Handbuch Teil 7 Zeit

Transkript

1 Handbuch Teil 7

2 Inhaltsverzeichnis Ressourcen... 3 Mitarbeiterperioden... 4 status... 5 Feiertage wirtschaften Kommt Geht Auswertung Kommt Geht Projekt Tageszettel Projekt Auswertung Tageszettel Projekt... 17

3 7 Unter versteht man hier die Gruppen, in denen zeitrelevante konstante Faktoren hinterlegt werden können. Damit werden Kalkulationen und Preisgestaltung einheitlich und leichter handhabbar. Ressourcen Mit Ressource bezeichnet man das Inventar bzw. die Anlagen, Maschinen, Geräte und andere Ressourcen im Betrieb, die im Tageszettel bebucht werden können. So sind Sie in der Lage nicht nur die en eines Projektes, eines Mitarbeiters, sondern auch Kopierer, gefahrene LKW - Km usw. im Tageszettel einzugeben. Ressourcen Bezeichnung 1, 2 Einheit Abteilung Preis Name der Ressource z.b.: PKW RV-PC 1001 oder Farbkopierer oder Hebebühne usw. Nähere Bezeichnung z.b.: Dienstwagen Nutzungseinheiten, z.b.: Km, Kopien, Std. usw. Ihr untersteht die Ressource Anschaffungspreis des Gerätes Preis je Einheit Verrechnungsgrundlage pro Einheit in Anschaffungsdatum Notiz Dient auch der Abschreibungs-Buchhaltung Für freie Einträge PC-forum GmbH 3

4 Mitarbeiterperioden Anwenderhandbuch In Mitarbeiterperioden werden die Arbeitszeiten des Mitarbeiters erfasst und dargestellt, nachdem der Mitarbeiter und das Jahr eingegeben wurden. Hier sind die Soll und Ist Stunden, die Krankund Fehlzeiten, die Pausen und die Feiertage erfasst. Hier ist die Mitarbeiter-Abrechnung nachvollziehbar. Mitarbeiter Jahr Monat Abgeschlossen Mo Std. - So Std. Mo - So von Mo - So bis Mo - So Atg. Stunden ATG AZG gesamt Aktiv Verrechnungssatz Mitarbeiter auswählen aus Drop-Down Gefragtes Jahr auswählen Monat 0 12 je eine Zeile Stundenerfassung ist erfolgt Summe der erfassten Stunden Arbeitsbeginn Arbeitsende Berechneter Arbeitstag Tatsächlich geleistete / berechenbare Stunden Arbeitstag Arbeitszeit gesamt Mitarbeiter in BIZS eingeloggt Verkaufspreis für Mitarbeiter PC-forum GmbH 4

5 Bereits vorhandene Mitarbeiter-Perioden können beliebig kopiert werden. Legen Sie laut untenstehender Tabelle die Kopierparameter fest und klicken Sie auf das grüne Häkchen. Mit der Tür verlassen Sie dieses Menü ohne Änderung bzw. Datenübernahme. Quell-Periode Von 0-12 frei wählbare Quellperiode Jahr Mitarbeiter Periode von Periode bis Quelljahr Quellmitarbeiter Zielperiode von Zielperiode bis status Hier werden die einzelnen möglichen Arbeits- und Fehlzeiten definiert, damit sie entsprechend berücksichtigt und festgehalten werden können. Diese Normierung lässt einen Vergleich und eine Statistik zu, die eine Auswertung der Arbeitszeit in Abfragen sinnvoll macht. PC-forum GmbH 5

6 status Bezeichnung 1, 2 Faktor Std. pro Tag Bezeichnung für einen Arbeitszeitstatus Definition Berechnet aus Arbeitstag Angerechnete Stunden je Tag Feiertage Hier werden die Feiertage eingetragen, damit sie bei der Stunden- und Lohnabrechnung berücksichtigt werden können. PC-forum GmbH 6

