MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 Telefon-Benutzeroberfläche Benutzerhandbuch

MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 BENUTZERHANDBUCH Copyright 1998-2005. Ericsson Enterprise AB. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument enthält vertrauliche Informationen, die urheberrechtlich geschützt sind. Dieses Dokument oder Teile davon dürfen ohne vorherige schriftliche Genehmigung von Ericsson Enterprise AB, Stockholm, Schweden, weder ganz noch teilweise vervielfältigt oder in irgendeiner Form mechanisch oder elektronisch übertragen, fotokopiert, durch ein Informationsspeicher- bzw. Retrieval-System aufgezeichnet oder in irgendeine Sprache übersetzt werden. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigungen geändert werden. Ericsson übernimmt keine Garantie in bezug auf dieses Dokument, einschließlich, aber nicht beschränkt auf implizierte Garantien der Handelsüblichkeit sowie der Eignung für einen bestimmten Zweck. Ericsson übernimmt außerdem keine Haftung für die Richtigkeit dieses Dokuments oder Neben- bzw. Folgeschäden in bezug auf Ausstattung, Leistung oder Verwendung dieser Materialien. MX-ONE Messaging Voice Mail Telefon-Benutzeroberfläche Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis Inhalt Seite Inhaltsverzeichnis... 1 Willkommen... 2 So verwenden Sie dieses Handbuch... 3 Einführung in die Telefon-Benutzeroberfläche... 4 Allgemeine Informationen... 4 Erste Schritte... 7 Behandlung von Nachrichten... 12 Behandlung eingehender Nachrichten... 12 Erstellen von neuen Nachrichten... 17 Weiterleiten an ein Faxgerät (Faxnummer)... 20 Anpassen der Mailbox... 22 Weitere Funktionen... 32 Nützliche Hinweise... 35 Index... 43 Teilnehmerinformationen Wenn Sie MX-ONE Messaging Voice Mail verwenden, sollten Sie die folgenden Informationen von Ihrem Systemadministrator erhalten haben. Um diese schnell zur Hand zu haben, tragen Sie sie hier ein. Ihre Teilnehmer-Mailboxnummer:... Die externe Rufnummer für MX-ONE Messaging Voice Mail:... Weitere Schlüssel, um auf Ihre Mailbox zuzugreifen:... Interne Nebenstelle von MX-ONE Messaging Voice Mail:... Systemadministrator:... Nebenstelle des Systemadministrators:...Mailbox:... Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 1

Willkommen Willkommen bei MX-ONE Messaging Voice Mail, der Unified Messaging-Anwendung von Ericsson. Mit Messaging Voice Mail können Sie all Ihre Nachrichten Sprach-, Fax- und E-Mail-Nachrichten mit einem einzelnen Telefonanruf verwalten und darauf zugreifen. Das Benutzerhandbuch enthält Informationen über die erweiterten Nachrichten-funktionen von Messaging Voice Mail, die auf der Telefon-Benutzeroberfläche bereitgestellt werden. Auf diese Benutzeroberfläche greifen Sie jedesmal zu, wenn Sie über das Telefon Ihre Mailbox abrufen. Sie können die Telefon-Benutzeroberfläche sofort verwenden, nachdem Ihre Mailbox, die als Teilnehmer- Mailbox bezeichnet wird, eingerichtet wurde. Benutzerfreundliche Sprachbefehle führen Sie durch das System. Sie können damit beginnen, einige Funktionen zu verwenden, um grundlegende Vorgänge auszuführen, z.b. Abhören und Senden von Sprachnachrichten. Wenn Sie mit Messaging Voice Mail vertraut sind, können Sie jedoch die leistungsfähigen Funktionen zur Nachrichtenverwaltung verwenden, die es Ihnen ermöglichen, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Sie können Messaging Voice Mail auch so einrichten, daß neuere Nachrichten zuerst bzw. daß Nachrichten in der Reihenfolge des Empfangs angezeigt werden. Um schnell auf die gewünschten Nachrichten zuzugreifen, z.b. Sprach-, Fax- oder E-Mail-Nachrichten, können Sie Messaging Voice Mail so einrichten, daß die Nachrichten nach Typ geordnet angezeigt werden. Wenn Sie für wichtige Kunden zuständig sind, können Sie Messaging Voice Mail so konfigurieren, daß Sie sofort benachrichtigt werden, wenn eine Nachricht dieser Kunden eintrifft. Die Benachrichtigung kann sogar auf Ihrem Pager oder Mobiltelefon eingehen. 2 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

So verwenden Sie dieses Handbuch Wenn Sie nicht in Ihrem Büro sind, können Sie die Anrufer mit einer Begrüßung über Ihre Abwesenheit informieren. Zudem können Sie sicherstellen, daß wichtige Nachrichten sofort bearbeitet werden, indem Sie alle oder ausgewählte Nachrichten an eine andere Person weiterleiten. Sie können also stets auf Ihre Nachrichten zugreifen und diese verwalten, ganz gleich, ob Sie in Ihrem Büro oder unterwegs sind. Dies ist sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden von Vorteil. Wählen Sie zuerst im Inhaltsverzeichnis ein Thema aus, über das Sie mehr erfahren möchten. Der erste Teil jedes Abschnitts enthält allgemeine Informationen und Tips zur Verwendung der verschiedenen Messaging Voice Mail- Funktionen. Die folgenden Seiten zeigen die Tastenkombinationen für jede Funktion. Wenn Sie eine Funktion schnell anwenden möchten, folgen Sie einfach dem Pfad, der oben auf der jeweiligen Seite beginnt. Wenn Optionen angegeben sind, können Sie diese überspringen. Zudem enthält dieses Handbuch Tips zur optimalen Verwendung der verschiedenen Messaging Voice Mail-Funktionen. Falls Sie Messaging Voice Mail das erste Mal verwenden, sollten Sie dieses Handbuch aufmerksam lesen. Nachdem Sie sich mit den grundlegenden Funktionen vertraut gemacht haben, weitere Informationen zu wichtigen Tastenkombinationen finden Sie in der MX-ONE Kurzanleitung zu Messaging Voice Mail. Einige Funktionen sind in Messaging Voice Mail optional und stehen deshalb möglicherweise nicht zur Verfügung. Wenn Sie Fragen zu Messaging Voice Mail haben, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator; die Person, die in Ihrem Unternehmen für das Messaging Voice Mail-System verantwortlich ist. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 3

