Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 1 02.05.2016 16:45:36 I. Checkliste zur Überprüfung von Reiserechnungen Die nachfolgenden Bestimmungen sind für Beamte wie für Vertragsbedienstete gleichermaßen anzuwenden (gem. 74 RGV Abs 1). Dienstreisebegriff ( 2(1) RGV: Eine Dienstreise im Sinne der Reisegebührenvorschrift 1955 liegt vor, wenn sich ein Beamter zur Ausführung eines ihm erteilten Dienstauftrages an einen außerhalb des Dienstortes gelegenen Ort begibt und die Wegstrecke von der Dienststelle zu diesem Ort mehr als 2 km beträgt. 1. Prüfung auf Vollständigkeit des ausgefüllten Reiserechnungsformulares. A. Seite 1 der Reiserechnung Wahl des richtigen Formulares (liegt im eigenen Verwantwortungsbereich der/des jeweiligen RechnungslegerIn): 1) Fortbildung/Tagungen Kurse der PH, sämtliche Tagungen u. Konferenzen (außer Leitertagungen), Drittfachausbildung, Schulmanagementkurse für Leiter, Akademielehrgänge, Quality-Circle d. PTS, Besuchschullehrerseminar, Fortbildung von IT- Betreuer,etc. 2) Mobile Dienste Unterricht an Nebenschulen, Fahrten der Bildungsnetzbetreuer (außer Fortbildung), Supervisionen, ARGE-Sitzungen, Leitertagungen, Leiterkonferenzen, Besprechung/Einladungen die durch die Behörde erfolgen, etc. 3) Schulveranstaltungen Wandertag, Sporttag, Projektwoche, berufspraktische Tage bzw. Woche, Sommersportwoche, Wintersportwoche, Exkursion, etc.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 2 02.05.2016 16:45:36
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 3 02.05.2016 16:45:36 Name mit Anschrift und Personalnummer des/der RechnungslegerIn Der/die Lehrerin muss die Reisegebühren bei jener Stammschule beantragen, an der er/sie zum Zeitpunkt der Reise zugeteilt war. Die Überweisung des Betrages erfolgt auf das gleiche Bankkonto wie das laufende Gehalt/Entgelt. Eingangsvermerk der Dienststelle (ist entscheidend für den Fristenlauf) Gemäß 36 (2) Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV) müssen die Reisegebühren innerhalb 6 Monaten, beginnend mit dem Kalendermonat, in den das Ende der Dienstreise fällt, bei der eigenen Dienststelle (Stammschule/Außenstelle) geltend gemacht werden. Beispiele: Dienstreise vom 29.4. bis 30.4. letzter Termin für Abgabe der Reiserechnung = 30.9. Dienstreise vom 29.4. bis 2.5. letzter Termin = 31.10. Unterschrift des/der RechnungslegerIn mit Datum Eigenhändige Unterschrift des/der RechnungslegerIn mit Datum. Eine Verrechnung von Reisekosten vor Antritt der Dienstreise ist nicht möglich.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 4 02.05.2016 16:45:36 B. Seite 2 der Reiserechnung Datum der Dienstreise: (Eingabe des Datums erfolgt in der Form tt.mm.jjjj bzw. tt.mm.jj oder nur tt.mm + Tabulatortaste ) Beginn und Ende der Dienstreise muss mit dem Dienstauftrag übereinstimmen. Als Ausgangspunkt und Endpunkt einer Dienstreise ist laut 5 RGV die Stammschule anzusehen. Im Dienstauftrag kann aber festgelegt werden, dass die Wohnung des/der RechnungslegerIn der Ausgangs- bzw. Endpunkt der Dienstreise ist, wenn dadurch niedrigere Reisegebühren anfallen. Besonderes Augenmerk ist bei Dienstreisen darauf zu legen, dass es sich im Falle der Rückkehr vom Ort der Dienstverrichtung während des Tages zur Stammschule und neuerlicher Dienstreise an einen anderen Ort der Dienstverrichtung am gleichen Tag um 2 getrennte Dienstreisen handelt und die Tagesgebühren nicht durchgehend berechnet werden dürfen.