St.Pölten, Mag. Werner Frühwirt.

Transkript

1 Kassenrichtlinie 2012 St.Pölten, Mag. Werner Frühwirt

2 Erstinformation Formelle Mängel im Aufzeichnungssystem berechtigen zur Schätzung (184 BAO). Kassenrichtlinie (KRL 2012) als Auslegung der Finanzverwaltung. Gilt seit Kontrolle durch Finanzpolizei. 2

3 Übersicht KRL und IKS Systemdokumentation Ablauf Prüfung 3

4 Teil I KASSENRICHTLINIE ALS TEIL DES INTERNEN KONTROLLSYSTEMS 4

5 Zielsetzung Abgabenbetrug bzw. Abgabenhinterziehung verhindern korrekten Umgang mit Bargeld sicherstellen Mehrwert Qualität der Aufzeichnungen verbessern Beitrag zum Internen Kontrollsystem IKS 5

6 Aufbau BH KRL IKS 6

7 Was tun? Kassenrichtlinie umsetzen: Registrierkassen, Grundaufzeichnungen Freiwillige Maßnahmen setzen Belegausgabe Ergibt: Beitrag zu hoher Qualität, Aussagekraft und Glaubwürdigkeit der Aufzeichnungen. 7

8 Theater: Finanz sagt: Tu was bei deinem IKS! BH KRL IKS 8

9 Tu was bei deinem IKS KRL regelt nicht abschließend: Gestaltungsspielraum Organisation optimieren Unternehmerische Verpflichtung und Haftung 82 AktG 22 GmbHG 1012, 1295 ABGB, StGB Gläubigerschutzvorschriften, 9

10 Anwendung Gilt für alle Steuerpflichtigen (BAO). Keine neuen Bestimmungen durch KRL. Für alle Barbewegungen also Kassa und Bank. Hochrisikobranchen Gastronomie Handelsgewerbe (auch einzelne Filialen) Baunebengewerbe In jedem Betrieb 10

11 Leitsatz Je besser Systemaufbau Systemdokumentation Desto Glaubhafter sind die Aufzeichnungen Weniger Probleme im Prüfungsfall Deshalb Maßnahmen der KRL umsetzen und Freiwillige Maßnahmen setzen 11

12 131 Abs. 1 BAO Aufzeichnungen so zu führen, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln kann. Weitere Formale Kriterien: Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht Kein Durchstreichen Ausnahmen: Barbewegungs-VO 12

13 131 Abs. 1 BAO Dritter muss auch vertrauen können! In Vollständigkeit und Richtigkeit 184 BAO Im Bereich der KRL relativ detaillierte Auslegungen. Registrierkassen Sonst Auslegung im Einzelfall vor dem Hintergrund der KRL. 13

14 Dokumentation Alle Maßnahmen müssen aufgeschrieben werden. Schriftliche Dokumentation Die Durchführung der Maßnahmen muss dokumentiert werden. Im Nachhinein nachvollziehbar 14

15 Betrugsbekämpfungsgesetz Bei jedem baren Geschäftsvorfall zu dokumentieren: Bezeichnung des Betriebes oder Merkmal zur Betriebsidentifizierung, Merkmal zur Kassenidentifizierung, Datum und Uhrzeit der Belegerstellung, Belegnummer (fortlaufende Nummerierung der Geschäftsvorfälle), Einzelprodukte und Preise, Gesamtsumme Mindestinhalt eines Beleges 15

16 Außerdem: Bare Geschäftsvorfälle festhalten und aufzeichnen sofort täglich einzeln zum Zweck der Losungsermittlung Barbewegungsverordnung Bis pro Betrieb 16

17 Umsetzung KRL Verantwortlich: Unternehmer. Systemhersteller stellt E-131. Mitarbeiter wickeln Barbewegungen tatsächlich ab. Bedienung des Kassensystems Steuerberater Ggf. Buchhalter 17