Einführung in die Telefon-Benutzeroberfläche Allgemeine Informationen Funktionen zur Nachrichtenverwaltung Unified Messaging über das Telefon Mit der Telefon-Benutzeroberfläche von Messaging Voice Mail können Sie folgende Nachrichtentypen verwalten: Sprachnachrichten Faxnachrichten E-Mail-Nachrichten Anmerkung: Fax- und E-Mail-Nachrichten sind optionale Funktionen, die ggf. nicht in Ihrem System oder für alle Benutzer im System verfügbar sind. Außerhalb des Büros ist es am einfachsten, Nachrichten über das Telefon zu verwalten. Unterwegs ist das Telefon stets schnell zur Hand und stellt das am häufigsten verwendete Gerät zum Empfangen von und Zugreifen auf Nachrichten dar. Die Verwendung des Telefons war bisher jedoch auf den Empfang einer gesprochenen Nachricht beschränkt. Die Telefon-Benutzeroberfläche von Messaging Voice Mail bietet flexible Nachrichtenverwaltungsfunktionen für alle eingehenden Sprach-, Fax- und E-Mail- Nachrichten. Mit Messaging Voice Mail ist das Abrufen und Verwalten von Fax- und E-Mail-Nachrichten genauso einfach wie bei Sprachnachrichten. Sie können alle drei Nachrichtentypen von einem beliebigen Telefon aus beantworten und weiterleiten bzw. darauf zugreifen. Mit einem Telefon können Sie unabhängig vom Standort auf Ihre Nachrichten zugreifen. 4 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Einführung in die Telefon-Benutzeroberfläche Die Telefon-Benutzeroberfläche bietet mehrere zusätzliche Funktionen. Separate Nachrichtenwarteschlangen, die Möglichkeit zum Zugriff auf Nachrichten nach Typ und Dringlichkeit sowie gemeinsame Verarbeitung sind nur einige wenige der leistungsstarken und zeitsparenden Funktionen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Nachrichten unterstützen. Wählen Sie sich über ein beliebiges Telefon ein, und hören Sie, wie viele Nachrichten auf Sie warten, wer die Absender sind, wann sie empfangen wurden, und wie der Prioritätsstatus jeder Nachricht ist. Sie können die einzelnen Nachrichten (Sprach-, Fax- und E-Mail-Nachrichten) speichern oder löschen. Mit der gemeinsamen Verarbeitung können Sie mehrere Nachrichten mit einem einzigen Befehl verwalten. Sie sparen wertvolle Zeit, indem Sie mehrere Nachrichten auswählen und alle mit einem einzigen Befehl verarbeiten. Wenn Sie also gerade genügend Zeit haben, alle Nachrichten abzuhören, aber nicht genügend, um sie zu beantworten, wählen Sie alle dringenden Nachrichten einfach aus und leiten Sie sie mit einem einzigen Befehl an einen anderen Messaging Voice Mail-Teilnehmer weiter. Wenn Sie unterwegs sind, können Sie zudem alle Fax- oder E-Mail-Nachrichten sofort an das Faxgerät eines Hotels weiterleiten. Hierdurch wird Ihr Telefon zu einem echten universellen Nachrichtengerät, und Sie können mit einem einzigen Telefon alle Nachrichten verwalten. Funktionsweise Zum Verwalten von Fax- und E-Mail-Nachrichten werden dieselben Befehle wie für Sprachnachrichten verwendet, wodurch die Nachrichtenverwaltung vereinfacht wird. Bei der Verwaltung eingehender Nachrichten können Sie: Empfangene Sprachnachrichten abhören. Gesprochene Anmerkungen abhören, die an eine eingehende Faxnachricht angehängt wurden (sofern diese Funktionen bei einem anderen Messaging Voice Mail- Teilnehmer verfügbar sind). Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 5

Einführung in die Telefon-Benutzeroberfläche Eingehende E-Mail-Textnachrichten abhören, die von Messaging Voice Mail unter Verwendung der Text-zu- Sprache-Umwandlung vorgelesen werden. Dabei können dieselben Wiedergabefunktionen wie bei Voicemail verwendet werden, einschließlich der Funktionen zum Starten/Anhalten/Fortsetzen, Rückund Vorlauf, Steuern der Geschwindigkeit und Lautstärke der Nachrichtenwiedergabe usw. Eingehende E-Mail-Textnachrichten oder Faxnachrichten anzeigen, indem diese an ein Faxgerät weitergeleitet werden. Einem oder mehreren Messaging Voice Mail- Teilnehmern auf eingehende Nachrichten (E-Mail-, Fax- oder Sprachnachricht) mit einer Sprachnachricht antworten oder einen Rückruf an die Nebenstelle des Absenders der Nachricht leiten. Ihre eingehenden Nachrichten (E-Mail-, Fax- oder Sprachnachricht) mit einem optionalen Sprachkommentar (Anmerkung) an einen oder mehrere Messaging Voice Mail-Teilnehmer weiterleiten. Eingehende E-Mail-Textnachrichten oder Faxnachrichten an ein beliebiges Faxgerät weiterleiten. Anmerkung: Die letzte Funktion ist identisch mit Eingehende Faxnachrichten anzeigen, indem diese an ein Faxgerät weitergeleitet werden. Mit dieser Funktion kann eine andere Person auf die Nachricht zugreifen. Beim Erstellen von neuen Nachrichten können Sie: Eine neue Sprachnachricht erstellen (aufzeichnen) und sie an einen oder mehrere Messaging Voice Mail- Teilnehmer senden. Ein neue Faxnachricht erstellen und mit einem optionalen Sprachkommentar über ein Telefon mit integriertem Faxgerät an einen oder mehrere Messaging Voice Mail-Teilnehmer senden. Anmerkung: Die Text-zu-Sprache-Funktion für E-Mail- Textnachrichten ist nur für bestimmte Sprachen verfügbar. 6 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Erste Schritte Erste Schritte Zugriff auf Ihre Teilnehmer-Mailbox Messaging Voice Mail kann neue Benutzer automatisch durch den Setup-Prozeß für Mailboxen führen. Wenn Sie jedoch nicht durch diesen Prozeß geführt werden, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihren Namen und Ihre persönliche Begrüßung aufzuzeichnen und um Ihr Paßwort einzurichten. Sie müssen Ihre Mailbox konfigurieren, bevor Sie Messaging Voice Mail verwenden können. Anmerkung: Jedes Messaging Voice Mail-System kann anders konfiguriert sein, fragen Sie also Ihren Systemadministrator nach den genauen Setup-Anweisungen. Wählen Sie Ihre interne oder externe Messaging Voice Mail-Rufnummer. Drücken Sie zum Zugreifen auf Nachrichten die Taste, die für Ihr System konfiguriert wurde. Dies ist normalerweise die Taste #. Der Systemadministrator kann jedoch eine andere Taste oder Tastenkombination konfigurieren. Sie können bei Aktivierung der Schnellanmeldung durch den Systemadministrator auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zugreifen, indem Sie Ihre eigene Telefonnummer wählen. Wenn Ihre persönliche Begrüßung abgespielt wird, drücken Sie die Telefontaste, die Ihr Systemadministrator für eine Schnellanmeldung konfiguriert hat. Weitere Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Geben Sie Ihre Teilnehmer-Mailboxnummer ein. Wenn Ihre Telefonnummer von Messaging Voice Mail erkannt wird, werden Sie nicht zur Eingabe Ihrer Mailbox- Nummer, sondern nur Ihres Paßworts aufgefordert. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 7