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 5 02.05.2016 16:45:36 Uhrzeit Abfahrt und Ankunft (Eingabe der Uhrzeit mit Doppelpunkt z.b. 08:30 ) Die Dauer einer Dienstreise wird vom Zeitpunkt des Verlassens bis zum Zeitpunkt des Wiederbetretens der Dienststelle berechnet ( 16 RGV). Ausnahme: Zeitzurechnung für den Weg von der Dienststelle zum Bahnhof. Eine Zeitzurechnung darf nur dann geltend gemacht werden, wenn das billigste öffentl. Massenverkehrsmittels auch tatsächlich benützt wurde, wenn als Reisebeginn und ende die fahrplanmäßigen Abfahrts- u. Ankunftszeiten in der Reiseabrechnung angegeben sind und die Originalfahrkarten bzw. bahnkarten beigelegt sind. 1.) Kleine Zeitzurechnung (Spalte 8: "K" wenn die nächstgelegene Bahnstation bzw. Haltestelle nicht weiter als 2 km ("der direkt gangbare Weg") von der Stammdienststelle entfernt ist): vom Reiserechnungs-Programm werden automatisch 1:15 h zur angegebenen Ausbleibezeit für die Berechnung der Tagesgebühren addiert. 2.) Große Zeitzurechnung (Spalte 8: "G" wenn die der Dienststelle nächstgelegene Bahnstation bzw. Haltestelle weiter als 2 km von der Stammdienststelle entfernt ist.): vom Programm werden selbsttätig 2 h zur angegebenen Ausbleibezeit für die Berechnung der Tagesgebühren addiert. Für die Berechnung der Fahrtstrecke (Stammdienststelle -> Ort der Dienstverrichtung (Reiseziel) > Stammdienststelle) ist der kürzest mögliche Weg ausschlaggebend. Ort und Gegenstand der Dienstreise Für die Berechnung der Tagesgebühren und der Fahrtkosten ist unbedingt der Zielort der Dienstreise anzugeben. (z.b. nicht HS sondern HS Hallein oder statt nur PH richtigerweise PH Salzburg etc.). Bei Kursbesuchen ist die Zeitangabe des Kursbeginns und des Kursendes sowie bei Unterricht an Nebenschulen der jeweilige Unterrichtsbeginn und das Unterrichtsende anzugeben. Vorliegen der Originalbelege a) Nächtigungsgebühren Die tarifmäßige Nächtigungsgebühr beträgt im Inland 15,00 /Nacht. Höhere Nächtigungsgebühren bzw. die Auszahlung von Nebengebühren und sonstigen Vergütungen erfordern das Vorliegen der betreffenden Originalbelege und Zahlungsbestätigungen. Es muss überprüft werden, ob die in der Reiserechnung beantragten Reisegebühren mit den beigelegten Rechnungen/Zahlungsbestätigungen übereinstimmen.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 6 02.05.2016 16:45:36 Als Nächtigungsgebühren werden gegen Vorlage der Originalrechnung mit Zahlungsbestätigung die Kosten für das Doppelzimmer (Hälfteanteil) ohne Frühstückskosten für Inlandsreisen bis zum Höchstbetrag von 105,00 ersetzt.(ausnahme: Schulveranstaltungen: Gemäß 49a RGV ist für die Übernachtung bei Schulveranstaltungen maximal das Doppelte des Schülerpreises zu ersetzen, deshalb muss zusätzlich der Preis (Übernachtung ohne Frühstück), den die Schüler zu entrichten hatten, auf der Rechnung angeführt sein). Werden die Kosten für die Vollpension (Doppelzimmerpreis) geltend gemacht, dürfen keine Tagesgebühren für die gleiche Zeit abgerechnet werden. Es werden keine Nebenkosten wie z.b. "Getränke" oder Garage etc. vergütet, aber die eventuell verrechnete Ortstaxe. Einzelzimmerzuschlag kann nur verrechnet werden, wenn eine Begründung auf der Reiserechnung unter Anmerkungen angegeben ist (entweder einzige TeilnehmerIn der Schule oder aus geschlechtsspezifischen/gesundheitlichen Gründen). b) Eintrittskarten Eintritte (z.b. für Kulturveranstaltungen) werden gegen Vorlage der Originalbelege in der Höhe der entstandenen Kosten ersetzt. c) Kurskosten, Leihgebühren, Versicherungsprämien Generell werden aber gemäß 1 (1) RGV ivm 20 GehG keine