie mit der Zeit entdecken versprochen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und gutes Vorankommen!
Prozesse CAS Alumni unterstützt Sie professionell bei folgenden Prozessen Seite a. Projekte: planen, delegieren, überwachen und dokumentieren 5 b. Mitgliederkommunikation: zielgerichtet, einfach und strukturiert mit dem 6 Kampagnen-Assistenten c. Veranstaltungsplanung: systematisch und einfach - mit und ohne 7 Anmeldung und
Basisfunktionen CAS Alumni unterstützt Sie bei allen Aufgaben im Alumni-Büro: Seite. Adressen anlegen und effizient verwalten, 9. Verteiler anlegen und Adressen nach detaillierten Kriterien filtern 0. Serienbriefe erstellen und archivieren 4 4. Serien-E-Mails erstellen und archivieren 7 5. Kampagnen-Assistent 9 6. Termine effizient, transparent und übersichtlich anlegen 7. Öffentliche Termine bekannt geben (in Alumni-Portal) 8. Projekte anlegen 4 9. Aufgaben anlegen, delegieren, überwachen und dokumentieren 5 0. Wiedervorlagen anlegen / anzeigen 6. Alumni registrieren: Zugang zum Portal freischalten 7. Verknüpfen der Daten 8. Suchen und Finden! 0 Sehen Sie selbst Schritt für Schritt. 4
a) Projekte planen, delegieren, überwachen Projektziel definieren Projekt anlegen (7); Projektziel und allgemeine Informationen im Notizenfeld erfassen Zahlen in Klammern verweisen auf Kapitel, in denen die Funktionen detailiert dargestellt werden. Zeitrahmen / Termin festlegen Projektstart und -ende erfassen Projektverantwortliche festlegen Projektverantwortliche/ Stellvertreter erfassen Evtl. Budget anlegen Ggf. Budget eintragen Serienbriefe () Serien-E-Mail (4) Aufgaben (8) Wiedervorlagen (9) Tefefonate (B) Termine (5) Ggf. Umsätze und Kosten erfassen (7) Aktionen / Maßnahmen des Projekts anlegen und ggf. Mitarbeitern (=Teilnehmern) zuweisen; verknüpfen In der Projekt-Akte können alle mit dem Projekt verknüpften Dokumente und der Stand der Dinge von allen Teilnehmern eingesehen werden 5
b) Mitgliederkommunikation: zielgerichtet und einfach Kampagnenziel definieren Projekt anlegen (7) und allgemeine Informationen im Notizenfeld erfassen Zahlen in Klammern verweisen auf Kapitel, in denen die Funktionen detailiert dargestellt werden. Zielgruppe festlegen Verteiler () aus vorhandenem Datenbestand auswählen / filtern; verknüpfen Bevorzugten Informationskanal berücksichtigen Kampagnen-Assistenten aktivieren -> s. nachfolgende Seiten Kampagne durchführen Serienbriefe () / Serien-E-Mails (4) / Telefonaktion (B) erstellen bzw. versenden; jeweils mit Projekt verknüpfen Erfolg / Ergebnis auswerten; optional: Feedback-Kampagne Dokumentation; verknüpfen evtl. Feedback- Aktion (mit Kampagnen- Assistenten) starten, auswerten Die erstellten Datensätze bzw. Dokumente sind so in jeder Alumni-Akte und in der Projekt-Akte enthalten 6
c) Veranstaltungsplanung: systematisch und einfach Thema, Art und Ziel der Veranstaltung definieren Zielgruppe festlegen Projekt anlegen (7) Verteiler anlegen (), aus Datenbestand auswählen / filtern; verknüpfen Zahlen in Klammern verweisen auf Kapitel, in denen die Funktionen detailiert dargestellt werden. Zeit und Ort festlegen Termin anlegen (5), ggf. auch öffentliche Termine anlegen (= Eintrag im öffentlichen Alumni-Portal); verknüpfen Termin mit Anmeldung? Ggf. auswählen (5) Budgetverwaltung erwünscht? Ggf. erfassen (7) Referenten suchen bzw. einladen mit individueller Vorlage Serien- Brief oder E-Mail erstellen (/4); verknüpfen Öffentliche oder individuelle Einladung veranlassen Anmeldungen auswerten; weitere Maßnahmen? Mit Kampagne (B) Serienbrief und / oder Serien-E-Mail (/4) und / oder Terminveröffentlichung im Portal (6); verknüpfen Ggf. weitere Kampagne (B) oder Serien-Info (/4); verknüpfen Veranstaltung/ Ergebnis auswerten Dokumentation; ggf. Feedback- Kampagne; verknüpfen Kosten zuordnen und auswerten Bugetverwaltung mit grafischer Darstellung Die erstellten Datensätze bzw. Dokumente sind so in in der Projekt-Akte und in jeder Alumni-Akte enthalten 7
