MERKBLATT Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen für Kleingewerbetreibende und Vollkaufleute Ansprechpartner: Marek Heinzig +49 371 6900-1520 +49 371 6900-19 1520 heinzig@chemnitz.ihk.de Kai Peter +49 3741 214-3120 +49 3741 214-19 3120 peter@pl.chemnitz.ihk.de Claudia Richter +49 375 814-2120 +49 375 814-19 2120 richter@z.chemnitz.ihk.de Hinweis: Das Merkblatt wurde sorgfältig erstellt. Dessen ungeachtet können wir keine Gewähr übernehmen und schließen deshalb jede Haftung im Zusammenhang mit der Nutzung des Merkblattes aus. Evtl. Verweise und Links stellen keine Empfehlung der Kammer dar. Industrie- und Handelskammer Südwestsachsen Chemnitz - Plauen - Zwickau Postanschrift: Postfach 464 09004 Chemnitz Büroanschrift: Straße der Nationen 25 09111 Chemnitz (0371) 6900-0 (0371) 64 30 18 chemnitz@chemnitz.ihk.de Internet: www.chemnitz.ihk.de
Allen Angaben und Erläuterungen im Rahmen der Darstellung liegt eine gewissenhafte Recherche und Aufbereitung mit dem Stand 01. August 2004 zugrunde. Im Interesse der Übersichtlichkeit und Verständlichkeit wurden jedoch Schwerpunkte gesetzt. Daher erhebt diese Zusammenfassung auch keinen Anspruch auf absolute Vollständigkeit. Die Industrie- und Handelskammer Südwestsachsen Chemnitz-Plauen-Zwickau (IHK) schließt jegliche Haftung im Zusammenhang mit der Benutzung des Merkblattes aus. Die Verwendung bzw. Vervielfältigung dieses Merkblattes auch auszugsweise in jeglichem Medium zu anderen als privaten Zwecken bedarf der ausdrücklichen Einwilligung der IHK. I. Einleitung Alle Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gesetzliche Vorschriften beachten. Diese sollen es vor allem Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon bei Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des jeweils anderen Unternehmens zu informieren. So ist es z.b. bei Angabe der Handelsregisternummer für den Geschäftspartner einfacher, sich beim Handelsregistergericht Auskünfte über das betreffende Unternehmen einzuholen. Die Vorschriften sollen also böse Überraschungen verringern helfen. Achtung Unternehmen die die gesetzlichen Vorschriften zu Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen nicht befolgen, müssen mit empfindlichen Geldbußen rechnen: Kleingewerbetreibende und Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts können nach 146 Abs. 2 Nr.3, Abs. 3 der Gewerbeordnung (GewO) eine Ordnungsstrafe von bis zu 1.000 Euro auferlegt bekommen. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen können nach den 37a Abs.4; 14 S.2 Handelsgesetzbuch (HGB) durch das Handelsregistergericht mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro belegt werden. II. Geschäftsbriefe Als Geschäftsbrief gilt in der Regel: der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird; alle Nachrichten, die mit Hilfe von Telekommunikationssystemen übermittelt wird, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen; alle Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen sowie Bestellscheine. Grundsätzlich muss jedes Schreiben, das geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z.b. bei vorheriger telefonischer Auftragserteilung). Nicht als Geschäftsbrief gilt in der Regel: interner Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens; Quittungen, Abholbenachrichtigungen u.ä.; Nachrichten, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten (z.b. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen). 2/5
III. Zu beachtende gesetzliche Vorschriften 1. Kleingewerbliche Unternehmen a) Einzelunternehmen Für die kleingewerblichen Einzelunternehmen (diese sind nicht im Handelsregister eingetragen) ist in 15b GewO geregelt, welche Angaben auf dem Geschäftsbriefbogen gemacht werden müssen. Danach muss auf allen geschäftlichen Schreiben (auch Bestell- und Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen u.ä.), die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname erscheinen. Familienname und Vorname sind in der gleichen Schreibweise wie im Personalausweis anzugeben. Doppelnamen sind vollständig und unverändert anzuführen. Die Angabe eines Vornamens (Rufname) genügt. Der Vorname darf nicht abgekürzt werden. Darüber hinaus muss die ladungsfähige Anschrift enthalten sein. Zusätzlich zu diesen Angaben kann eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden. Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen. Firmenrechtliche Zusätze wie "e.k.", "& Co." etc. sind daher unzulässig. So genannte Etablissementbezeichnungen sind aber gestattet, z.b. für eine Gaststätte zum Wolf". b) Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) Auch für die GbR sie ist ebenfalls nicht im Handelsregister eingetragen gilt 15b GewO. Danach müssen auf allen Geschäftsbriefen die ausgeschriebenen Vor- und Familiennamen aller Gesellschafter und ihre ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Der Zusatz "Gesellschaft des bürgerlichen Rechts" oder "GbR" ist zwar nicht vorgeschrieben, wird aber aus Gründen der Rechtsklarheit empfohlen. Zusätzlich zu diesen Angaben kann eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden. Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings auch hier nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen. Firmenrechtliche Zusätze wie "& Co." sind daher unzulässig. 2. Einzelkaufmann Auf allen Geschäftsbriefen des (im Handelsregister eingetragenen) Einzelkaufmanns muß gemäß 37a HGB angegeben werden: Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut; Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise "e.k." oder "e.kfr."; Ort der Handelsniederlassung; Handelsregistergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist. 3/5
3. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG) Auf allen Geschäftsbriefen einer OHG und KG müssen nach den 125a; 177a HGB folgende Angaben enthalten sein: Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut; Rechtsform ( OHG oder KG genügt als Abkürzung); Handelsregistergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist 4. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Die GmbH muss auf ihren Geschäftsbriefen nach 35a GmbHG folgende Angaben machen: vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut; Rechtsform der Gesellschaft ( GmbH oder... Gesellschaft mbh ist ausreichend); Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist; alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird, muß in jedem Fall das Stammkapital angeben werden. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird Ihre Gesellschaft liquidiert, müssen Sie anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen nennen. 5. GmbH & Co. KG ; GmbH & Co. OHG ; AG & Co. KG und AG & Co. OHG Aus den 125a; 177a HGB und 35a GmbHG ergibt sich, dass auf allen Geschäftsbriefen einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft, Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut); Rechtsform der Gesellschaft (die Abkürzungen "GmbH & Co. KG", "GmbH & Co. OHG", "AG & Co. KG" bzw. "AG & Co. OHG" genügen); Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist angegeben werden müssen. 4/5
Zusätzlich muss der persönlich haftende Gesellschafter mit Rechtsformzusatz, Sitz, Handelsregistergericht des Sitzes und der Nummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, sowie allen Geschäftsführern und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen bezeichnet werden. 6. Aktiengesellschaft (AG) Die AG muß nach 80 AktG auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen: Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut); Rechtsform der Gesellschaft (die Abkürzung "AG" genügt); Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist; alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; der Vorsitzende des Vorstands muß als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden Falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig. Es müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden. Werden insoweit freiwillig Angaben gemacht, müssen in jedem Fall das Grundkapital, sowie, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. 7. Ausländische juristische Personen Ausländische juristische Personen müssen auf allen Geschäftsbriefen, die von einer gewerblichen Zweigniederlassung oder unselbständigen Zweigstelle im Inland ausgehen, den Ort und den Staat ihres satzungsmäßigen Sitzes, ihre ladungsfähige Anschrift sowie ihre gesetzlichen Vertreter mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Dies findet keine Anwendung auf ausländische juristische Personen, die nach den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder der anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gegründet sind und ihren satzungsmäßigen Sitz, ihre Hauptverwaltung oder ihre Hauptniederlassung innerhalb der Europäischen Union haben. Achtung Speziell Rechnungen müssen bei allen genannten Rechtsformen nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes regelmäßig über die für einen normalen Geschäftsbrief geltenden Pflichtangaben hinaus weiterführende Angaben enthalten. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem IHK-Merkblatt zu den Rechnungsangaben. 5/5