Leihgebühren (z.b. für Fahrräder, Schi) und keine Versicherungsprämien (z.b. Reiserücktrittsversicherung) refundiert. Es werden Kursbeiträge bzw. Kosten der Fortbildung im Rahmen der Reisegebühren nur ersetzt, wenn deren Bezahlung mittels Originalrechnung nachgewiesen wird und nur solang diese vom Bundesministerium dem Land refundiert werden. d) Fahrtkosten Die Kosten für die Benützung des billigsten öffentlichen Massenverkehrsmittels (Salzburger Verkehrsverbund, ÖBB 2.Klasse, Westbahn etc.) können nur verrechnet werden, wenn das Originalticket/der Originalfahrschein beiliegt. Bei Ersatzanspruch von Sitzplatzreservierungskosten, Gepäcksaufbewahrungskosten ist ebenfalls der jeweilige Originalbeleg vorzulegen.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 7 02.05.2016 16:45:36 Beförderungszuschuss Ist die Vorlage des Bahn- oder Bustickets nicht möglich (Verrechnung ohne Beleg -> km-eingabe erforderlich + ÖFFVM ) werden vom Programm die Kosten lt. 7a RGV errechnet (für die ersten 50 km 0,20 /Kilometer, für die weiteren 250 km 0,10 /Kilometer und für jeden weiteren km 0,05 - insgesamt maximal 52 pro Richtung; bei Wegstrecken bis acht km beträgt der Beförderungszuschuss pauschal 1,64 je Wegstrecke). Die Kilometergeldverrechnung (->PKW-Genehmigung!) beinhaltet auch die eventuell bezahlten Mautgebühren, Parkgebühren etc., d.h. diese können nicht extra verrechnet werden, da sie schon im amtlichen Kilometergeld inkludiert sind. Sonstige Fahrtkosten (z.b. Privatbus bei Schulveranstaltungen oder Kosten des öffentl. Verkehrsmittels am Zielort (z.b. U-Bahn)) müssen extra belegt werden. Sind der/dem LehrerIn keine Fahrtkosten entstanden (z.b. als Mitfahrer im Pkw), darf auch in der Reiserechnung nichts verrechnet werden. e) Sammel-Zahlungsbelege Bei Sammel-Zahlungsbelegen ist jeweils nur eine Originalabrechnung erforderlich und es reicht bei den restlichen Rechnungen eine Kopie mit dem Verweis auf das Original aus. f) Tagesgebühren laut Gebührenstufe Gem. 13 RGV gibt es eine einheitliche Gebührenstufe bei Inlandsreisen im Bezirk (19,80 /Tag) und außerhalb des Bezirks bzw. Reisen mit Nächtigung (26,40 /Tag) und wird nach der Drittelregelung vergütet. Bei Beträgen von mehr als 26,40 /Tag wird der übersteigende Teil nach dem Lohnsteuertarif versteuert. Bei Auslandsreisen wird als Grundlage für die Berechnung der Tages-u. Nächtigungsgebühren die Gebührenstufe verwendet, die nach den Bestimmungen der RGV vor dem 1.1.2011 gegolten hätte (z.b. 2a, 2b etc.).
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 8 02.05.2016 16:45:36 2. EXKURS: PKW-Benützung Grundsätzlich sind für Dienstreisen laut Erlass 2.10 öffentliche Verkehrsmittel zu verwenden. In einzelnen begründeten Ausnahmefällen (in denen die Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel unmöglich oder unzumutbar ist), kann die Benützung des eigenen Kraftfahrzeuges beantragt werden. Erforderlich ist auch die Überprüfung auf Plausibilität der angegebenen Distanzen. Laut 1 (2) RGV muss die kürzeste Distanz vom Abfahrtsort zum Zielort (Ort der Dienstverrichtung) verrechnet werden. Pkw: Fahrt mit dem eigenen Pkw ohne Mitfahrer 0,42 /km. Bei Mitnahme von bis zu 4 Personen aus dienstlichen Gründen kann pro Person ein Zuschlag von 0,05 /Kilometer verrechnet werden, wenn die Namen der Mitfahrer auf der Reiserechnung erwähnt sind: Eingabe Pkw1 oder PKW2 etc. auf der ganzen Strecke Eingabe von M1 oder M2 für Mitnahmen auf einen Teil der Fahrtstrecke. Bei Dienstzuteilung im Rahmen der Lehrer-Reserve ist maximal die Fahrtstrecke ab dem Wohnort zur Nebenschule und zurück bis zur Höhe der tarifmäßigen Nächtigungsgebühr zu verrechnen (bis 1 Monat voll, ab dem 31. Tag gekürzte Reisekosten lt. 22 (2) RGV). 