Persönliche Korrespondenz im Beruf. Anlass

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1 Einleitung Bei den persönlichen Schreiben im Beruf kann der Anlass mehr geschäftlich sein oder auf der Basis beruflicher Kontakte mehr im privaten Bereich des Empfängers liegen. Persönliche Korrespondenz im Beruf Anlass persönlich/ geschäftlich persönlich/ privat Bewerber-Korrespondenz Prämien- und Beförderungsschreiben Geschäftliche Einladungen, Absagen und Dankschreiben Entschuldigungen im Rahmen von Geschäftsvorfällen Glückwünsche Einladungen und Absagen Danke und Entschuldigung Kondolenzbriefe Diese Schreiben haben formal den Charakter von Geschäftsbriefen. Diese Korrespondenz ist nicht den Geschäftsvorfällen zuzuordnen. Zu Beginn des Buches erhalten Sie allgemeine Hinweise für den Aufbau und die Formulierung von Schriftstücken. Zusätzlich gibt es Tipps für die Gestaltung der persönlichen Schreiben im Beruf. Schwerpunkt dieses Ratgebers sind die Empfehlungen für den guten Stil im Rahmen dieser besonderen Korrespondenz.

2 Die Kapitel sind wie folgt aufgebaut: Nach einer Einführung zum jeweiligen Teilgebiet mit Begriffen, Checklisten und Tipps sind die weiteren Ausführungen nach dem AMS-System aufgebaut und werden durch Muster ergänzt. AMS A = Anfang M = Mitte S = Schluss Bei AMS handelt es sich um Textelemente, mit denen Sie Anregungen für das Grundraster eines Schreibens erhalten. Einige der Formulierungen können den Brief einleiten, manche können in der Mitte stehen, andere sind für den Schluss vorgesehen. Diese Schritte müssen Sie natürlich nicht genau einhalten. Je nach Anlass und Empfänger können Sie die Bestandteile austauschen und eine andere Mischung bilden. Und bringen Sie wenn immer es geht Ihre eigenen Formulierungen ein. Die Muster, die im Anschluss folgen, sind weniger als kopierbare Vorlagen gedacht und manchmal auch gar nicht geeignet. Dazu sind die Beziehungen zu den Empfängern und die jeweilige Situation zu verschieden. Die Beispiele sind wie die AMS-Vorschläge als Anregungen vorgesehen. Durch den Austausch oder die Ergänzung einzelner Wörter und Sätze erstellen Sie Ihren individuellen Text. Wenn Ihnen noch etwas einfällt oder an anderer Stelle begegnet, ändern Sie die Textstellen oder setzen Sie es hinzu. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf. Anrede und Gruß sind wichtige Elemente eines Schreibens. Sie wurden nicht bei den Briefbeispielen aufgeführt, sondern damit Sie mehr Möglichkeiten dazu finden gesondert dargestellt. Schauen Sie nach unter.. Bestimmte Briefe zu besonderen Anlässen können Sie anreichern, indem Sie ein passendes Zitat oder ein Sprichwort einbringen. Kriterien für die Auswahl sind das Verhältnis zwischen Absender und Empfänger der Anlass die Situation. Es gibt eine Vielzahl von Zitatensammlungen. Lassen Sie sich inspirieren und wählen etwas Treffendes aus. So geben Sie dem Text eine besondere Note.