18 Steuerberater Erstellen einer Systemdokumentation Vorab Check statt FinPol. Vorbereitung auf Prüfung hins. Ablauf Check Liste erstellen Vertretung bei der Abgabebehörde Ggf. auch im Prüfungsverfahren Organisation des Zahlungsverkehrs BMZ: Organisation Belegwesen Wesentliche Teilbereiche IKS 18

19 Teil II SYSTEMDOKUMENTATION 19

20 Überblick Systemdokumentation 1. E Erforderliche Aufzeichnungen 3. Freiwillige Maßnahmen 1. Bargeldbewegungen 2. Kassastandkontrollen 4. Datensicherung und Aufbewahrung 5. Datenexport 6. Beilagen 20

21 1. E Abs. 3 BAO: Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden 21

22 1. E-131 Vom Hersteller zur Verfügung zu stellen. Kern: Kassen müssen bestimmte Auflagen erfüllen und deren technische Möglichkeiten müssen beschränkt sein. Je nach Kassentypus I-IV oder Sondertypus 22

23 1. E-131 Fachgutachten KFS / DV 1 Technische und organisatorische Maßnahmen Zusätzliche Dokumentation Unabhängig vom Systemhersteller Wann macht wer welche Auswertungen Wer kontrolliert Grundaufzeichnungen und Widerspruchsfreiheit Wer zeichnet zur Freigabe ab? 23

24 Typus: Registrierkassen Typ I: Mechanisch/nummerisch druckende Registrierkassen Keine Datenträger/-speicher Journalstreifen Typ II: einfache elektronische Reg.-Kassen Datenspeicherung Kein Betriebssystem Elektronisches Journal: Ausdruck/ Export Unterteilung in 2a, 2b, 2c, 2d: E

25 Typus: PC-Kassen Typ III: Kassensysteme und PC Kassen Eigenes Betriebssystem Software hält Geschäftsvorfälle fest Können mehr als sie dürfen! Typ IV: PC-Kassen mit komplexem Betriebssystem 25

26 2. Aufzeichnungen Grundaufzeichnungen Journalstreifen Datenerfassungsprotokoll Auswertungen Belege, Z-Bon Grundregel: Alle Auswertungen müssen sich auf Grundaufzeichnungen zurückführen lassen. Vorlage bei Kassaprüfung 26

27 Dokumentation nach Typus Typ II: Ausdrucke Tagesabschluss GT- Speicherstand Journalstreifen Typ III bzw. IV: Elektronisches Journal Datenerfassungsprotokoll 27

28 Beispiel für Dokumentation bei Typ II Kasse Z-Bon GT- Abrechnung Journalstreifen Verfahrensdokumentation incl. E-131 incl. organisatorische Maßnahmen 28

29 Aufzeichnung Z-Bon Speicherabfrage der Tageserlöse bei Löschen des Speichers. Inhalte Name des Unternehmens Daten und Uhrzeit der Erstellung Z-Bon Nummer (Anzahl Speicher 0-stellungen Anzahl Verkäufe nach Produkten Leistungen Gesamtzahl Abrechnungen Gesamtumsatz 29

30 Aufzeichnung Z-Bon Inhalte Umsätze nach Steuersätzen Trainingsumsätze Aufteilung nach Zahlungsarten (Bankomat, Bargeld, Kreditkarte ) Aufteilung nach Kassierer Nach-Stornobuchungen (Retouren, Nachlässe) Nullumsätze (Gratisware) Gesondert: Gutschein und Bonverkauf Außerdem: Rechnerische Bargeldbestand Barentnahmen und -einlagen 30

31 Aufzeichnung GT-Speicherstand Abfrage Gesamtsummenspeicher Nummerator Daten seit Inbetriebnahme bzw. letzter Rücksetzung Formfreiheit Rücksetzung maximal einmal je Abrechnungszeitraum 31

32 Aufzeichnung Journalstreifen Kontrollpapierstreifen Muss übereinstimmen mit GT- Aufzeichnungen und Summe der Z-Bons. Aufzeichnungen müssen jeweils fehlerfrei und widerspruchsfrei sein. 32