Erste Schritte Schritt 1: Ändern des Paßworts Geben Sie Ihr Paßwort ein. Wenn Sie das erste Mal auf Ihre Mailbox zugreifen, ist das Paßwort ggf. auf das Standardpaßwort des Systems gesetzt. Wenn für Ihre Mailbox die Setup-Anleitung konfiguriert wurde, werden Sie automatisch anhand von Anweisungen beim Ändern Ihres Paßwortes und beim Aufzeichnen Ihres Namens und der Begrüßung unterstützt. Führen Sie andernfalls die nächsten drei Schritte aus, um Ihre Mailbox einzurichten. Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Dieser Vorgang wurde auf der vorherigen Seite beschrieben. Drücken Sie diese Taste, um auf PhoneManager zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf das Menü für persönliche Optionen zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um Ihr Paßwort zu ändern. Geben Sie nach der Aufforderung ein neues numerisches Paßwort ein, und drücken Sie diese Taste. Paßwörter müssen numerisch sein und können aus bis zu 15 Ziffern bestehen. Der Systemadministrator kann eine Mindestlänge für ein Paßwort festlegen, die zwischen 2 und 15 Ziffern liegen kann. Fragen Sie den Systemadministrator nach der Mindestlänge für ein Paßwort in Ihrem System. Vermeiden Sie einfache Kombinationen, wie z.b. Ihre Mailboxnummer oder 1234. Sie müssen Ihr Paßwort, abhängig von den Einstellungen des Systemadministrators, regelmäßig ändern. In diesem Fall werden Sie beim Anmelden informiert, daß Ihr Paßwort abläuft. Wenn Ihr Paßwort abgelaufen ist, werden Sie beim Zugreifen auf Ihre Mailbox zum Ändern Ihres Paßworts aufgefordert. Sie können erst wieder Nachrichten abhören oder senden, wenn Sie Ihr Paßwort geändert haben. 8 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Erste Schritte Schritt 2: Aufzeichnen Ihres Namens für Ihre Mailbox Bestätigen Sie das neue Paßwort, indem Sie es erneut eingeben, und drücken Sie diese Taste. Messaging Voice Mail bestätigt, daß Ihr Paßwort geändert wurde. Nachdem Sie Ihr Paßwort geändert haben, werden Sie zum Menü Persönliche Optionen zurückgeführt. In diesem Menü führen Sie folgendes aus: Drücken Sie diese Taste, um Ihren Namen aufzuzeichnen. Wenn Sie Ihren Namen aufzeichnen, sprechen Sie keine Einleitung wie Hallo, dies ist der Anschluß von.... Messaging Voice Mail hat bereits eine Einleitung für Sie. Drücken Sie diese Taste, um mit der Aufzeichnung zu beginnen, dann sprechen Sie Ihren Namen. Drücken Sie diese Taste erneut, um die Aufzeichnung zu beenden. Optionen: Nachdem Sie Ihren Namen aufgezeichnet haben, können Sie folgendes ausführen: Drücken Sie diese Taste, um den aufgezeichneten Namen anzuhören. Drücken Sie diese Taste, um die Aufzeichnung zu löschen und von neuem zu beginnen. Wenn Sie mit der Aufzeichnung zufrieden sind, drücken Sie diese Taste, um Ihre Begrüßung abzuspeichern. Drücken Sie diese Taste, um den Vorgang abzubrechen und das Menü Persönliche Optionen zu verlassen, ohne die Aufzeichnung abzuspeichern. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 9

Erste Schritte Schritt 3: Aufzeichnen von Begrüßungen für Ihre Mailbox Mit MX-ONE Messaging Voice Mail stehen Ihnen zwei verschiedene Begrüßungen bei Anwesenheit zur Verfügung: Standardbegrüßung: Wenn Sie im Büro sind, sich jedoch nicht an Ihrem Arbeitsplatz befinden. Begrüßung bei Besetzt: Wenn Sie sich gerade in einem Telefongespräch befinden. Nachdem Sie Ihren Namen aufgezeichnet haben, werden Sie zum Menü für persönliche Optionen zurückgeführt. In diesem Menü führen Sie folgendes aus: Drücken Sie diese Taste, um eine persönliche Begrüßung aufzuzeichnen. Drücken Sie diese Taste, um die Begrüßung für den Fall aufzuzeichnen, daß Ihre Leitung besetzt ist. Anmerkung: Diese Funktion ist u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator. Drücken Sie diese Taste, um die Standardbegrüßung aufzuzeichnen, die normalerweise abgespielt wird. Drücken Sie diese Taste, und sprechen Sie dann die Begrüßung für Ihre Anrufer. Drücken Sie diese Taste erneut, um die Aufzeichnung zu beenden. Es ist evtl. hilfreich, die Ansage vor der Aufzeichnung aufzuschreiben. 10 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Erste Schritte Optionen: Nachdem Sie die Begrüßung aufgezeichnet haben, können Sie folgendes ausführen: Drücken Sie diese Taste, um Ihre Begrüßung anzuhören. Drücken Sie diese Taste, um die Aufzeichnung zu löschen und von neuem zu beginnen. Wenn Sie mit der Aufzeichnung zufrieden sind, drücken Sie diese Taste, um Ihre Begrüßung abzuspeichern. Drücken Sie diese Taste, um den Vorgang abzubrechen und das Menü Persönliche Optionen zu verlassen, ohne die Aufzeichnung abzuspeichern. Nachdem Sie Ihre Begrüßung aufgezeichnet haben, müssen Sie PhoneManager beenden. Drücken Sie diese Taste, um PhoneManager zu beenden. Jetzt können Sie Messaging Voice Mail verwenden. Sie können das System an dieser Stelle verlassen oder die Kurzanleitung verwenden und einige der zahlreichen Funktionen von Messaging Voice Mail kennenlernen. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 11

Behandlung von Nachrichten Behandlung eingehender Nachrichten Jedesmal, wenn Sie auf Ihre Mailbox zugreifen, werden Sie von Messaging Voice Mail informiert, wie viele neue und gespeicherte Nachrichten für Sie vorliegen. Bei der Verwaltung dieser Nachrichten können Sie unter zahlreichen Optionen wählen. Sie können z.b.: Sprachnachrichten, an Faxnachrichten angehängte Sprachkommentare und E-Mail-Textnachrichten abhören (Text-zu-Sprache-Umwandlung). Nachrichten speichern oder löschen. Gelöschte Nachrichten wiederherstellen. Fax- oder E-Mail-Textnachrichten anzeigen, indem Sie sie an ein Faxgerät weiterleiten (siehe Abschnitt Weiterleiten an ein Faxgerät ). Eine Nachricht an einen oder mehrere Teilnehmer weiterleiten. Auf eine Nachricht antworten, indem Sie unmittelbar einen Rückruf zum Absender einleiten, oder indem Sie eine Antwort aufzeichnen. Abhören neuer oder gespeicherter Nachrichten und Wiederherstellen gelöschter Nachrichten Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Drücken Sie diese Taste, um neue Nachrichten abzuhören. ODER Drücken Sie diese Taste, um gespeicherte Nachrichten abzuhören. ODER Drücken Sie diese Taste, um gelöschte Nachrichten wiederherzustellen. 12 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Nachrichtentyp: Dann wählen Sie eine der folgenden Optionen: Drücken Sie diese Taste, um auf Sprachnachrichten zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf Faxnachrichten zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf Nachrichten von externen Anrufern zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf Nachrichten in einer bestimmten Mailbox zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf alle Nachrichten zuzugreifen. Optionen: Nachdem Sie den Nachrichtentyp ausgewählt haben, auf den Sie zugreifen möchten, können Sie eine Reihe von Aktionen ausführen: Drücken Sie diese Taste, um das Abspielen einer Nachricht zu unterbrechen oder fortzusetzen. Während das Abspielen einer Nachricht unterbrochen ist, können Sie: Die Geschwindigkeit durch Drücken der Taste 4 erhöhen oder durch Drücken der Taste 7 verringern. Sie können die Tasten auch mehrmals drücken. Die Lautstärke durch Drücken der Taste 6 erhöhen oder durch Drücken der Taste 9 verringern. Sie können die Tasten auch mehrmals drücken. Ein Lesezeichen durch Drücken der Taste 5 einfügen. Es kann nur ein Lesezeichen pro Nachricht eingefügt werden. Das Abspielen der Nachricht ab dem Lesezeichen durch Drücken der Taste 8 fortsetzen. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 13