3 Grundregeln moderner Korrespondenz. Wichtige Regeln aus der DIN 008 Für die Gestaltung des Schriftverkehrs gilt die DIN 008 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Sie legt nicht fest, was zu schreiben ist, sondern wie inhaltlich vorgegebene Texte präsentiert werden sollen. Sie enthält Anforderungen, die an das Äußere von modernen Texten gestellt werden. Die Richtlinien beziehen sich unter anderem auf die Schreibungen von Satzund Rechenzeichen, Ziffern, Zahlen und Zahlengliederungen. Ferner wird die rationelle Gliederung von Texten und der Aufbau von Geschäftsbriefen behandelt. Praktische Beispiele ergänzen die Ausführungen. Nachfolgend werden Grundsätze für die offizielle Briefgestaltung behandelt. Zeilenabstand Im Allgemeinen wird mit einfachem Zeilenabstand (Zeilenabstand /einzeilig) geschrieben. Texte besonderer Art, zum Beispiel Glückwunschbriefe, Kondolenzschreiben, können mit größerem Zeilenabstand geschrieben werden. Anschriften a) Aufbau Anschriften werden im Anschriftfeld der Schriftstücke und auf Briefhüllen in gleicher Anordnung geschrieben. Für das Anschriftfeld stehen neun Zeilen zur Verfügung. Das Feld wird unterteilt in die Zusatz- und Vermerkzone und die Anschriftzone Zusätze und Vermerke (Vorausverfügungen, Produkte, elektronische Freimachungsvermerke) Anschrift Zusatz- und Vermerkzone Anschriftzone Im gesamten Anschriftfeld werden keine Leerzeilen geschrieben, also weder zur Trennung der Zusätze und Vermerke von der Anschrift, noch innerhalb der Anschrift vor dem Ortsnamen. Die gesamte Aufschrift

4 wird somit als durchgehender Block geschrieben. Auch das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Abtrennen von der Anschrift ist nicht mehr zulässig. Ortsnamen werden bei Inlandsanschriften nicht hervorgehoben. b) Inhalt b ) Anrede Mit oder ohne Anrede? Es stellt sich die Frage, ob in der modernen Korrespondenz die Anrede Frau, Herr in der Anschrift ganz weggelassen werden kann. Eva Müller Horst Kleinschmidt Diese Form wird zwar immer beliebter, jedoch möchten viele auf den höflichen Anfang mit Frau oder Herr nicht verzichten. Herr oder Herrn? Früher war es üblich, die Anschrift mit dem Zusatz An den zu beginnen. Folglich schrieb man An den Herrn. Mit den Jahren fiel der Zusatz weg, die Form Herrn wurde jedoch beibehalten. Viele Praktiker verzichten schon lange auf das n, weil sie auf dem Standpunkt stehen: Empfänger ist Herr In den vorliegenden Texten wird daher Herr verwandt. Abkürzung der Anrede? Abkürzungen wie Hr. und Fr. gelten als unhöflich und bringen kaum Zeitersparnis bei der Erstellung des Textes. Berufsbezeichnungen und Titel? Berufs- und Amtsbezeichnungen werden in der Regel neben Frau und Herr geschrieben. Längere Bezeichnungen können unter dem Namen stehen. Herr Direktor Peter Müller Frau Helga Kraus Oberstudiendirektorin

5 Akademische Titel und Grade stehen vor dem Namen. Frau Dr. Maria Eilig Herr Dipl.-Ing. Fritz Schnell Herr Prof. Dr. Hermann Schulz Zusätze zur Angabe von Personen in Firmenanschriften? Vermerke wie im Hause, in Firma, z. H. (zu Händen) und c/o (care of) sind nicht mehr angebracht. Das Paar in der Anschrift? Ein verheiratetes Paar mit Eheleute anzuschreiben, gehört der Vergangenheit an. Jede Person sollte in eine Zeile geschrieben werden. Bei privaten Empfängern ist es üblich, die Frau in der Anschrift und später in der Anrede zuerst zu nennen. Beispiel: Frau Petra Renner Herr Ralf Renner Diese Form passt auch, wenn das Paar die Geburtsnamen beibehält oder nicht verheiratet ist. Beispiel: Frau Luise Weber Herr Max Lieber Bei Geschäftspartnern richtet sich die Reihenfolge in der Anschrift und in der Anrede nach dem Rang. Schreibung von Straße und Postfach Die Regeln für die Schreibung von Straßennamen sind im Rechtschreib-Duden aufgeführt. Das Grundwort Straße sollte ausgeschrieben werden. Str. sollte nur bei Platzmangel verwendet werden.