7 7.1 wirtschaften 5 Handwerk Kommt Geht Projekt Kommt Geht HW HW Tageszettel HW Tageszettel komplett HW Tageszettel Projekt Zusatzkosten Projekt BRZ- Schnittstelle Kommt Geht Kommt Geht Auswertung Tageszettel Projekt Tageszettel Projekt Auswertung HW Auswertung: HW NAKA - strahl - HW IST NAKA - HW Projekt Auswertung Kommt Geht Damit Sie die Kommt Geht Buchung im BIZS benutzen können, müssen Sie zunächst einige Voreinstellungen treffen. Dazu rufen Sie nun ersteinmal in den Stammdaten, Mitarbeiter, Mitarbeiter Ihren gewünschten auf und stellen sicher, dass ein Häkchen bei Kommt Geht gesetzt wurde. Außerdem müssen Sie in den Stammdaten,, Mitarbeiter Perioden für Ihren gerade eingestellten eine Periodentabelle anlegen. Sie könnten nun über Auswahl des Mitarbeiters und dem Jahr prüfen, PC-forum GmbH 7

8 ob eine solche bereits existiert. Falls nicht erstellen Sie sie über Neuanlage, wobei die Zeile 0 die Einbuchperiode und die Zeilen 1-12 die Monate darstellen. Sie beginnen nun damit für alle Werktage 8 Stunden festzusetzen. Weiter hinten bestimmen Sie dann bei ATG das dies immer 1 Arbeitstag für den Mitarbeiter ist. Außerdem bestimmen Sie wie viele Tage Urlaub der Mitarbeiter bekommt und setzen die Periode auf aktiv. Falls Sie zudem einen Verrechnungssatz definieren möchten machen Sie das ebenfalls in der entsprechenden Spalte. Danach markieren Sie die Zeile null, klicken auf Periode Kopieren und übernehmen alles auch in die anderen Zeilen. Wenn Sie nun Ihre Voreinstellungen getätigt haben gehen Sie direkt in die Favoriten und Kommt Geht wo Sie Einzelbuchungen vollziehen können. Sie beginnen nun Ihren Arbeitstag, also klicken Sie auf Kommt. PC-forum GmbH 8

9 Später haben Sie alles abgeschlossen also klicken Sie auf Geht. BIZS dokumentiert dann beide en nebeneinander. In der Spalte ganz rechts wird dann die Menge automatisch ausgerechnet und beim status können Sie die erfasste zum Beispiel als Sonderurlaub Voller Tag definieren. Angenommen Sie haben sich morgens verspätet, da Sie eine Panne mit Ihrem Auto hatten. Dies erklären Sie dann einfach bei Notiz. Falls Sie etwas falsch gebucht haben und alles nocheinmal korrigieren wollen können Sie dies unter, Kommt Geht Alle über Auswahl des raums und Auswertung Starten tun. Auswerten können Sie dann alles zum einen über MY BIZS, auskunft und dem Filter Kommt Geht. Ausgedruckt werden kann dann über den Button Kommt Geht Übersicht. In dieser Seitenansicht werden zum Beispiel Feiertage oder aber auch Fehlzeiten ausgewiesen. Wenn Sie nun aber Kommt Geht auch von anderen Mitarbeitern auswerten möchten, müssen Sie die wirtschaft Kommt Geht im Menüpunkt aufrufen. PC-forum GmbH 9

10 Hier können Sie nun zum Beispiel die Fehlzeiten ausgeben lassen. Außerdem hätten Sie die Möglichkeit die Monatsbuchung anzusehen, die beispielsweise Soll, Ist und Überstunden auflistet. Falls Sie das Häkchen neben dem Monatsabschluss betätigen werden die Stunden mit in den Oktober übernommen. Der Jahresabschluss würde bedeuten, dass der diesen Jahres in die Periode null des Folgejahres eingetragen wird. Jetzt gehen Sie in die nächste Registerkarte, die Sammelbuchung. Hier können Sie nun zum Beispiel den status Urlaub, den raum und den Mitarbeiter festlegen und auf Buchen klicken. Wenn Sie nun nocheinmal die Monatsbuchung ansehen, wird der gerade eingetragene Urlaub auch ausgewiesen. PC-forum GmbH 10