Legende Anweisungen leiten Sie sicher und präzise durch die einzelnen Funktionen. Erste Anweisung Rot umrandete Schaltflächen sind anzuklicken. Hinweise zu blau umrandeten Schaltflächen geben nützliche Zusatzinformationen. Hinweis 8
. Adressen anlegen Vorab: Datei > Neu > Adresse In den folgenden Eingabemasken können weitere spezifische Daten eingepflegt werden. Tragen Sie die Adressinformationen in die entsprechenden Felder ein. Kontaktarten werden durch Alumni über das Alumni-Portal gepflegt. 9
. Verteiler anlegen Vorab: Datei > Neu > Verteiler Vergeben Sie ein Stichwort für den Verteiler. Hier kann auf bereits bestehende Verteiler zugegriffen werden. Klicken Sie hier, um dem Verteiler Adressen hinzuzufügen. 0
. Verteiler anlegen: b) oder Adressen filtern Per Mausklick alphabetisch sortieren. Gewünschte Adressen markieren. Anhand Ihrer Kriterien können Sie gewünschte Adressaten herausfiltern. 4
. Verteiler anlegen: a) Adressen suchen Weitere Spalten können per Rechtsklick hinzugefügt werden. Zu durchsuchende Felder auswählen und Suchbegriff eingeben. Gewünschte Adressen markieren. 4
. Verteiler anlegen Ggf. verknüpfen. (siehe Kap.) Hier kann die bisherige Auswahl nochmals geändert werden.
. Serienbrief erstellen Vorab: Datei > Neu > Verteiler Wählen Sie eine entsprechende Briefvorlage. Tragen Sie ein Stichwort ein. 4 5 4
. Serienbrief erstellen Mit der CAS-Funktionsleiste können Sie z.b. Serien- Druckfelder hinzufügen. Verfassen Sie hier Ihren Text und fügen Sie ggf. zusätzliche Seriendruckfelder ein Drucken Sie die Briefe aus. Speichern und schließen Sie nun das Dokument. 5
. Serienbrief erstellen Mit dem Speichern wird automatisch jeder Brief in der Adressakte jedes Empfängers abgelegt. Ggf. verknüpfen. (siehe Kap.) 6
4. Serien-E-Mail erstellen Vorab: Datei > neu > Verteiler Entfernen oder auf Doppelklick Ergänzungen im Datensatz vornehmen. Adressen und/oder Verteiler hinzufügen. (siehe Kap. ) 4 7
4. Serien-E-Mail erstellen Mit dem Speichern wird automatisch jede E-Mail in der Adressakte der Empfänger abgelegt. Ggf. verknüpfen. (siehe Kap.) Hier können Sie sich eine Vorschau der E-Mail anzeigen lassen. Hier den Text ggf. unter Verwendung von Serienfeldern eingeben. Hier können Sie Seriendruckfelder auswählen. 8
5. Kampagnen-Assistent Kampagnen-Assistent starten. Entsprechenden Verteiler suchen und markieren. (siehe Kap. ) 4 5 9
5. Kampagnen-Assistent Bei diesen Adressen ist der bevorzugte Kommunikationskanal durch die Alumni bereits ausgewählt. Hier ist den Adressen noch ein Kommunikationskanal zuzuweisen. Adressen markieren. Auswählen. 4 Sollen der zugewiesenen Kommunikationskanal für die Zukunft übernommen werden? 5 0
5. Kampagnen-Assistent Klicken Sie hier um Serien-E-Mails zu erzeugen. (siehe Kap. 4) Klicken Sie hier um Serienbriefe zu erzeugen. (siehe Kap. ) 6 Ggf. verknüpfen. (siehe Kap.) 5 Klicken Sie hier um Telefonate zu erzeugen. Felder ausfüllen. 4 Hier können Folgeaktionen wie z.b. Wiedervorlagen erstellt werden. 7
6. Termin anlegen Vorab: Datei > Neu > Termin 5 Ggf. verknüpfen. (siehe Kap.) 4 Felder ausfüllen. Teilnehmer und Ressourcen wählen. Hier können Sie eingeben, wenn sich der Termin wiederholen soll.
