FAV Sitzung am Zusammenfassung der Ergebnisse 1 / 6

Zusammenfassung der Ergebnisse 1 / 6 Vorbemerkung Der Bundesverband richtet einen Link auf die Informationen der FAV auf der Webseite des Verlags ein. 1. Rückblick auf die Auslieferung AutiSta 8.02 Mit der Version AutiSta 8.02 wurden vor allem die Fortführungsbereiche im Lebenspartnerschaftsregister vervollständigt. Außerdem wurde eine Vielzahl von Anwenderwünschen berücksichtigt. Zwei Beispiele: im Bereich GE wird die Verfügung der Mitteilung an die Meldebehörde bei Totgeburten gesperrt; das Abgabeverzeichnis des Familienbuchs kann nacherfasst und weitergeführt werden. 2. Formularentwicklung für AutiSta 8 Den Anwendern von AutiSta stehen für ihre Arbeit 237 Formulare zur Verfügung. Alle diese Formulare mussten im Zusammenhang mit dem neuen PStG entweder überarbeitet oder neu entwickelt werden. Da die Formulare für die Urkunden dem jeweiligen Sachverhalt oder dem Wunsch der Bürger angepasst werden, ist deren Anzahl mittlerweile auf 73 (!) angestiegen. Für die Registereinträge gibt es keine einheitlichen Formulare mehr. Sie werden dem Sachverhalt entsprechend aus insgesamt 208 einzelnen Zeilen zusammengesetzt. Die Formulare werden im Verlag im eigenen Vordrucklektorat entwickelt und in der Herstellungsabteilung gesetzt. Erst wenn sie fachlich überprüft sind, werden die PDFs an die Softwareentwicklung übergeben. 3. Einsatz epr-server Der epr-server des Verlags ist einsatzfähig. Wir rechnen damit, dass im Juli die ersten Standesämter außerhalb von Hessen anfangen werden, elektronische Register zu führen. Ein wichtiger Bestandteil zur Administration der elektronischen Register ist die Revision, dass heißt die Kontrolle der Zugriffe auf das Register. Dieses Programm, für das sowohl im Rechenzentrum als auch im Standesamt eine spezielle Berechtigung erforderlich ist, wurde vorgestellt. Der epr21, der in der Zusammenarbeit der ekom21 mit dem Verlag entwickelt wurde, ist in etwa 300 hessischen Standesämtern im Einsatz. 4. Fachliche Qualitätssicherung Die fachliche Qualitätssicherung ist ein Grundpfeiler, auf dem AutiSta ruht. Sie setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen. Die Aufgaben werden abteilungsübergreifend in verschiedenen Teams geleistet. 4.1. Aufgaben der fachlichen Qualitätssicherung Im Fachsupport werden die Meldungen der Anwender entgegengenommen und geprüft. Sie werden so weit wie möglich durch eine FAQ beantwortet, häufig aber auch individuell. Im Falle von Fehlermeldungen und Vorschlägen werden sie an die

Zusammenfassung der Ergebnisse 2 / 6 zuständigen Abteilungen zur Erledigung weitergegeben. Es ist auch der Fachsupport, der zuerst erkennt, zu welchen Themen das Schulungsangebot erweitert werden muss. Vor der Auslieferung eines Updates steht der fachliche Test (siehe auch 4.3). Für jedes Update wird ein fachliches Seminar entwickelt. Mit Hilfe des Seminarangebots, das der Verlag auch an seine Rahmenvertragspartner weitergibt, werden die Anwender nachhaltig geschult was indirekt wieder der Qualitätssicherung dient. 4.2. Grundlagen für die fachliche Qualitätssicherung 4.2.1. Fachliteratur Neben den Gesetzen und Verordnungen sind die Musterbeispiele von Gaaz/Meireis die wichtigste Grundlage für die Arbeit der fachlichen Qualitätssicherung. Sie werden in Abständen von zwei bis drei Monaten durch neue Beispiele ergänzt und stehen in Kürze auch Online zur Verfügung (www.vfst.de/xml/home.html). Die Musterbeispiele sind in einer zentralen Datenbank gespeichert und stehen dadurch für verschiedene Verwendungen zur Verfügung. 4.2.2. Online-Schulung Neben der Präsenzschulung, die natürlich ihre Bedeutung insbesondere bei wichtigen Updates behält, gewinnt die Online-Schulung an Bedeutung (siehe www.vfst.de/xml/autista_eschulung.html). Auf dem Grundstock, der mit dem ersten Angebot für AutiSta 8.0 gelegt wurde, ist sie flexibel, leicht auszubauen und kurzfristig aktualisierbar. Für die Schulungen werden, soweit vorhanden, Beispiele aus den Musterbeispielen verwendet. 