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Agenda Kurzportrait der software consulting GmbH Abgrenzung der verschieden eprocurement - Ansätze die Idee Live-Demo Roadmap: Geplante Weiterentwicklungen Fachliche und technische Aspekte eines eprocurement-einsatzes Vorschlag zum weiteren Vorgehen Seite 2

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Das Unternehmen Hochqualifizierte SAP Seniorconsultants finden sich unter dem Dach der software consulting GmbH zusammen, um gemeinsam am Markt zu operieren. Die besteht ausschließlich aus Freiberuflern und betreibt kein Bodyleasing. Die software consulting GmbH wurde 1993 gegründet und hat ihren Sitz in Krefeld. Derzeit stehen 12 Berater, die sich in ihrem Know-How ergänzen, zur Verfügung. Sie zeichnen sich aus durch: eine fundierte Berufsausbildung langjährige berufliche Praxis (teilweise > 15 Jahre SAP) ständige Weiterbildung Seite 4

Unsere Leistungen Betriebswirtschaftliche und organisatorische Unterstützung der Projektvorbereitung Unterstützung beim Business Blueprint und in der Realisierungsphase Unterstützung bei der Produktionsvorbereitung und dem Go-Live Betreuung im Echtbetrieb Projektmanagement Use-Case Erstellung Die GmbH übernimmt Beratungsaufträge im gesamten In- und Ausland. Wir arbeiten mit mehreren Partner zusammen. Seite 5

Unsere Kunden (Auszug) Die ist bei vielen Kunden seit mehr als 10 Jahren im Einsatz! Seite 6

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eprocurement mit SAP SRM (EBP) SAP SRM / EBP SAP R/3 DB DB Web-Browser Web Application Server EBP ALE/ BAPIs R/3 Katalog Externer Katalog BC SAP Business Connector XML - Nachricht BC Seite 8

Wesentliche Merkmale des SAP SRM Fachlich: Ausrichtung auf den operativen und strategischen Einkauf Katalogmanagement Ausschreibungen und Auktionen Lieferantenportal Einkaufsreporting Self-Service Beschaffung Komplexe Genehmigungsverfahren über Workflow und Org-Modell Dezentralisierung von Wareneingangs- und Rechnungsbearbeitung möglich Technisch: Zusätzliche SAP-Installation mit Entwicklungs- und Testsystem erforderlich (hohe Investitions- und Betriebskosten) Anbindung an SAP MM und FI per BAPI / RFC und ALE Die meisten Kunden nutzen von dem SAP SRM ausschließlich die Self-Service Beschaffung Seite 9

eprocurement mit fremder Lösung Fremdlösung SAP R/3 DB DB Web-Browser Web Server??? ALE/ BAPIs R/3 Katalog Externer Katalog BC SAP Business Connector XML - Nachricht BC Seite 10

Wesentliche Merkmale fremder Lösungen Fachlich: Ausrichtung auf den operativen Einkauf Oft interne Kataloge vorhanden Absprung in externer Kataloge möglich Genehmigungsverfahren mit eigenen Stammdaten Dezentralisierung von Wareneingangsbearbeitung bei manchen Lösungen möglich Technisch: Individuell entwickeltes Softwarepaket Keine Anpassung mit Bordmitteln möglich Abhängigkeit von einem Anbieter Separate Benutzerverwaltung Viele Schnittstellen zum SAP R/3 Zusätzliche Software mit Entwicklungs- und Testsystem erforderlich (hohe Investitions- und Betriebskosten) Seite 11

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die Idee Warum soll ein Unternehmen ein SAP SRM einsetzen, wenn von der Funktionalität nur ein kleinen Ausschnitt benötigt wird und diese Funktionalität auch im SAP R/3 bereitgestellt werden kann? Ziel: Entwicklung einer eprocurement-lösung im SAP R/3: Fokus auf den operativen Einkauf (der strategische Einkauf verbleibt im SAP MM) Web-basierte Oberfläche Modifikationsfreies add-on im SAP R/3 Konfigurierbar durch Customizing und User-Exits im SAP R/3 Volle Integration innerhalb des SAP R/3, vor allem zum SAP MM Anbindung interner und externer Katalog per OCI Kein zusätzliches System / kein zusätzlicher Hardwarebedarf Seite 13

eprocurement mit SAP R/3 DB Web Application Server R/3 Web-Browser DB Katalog Interne und externe Kataloge SAP Business Connector XML - Nachricht BC Seite 14

Wesentliche Merkmale des Fachlich: Ausrichtung auf den operativen Einkauf Einbindung interner und externer Kataloge per OCI-Schnittstelle Statusverfolgung durch den Anforderer Einstufiges Freigabeverfahren (bei Bedarf) Freitextpositionen und Materialanforderungen möglich (mit Verfügbarkeitsprüfung) Erzeugung von Bestellanforderungen für die automatische in Bestellerzeugung Dezentralisierung der Wareneingangsbearbeitung möglich Technisch: Modifikationsfreies add-on im SAP R/3 Nutzung der aktuellen SAP-Technik (Web Application Server) Entwicklung mit ABAP und HTML Konfiguration mittels Customizing und User-Exits durch den Kunden möglich Kein zusätzliches SAP-System / keine zusätzliche Hardware erforderlich (geringe Investitions- und Betriebskosten) Seite 15

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Roadmap: geplante Weiterentwicklungen Kurzfristig geplante Weiterentwicklungen: Automatische Anlagenkontierung nach flexibel im Customizing einstellbaren Regeln Kataloganforderungen in den Lagerbestand Genehmigerermittlung aus dem HCM-Orgmodell Mittelfristig geplante Weiterentwicklungen: Release 2.0: B2B esoa Web Interface inkl. Umstellung auf Web-Dynpro für ABAP Neben diesen Weiterentwicklungen wird das aufgrund von Kundenanforderungen um weitere Funktionalitäten ergänzt. Seite 18

