EINLEITUNG TIPP 1: KASSENTYP TIPP 2: BESCHREIBUNG DER E131 TIPP 3: DATENEXPORT ALS SOFORTMAßNAHME TIPP 4: FREIWILLIGE ERHÖHUNG DER ORDNUNGSMÄßIGKEIT TIPP 5: INTERNES KONTROLLSYSTEM Unangekündigte Kassenkontrollen durch die Finanzpolizei Erste Erfahrungen und die 5 wichtigsten Tipps Ing. Dr. Axel Kutschera Steuerberater und Unternehmensberater WKO-Wien 20.11.2012 2012 Axel Kutschera -1- EINLEITUNG ERFAHRUNGEN MIT DER FINANZPOLIZEI Leistungszahlen: (ca) 2006 2009 2010 2012 Kontrollen 86.000 96.000 100.000 Strafanträge 10.000 13.000 FinPol-BeamtInnen 98 310 400 490 >600 Hochrisikobranchen Chinarestaurant Apotheken Taxi Gastronomie und Hotellerie Bau, Baunebengewerbe Transport: Autobusse, Kleintransporter, Taxi, Werkstätten 2012 Axel Kutschera -2- Kutschera, 20.11.2012 Seite 1
EINLEITUNG (AUFSICHTS)MAßNAHMEN Auskunftsrecht mit Verweigerungsrecht Aber: Wenn durch Zuwarten der Kontrollzweck gefährdet ist Gefahr im Verzug Festnahmerecht (nur Ausländer); Beschlagnahmerecht; Vollstreckung, Sicherstellung, Sicherung Identitätsfeststellung bei den anwesenden Mitarbeitern Betretung Betriebsstätten, Betriebsräumen, auswärtigen Arbeitsstätten, Aufenthaltsräumen der Arbeitnehmer, Privatstraßen Das Betretungsrecht umfasst nicht das Recht zur Durchsuchung nach Personen oder Gegenständen. Anhaltebefugnisse (KFZ) mit Lichtzeichen und Dienstkleidung Zwangs- und Ordnungsstrafen Theoretisch ist eine Hausdurchsuchung möglich 2012 Axel Kutschera -3- EINLEITUNG KASSENNACHSCHAU Internes Kontrollsystem des Rechnungswesens Keine Aufzeichnungen verändern oder vernichten!!! Papier-Aufzeichnungen Einzelaufzeichnungen nach der Barbewegungsverordnung Kassabericht bei Umsatz < 150000 EDV-Aufzeichnungen Registrierkassen Warenwirtschaftssystem Zeiterfassung (Zutrittskontrollsysteme) Kassenwaagen Taxametern Vor-Ort-Kontrolle der Zwischenabrechnung Vergleichendes zählen von Bargeld- und Lagerbestandes Fotos werden zur Beweissicherung gemacht 2012 Axel Kutschera -4- Kutschera, 20.11.2012 Seite 2
KASSENAUFZEICHNUNGEN INTERNES KONTROLLSYSTEM / GRUNDAUFZEICHNUNGEN / ZEITAUFZEICHNUNGEN / LIEFERSCHEINE / ZWISCHENABRECHNUNGEN / KASSASTANDKONTROLLE DURCH NACHZÄHLEN / usw. VEREINFACHT UMSATZ < 150.000 EINZELAUFZEICHNUNG UMSATZ > 150.000 oder FREIWILLIG PAPIER PAPIER ELEKTRONISCH KASSASTURZ LOSUNGSBLÄTTER NUMMERIERTE EINZELLOSUNGEN (0% / 10% / 20%) RECHNUNGSBLOCK (PARAGON) RECHNER MIT ADDITIONSSTREIFEN REGISTRIERKASSE OHNE EXPORTSCHNITTSTELLE REGISTRIERKASSE MIT EXPORTSCHNITTSTELLE PROPRIETÄRES SYSTEM PC-PROGRAMM SONSTIGE SYSTEME 2012 Axel Kutschera -5- EINLEITUNG 2012 Axel Kutschera -6- Kutschera, 20.11.2012 Seite 3
TIPP 1: KASSENTYP 2012 Axel Kutschera -7- TIPP 1: KASSENTYP KASSE TYP 1 Mechanische Registrierkassen mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen Ältere Registrierkassen ohne Elektronik / Datenträger / Speicher DOKUMENTATIONSGRUNDLAGEN Mitlaufender Journalstreifen mit Nummerierung der Journalzeilen 2012 Axel Kutschera -8- Kutschera, 20.11.2012 Seite 4