4.2.3. Verknüpfung von ElBib und Online-Schulung Die Musterbeispiele und die Online-Schulung sind untereinander und mit der ElBib verknüpft. Dadurch wird die Online-Schulung, bei der die Handhabung des Programms im Vordergrund steht, durch einen Klick mit den fachlichen Erläuterungen der Musterbeispiele verbunden, sowie mit den rechtlichen Grundlagen, die in den einzelnen Werken der ElBib zu finden sind. Diese Verknüpfung von Online-Schulung, Musterbeispielen und ElBib wurde anhand eines Beispiels vorgestellt. 4.3. Fachlicher Test Auch für den fachlichen Test der Updates wird auf die Musterbeispiele zurückgegriffen. Sie bilden sozusagen das Rückgrat der Testmatrizen, die für jeden Bereich aufgestellt werden müssen. Anhand dieser Testmatrizen werden auch die fachlichen Änderungen spezifiziert, damit schon bei der Programmierung möglichst alle Fallkonstellationen berücksichtigt werden können. 4.4. Technischer Test Aus jedem Bereich von AutiSta werden zwei Testfälle nach ihrer Freigabe an die technische Qualitätssicherung übergegeben. Dort werden sie in den Roboter

Zusammenfassung der Ergebnisse 3 / 6 eingespeist. Der Roboter ist ein Programm, das anhand von zwei Vorgängen pro Bereich prüft, ob das Programm hinsichtlich des Verhaltens auf den Masken und den Ausdrucken auf den Formularen von den Ergebnissen des Vortags abweicht. Der Roboter testet zusätzlich alle Grundfunktionen von AutiSta. Er ist jede Nacht im Einsatz und liefert jeden Morgen ein Testprotokoll, das täglich ausgewertet wird. Der Roboter prüft wöchentlich einmal, ob das aktuelle Programm auf allen Plattformen, die vom Verlag freigegeben sind, läuft (siehe www.vfst.de/xml/autista_systemanforderung.html). Durch diese Maßnahmen wird bereits während der Entwicklung eine zuverlässige Stabilität der Anwendung erreicht, insbesondere auch im Zusammenspiel mit dem epr-server. 4.5. Mitwirkung der FAV an der Qualitätssicherung Die Redakteure der FAV (Herr Tryba und Herr Badar) haben sich bereit erklärt, in Zukunft zusätzlich regelmäßig die FAQ`s auf rechtliche Richtigkeit zu kontrollieren. Im diesem Herbst werden wir zwei bis drei Workshops durchführen, um die Testfälle für AutiSta auf Aktualität und möglichst vollständige Abdeckung der Fallkonstellationen zu überprüfen und gegebenenfalls zu ergänzen. An diesen Workshops werden sich nicht nur die FAV-Redakteure, sondern auch Gäste der FAV-Sitzungen beteiligen, wofür wir uns schon heute bedanken. 5. AutiSta 8.1 Das Update auf AutiSta 8.1 war ursprünglich geplant, um die Anforderungen der PStG-VwV umzusetzen. Weil noch zu Jahresbeginn mit dem In-Kraft-Treten zum 1.9.2009 gerechnet wurde, war der Auslieferungstermin für AutiSta 8.1 auf den 1.8.2009 festgelegt worden. Für die PStG-VwV hat sich der Zeitplan in den Spätherbst verschoben. Dessen ungeachtet wird Autista 8.1 wie geplant ausgeliefert, weil die FGG-Reform zum 1.9.2009 in Kraft tritt und sich an vielen Stellen auch ohne die Verwaltungsvorschrift Änderungs- und Ergänzungsbedarf gezeigt hat. 5.1. Schwerpunkte des Updates Mit dem Bereich SH, der auch für die Berichtigungen und Ergänzungen von Hinweisen vorgesehen ist, wird die letzte inhaltliche Lücke geschlossen. Damit können alle Beurkundungen, Folgebeurkundungen und Hinweise, die das PStG vorsieht, beurkundet und bearbeitet werden. Das gilt auch für die Besonderen Beurkundungen mit den erforderlichen Zustimmungen und Einwilligungen. Die einzelnen Änderungen werden wie immer mit der IzA veröffentlicht. Die folgenden Änderungen wurden vorgestellt und diskutiert. 5.2. Namenserklärung bei der Eheschließung Die Anlage 10 der PStV sieht vor, dass die Erklärungen zur Namensführung bei der Eheschließung Bestandteil der Niederschrift über Eheschließung sind. Daraus ergeben sich in der Praxis in bestimmten Fällen Schwierigkeiten.