Behandlung von Nachrichten Durch Drücken der Taste 3 die Wiedergabesprache ändern, die für die Text-zu-Sprache-Umwandlung von E-Mail-Nachrichten verwendet wird. Mit dem Abhören durch Drücken der Taste 1 fortfahren. Drücken Sie diese Taste, um die Nachricht an einen oder mehrere Teilnehmer weiterzuleiten. Führen Sie die gesprochenen Anweisungen aus. Drücken Sie diese Taste, um 5 Sekunden in der Nachricht zurückzugehen. Wiederholt einen 5-Sekunden-Abschnitt der Nachricht. Drücken Sie diese Taste, um die Nachricht zu löschen. Sie können gelöschte Nachrichten jedoch nur während der aktuellen Sitzung gelöschte Nachrichten abrufen (wiederherstellen). Sobald Sie die Mailbox verlassen, werden gelöschte Nachrichten endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Drücken Sie diese Taste, um die Nachrichten für späteren Zugriff zu speichern. Beachten Sie, wie lange Ihr System Nachrichten speichert. Drücken Sie diese Taste, um die Nachricht noch einmal anzuhören. Drücken Sie diese Taste, um zur nächsten Nachricht zu springen. Drücken Sie diese Taste während des Abhörens der Nachricht, um zu antworten. Sie können durch Drücken der Taste 2 eine Antwort an den Absender bzw. durch Drücken der Taste 1 eine Antwort an einen anderen Teilnehmer aufzeichnen. Sie können eine Nachricht an den Sender weiterleiten, indem Sie die Taste 3 (der Absender befindet sich innerhalb des Unternehmens) oder die Taste 4 (der Absender befindet sich außerhalb des Unternehmens) drücken. 14 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Drücken Sie diese Taste, um 5 Sekunden in der Nachricht vorzugehen. Springt in 5-Sekunden-Abschnitten vorwärts durch die Nachricht. Drücken Sie diese Taste, während Sie eine Nachricht abhören, um auf die Optionen der Info oder Gruppenauswahl zuzugreifen. Sie können den Namen des Absenders abrufen, indem Sie erneut die Taste 0 drücken. Sie können die aktuelle Nachricht zur Gruppenverarbeitung auswählen, indem Sie die Taste 1 drücken. Sie können alle Nachrichten auswählen, indem Sie die Taste 7 drücken. Widerrufen Sie die Auswahl der aktuellen Nachricht, indem Sie die Taste 2 drücken. Widerrufen Sie die Auswahl aller Nachrichten, indem Sie die Taste 8 drücken. Anmerkung: Wenn Sie die Nachrichten nach Typ geordnet abhören, werden alle Nachrichten eines Typs ausgewählt oder abgebrochen. Drücken Sie diese Taste, um die Hilfe aufzurufen. Mit dieser Taste können Sie alle Menüoptionen anzeigen. Drücken Sie diese Taste, um das Programm abzubrechen oder zu beenden. Drücken Sie die Taste einmal, um diese Funktion abzubrechen. Drücken Sie die Taste mehrmals, um den Vorgang zu beenden. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 15

Behandlung von Nachrichten Zugriff auf ausgewählte Nachrichten Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Drücken Sie diese Taste, um auf ausgewählte Nachrichten zuzugreifen. Optionen: Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Drücken Sie diese Taste, um die ausgewählten Nachrichten abzuhören. Während Sie ausgewählte Nachrichten abhören, können Sie Ihre Auswahl bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Abhören neuer oder gespeicherter Nachrichten: Nachrichtentyp und Optionen. Drücken Sie diese Taste, um eine Gruppe von Nachrichten weiterzuleiten. Drücken Sie diese Taste, um eine Gruppe von Nachrichten zu löschen. Drücken Sie diese Taste, um eine Gruppe von Nachrichten zu speichern. 16 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Erstellen von neuen Nachrichten Aufzeichnen und Senden von Nachrichten Mit wenigen einfachen Schritten können Sie eine neue Nachricht erstellen (aufzeichnen) und sie an einen oder mehrere Teilnehmer senden. Zahlreiche Optionen ermöglichen Ihnen das Steuern Ihrer Aufzeichnung und die Zustellung Ihrer Nachricht. Beispielsweise können Sie: Eine neue Sprachnachricht erstellen und sie an einen oder mehrere Messaging Voice Mail-Teilnehmer senden. Die gerade aufgezeichnete Nachricht anhören und bearbeiten. Die Nachricht löschen und von neuem beginnen. Den Status auf Dringend setzen, so daß der Empfänger weiß, daß die Nachricht wichtig ist. Eine spätere Zustellung festlegen, so daß Ihre Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt zugestellt wird. Das Weiterleiten Ihrer Nachrichten einschränken, so daß Ihre vertraulichen Nachrichten nicht an andere Teilnehmer weitergeleitet werden können. Eine Benachrichtigungsbestätigung anfordern, so daß Sie wissen, daß eine Nachricht empfangen wurde. Ein Fax an eine Nachricht anhängen. Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Drücken Sie diese Taste, um eine Nachricht zu senden. Geben Sie die Mailboxnummer des Empfängers ein. Drücken Sie diese Taste, um ggf. auf das Teilnehmerverzeichnis zuzugreifen. Verwenden Sie das Teilnehmerverzeichnis, um nach einer unbekannten Mailboxnummer zu suchen. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 17