11 Auswertung Kommt Geht Anwenderhandbuch In diesem Handbucheintrag wird die wirtschaft für Ingenieurbüros erläutert. Bevor Sie dies jedoch benutzen können müssen Sie noch einige Voreinstellungen tätigen. Sie gehen in die Stammdaten, Mitarbeiter, Mitarbeiter und rufen sich Ihren gewünschten auf. Danach müssen Sie sicherstellen, dass ein Häkchen bei Nimmt An wirtschaft Teil existiert. Außerdem muss in den Stammdaten,, Mitarbeiter Perioden für Ihren gerade eingestellten eine Periodentabelle angelegt werden. Sie könnten nun über Auswahl des Mitarbeiters und dem Jahr prüfen, ob eine solche bereits existiert. Falls nicht erstellen Sie sie über Neuanlage, wobei die Zeile 0 die Einbuchperiode und die Zeilen 1-12 die Monate darstellen. Wir beginnen nun damit für alle Werktage 8 Stunden festzusetzen. PC-forum GmbH 11

12 Weiter hinten bestimmen Sie dann bei ATG das diese 8 Stunden immer 1 Arbeitstag für den Mitarbeiter sind. Außerdem bestimmen Sie wie viele Tage Urlaub der Mitarbeiter bekommt und setzen die Periode auf Aktiv. Falls Sie zudem einen Verrechnungssatz definieren möchten machen Sie dies ebenfalls in der entsprechenden Spalte. Danach markieren wir die Zeile null, klicken auf Periode Kopieren und übernehmen alles auch in die anderen Zeilen. PC-forum GmbH 12

13 Jetzt rufen Sie sich die Maske status auf. Wenn Sie auf das Fernglas klicken werden alle vorhandenen angezeigt und Sie können den Faktor, der mit den Sollstunden multipliziert wird, einsehen. Wenn Sie mit den Vorbereitungen fertig sind, springen wir entweder in die Maske Kommt Geht in den Favoriten. Auswerten können Sie dann alles unter, wirtschaft wo Sie wirtschaft Kommt Geht auswählen. Danach bestimmen Sie den Monat und Ihre gewünschte Auswertung wie zum Beispiel Fehlzeiten, Monatsabschluss und Jahresabschluss. Des Weiteren hätten Sie die Möglichkeit einen Urlaubs Antrag zu stellen. PC-forum GmbH 13

14 Die Auswertung für den jeweiligen Mitarbeiter erfolgt dann unter MyBIZS, auskunft über Auswahl des Datums und des Filters Tageszettel oder Kommt Geht. Über Kommt Geht Übersicht könnte letzteres ebenfalls ausgedruckt werden Projekt Tageszettel Projekt Der Tageszettel Projekt ist eine eigene erfassung speziell für das Projekt. Um diese benutzen zu können müssen Sie jedoch zunächst einige Voreinstellungen treffen. Sie gehen nun zunächst in die Stammdaten, Mitarbeiter, Mitarbeiter und stellen sicher, dass bei meinem gewünschten Mitarbeiter ein Häkchen bei Nimmt An wirtschaft Teil existiert. Außerdem müssen Sie in den Stammdaten,, Mitarbeiter Perioden für Ihre gerade eingestellten eine Periodentabelle anlegen. Sie könnten nun über Auswahl des Mitarbeiters und dem Jahr prüfen, ob eine solche bereits existiert. Falls nicht erstellen Sie sie über Neuanlage, wobei die Zeile 0 die Einbuchperiode und die Zeilen 1-12 die Monate darstellen. PC-forum GmbH 14

15 Sie beginnen nun damit für alle Werktage 8 Stunden festzusetzen. Weiter hinten bestimmen Sie dann bei ATG das dies immer 1 Arbeitstag für den Mitarbeiter ist. Außerdem bestimmen Sie wie viele Tage Urlaub der Mitarbeiter bekommt und setzen die Periode auf aktiv. Falls Sie zudem einen Verrechnungssatz definieren möchten machen Sie das ebenfalls in der entsprechenden Spalte. Danach markieren Sie die Zeile null, klicken auf Periode Kopieren und übernehmen alles auch in die anderen Zeilen. Wenn Sie nun Ihre Einstellungen getätigt haben, arbeiten Sie direkt im Tageszettel Projekt in den Favoriten weiter. PC-forum GmbH 15