Zusammenfassung der Ergebnisse 4 / 6 Dazu hat Helga Kraus, Abteilungsleiterin im Standesamt Mönchengladbach, Fachberaterin sowie Mitglied des Fachausschusses des Bundesverbandes, in Abstimmung mit Karl Krömer, Amtsleiter im Standesamt Augsburg, Vorsitzender des Fachausschusses des Bundesverbandes, sowie Mitglied des Wissenschaftlichen Beirats des Bundesverbandes, Stellung genommen und Lösungen vorgeschlagen (Anlage). Beschluss der FAV Es wurde beschlossen, den Lösungsvorschlag der Stellungnahme anzunehmen und die entsprechenden Anpassungen mit AutiSta 8.1 vorzunehmen: Bei (nur) Deutschen wird in der Niederschrift über die Eheschließung auf die Unwiderruflichkeit der Bestimmung eines Ehenamens hingewiesen. Eine zusätzliche Namenserklärung wird nicht mehr angeboten, mit Ausnahme der Erklärung über die Hinzufügung, die zusätzlich ausgedruckt werden kann. Das Standesamt, das den Geburtseintrag eines Kindes führt, auf dessen Namen sich die Namensbestimmung der Eltern erstreckt, erhält eine Mitteilung über die Eheschließung mit Angabe der Namen in der Ehe. Auf der Mitteilung (12/202) wird der Vorname der Eltern immer angegeben. Eine gesonderte Erklärung zur Namensführung wird nur für die Fälle mit Auslandsbeteiligung vorgesehen, als Bestandteil der Niederschrift über die Eheschließung. Darauf wird sowohl in der Niederschrift als auch in der Erklärung hingewiesen. Die Einzelheiten werden in die IzA aufgenommen, die spätestens Mitte Juli veröffentlicht werden. In diesem Zusammenhang wurde auch einstimmig beschlossen, in den Bereichen EA und LA die Namenserklärungen nicht mehr anzubieten. 5.3. Eheurkunde bei der Eheschließung Die Eheurkunde, die bei der Eheschließung vor der Verfügung ins Eheregister ausgestellt wird, enthält nicht die Registernummer, sondern verweist gemäß 56 Abs. 1 PStG auf die Niederschrift über die Eheschließung. Mit AutiSta 8.1 kann die Eintragsnummer trotzdem noch vor der Verfügung vergeben werden. Damit können Standesämter zunächst noch ihre bisherige Praxis aufrechterhalten, die Registernummer vorab zu vergeben. Es ist aber vorgesehen, in Zukunft die Registernummer erst mit der Verfügung zu bestimmen. Urkunden mit Angabe der Registernummer können dann erst nach der Verfügung in das elektronische oder, in der Übergangszeit, lokale Register ausgestellt werden. Dasselbe gilt auch für Lebenspartnerschaftsurkunden. 5.4. Eheurkunde aus dem Familienbuch ( 15a PStG a.f.) Bei Ausstellung einer Eheurkunde aus einem als Heiratseintrag fortgeführten Familienbuch wird an Stelle der Eintragsnummer angegeben: >Heiratseintrag oder Heir.Eintr. oder Familienbuch sowie die Kennzeichen 1 und 2<. Die Entscheidung der PStG-VwV steht noch aus.