Behandlung von Nachrichten Optionen: Nachdem Sie die Mailboxnummer des Empfängers eingegeben haben, können Sie Ihre Nachricht bearbeiten: Drücken Sie diese Taste, um das Aufzeichnen einer Nachricht zu unterbrechen oder fortzusetzen. Drücken Sie diese Taste, um 5 Sekunden in der Nachricht zurückzugehen. Wenn Sie Ihre Nachricht anhören, können Sie in 5- Sekunden-Schritten rückwärts durch Ihre Nachricht gehen. Drücken Sie diese Taste, um die aufgezeichnete Nachricht zu löschen und von neuem zu beginnen. Drücken Sie diese Taste, um Ihre Nachricht zu senden. Um die Nachricht an mehrere Personen zu senden, führen Sie die Sprachanweisungen aus. Drücken Sie diese Taste, um Ihre Nachricht vor dem Senden anzuhören. Drücken Sie diese Taste, um 5 Sekunden in der Nachricht vorzugehen. Wenn Sie Ihre Nachricht anhören, können Sie in 5- Sekunden-Schritten vorwärts durch Ihre Nachricht gehen. 18 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Drücken Sie diese Taste, um auf die Optionen des Nachrichten-Routings zuzugreifen. Sie können aus den folgenden Optionen wählen. Messaging Voice Mail gibt Ihnen Anweisungen, nachdem Sie die gewünschte Taste gedrückt haben. Um eine spätere Zustellung der Nachricht festzulegen, drücken Sie die Taste 1. Um den Status auf Dringend zu setzen, drücken Sie die Taste 2. Um das Weiterleiten der Nachricht einzuschränken, drücken Sie die Taste 3. Um an Ihre Nachricht ein Fax anzuhängen (hierfür ist Faxserver erforderlich), drücken Sie die Taste 4. Zum Verwenden dieser Funktion müssen Sie über ein Faxgerät anrufen. Um eine Benachrichtigungsbestätigung anzufordern, drücken Sie die Taste 5. Um eine Telefonnummer für einen Rückruf zu hinterlassen, drücken Sie die Taste 8. Drücken Sie diese Taste, um die Hilfe aufzurufen. Mit dieser Taste können Sie alle Menüoptionen anzeigen. Drücken Sie diese Taste, um das Programm abzubrechen oder zu beenden. Drücken Sie die Taste einmal, um diese Funktion abzubrechen. Drücken Sie die Taste mehrmals, um den Vorgang zu beenden. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 19

Behandlung von Nachrichten Weiterleiten an ein Faxgerät (Faxnummer) Drucken einer E-Mail- oder Faxnachricht auf einem Faxgerät Sie können eine E-Mail- oder Faxnachricht drucken, indem Sie sie an ein Faxgerät weiterleiten. Mit Messaging Voice Mail können Sie jederzeit auf einem beliebigen Faxgerät drucken. Um diese Funktion verwenden zu können, muß das MX-ONE Messaging-System über einen Faxserver verfügen. So drucken Sie eine E-Mail-Nachricht: Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Drücken Sie diese Taste, um neue Nachrichten abzuhören. ODER Drücken Sie diese Taste, um die Nachrichten geordnet nach Typ abzuhören (sofern konfiguriert). ODER Drücken Sie diese Taste, um gespeicherte Nachrichten abzuhören. Drücken Sie diese Taste, während Sie auf die gewünschte E-Mail- oder Faxnachricht zugreifen, um die Nachricht weiterzuleiten. Geben Sie die (vom Systemadministrator bereitgestellte) Faxzustellung-Mailboxnummer für das Faxgerät ein, das Sie verwenden möchten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie eine Faxzustellung-Mailbox angeben, die die Eingabe einer Telefonnummer erfordert: Geben Sie die Telefonnummer ein, und drücken Sie diese Taste. 20 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Drücken Sie diese Taste, um zu bestätigen, daß die Nummer korrekt ist. Geben Sie Ihre Nebenstellen- oder Telefonnummer ein, und drücken Sie diese Taste. Durch das Eingeben Ihrer Nebenstellen- oder Telefonnummer wird Ihr Fax identifiziert. Drücken Sie diese Taste, um zu bestätigen, daß die Nummer korrekt ist. So drucken Sie eine E-Mail-Nachricht (Fortsetzung): Drücken Sie diese Taste, wenn Sie aufgefordert werden, eine Einleitung aufzuzeichnen. Anmerkung: Sie sollten keine Einleitung aufzeichnen, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht an ein Faxgerät weiterleiten. Drücken Sie die Taste 5, um Ihre Nachricht sofort zu drucken. Drücken Sie diese Taste, um die Nachricht an ein Faxgerät oder an eine andere Person weiterzuleiten. ODER Drücken Sie diese Taste, um das Programm zu beenden. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 21

Behandlung von Nachrichten Anpassen der Mailbox Messaging Voice Mail bietet Ihnen zahlreiche Funktionen, mit denen Sie die Arbeitsweise Ihrer Mailbox anpassen können. Sie können diese PhoneManager-Funktionen jederzeit aufrufen, um Ihre Mailbox an sich ändernde Anforderungen anzupassen. Beispiele: Sofortige Benachrichtigung bei einer Nachricht: Messaging Voice Mail ruft Sie an, sobald eine neue Nachricht in Ihrer Mailbox eintrifft. Sie können Messaging Voice Mail so einrichten, daß Sie nur bei dringenden Nachrichten, bei Nachrichten von einer bestimmten Mailbox oder bei bestimmten Nachrichtentypen, z.b. Sprach-, Fax- oder E-Mail- Nachrichten, eine Benachrichtigung erhalten. Außerdem können Sie Benachrichtigungen auf bestimmte Uhrzeiten und Wochentage einstellen und eine persönliche Anruferliste mit bis zu neun Telefonoder Pagernummern einrichten. Short Message Service-Benachrichtigung (SMS): Messaging Voice Mail kann Sie über Ihr Mobiltelefon oder einen alphanumerischen Pager über neue Nachrichten informieren, wenn diese Geräte SMS-Benachrichtigungen unterstützen. Tägliche Erinnerung an Nachrichten: Messaging Voice Mail kann Sie jeden Tag zur gleichen Zeit und am gleichen Ort anrufen, um Ihnen neue Nachrichten zuzustellen. Geben Sie einfach die Uhrzeit an, zu der die Nachrich-ten zugestellt werden sollen, und legen Sie die anzurufende Telefonnummer fest. Automatisches Weiterleiten von Nachrichten: Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten automatisch an eine bestimmte Mailbox weiterleiten. Mit speziellen Optionen können Sie ausschließlich dringende Nachrichten, Nachrichten aus einer bestimmten Mailbox oder Nachrichten eines bestimmten Typs für die Weiterleitung einstellen. Beim Weiterleiten von Nachrichten können Sie darüber hinaus die Uhrzeit und den Wochentag für die Ausführung angeben. 22 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Nachrichtenanzeige: Mit dieser Funktion können Sie bestimmen, wie Messaging Voice Mail die Nachrichten anzeigt, so daß Sie die gewünschten Nachrichten zuerst hören können. Messaging Voice Mail kann die Nachrichten nach Typ, Dringlichkeit und der Empfangsreihenfolge anzeigen (zuerst empfangene Nachricht zuerst oder zuletzt empfangene Nachricht zuerst). Wenn Sie Messaging Voice Mail so konfigurieren, daß die Nachrichten geordnet nach Typ angezeigt werden, erscheint nach dem Drücken der Taste zur Nachrichtenwiedergabe ein weiteres Menü, mit dem Sie wählen können, auf welchen Nachrichtentyp Sie zugreifen möchten: Sprach-, Fax- oder E-Mail- Nachrichten, Nachrichten von externen Anrufern oder von einer bestimmten Mailbox. Begrüßung bei Abwesenheit: Wenn Sie längere Zeit nicht im Büro sind, sollten Sie Ihre Grußansage ändern, um Anrufer über Ihre Abwesenheit zu informieren. Die zufriedenstellende Aufzeichnung einer persönlichen Begrüßung nimmt einige Zeit in Anspruch. Sie können deshalb anstelle einer persönlichen Begrüßung eine Begrüßung bei Abwesenheit aufzeichnen. Bei Aktivierung der Begrüßung bei Abwesenheit wird diese anstelle Ihrer persönlichen Begrüßung abgespielt. Melden Sie sich bei Ihrer Rückkehr an, und deaktivieren Sie Ihre Begrüßung bei Abwesenheit. Das System spielt dann wieder Ihre persönliche Begrüßung ab. Wenn Sie für einen längeren Zeitraum nicht im Büro sind und Ihre Nachrichten nicht abrufen können, können Sie Ihren Systemadministrator bitten, Ihre Mailbox so einzurichten, daß Anrufer nach Abspielen Ihrer Begrüßung bei Abwesenheit keine Nachrichten hinterlassen können. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 23

