www.sekretaerinnen-service.de Dossier: Gratulieren Erklärung Checkliste: Glückwunschschreiben Mustertext: Glückwunschschreiben Zitate für Geburtstage Keine Angst vorm Gratulieren Glückwunschbriefe bereiten vielen Sekretärinnen und Assistentinnen Kopfschmerzen, da sie unter die halbgeschäftliche Korrespondenz fallen: Einerseits ist es kein reiner Geschäftsbrief, weil es sich um ein persönliches Ereignis handelt, andererseits ist es auch kein reines Privatschreiben. Möchten Sie im Auftrag Ihres Chefs Geburtstagsglückwünsche an Geschäftspartner, Ihren Geschäftsführer oder die Vorstände/Aufsichtsratsmitglieder senden, dann sollte sich in Ihrem Schreiben diese Doppelsinnigkeit widerspiegeln. Daher beachten Sie Folgendes: Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/20603180 Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und 18.00 Uhr Bestellung per email: kontakt@gwi.de Bestellung per Fax: 089/23110350 Schneiden Sie die schriftlichen Grüße konkret auf die Person zu, sodass sie unverwechselbar und nur für den Empfänger bestimmt sind. Vermeiden Sie austauschbare Standardfloskeln, wie beispielsweise Nehmen Sie an diesem Tag unsere besten Wünsche für die Zukunft entgegen" oder Wir gratulieren Ihnen herzlich zu Ihrem ". 1
Lassen Sie dennoch Sorgfalt bei Ihren Formulierungen walten. *Beachten Sie die DIN-Regeln, damit der Geschäftsbrief- Charakter nicht verloren geht. Wenn Sie ein Zitat verwenden möchten, dann prüfen Sie genau, ob es auch auf die betreffende Person passt. Nichts ist peinlicher als ein Spruch, mit dem der Empfänger nichts anzufangen weiß oder der ihn im schlimmsten Fall beleidigt. So finden Sie immer den richtigen Ton Mit der folgenden Checkliste können Sie vorab prüfen, wie der Inhalt Ihres Glückwunschschreibens gestaltet sein sollte, damit er gut beim Empfänger ankommt. Ihre Checkliste: Glückwunschschreiben Wie persönlich kennt Ihr Vorgesetzter den Empfänger? (Hinweis: Prinzipiell gilt: Je besser, desto humorvoller/privater können die Glückwünsche gestaltet sein) [1] Wer gratuliert: nur Ihr Chef, die ganze Abteilung, Ihre Firma? [2] Wie wichtig ist dem Adressaten selbst das Ereignis (unter Umständen möchte er seinen Geburtstag gar nicht groß erwähnt wissen)? [3] 2
Worauf ist er besonders stolz (Mitwirkung am Aufbau des Unternehmens, bestimmte Geschäftserfolge, Führungsstil etc.)? [4] Will Ihr Vorgesetzter ihm für etwas danken (Geschäftsbeziehungen, persönlicher Einsatz etc.)? [4] Möchten Sie ein Geschenk beifügen? Wenn ja, wollen Sie es explizit im Brief erwähnen? [5] Was können Sie dem Empfänger für die Zukunft wünschen (z. B. Gesundheit, weiteren Erfolg, mehr Ruhe als bisher etc.)? [6] Muster: Glückwunschschreiben 12. März 2007 Sehr geehrter Herr Dr. Eisenhauer, [1] als Opernkenner und -liebhaber sind Ihnen die folgenden Zeilen von Albert Lorzing gut vertraut: Auch ich war ein Jüngling mit lockigem Haar. An Mut, wie an Hoffnung reich. Mut haben Sie im vergangenen Jahr mit Ihrer Entscheidung für den FuE- Standort Ballheim bewiesen. Auf bessere Zahlen müssen Sie 3
inzwischen glücklicherweise nicht mehr hoffen. [4] Im Name der FuE-Abteilung [2] möchte ich Ihnen herzlich zu Ihrem 60. Geburtstag gratulieren. [3] Hoffentlich gefällt Ihnen der Bildband. Sie sind doch ein Frankreichfreund? [5] Ich wünsche Ihnen für Ihre kommenden Lebensjahre weiterhin beruflichen Erfolg, Glück und Gesundheit aber auch Zeit für Ihre beiden Enkel. [6] Mit freundlichen Grüßen Petra Schneider Leiterin Forschung und Entwicklung PRAXIS-TIPP: Wie Sie Ihr Glückwunschschreiben noch mit einem Wasserzeichen aufwerten können, erfahren Sie in dieser Ausgabe in den PC-Top-Tipps. Zitate für Geburtstage Für gut bekannte Geschäftspartner: Man jagt mit vierzig JahresringenWohl nicht mehr gern nach Schmetterlingen, Wenn manches hat man in reiferen Jahren Sowohl von Welt als Kunst erfahren Otto Julius Bierbaum, dt. Schriftsteller 1865-1910 Man soll das Schicksal nicht mit Vorschlägen ärgern, es legt zu viel Wert auf seine eigenen Einfälle. Karl Heinrich Waggerl, österr. Schriftsteller 1897-1973 4
Keine Grenze verlockt uns mehr zum Schmuggeln, als die Altersgrenze. Karl Kraus, österr. Schriftsteller und Kritiker, 1874-1936 Für Geschäftspartner, die Ihr Chef nicht so persönlich kennt Es tritt der Mensch in jedes Alter als Novize ein. Chamfort, frz. Schriftsteller, 1741-1794 Reifer werden, heißt schärfer trennen, inniger verbinden. Hugo von Hofmannsthal, österr. Dichter, 1874-1929 Geburtstag: Einen Moment das Lebensrad still halten sich auf diese Einzigartigkeit dieses Lebens besinnen sich spüren und ruhig werden für den weiteren Weg im Leben Norbert Stumpf, zeitgenössischer Lyriker Besuchen Sie uns im Internet unter: www.sekretaerinnen-service.de 5