3. Überprüfung und Genehmigung des Anspruchs auf Tagesgebühren. Gemäß 17 RGV gebühren die Tagesgebühren nach der Drittelregelung, d.h. ab Überschreiten der Gesamtdienstreisezeit von 5 h stehen 1/3 der vollen Tagesgebühren zu, über 8 h werden 2/3 der Tagesgebühren und bei einer Dauer von mehr als 12 h werden volle Tagesgebühren vergütet. Tarif I (Reisen außerhalb des politischen Bezirks): 26,40 /Tag Tarif II (Reisen innerhalb des politischen Bezirks): 19,80 /Tag (Bei Dienstreisen mit Nächtigung kann Tarif I 30 Tage lang verrechnet werden, dann Tarif II)
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 9 02.05.2016 16:45:36 Die Dienstreisezeit bei mehrtägigen Reisen ist durchgehend zu bemessen, wenn der Dienstauftrag dies vorsieht (eine freiwillige tägliche Rückkehr zum Wohnort findet weder im Ersatz der höheren Fahrtkosten noch in der Berechnung der Tagesgebühren Niederschlag). 4. Überprüfung Fortbildung im Dienst- oder Wohnort Gemäß 73 der Reisegebührenvorschrift besteht bei Lehrveranstaltungen (Kursen) im Wohnort oder/und Dienstort zum Zwecke der eigenen Aus- und Fortbildung kein Anspruch auf Reisekosten. Dienstort ist hier die Ortsgemeinde der Stammschule des/der LehrerIn; als Wohnort ist ebenfalls die Ortsgemeinde anzusehen. 5. Überprüfung der Verrechnung von Bahnkosten (Vermeidung der Doppelverrechnung) Bahnkarten, die vom Lehrer/von der Lehrerin vorab selbst bezahlt wurden, können jeweils nur im Ausmaß des billigsten Tarifes verrechnet werden. Bei Verwendung von ÖBB-Bahnkarten der Ausgabestelle (von der Kanzlei der Abteilung 2 ausgestellt) darf nicht zusätzlich noch eine Verrechnung im Reisekostenformular erfolgen im Gegensatz zu vom Lehrer bezahlten Bahnkarten, die er/sie z.b. von der Personalvertretung bezogen hat. 6. Prüfung der Nächtigungskosten: Belegmäßig nachgewiesene Nächtigungskosten werden in Höhe des Doppelzimmerpreises ohne Frühstück ersetzt (maximal: 700% der tarifmäßigen Nächtigungsgebühr). Bei Verrechnung von Doppelzimmer mit Vollpension dürfen die Tagesgebühren nicht noch zusätzlich verrechnet werden. Schulveranstaltungen: Im Falle der Verrechnung von Projektwochen, Sommerbzw. Wintersportwochen sind durch den Bauschbetrag bereits die Verpflegungskosten abgegolten, d.h. es können nur mehr Nächtigungskosten ohne Verpflegung in Höhe von maximal dem Doppelten des Schülerpreises abgerechnet werden; weitere Kosten wie z.b. Getränke können nicht abgerechnet werden.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 10 02.05.2016 16:45:36 * * * II. Schulveranstaltungen Formular für Schulveranstaltungen im Inland oder Ausland:
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 11 02.05.2016 16:45:36 Schulveranstaltungen sind ( 13 Schulunterrichtsgesetz): 1. Lehrausgänge und Exkursionen 2. Wandertage 3. Berufspraktische Tage und Berufspraktische Wochen 4. Sportwochen 5. Projektwochen, Projekttage (z.b. Wien-Aktion, Intensivsprachwochen) 6. Schüleraustausch 7. Abschlusslehrfahrten Für die richtige Bezeichnung der Veranstaltung und die richtige Eintragung ins Formular ist der/die jeweilige LehrerIn ( 37 RGV) selbst verantwortlich, die Bauschvergütung wird automatisch vom Programm errechnet. Die Reisekostenvergütung umfasst Fahrtkosten, Bauschbetrag, Nächtigungskosten und Nebengebühren lt. RGV. Berechnung der Fahrtkosten ab Schule; bei Fahrten mit dem Privatbus: Sammelrechnung mit Angabe des Preises pro TeilnehmerIn beilegen.