Behandlung von Nachrichten Anrufmithören und Anrufschutz: Mit der Funktion zum Anrufmithören können Sie zunächst herausfinden, wer Ihre Nebenstelle anruft, anschließend den Anruf akzeptieren oder den Anruf an Ihre Mailbox weiterleiten, damit der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann. Mit der Anrufschutz-Funktion werden alle Anrufe automatisch an Ihre Mailbox weitergeleitet. Die Funktionen Anrufmithören und Anrufschutz sind nur für Anrufe möglich, die von Messaging Voice Mail an Ihre Nebenstelle weitergeleitet werden (z.b. über eine automatische Aufsicht). Nebenstellenspezifische Anrufbearbeitung (ESP): Wenn Sie bestimmte Anforderungen an die Anrufbearbeitung stellen, können Sie Ihren Anrufern zusätzlich zum Hinterlassen einer Nachricht oder dem Drücken der Taste 0 für den Operator weitere Optionen anbieten. Bevor Sie diese Funktion nutzen können, muß der Systemadministrator die ESP für Sie aktivieren. Einige Funktionen sind u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Fragen Sie den Systemadministrator nach der Verfügbarkeit und nach weiteren Informationen zu diesen PhoneManager-Funktionen. 24 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Zugriff auf die persönlichen Optionen Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Drücken Sie diese Taste, um auf PhoneManager zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf das Menü für persönliche Optionen zuzugreifen. Persönliche Optionen: Messaging Voice Mail führt Sie mit Sprachanweisungen durch diese Funktionen. Drücken Sie diese Taste, um die Nachrichtenbenachrichtung zu ändern. Messaging Voice Mail teilt Ihnen mit, ob diese Funktion aktiviert oder deaktiviert ist. Sie können den Status dieser Funktion ändern oder das Setup neu einstellen, indem Sie die Taste 3 drücken. Messaging Voice Mail führt Sie schrittweise durch den Prozeß zum Auswählen der Nachrichten, bei denen Sie eine Benachrichtigung wünschen, und des Zeitpunkts der Benachrichtigung und ermöglicht es Ihnen, Ihre persönliche Anruferliste zu aktualisieren. Eine persönliche Anruferliste kann bis zu neun Telefon- und Pagernummern enthalten, unter denen Sie zu erreichen sind. Messaging Voice Mail wählt die Nummern in der Liste in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge an. Wenn Sie einen Eintrag in der Liste ändern, müssen Sie die Position in der Liste (1 bis 9) bestimmen. Anmerkung: Diese Funktion ist u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator. Drücken Sie diese Taste, um die tägliche Nachrichtenerinnerung zu ändern. Messaging Voice Mail teilt Ihnen mit, ob diese Funktion aktiviert oder deaktiviert ist. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, müssen Sie angeben, zu welcher Uhrzeit und unter welcher Telefonnummer Sie erinnert werden möchten. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 25

Behandlung von Nachrichten Anmerkung: Diese Funktion ist u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator. Drücken Sie diese Taste, um Ihre persönlichen Begrüßungen aufzuzeichnen. Durch Ihre persönliche Begrüßung wissen Anrufer, daß sie die richtige Mailbox erreicht haben. Mit Messaging Voice Mail können Sie drei verschiedene Begrüßungen aufzeichnen: Begrüßung bei besetztem Anschluß, Standardbegrüßung und Begrüßung bei Abwesenheit. Drücken Sie die Taste 1, um die Begrüßung bei Besetzt 1 aufzuzeichnen, die bei besetztem Anschluß wiedergegeben wird. Drücken Sie die Taste 2, um die Standardbegrüßung aufzuzeichnen. Diese wird wiedergegeben, wenn Sie sich nicht in Ihrem Büro befinden. Drücken Sie die Taste 3, um die Begrüßung bei Abwesenheit 1 aufzuzeichnen, die wiedergegeben wird, wenn Sie im Urlaub oder unterwegs sind. Drücken Sie diese Taste, um Ihr Paßwort zu ändern. Geben Sie ein neues Paßwort ein, und drücken Sie dann die Taste #. Drücken Sie diese Taste, um Ihren Namen aufzuzeichnen. Falls Sie bereits einen Namen aufgezeichnet haben, spielt Messaging Voice Mail ihn ab und ermöglicht Ihnen dann die Änderung des Namens. 1 Diese Funktion ist u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator, um Informationen über die Verfügbarkeit zu erhalten. 26 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Drücken Sie diese Taste, um eine Ansage für eine von Ihnen verwaltete Mailbox aufzuzeichnen. Sie können diese Funktion verwenden, um eine Ansage für die Mailbox Ihrer nebenstellenspezifischen Anrufbearbeitung aufzuzeichnen. Falls bereits eine Aufzeichnung besteht, spielt Messaging Voice Mail diese ab und ermöglicht Ihnen dann die Änderung der Aufzeichnung. Anmerkung: Sie können diese Option nur dann verwenden, wenn Sie eine Mailbox verwalten. Drücken Sie diese Taste, um die Sprachauswahl zu ändern. Falls Sie mit Ihrer Mailbox Anrufer in mehreren Sprachen begrüßen können, können Sie mit dieser Funktion Ihre persönliche Begrüßung in verschiedenen Sprachen aufzeichnen. Nachdem Sie die Sprache gewechselt haben, werden die Sprachanweisungen nur während dieser Sitzung in der neuen Sprache abgespielt. Drücken Sie diese Taste, um die Short Message Service- Benachrichtigung (SMS) zu ändern. Die SMS-Benachrichtigung bietet Informationen zu neuen Nachrichten über die Anzeige Ihres Mobiltelefons oder des Pagers. Je nach Konfiguration Ihrer Mailbox werden Sie bei allen neuen dringenden oder allen neuen Sprachnachrichten und bei neuen Faxnachrichten benachrichtigt. Messaging Voice Mail teilt Ihnen mit, ob diese Funktion derzeit aktiviert ist. Sie können den Status dieser Funktion ändern oder das Setup neu einstellen, indem Sie die Taste 3 drücken und den Anweisungen folgen, um die Rufnummer Ihres Mobiltelefons oder des Pagers einzugeben. Für SMS sind Mobiltelefone oder Pager erforderlich, die diese Funktion unterstützen. Anmerkung: Diese Funktion ist u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 27