Automatische Anlagenkontierung Auslöser für diese Entwicklung ist im wesentlichen die Senkung der GWG-Grenze im Rahmen der Unternehmenssteuerreform 2008. Über ein flexibles Regelwerk im Customizing können verschiedene Umsetzungsszenarien in der Anlagenbuchhaltung unterstützt werden. Zeitabhängiges Regelwerk in Abhängigkeit von Buchungskreis, Warengruppe und Betragsintervall Kontierung in der Anlagenbuchhaltung auf Neue Anlagen innerhalb einer Anlagenklasse Auf eine existierende Anlage Auf eine neue Unternummer zu einer existierenden Anlage Die Kontierung des Warenkorbs durch den Anwender erfolgt auf Kostenstelle und/oder Innenauftrag, bei der Anlage der Bestellanforderung wird automatisch der neue Anlagenstammsatz angelegt und die Bestellanforderung entsprechend kontiert. Der Genehmiger erhält bei der Genehmigung die Information, ob in die Kosten oder auf Anlage kontiert wird. Die Nutzung dieses Regelwerkes ist nicht nur auf die GWG beschränkt, sondern kann auch für hochwertige Anlagen genutzt werden. Seite 19

Kataloganforderungen in den Lagerbestand Abhängig von im Customizing hinterlegten Regel wird der Warenkorb in den Bestand und nicht in die Kosten oder die Anlagenbuchhaltung kontiert. Über ein flexibles Regelwerk im Customizing kann festgelegt werden, unter welchen Bedingungen ein Warenkorb in den Bestand kontiert wird. Relevante Warengruppen, Werke und Lagerorte werden im Customizing hinterlegt Über die Lieferantenmaterialnummer im Infosatz oder die Herstellerteilenummer im Materialstammsatz wird aus dem Katalogmaterial der korrespondierende Materialstammsatz ermittelt Ist der Materialstammsatz in den im Customizing hinterlegten Werken und Lagerorten angelegt und enthält eine der eingetragenen Warengruppen, wird die Bestellanforderung in den Bestand kontiert Seite 20

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Fachliche und technische Aspekte eines eprocurement Um die Zielerreichung sicherzustellen, wird zunächst der Projektworkshop durchgeführt. Ziel: Es handelt sich nicht um ein rein technisches Projekt Der Nutzen stellt sich nur dann in vollem Umfang ein, wenn die technische Lösung mit den Prozessen des Unternehmens harmoniert. Identifikation der abzubildenden Prozesse Definition der benötigten Katalogszenarien Abgleich mit der derzeitigen SAP-Nutzung Identifikation und Konzeption der kundenindividuellen Konfiguration Seite 22

Identifikation der abzubildenden Prozesse eprocurement umfasst mehrere mögliche Prozesse: Anforderung aus Katalog in die Kosten in die Anlagenbuchhaltung in den Bestand Anforderung über Freitextpositionen in die Kosten in die Anlagenbuchhaltung Materialanforderung aus dem Bestand Freigabeverfahren Dezentraler Wareneingang Seite 23

Mögliche Katalogszenarien Die Auswahl des Katalogszenarios ist eine der wesentlichen Entscheidungen im Projekt Lokales Netz Internet Multi- Lieferantenkatalog Inhouse Multi- Lieferantenkatalog ASP Lieferantenkatalog Lieferantenkatalog Lieferantenkatalog Lieferantenkatalog Marktplatz SAP eprocurement Seite 24

Entscheidungskriterien für ein Katalogszenario Wesentliche Entscheidungskriterien für ein Katalogszenario: Die Szenarien können auch parallel eingesetzt werden. Es ist sinnvoll, Speziallieferanten mit einem großen Sortiment nicht in einen eigenen Katalog (Inhouse / ASP) zu übernehmen, sondern als Lieferantenkatalog anzubinden. Seite 25

Abgleich mit der derzeitigen SAP-Nutzung Wie wird SAP im Einkauf bisher eingesetzt? Organisationseinheiten Kauf / Leasing Bestellanforderungen / Bestellungen / Freigabeverfahren Warengruppen / Bewertungsklassen zu Warengruppen Anlagenklassen / Anlagenklassen zu Warengruppen Kontierung (Kostenstelle / Auftrag / PSP-Element /...) Bestellübermittlung (IDOC) Anlieferadressen Wareneingang (zentral / dezentral) Rechnungsprüfung (ERS-Verfahren) Welche Anforderungen an das eprocurement wurden definiert? Aus diesen Themen wird die technische Konfiguration der eprocurement-lösung abgeleitet Seite 26

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als Beraterlösung was ist drin Inhalt des -Paketes: Installation des im SAP R/3 und auf dem Web Application Server Grundkonfiguration des im SAP MM Anwender- und technische Dokumentation sowie Einweisung in Projekt-Workshop (1 PT) Voraussetzungen für : SAP R/3 Enterprise (4.7) mit lauffähigem Web Application Server Internet-Explorer >= 5.5 / Netscape >= 7.0 Seite 28

Die Einführung des ist aufgrund der Customizingmöglichkeiten und der User-Exits in kurzer Zeit möglich Projekt-Workshop Produktionsübernahme Produktionsstart Detailkonzept Test / Abnahme Installation / Konfiguration Start 1. Monat 2. Monat 3. Monat Es hat sich bewährt, zunächst mit wenigen Katalogen zu starten und die Lösung dann weiter auszubauen Seite 29

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 30