7. Öffentliche Termine anlegen (Veröffentl. im Alumni-Portal) Vorab: Datei > Neu > Termin Hier können Sie einstellen, wenn für diesen Termin eine Anmeldung erforderlich ist. Die Anmeldungen können vom Alumni- Büro verwaltet werden. Felder ausfüllen. Bei der Auswahl Öffentliche Termine erscheint der Termin automatisch im öffentlichen Portalbereich.
8. Projekt anlegen Vorab: Datei > Neu > Projekt 5 Tragen Sie die Projektinformationen in die entsprechenden Felder ein. Teilnehmer und Ressourcen auswählen. 4 4
9. Aufgaben anlegen Vorab: Datei > Neu > Aufgabe 6 Ggf. verknüpfen. (siehe Kap.) 5 Stichwort, Priorität und Zeitraum festlegen Weitere Teilnehmer festlegen und/oder Aufgabe delegieren (= sich selbst als Teilnehmer entfernen) 4 5
0. Wiedervorlagen anlegen Vorab: Datei > Neu > Aufgabe (= Wiedervorlage) 6 Ggf. verknüpfen. (siehe Kap.) 5 Stichwort und Priorität festlegen. Klicken = Datum für Fälligkeit übernehmen. 4 Kategorie Wiedervorlage wählen. Im Cockpit können Sie sich Ihre Wiedervorlagen nach verschiedenen Filterkriterien anzeigen lassen. 6
. Alumni registrieren Vorab: Suche nach Alumni deren Status der Registrierung beantragt ist (siehe Kap. ) > Datensatz öffnen Freischaltcode an die Alumna / den Alumnus versenden. (Serienbrief / Serien-E-Mail, siehe Kapitel 4) Setzen Sie den Status auf bestätigt. Der Status beantragt wird automatisch angelegt, wenn eine Mitgliedschaft im Portal beantragt wird. Nach Prüfung der Daten kann dem Antrag entsprochen werden und der Status auf bestätigt geändert werden. 7
. Verknüpfen der Daten Was sind Verknüpfungen? Zu Terminen werden Teilnehmer eingeladen, Aufgaben delegiert, Mitteilungen verschickt. Projekte beinhalten Termine, Aufgaben, Dokumente etc.. Wenn Sie Datensätze miteinander verknüpfen, kann in der jeweiligen Akte (zur Person, Aufgabe, zum Termin, Projekt, Vorgang ) jederzeit gesehen werden, wann welche Aktionen stattgefunden haben; der Stand der Dinge ist chronologisch oder nach Inhalten abrufbar. In der Akte werden alle verknüpften Datensätze angezeigt. 8
. Verknüpfen der Daten Vorab: Den zu verknüpfenden Datensatz öffnen. 5 Verknüpfung mit neu anzulegenden Datensätzen. Klicken Sie hier zur Verknüpfung mit vorhandenen Datensätzen. Suchen Sie den Datensatz, den Sie verknüpfen möchten. (siehe Kap.) Wählen Sie den Datentyp mit dem Sie den aktuellen Datensatz verknüpfen möchten. 4 9
. Suchen und Finden Öffnen Sie die Globale Suche. Über die Schnellsuche direkt nach Adressen suchen. 0
. Suchen und Finden: Globale Suche Wählen Sie den Datentyp in dem Sie suchen möchten. 4 Wählen Sie die zu durchsuchenden Felder aus der Liste aus. Geben Sie den Suchbegriff ein. Ein Tipp zur Suche: Das Zeichen % kann als Platzhalter für ein oder mehrere Zeichen genutzt werden.
. Suchen und Finden: Erweiterte Suche Wählen Sie den Datentyp in dem Sie suchen möchten. Hier können ihre Filterdefinitionen speichern. Diese können in späteren Suchen wiederverwendet werden. Definieren Sie Ihre Suchbedingungen.