Behandlung von Nachrichten Zugriff auf die Nachrichtenoptionen Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Drücken Sie diese Taste, um auf PhoneManager zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf die Nachrichtenoptionen zuzugreifen. Nachrichtenoptionen: Messaging Voice Mail führt Sie mit Sprachanweisungen durch diese Funktionen. Drücken Sie diese Taste, um einen Namen für eine von Ihnen verwaltete Mailbox aufzuzeichnen. Sie können diese Funktion verwenden, um einen Namen für die Mailbox Ihrer nebenstellenspezifischen Anrufbearbeitung aufzuzeichnen. Falls bereits ein Name aufgezeichnet wurde, spielt Messaging Voice Mail ihn ab und ermöglicht Ihnen dann die Änderung des Namens. Anmerkung: Sie können diese Option nur dann verwenden, wenn Sie eine Mailbox verwalten. Drücken Sie diese Taste, um eine persönliche Verteilerliste zu ändern. Mit dieser Option können Sie Teilnehmer in einer von Ihnen verwalteten, persönlichen Verteilerliste löschen oder hinzufügen. Wenn Sie regelmäßig Nachrichten an die gleiche Teilnehmergruppe senden, bitten Sie den Systemadministrator, eine persönliche Verteilerlisten- Mailbox für Sie einzurichten. Mit dieser Mailbox brauchen Sie nur eine Nummer einzugeben, um eine Nachricht an eine ganze Gruppe von Teilnehmern zu senden. 28 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Drücken Sie diese Taste, um die automatische Weiterleitung von Nachrichten zu ändern. Messaging Voice Mail teilt Ihnen mit, ob diese Funktion aktiviert oder deaktiviert ist. Sie können den Status dieser Funktion ändern oder das Setup neu einstellen, indem Sie die Taste 3 drücken. Messaging Voice Mail fragt Sie nach der Mailbox, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen, und führt Sie dann schrittweise durch den Prozeß der Auswahl, welche Nachrichten weitergeleitet werden sollen und wann. Sie können E-Mail-Nachrichten nicht automatisch weiterleiten. Drücken Sie diese Taste, um die Anzeige der Nachrichten zu ändern. Messaging Voice Mail kann die Nachrichten in der Reihenfolge des Empfangs (die zuerst empfangene Nachricht zuerst) oder die neuesten Nachrichten zuerst anzeigen (die zuletzt empfangene Nachricht zuerst). Sie können Messaging Voice Mail auch so konfigurieren, daß dringende Nachrichten vor allen anderen angezeigt werden. Wenn Sie zahlreiche Fax- und E-Mail-Nachrichten empfangen, können Sie Messaging Voice Mail so konfigurieren, daß die Nachrichten nach Typ (Sprach-, Fax oder E-Mail-Nachricht) getrennt werden. So können Sie wählen, auf welchen Nachrichtentyp Sie zugreifen möchten. Folgen Sie den Messaging Voice Mail-Eingabeaufforderungen, um die Reihenfolge der Nachrichtenanzeige zu ändern. Drücken Sie diese Taste, um die Einstellungen des Nachrichtenumschlags zu ändern. Umschlaginformationen teilen Ihnen mit, wann eine Nachricht gesendet wurde. Es wird die Uhrzeit, und abhängig vom Sendetag der Nachricht, das Datum oder der Tag angezeigt, an dem die Nachricht gesendet wurde. Sie können Messaging Voice Mail so konfigurieren, daß die Umschlag-informationen jedesmal beim Abspielen einer Nachricht angeboten werden. Sie können auswählen, ob die Umschlaginformationen vor oder nach dem Abhören der Nachricht oder nur auf Anforderung (durch Drücken der Taste 0 und erneutes Drücken der Taste 0, während Sie die Nachricht hören) angeboten werden. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 29

Behandlung von Nachrichten Zugriff auf die Optionen der automatischen Aufsicht Greifen Sie auf Ihre Teilnehmer-Mailbox zu. Drücken Sie diese Taste, um auf PhoneManager zuzugreifen. Drücken Sie diese Taste, um auf die Optionen der automatischen Aufsicht zuzugreifen. Optionen der automatischen Aufsicht: Messaging Voice Mail führt Sie mit Sprachanweisungen durch diese Funktionen. Anmerkung: Die einzelnen Optionen der automatischen Aufsicht sind u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator. Drücken Sie diese Taste, um die Einstellungen für das Anrufmithören zu ändern. Mit der Anrufmithör-Funktion können Sie feststellen, wer Sie anruft, bevor Sie sich entscheiden, den Anruf entgegenzunehmen. Sie können dann den Anruf akzeptieren, oder es dem Anrufer ermöglichen, eine Nachricht zu hinterlassen. Messaging Voice Mail teilt Ihnen mit, ob die Funktion zum Anrufmithören derzeit aktiviert ist. Drücken Sie die Taste 1, um den Status dieser Funktion zu ändern. Die Taste 1 ist ein Umschalter, mit dem Sie die Funktion zum Anrufmithören aktivieren oder deaktivieren können. Drücken Sie diese Taste, um die Einstellungen für Anrufschutz zu ändern. Mit der Anrufschutz-Funktion können Sie ohne Unterbrechungen durch externe Anrufer arbeiten. Wenn diese Funktion aktiviert ist, leitet Messaging Voice Mail alle externen Anrufer automatisch zu Ihrer persönlichen Begrüßungsansage weiter. Hier können die Anrufer eine Nachricht für Sie hinterlassen. Messaging Voice Mail teilt Ihnen mit, ob der Anrufschutz derzeit aktiviert ist. Drücken Sie die Taste 1, um den Status dieser Funktion zu ändern. Die Taste 1 ist ein Umschalter, mit dem Sie den Anrufschutz aktivieren oder deaktivieren können. 30 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Behandlung von Nachrichten Drücken Sie diese Taste, um die Einstellungen für die nebenstellenspezifische Anrufbearbeitung zu ändern. Mit Hilfe der nebenstellenspezifischen Bearbeitung können Sie Ihre Anrufer an ein benutzerdefiniertes Sprachmenü anstatt zu Ihrer persönlichen Begrüßungsansage weiterleiten. Dieses Menü stellt für Anrufer eine Reihe von Optionen bereit, z.b. Durchstellen zu einem anderen Mitarbeiter, Abhören von aufgezeichneten Nachrichten, Hinterlassen einer Nachricht oder Senden eines Fax. Messaging Voice Mail Voice teilt Ihnen mit, ob die nebenstellenspezifische Bearbeitung derzeit aktiviert ist. Drücken Sie die Taste 1, um den Status dieser Funktion zu ändern. Die Taste 1 ist ein Umschalter, mit dem Sie die nebenstellenspezifische Bearbeitung aktivieren oder deaktivieren können. Um diese Funktion nutzen zu können, wenden Sie sich bitte an den Systemadministrator. Drücken Sie diese Taste, um auf die Einstellungen für die Behandlung umgeleiteter Anrufe zuzugreifen. Bestimmte Telefonsysteme unterstützen die Funktion, mit der Anrufern Informationen über Ihren Terminplan mitgeteilt werden, wenn Sie keine Anrufe entgegennehmen können. Abhängig von der Rufumleitungsnummer können Sie Anrufern mitteilen, daß Sie zu Tisch, in einer Besprechung oder im Urlaub sind und wann Sie wieder zurück sein werden. Sie können eine Rufumleitung so konfigurieren, daß sie sofort einsetzt, oder Sie wählen eine spätere Rufumleitung für geplante Aktivitäten wie Besprechungen und Urlaub. Führen Sie die Sprachanweisungen aus, um diese Funktion zu nutzen. Anmerkung: Die Behandlung umgeleiteter Anrufe wird auch als Diverted Call Processing oder Rufumleitung bezeichnet. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 31