TIPP 1: KASSENTYP KASSE TYP 2 Elektronische Registrierkassen Kundendruck Archivdruck über Datenexport Typ 2a Bondruck (1.Rolle) Journaldruck (2. Rolle) nicht möglich Typ 2b Bondruck (1 Rolle) elektronisches Journal nicht möglich Typ 2c Bondruck (1 Rolle) elektronisches Journal Übertragung auf PC Typ 2d Bondruck (1 Rolle) elektronisches Journal Datenträger 2012 Axel Kutschera -9- Druckdateien fehlen! FOLGENDE DOKUMENTATION MUSS AUFBEWAHRT WERDEN! Alle Ausdrucke aufbewahren» Quittungsjournal!» Tagesabschluss bzw. Tagesendsummenbon (Z-Bon, Z-Abschlag)» GT-Speicherstand (-stände) Elektronisches Journal aufbewahren!» Datei entspricht dem Kassenstreifen TIPP 1: KASSENTYP KASSE TYP 3 Kassensysteme Proprietäre Kassensysteme PC-Kassen sonstige Einrichtungen Kassenwaagen, Taxameter, Fakturierungsprogramme JEDE DOKUMENTATIONSGRUNDLAGE MUSS AUFBEWAHRT WERDEN! Z.B. Datenerfassungsprotokoll» Nummerierung der Kassenbons (Rechnungen)» Mitlaufende Ereignisprotokolldatei mit allen Änderungen Alle Berichte» Warengruppenbericht, Bedienerbericht und Finanzartenbericht 2012 Axel Kutschera -10- Kutschera, 20.11.2012 Seite 5
TIPP 2: BESCHREIBUNG DER E131 2012 Axel Kutschera -11- TODO Beschreibung der Einrichtung 131 BAO EDV Dokumentation = AUFSCHREIBEN Kassentyp Verfahrensdokumentation Vollständigkeitsbeweis durch z.b. Manipulationsschutz Vollständigkeitsnachweis (Nummerierung) Protokollierung der Erfassung und Änderung Datensicherung und export Sofortige Kontrollmöglichkeit der Dokumentationsgrundlagen Alle Ausdrucke Datenformatbeschreibung z.b.» Elektronisches Journal» Datenerfassungsprotokoll HERSTELLER BERATER 2012 Axel Kutschera -12- Kutschera, 20.11.2012 Seite 6
TIPP 3: DATENEXPORT ALS SOFORTMAßNAHME 2012 Axel Kutschera -13- TIPP 3: DATENEXPORT ALS SOFORTMAßNAHME DATENEXPORT Datensicherung Unveränderbare Speicherung auf einem externen Datenträger (?) Die archivierten Daten sollen die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden Kassensystem ermöglichen. Elektronische Datenvorlage Vollständigkeitskontrolle in angemessener Zeit Datenerfassungsprotokoll 2012 Axel Kutschera -14- Kutschera, 20.11.2012 Seite 7
TIPP 4: FREIWILLIGE ERHÖHUNG DER ORDNUNGSMÄßIGKEIT 2012 Axel Kutschera -15- TIPP 4: FREIWILLIGE ERHÖHUNG DER ORDNUNGSMÄßIGKEIT TIPP 1 : FREIWILLIGE VERBESSERUNG Durch die Erhöhung der Ordnungsmäßigkeitsvermutung wird die Schätzung verhindert Freiwillige Belegerteilung bei jedem Umsatz Ausfolgung der Belege an jeden Kunden Geforderte Mindestinhalte der Kassenbelegen Belegkontrolle durch Vergleich anhand der Rechnungsnummer soll möglich sein Geschäftsvorfälle leicht und sicher nachprüfbar Kassensturzfähigkeit, wenn der Kassastand ermittelt werden kann Ausdrucke und Daten aufheben 2012 Axel Kutschera -16- Kutschera, 20.11.2012 Seite 8
TIPP 5: INTERNES KONTROLLSYSTEM 2012 Axel Kutschera -17- TIPP 5: INTERNES KONTROLLSYSTEM DOKUMENTATION DES IKS SYSTEMBESCHREIBUNG Lieferant, Hersteller, Typ Eingabeterminal, Netzwerk, Server, Zugriffsberechtigungen (Benutzer, Administrator)» Arbeitszeitaufzeichnungen, Datenschutz, usw. Bestellung, Produktion, Lieferung, Korrekturen Wareneingangsbuch, Sonstige gesetzliche Aufzeichnungspflichten, Geschäftsvorfall Bargeldbewegung (Inkassobefugnis, Tischabrechnung, ) Wechselgeld, Trinkgeld Kassastandkontrolle Freiwillige Erhöhung der Ordnungsmäßigkeit Beschreibung der E131 vom Kassenhersteller Datensicherung Datenexport (als Sofortmaßnahme) 2012 Axel Kutschera -18- Kutschera, 20.11.2012 Seite 9
ENDE Ing. Dr. Axel Kutschera Verfahrenshilfe Steuerberater-Berater IT-(Wirtschafts)-Prüfungen Kanzlei Sonnbergstraße 46 2344 Maria Enzersdorf Notruf - 0664 102 84 85 www.efinanz.at axel@kutschera.name Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 2012 Axel Kutschera -19- Kutschera, 20.11.2012 Seite 10