Handbuch Teil 10 Auswertungen

Transkript

1 Handbuch Teil 10

2 Inhaltsverzeichnis BIZS Serienbrief Serienmail... 9

3 BIZS Um mit, BIZS arbeiten zu können müssen Sie zunächst einmal sicherstellen, dass in den Stammdaten, Mitarbeiter, Anwendergruppe die gewünschte diese Rechte zugewiesen bekommt. Dies wird mit den entsprechenden Häkchen in der Registerkarte Rechte auf Stammdaten und sichergestellt. Nach dem Neustart von BIZS können Sie direkt in den weiterarbeiten. Zunächst können Sie unter Adress- Auswertung alle Adressen gefiltert nach Adressgruppe oder branche bzw. nach Priorität oder Mailingkennzeichen auswerten. PC-forum GmbH 3

4 Über die Buttons unten können Sie sowohl die Adresse als auch den Ansprechpartner aufrufen und alles ins EXCEL ausgeben lassen. Falls Sie Ihre Aktionen in den Adressen auswerten möchten, können Sie dies ganz einfach in der Aktion Auswertung tun. Nach Auswahl des Datums und optionalen Filtern wie zum Beispiel der Postleitzahl oder einer bestimmten Aktion kann hier über Auswertung starten alles ausgegeben werden. Über den entsprechenden Button könnten Sie außerdem alles ins EXCEL weitergeben. Des Weiteren können in der Info Auswertung die Adress- Infos ausgewertet werden. PC-forum GmbH 4

5 Hierzu wählen Sie einfach oben die Information aus und geben optional die Notiz ein, nach der gefiltert wird bzw. ein Datum. Letzteres kann zudem als kleiner gleich, größer gleich und gleich bestimmt werden. Wenn Sie im BIZS in den Adressen mit Kennzeichen arbeiten, können Sie diese unter Kennzeichen Auswertung ausgeben lassen. Hierzu wählen Sie einfach oben das Kennzeichen aus und klicken auf Suchen. Ihre sämtlichen Todos können Sie danach ebenfalls in der entsprechenden Auswertung anzeigen lassen. Diese Maske muss zunächst auf einen Zeitraum eingestellt werden und die Ergebnisse können schließlich zum Beispiel nach Projektnummer, Adresse und Mitarbeiter gefiltert werden. Mit dem Button oben rechts können Sie die Todos nocheinmal einsehen. Falls Sie die Wahrscheinlichkeiten für Ihre Projekte wissen möchten, können Sie dies ebenfalls in den tun. Hier wählen Sie die Adresse und optional den Status aus und klicken auf Auswertung starten. Über die Buttons oben können Sie alles ins Excel ausgeben und das Projekt nocheinmal aufrufen. PC-forum GmbH 5

6 Wenn Sie nun wissen möchten welche Ansprechpartner im BIZS im März Geburtstag haben, gehen Sie einfach in die Maske Geburtstagsliste. Über Auswahl des Monats und Auswertung starten werden Ihnen alle ausgegeben. Ihre Anrufliste können Sie ebenfalls in den, BIZS ansehen. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und die Adresse bzw. ein Projekt aus und klicken auf Auswertung starten. Wie Sie nun die Tageszettel Auswertung bedienen erfahren Sie in den entsprechenden Tageszettel Handbucheinträgen im Kapitel Handwerk. PC-forum GmbH 6

7 Die Stunden Ihrer Mitarbeiter können dann in der nächsten Maske ausgewertet werden. Über Auswahl des Zeitraums und des Mitarbeiters bzw. Auswertung starten beginnen Sie diese Aktion. Wenn Sie dann nocheinmal genauer die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter prüfen möchten können Sie dies einfach in der darauffolgenden Maske tun. Hier klicken Sie einfach auf Anwesenheit drucken. Die Serienbrief und Serienmail werden in den nächsten Kapiteln dieses Handbuches detailliert erläutert und die Auswertung der Reklamation bzw. des Reklamationsgrundes wird im entsprechenden Handbucheintrag im Verkauf erklärt. PC-forum GmbH 7