Weitere Funktionen Weitere Funktionen Messaging Voice Mail bietet weitere Funktionen, die evtl. im Umfang des von Ihrem Unternehmen erworbenen Pakets enthalten sind. In diesem Abschnitt finden Sie eine Beschreibung dieser Funktionen, so daß Sie wissen, was die Funktionen für Ihren Nachrichtenaustausch bedeuten. Bevor Sie eine dieser Funktionen verwenden, fragen Sie den Systemadministrator, ob die Funktion verfügbar ist und ob sie für Ihre Mailbox aktiviert wurde. Unified Messaging Durch Unified Messaging 1 wird der Messaging Voice Mail- Server in den E-Mail-Server Ihres Unternehmens integriert, so daß Sie alle Funktionen, für die Sie normalerweise das Telefon verwenden, sowie weitere Funktionen direkt über den Desktop Ihres Computers ausführen können. Zu den einzelnen Nachrichten werden der Absender, Zeitpunkt der Übermittlung und die Länge angezeigt. Da Sie die Nachrichten in beliebiger Reihenfolge anhören können, können Sie auf einfache Weise per Mausklick die wichtigsten Nachrichten auswählen und anhören. Messaging Voice Mail wird von den marktführenden E-Mail-Anwendungen unterstützt, z.b. Microsoft Exchange/Outlook und Lotus Domino/Notes. Wenn Messaging Voice Mail in die E-Mail-Anwendungen integriert wird, können Sie Ihre Sprach- und Faxnachrichten über die bereits von Ihnen verwendete Benutzeroberfläche der E-Mail-Anwendung verwalten. 1 Diese Funktion ist u.u. eingeschränkt oder nicht verfügbar. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator, um Informationen über die Verfügbarkeit zu erhalten. 32 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1

Weitere Funktionen Mit Unified Messaging können Sie zudem über das Telefon auf Ihre E-Mail-Nachrichten zugreifen, so daß Sie den Nachrichteneingang auch prüfen können, wenn Sie nicht im Büro sind. Zum Verwalten der E-Mail-Nachrichten können Sie dieselben Befehle wie für Sprach- und Faxnachrichten verwenden. Über das Telefon können Sie z.b.: Die E-Mail-Nachrichten abhören, wenn Ihr Messaging Voice Mail-System über die Text-zu-Sprache-Funktion verfügt. Auf eine E-Mail-Nachricht mit einer Sprachnachricht antworten. Sie können auch auf eine E-Mail antworten, wenn diese von außerhalb des Unternehmens gesendet wurde. Der Sender der Nachricht empfängt eine E-Mail mit angehängter Sprachnachricht (.WAV-Datei), die auf einem mit Lautsprechern ausgestatteten Computer wiedergegeben werden kann. Eine E-Mail-Nachricht mit Sprachkommentaren an einen oder mehrere Teilnehmer weiterleiten. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit Sprachkommentaren weiterleiten, erhalten die Nachrichtenempfänger eine E-Mail-Nachricht mit angehängter Sprachnachricht (.WAV-Datei). Eine E-Mail-Nachricht drucken 1, indem Sie sie an ein Faxgerät weiterleiten. Sie können E-Mail-Nachrichten jederzeit und auf einem beliebigen Faxgerät drucken. Das Verwalten von Fax-Nachrichten 1 ist ein integraler Bestandteil von Unified Messaging. Sie können Ihre Faxnachrichten ähnlich wie Sprachnachrichten verwalten. Da Faxnachrichten von außerhalb des Unternehmens direkt auf Ihrem Desktopcomputer empfangen werden können, müssen Sie nicht mehr neben den Faxgeräten warten oder das Verlorengehen von Faxnachrichten befürchten, die während Ihrer Abwesenheit eingehen. Sie können auch über das Telefon auf Ihre Faxnachrichten zugreifen. 1 Für diese Funktion muß Messaging Voice Mail über einen Faxserver verfügen. Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1 33

Weitere Funktionen Wenn ein System für die Verwendung von Unified Messaging konfiguriert ist, kann der Systemadministrator Ihre Mailbox so konfigurieren, daß eine Mailboxauflistung verwendet wird. Das bedeutet, daß der Messaging Voice Mail-Server die Nachrichten in kleineren Gruppen vom E-Mail-Server abruft, anstatt alle Nachrichten gleichzeitig abzurufen. Hierdurch können Benutzer, bei denen Hunderte oder Tausende von E-Mail-Nachrichten im E-Mail-Konto gespeichert sind, schnell auf die Nachrichten zugreifen. Wenn Sie als Benutzer diese Funktion verwenden, können sich die wiedergegebenen Aufforderungen geringfügig unterscheiden. Ihr Systemadministrator kann Sie darüber informieren, ob die Funktion aktiviert ist, und Ihnen weitere Unterstützung geben. Arbeiten im Netzwerk Voice Intercept Messaging (VIM) Mit Hilfe eines Netzwerks können Sie Sprachnachrichten an andere Büros senden und von anderen Büros empfangen. Wenn Ihr Unternehmen Zweigstellen hat, können Sie mit diesen externen Teilnehmern genauso wie mit Teilnehmern in Ihrem eigenen Bürogebäude kommunizieren. Mit Voice Intercept Messaging (VIM) haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Anrufer über Ihren Terminplan zu informieren, wenn Sie keine Anrufe entgegennehmen können. So kann Ihre Ansage beispielsweise den Anrufer darüber informieren, daß Sie zu Tisch oder in einer Besprechung sind, und ihm mitteilen, wann Sie wieder erreichbar sind. Anrufer können dann entscheiden, ob sie Ihnen eine Nachricht hinterlassen, an eine Vermittlung, einen persönlichen Assistenten, Ihr Mobiltelefon oder eine andere Nummer weitergeleitet werden oder das Menü in einer anderen Sprache erneut hören möchten. Sie können eine Rufumleitung so konfigurieren, daß sie sofort einsetzt, oder Sie wählen eine spätere Rufumleitung für geplante Aktivitäten wie Besprechungen und Urlaub. Anmerkung: Die Behandlung umgeleiteter Anrufe wird auch als Diverted Call Processing oder Rufumleitung bezeichnet. 34 Benutzerhandbuch für die Telefon-Benutzeroberfläche von MX-ONE Messaging Voice Mail 4.1