16 Hier müssen Sie nun für jeden Tag einen neuen Tageszettel erstellen. Das machen Sie über Neuanlage und Auswahl des Datums bzw. des Mitarbeiters. Im Drop Down Menü status befinden sich nun meine Auswahlmöglichkeiten zur Buchung. Nachdem Sie alles abgespeichert haben zieht BIZS die Informationen für die Stunden und den Arbeitstag aus den Stammdaten und dokumentiert den Wochentag. Jetzt speichern Sie Ihre Informationen in fortlaufenden Zeilen ab und beginnen somit mit der Spalte. Hier tragen Sie zum Beispiel 3,5 Stunden ein und geben mit dem Häkchen an, ob die berechenbar ist. Danach bestimmen Sie das PROJEKT und falls vorhanden auch ein Gewerk. Die nächste Spalte ist der Arbeitsgang, den Sie in den Stammdaten, Produktion/ Fertigung und Arbeitsvorgang pflegen können. Bei Ressourcen werden nun diejenigen ausgegeben, die in den Stammdaten, zuvor abgespeichert wurden. Zum Schluss geben Sie den Aufwand, optional eine Kalkgruppe und schließlich eine Notiz ein. Letzteres ist dazu da einen Tätigkeitsnachweis zu dokumentieren. Abfragen können Sie die Tageszettel dann direkt in MY BIZS in der Registerkarte auskunft und dem Filter Tageszettel oder über die Tageszettelauskunft in den Favoriten. Über Auswahl des raums können Sie hier alles auswerten lassen. Falls Sie die Rechte zum ansehen aller Tageszettel in den Stammdaten, Mitarbeiter, Mitarbeiter mit diesen Häkchen zugewiesen bekommen haben, können Sie den Mitarbeiter oben ändern und für jemand anderen als Sie die Tageszettel abfragen. Optional könnten Sie zudem ein Protokoll Mit Tagessummen ausgeben lassen. In der Registerkarte Gesamtwerte werden dann diese zusätzlich errechnet. PC-forum GmbH 16

17 So können Sie hier die Projekt Stunden und NAK Stunden kontrollieren. Letzteres sind nicht abrechenbare Kosten und werden direkt in einem Projekt in der Registerkarte Sonstiges/Biplan mit dem entsprechenden Häkchen unten als ein solches festgeschrieben. Falls Sie bei der Auswertung mit Pivot arbeiten möchten, können Sie dies über Auswertungen, BIZS Tageszettel Auswertung tun Auswertung Tageszettel Projekt Tageszettel Projekt werden im BIZS zum einen unter, Auswertung Tageszettel ausgewertet. Hier wählen Sie den raum und einen Mitarbeiter aus bzw. klicken auf Auswertung Starten. Rechts oben geben Sie dann den Satz an, mit dem Sie alles ausgeben möchten, also zum Beispiel Verrechnungssatz, Personalkosten, Selbstkosten oder Vollkosten und klicken auf den nebenstehenden Button. Auf diese Optionen kann in den Stammdaten, Mitarbeiterperioden zugegriffen werden. Sie haben aber auch noch die Möglichkeit sich alles unter, wirtschaft auswerten zu lassen. PC-forum GmbH 17

18 Hier wählen wir den Monat bzw. den Mitarbeiter aus und können dann mit den Buttons darunter zum Beispiel die Fehlzeiten des Mitarbeiters anzeigen lassen. Des Weiteren könnten Sie den Monat abschließen, wobei Ihnen in dieser Maske die Periode und alle Stunden mit Abweichung von der Sollzeit angezeigt werden. Falls Sie das Häkchen neben dem Monatsabschluss betätigen werden die Stunden mit in den April übernommen. Der Jahresabschluss würde bedeuten, dass der diesen Jahres in die Periode null des Folgejahres eingetragen wird. Über Antrag Ganzer Tag können Sie nun zum Beispiel in Kombination mit dem Häkchen daneben Ihren Urlaub oder eine Krankheitszeit anlegen. Prüfen können Sie dann alles direkt in MyBIZS in der Registerkarte auskunft und dem Filter Tageszettel. PC-forum GmbH 18