33 Dokumentation Verfahrensdokumentation Handbuch Registrierkasse Programmabrufe Änderungen Systemparameter Updates dokumentiert Sonst Manipulation Berichte Geschäftsvorfälle und sonstige Aufz. Testbuchung Kassenbelege Vor- und nachgelagerte Systeme 33

34 Exkurs: unsere Kasse Wir verwenden keine Registrierkasse Kassenrichtlinie und BAO 131 Vorschriften anwendbar. Keinem Typus zuordenbar: Keine E-131 Aber: alle sonstigen Dokumentationen! Insbesondere freiwillige Maßnahmen Keine Risikobranche 34

35 Exkurs MYACCOUNT Mit MYACCOUNT können Kassenaufzeichnungen NICHT geführt werden. Nutzung zum Belegaustausch. MYACCOUNT kann sinnvoll in Kombination mit anderen Maßnahmen eingesetzt werden. 35

36 3. Freiwillige Maßnahmen Maßnahmen, die sicherstellen, dass 131 BAO eingehalten wird. Technisch Organisatorisch Mitarbeiterschulungen Ethikkodex Richtlinien und Unterweisungen. 36

37 Belegerteilungspflicht Freiwillige Verpflichtung Ausfolgung der Belege an die Kunden bei jedem Geschäftsvorgang Widerspruchsfreiheit Nachvollziehbarkeit Anforderungen des Betrugsbekämpfungsgesetzes 37

38 Überprüfung Kassensaldo Zählen des Bargeld IST Bestandes Vergleich mit Soll Bestand lt. Aufzeichnungen Dokumentation Verantwortlichkeit Berücksichtigung von Trink- und Wechselgeld, Einlagen und Entnahmen. 38

39 4. Datensicherheit und Aufbewahrung Datensicherheit vor Verlust und unbefugtem Zutritt Datensicherungen extern durchführen Ggf. Cloud bzw. Übermittlung eines Standes nach außen Gesetzliche Aufbewahrungsfrist 7 Jahre Grds. auch elektronisch bei Revisionssicherheit möglich 39

40 5. Datenexport Export der Daten in ein für einen sachverständigen Dritten (Prüfer) lesbares Format muss JEDERZEIT möglich sein. Ggf. Ausdruck auf Papier. 40

41 6. Beilagen Die Dokumentationen über die laufenden Prüfungen und freiwilligen Maßnahmen sind beigelegt. Chronologische Ablage der kontrollierten Z-Bons und Journalstreifen. Ggf. weitere Beilagen der Verfahrensdokumentation. 41

42 Teil III KASSENNACHSCHAU 42

43 Kassennachschau Neben der Kassenprüfung anlässlich einer Betriebsprüfung. Kassaprüfung aufwändiger und nur auf Verdacht - Risikoeinschätzung Zuständigkeit der Finanzpolizei (Uniformierte) Beamte des Finanzamts Direkt vor Ort unangekündigt 43

44 Maßnahmen Herausgabe der Systemdokumentation Einblick in laufend zu führende Aufzeichnungen Verfahrensdokumentation Momentaufnahmen Sequenznummernstand Laufende Rechnungsnummer Feststellung Nebenaufzeichnungen Kassasturz 44

45 Maßnahmen II Befragung des Unternehmers Befragung der Mitarbeiter Die Beamten interessiert wie die Kassa funktioniert und wie die Mitarbeiter die Kassa bedienen. Gezielte Fragestellungen nach Einzeltatbeständen bzw. systemische Fragen. Mitwirkungspflicht und Zwangsstrafe 45

46 Niederschrift Alles, was dokumentiert wurde, wird in einer Niederschrift zusammengefasst. Die Niederschrift muss vom Unternehmer unterfertigt werden es sei denn ausdrücklicher Verzicht. Unterzeichnung unter Beiziehung des Steuerberaters in jedem Fall möglich. 46

47 VielenDank! Kontakt: Mag. Werner Frühwirt, WP/ StB beraten unternehmen- steuern Mag. Frühwirt Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungs GmbH Mag. Frühwirt Unternehmensberatungs GmbH Messestraße 8, 3100 St.Pölten; Tel