Zusammenfassung der Ergebnisse 5 / 6 5.5. Anlass der Beurkundung Die Tabellen für den Anlass der Beurkundung werden in einigen Bereichen ergänzt. Insbesondere werden die Folgebeurkundungen im Eheregister nach Auflösung der Ehe als solche ausgewiesen. Beschluss Anhand der Anlage über die Ergänzungen werden die Redakteure die Tabellen auf möglichste Vollständigkeit hin überprüfen. Unabhängig davon werden die neuen Codes mit AutiSta 8.1 implementiert, soweit problemlos möglich. 5.6. Datenübernahmen Die Datenübernahmen und -übergaben von einem Bereich in einen anderen oder innerhalb eines Bereichs werden mit dem Update auf AutiSta 8.1 ergänzt. Beschluss Die Redakteure überprüfen die ihnen übergebene Tabelle und melden Ergänzungen an. 5.7. Suchverzeichnisse in B Die Suchverzeichnisse für Namenserklärungen in den Bereichen BG, BN und BT wurden den neuen Anforderungen entsprechend angepasst. Sie werden nur für die Zukunft angelegt, nicht rückwirkend. Die Suchverzeichnisse wurden vorgestellt. Beschluss Die vorgesehene Funktionalität ist sinnvoll und ausreichend. Die Nacherfassung früherer Beurkundungen ist nicht erforderlich. 5.8. Funktionen Die Funktion Löschen zu den Akten wird mit erweiterter Funktionalität Löschen auch bereichsweise - wieder angeboten. Die Funktion Nacherfassung Suchverzeichnisse wird ausgebaut. Da mit den Daten aus den Suchverzeichnissen fast alle Daten zur Ausstellung von Urkunden vorhanden sind, gewinnt das Suchverzeichnis eine neue und sehr attraktive Qualität. Damit die Nacherfassung so komfortabel wie möglich ist, werden die Dialoge verbessert. 6. Komplett - Formularserver Der Formularserver von Komplett-Standesamt wird weiter ausgebaut. Er wird auch Online angeboten und mit einem der nächsten Updates von AutiSta auch im Menü Extras. Für die Bundesländer Baden-Württemberg und Thüringen sind in Kürze auch die Formulare zur Beantragung der Mitwirkung der zuständigen Behörde und zur Begründung der Lebenspartnerschaften nach den Spezialregelungen dieser Länder verfügbar. 7. Länderregelungen 7.1. Testamentsverzeichnis Mit AutiSta werden im Bereich GV (Testamentsverzeichnis) nur die Speicherung von Verwahrungsnachrichten und die Mitteilung an das Nachlassgericht angeboten. Wegen der unterschiedlichen Regelungen werden die Vorschriften der Länder, die möglicherweise revidiert werden, derzeit nicht berücksichtigt.

Zusammenfassung der Ergebnisse 6 / 6 8. Weiterentwicklungen 8.1. Elektronische Mitteilungen Erste Mitteilungen nach XPersonenstand von Standesamt an Standesamt werden wir prototypisch mit der Version 9.0 im Oktober ausliefern. Die erste Version sieht nur Mitteilungen innerhalb eines geschlossenen Netzes ohne OSCI-Transport vor ( 63 Abs. 4 PStV). Sie werden in Zusammenarbeit mit dem Datenverbund in Baden-Württemberg installiert. Die zentrale Installation in Baden-Württemberg ist für den Test besonders gut geeignet, weil dort mehr als eintausend Standesämter angeschlossen sind. - Weitere Installationen werden dann zügig folgen. 8.2. Anforderungen an einen bundeseinheitlichen Zeichensatz Ein verbindlicher Zeichensatz für die Beurkundungen im Personenstandswesen muss neben den Zeichen für die europäischen Sprachen auch die Schriftzeichen außereuropäischer Sprachen mit lateinischen Alphabeten enthalten, soweit sie in Urkunden und Reiseausweisen vorkommen können. Dazu gehören z.b. die Schriftzeichen des vietnamesischen Alphabets, bei denen vielfach Vokale mit zwei diakritischen Zeichen versehen sind. Zu berücksichtigen sind außerdem alle Schriftzeichen, die in den ISO-Normen für die Transliteration kyrillischer, griechischer, arabischer und hebräischer Zeichen vorgeschrieben sind. 9. Einzelne Anfragen beim Fachsupport Unterschrift des Standesbeamten auf Formularen: Derzeit wird auf vielen Formularen die Bezeichnung Standesbeamtin oder Standesbeamter angegeben, nicht aber der Name des Standesbeamten. Es wird eine Option eingerichtet, die eine weitere Differenzierung beim Ausdruck ermöglicht. Die nachträgliche Anzeige von Vornamen eines Kindes durch einen Vormund bietet AutiSta nicht an. Beschluss: Es wird ein Formular im Formularserver von Komplett-Standesamt vorgesehen. Die Einbenennung durch die Mutter und deren Ehemann, der nicht geschäftsfähig ist, ist in AutiSta nicht vorgesehen. Beschluss: Es wird ein Formular im Formularserver von Komplett-Standesamt vorgesehen. 10. Sonstiges Sonstige Anfragen gab es keine.