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 12 02.05.2016 16:45:36 Der Bauschbetrag (= ein vom Bundesministerium mit Verordnung festgelegter %-Satz der Tagesgebühr Geb.Stufe 3) ist je Veranstaltung und Dauer unterschiedlich hoch und dient zur Abdeckung der Verpflegungskosten (gleiche Beträge gelten für Auslandsveranstaltungen). Zum Zwecke der richtigen Berechnung bei Exkursionen, Berufspraktische Tage sowie Wander- u. Sporttage (unterer Teil des Reiseformulares) muss in Spalte 1 angegeben werden, ob die Veranstaltung im Bezirk oder außerhalb des Bezirks (Tarif 1 oder 2) war; in Spalte 2 muss angegeben werden ob die Veranstaltung im oder außerhalb des Dienstortes war ("I" oder "A"). Die Nächtigungskosten laut Beherbergungsbetrieb: nur im Ausmaß des bezahlten Doppelzimmerpreises ohne Frühstück(in begründeten Einzelfällen auch Einzelzimmerpreis), auf der Rechnung muss der Preis den die Schüler bezahlt haben, angegeben sein. Ersatzweise kann die "Nächtigungsbestätigung mit Schülerpreis" verwendet werden (s. Beilage). Zahlungsbestätigungen über Pauschalpreise: müssen eine Aufgliederung nach Fahrtkosten/Nächtigungskosten/Kulturprogramm etc. enthalten. Es dürfen nur die Beträge abzüglich einer eventuellen Refundierung abgerechnet werden. (z.b. ÖSV-Zuschuss anläßl.wintersportwoche). Unter Nebengebühren (sonstige Kosten) können Eintritte, Kosten des öffentl. Verkehrsmittels am Zielort (z.b. U-Bahn) u.ä. verrechnet werden (->Original-Zahlungsbelege!) In der letzten Spalte muss die Anzahl der teilgenommen Schüler angegeben werden.
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 13 02.05.2016 16:45:36 BESTÄTIGUNG ÜBER ENTRICHTETE NÄCHTIGUNGSKOSTEN (OHNE FRÜHSTÜCK!) Es wird hiermit bestätigt, dass Herr/Frau... für Nächtigung in der Zeit vom... bis... einen Betrag von... Euro pro Nächtigung bezahlt hat. Es wird weiters bestätigt, dass die Schüler jeweils einen Nächtigungspreis von täglich... Euro entrichten mussten...., am... (Unterschrift und Stempel des/der QuartiergeberIn)
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 14 02.05.2016 16:45:36 Tarife bzw. Bauschvergütungen für Schulveranstaltungen Schulveranstaltung Ausbleibezeit Vergütung Tagesgebühren (RGV) Wander- und Sporttage > 5-8 Std. 11,20 Gebührenstufe: Tarif 1 Tarif 2 Projektwoche und Berufspraktische Woche Sommersportwoche Wintersportwoche Exkursionen, Berufspraktische Tage: 1. Bauschvergütung Inner-/außerhalb des Dienstortes (I/A) > 5-8 Std. 6,90 Innerhalb des Dienstortes (I) > 8-12 Std. 13,30 Innerhalb des Dienstortes (I) > 12-24 Std. 20,10 2. RGV-Vergütung Außerhalb des Dienstortes (A) Inner-/außerhalb des Dienstortes (I/A) > 8-24 Std. 23,10 1 26,40 19,80 pro Kalendertag 25,30 2a, 2b 26,40 19,80 pro Kalendertag 27,70 3 26,40 19,80 pro Kalendertag 31,90 RGV- > 8-24 Std. Drittel RGV- > 24 Std. Drittel
Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 15 02.05.2016 16:45:36 Tarife zur Reisegebührenabrechnung (Lehrer) Reisezulagen nach 13 RGV seit 1.1.2011 (Inland) Tagesgebühren Tarif I (außerhalb Bezirk bzw. bei Nächtigung im Bezirk) Tagesgebühren Tarif II (innerhalb Bezirk) alle Landeslehrer Nächtigungsgebühren 3/3 2/3 1/3 3/3 2/3 1/3 tarifmäßige Nä.Geb. maximale.nä.geb. incl.600% Zuschuss 26,40 17,60 8,80 19,80 13,20 6,60 15,00 105,00 Zur Erläuterung: Mehr als 5 Stunden...1/3 Tagesgebühr Mehr als 8 Stunden...2/3 Tagesgebühr Mehr als 12 Stunden (bis 24 Stunden)......3/3 Tagesgebühr