8 Serienbrief Adressen und Ansprechpartner sind die Grundlagen des Serienbriefs. Anwenderhandbuch Sie öffnen also eine Adresse, prüfen ob bei der Adressgruppe und der Branche rechts eine Eintragung vollzogen wurde und können dann unter Aktionen Ihre verschiedenen Mailing Kennzeichen einsehen. So können Sie das Mailing Kennzeichen 1 zum Beispiel als Newsletter definieren. Unter, BIZS, Serienbrief können wir jetzt das Programm erreichen, dass diese erstellt. In den Drop Down Menüs können jetzt die Adressgruppe bzw Branche und die Mailingkennzeichen herausgesucht werden. Wenn wir zum Beispiel bei den Mailingkennzeichen den Newsletter auswählen und auf Suchen klicken zeigt BIZS alle Adressen an, die diese Einstellung beinhalten. Falls dieser Filter nicht getätigt wurde, werden mit Suchen alle Adressen und Ansprechpartner angezeigt. Aus dieser Liste heraus können wir nun zum Beispiel an der fehlenden Position erkennen, dass es sich um eine Adresse statt eines Ansprechpartners handelt. Über Mehrfachauswahl können nun sowohl Adressen als auch Ansprechpartner bzw. eine Adressgruppe/ Branche ausgewählt werden und oben beim Betreff ein solcher eingetragen werden. PC-forum GmbH 8

9 Wenn Sie eine Vorlage bestimmen können Sie über das Häkchen bei Dokman 1 zudem sicherstellen, dass BIZS den fertigen Serienbrief im Archiv ablegt. Wenn Sie diese Vorlage editieren möchten, lesen Sie dies im Handbuch unter Drucken und Belege einrichten nach. Mit Auf Standarddrucker Drucken werden die Briefe gleich ausgedruckt. Falls Sie diese vor dem Drucken nocheinmal ansehen möchten machen Sie ein Häkchen bei Worddokument Geöffnet Lassen. Serienbrief Und Dokman Erstellen startet dann die Aktion und generiert die Serienbriefe Serienmail Wie auch beim Serienbrief sind die Grundlagen der Serienmail die Adressen und Ansprechpartner. Wir rufen nun eine Adresse auf und speichern, falls dies nicht schon geschehen ist, eine Adresse darin ab, sonst wird diese Adresse später nicht für die Serienmail Erstellung angezeigt. PC-forum GmbH 9

10 Außerdem können Sie eine Adress Gruppe oder Branche, bzw ein Mailingkennzeichen unter der Registerkarte Aktionen vergeben, was Ihnen später das Anlegen der Serienmail erleichtern wird. Letztere können unter Stammdaten, BIZS, Mailingkennzeichen definiert werden. Sie möchten nun zum Beispiel, dass diese Adresse bei Erstellen eines Newsletters berücksichtig wird. Wir vergeben das Mailing Kennzeichen und rufen, BIZS, Serienmail auf. v Wie auch beim Serienbrief existieren hier verschiedene Filter wie zum Beispiel Adress Gruppe oder Branche. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, ein Häkchen bei Geburtstag zu setzen und zum Beispiel allen Adressen, die im Dezember geboren sind, die Mail zukommen zu lassen. Die Registerkarte Serienmail Vorlage hilft eine solche zu erstellen. PC-forum GmbH 10

11 Dazu können Sie zum Beispiel eine schon einmal erstellte Vorlage auswählen oder auch direkt unten in das Feld eine Eintragung vollziehen. Alle Textmarken, die für Word existieren gelten auch hier und werden ebenfalls mit Klammer, Großbuchstaben, Klammer definiert. Außerdem können Sie der Serienmail auch direkt aus BIZS eine Anlage über Datei anheften und über Vorlage Speichern diese neu erstellte Serienmail auch für spätere Mails zugänglich machen. v Um die Mail zu verschicken müssen Sie noch weitere Einstellungen tätigen. PC-forum GmbH 11

12 Wir können jetzt zum Beispiel das Format der Mail auswählen, welches im europäischen und amerikanischen Raum immer die UTF8 darstellt. Über die Häkchen bei Geöffnet Lassen und Direkt Versenden, kann die entweder nocheinmal kontrolliert oder aber nach dem Erstellen unmittelbar an die Adressen abgeschickt werden. Zum Schluss können Sie BIZS die Serienmail im Dokman 1 Archiv abspeichern lassen. Nun wählen Sie über Steuerung und Mausklick die Adressen oder Ansprechpartner einzeln bzw. gleichzeitig aus, an die Sie die schicken möchten. Nach Angabe des Betreffs klicken Sie auf Serienmail Und Dokman Erstellen und starten die Aktion. Da kein Häkchen bei Direkt Verschicken gesetzt wurde können Sie jetzt oben die Mails einsehen und dann über den Button Senden direkt verschicken. Diese Option wird erst mit der Eintragung Ihres SMTP Servers in den Stammdaten, Einstellungen, Optionen, BIZS Einstellungen möglich. Falls jetzt noch Ihr Virenscanner das Abschicken von Massenmails verhindert, müssen Sie diesen kurzzeitig abstellen oder den SMTP Server entsprechend konfigurieren. PC-forum GmbH 12