Geschäftsbrief nach DIN 5008 Aufbau und Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen

Transkript

1 Geschäftsbrief nach DIN 5008 Aufbau und Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen Informationsblock Bezugszeichenzeile

2 Geschäftsbrief nach DIN 5008 Form A mit Informationsblock (DIN 5008-A-A4-IB) Breite variabel (max. 75 ) Informationsblock 40 Höhe variabel min Lochmarke 4.23 variable Höhe 4.23 Geschäftsbriefe Typ A und B in der Version mit Informationsblock als InDesign- und InDesign-Markup-Datei. IB A

3 l PLAINWORKS Geschäftsbrief nach DIN 5008 Form A mit Bezugszeichenzeile (DIN 5008-A-A4-BZ) Bezugszeichenzeile Kounikationszeile Lochmarke 4.23 variable Höhe 4.23 Geschäftsbriefe Typ A und B in der Version mit Informationsblock als InDesign- und InDesign-Markup-Datei. BZ A

4 Geschäftsbrief nach DIN 5008 Form B mit Informationsblock (DIN 5008-B-A4-IB) Breite variabel (max. 75 ) variabel ) 5 Informationsblock 40 Höhe variabel min Lochmarke variable Höhe 4.23 Geschäftsbriefe Typ A und B in der Version mit Informationsblock als InDesign- und InDesign-Markup-Datei. IB B

5 Geschäftsbrief nach DIN 5008 Form B mit Bezugszeichenzeile (DIN 5008-B-A4-BZ^) Kounikationszeile 5 40 Bezugszeichenzeile Lochmarke variable Höhe 4.23 Geschäftsbriefe Typ A und B in der Version mit Informationsblock als InDesign- und InDesign-Markup-Datei. BZ B

6 Gestaltungs- und Satzregeln (DIN 5008/17) Briefgestaltung Im Sinne der besseren Lesbarkeit sollten keine ausgefallenen Schriftarten und keine Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt für den nicht vorgedruckten Text verwendet werden. Zeilen beginnen an der Fluchtlinie, 2,5 cm vom linken Blattrand entfernt. Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile voneinander getrennt. Der klein gedruckte Absender über dem enthält die Adresse ingegebenenfalls in verkürzter Form. Das ist 9-zeilig nach inter-nationaler Normung aufgebaut (3 Zeilen für die Zusatzund Vermerkzone und 6 Zeilen für die Anschriftzone). Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht vorgesehen. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt. Empfängeradresse Bei Großempfängern dürfen weder Postfach noch Straße/Hausnuer angegeben werden. Zustellangaben (Gebäudeteile oder Wohnungen) müssen mit zwei Schrägstrichen von Straße/Hausnuer getrennt werden. Ortsteilnamen dürfen in einer eigenen Zeile oberhalb der Angabe für ein Postfach oder Straße und Hausnuer vermerkt werden. Die Länderangabe ist beim Versand innerhalb Deutschlands entbehrlich. Bei Auslandsanschriften müssen lateinische Buchstaben und arabische Ziffern verwendet werden. Der Bestiungsort und die Länderangabe sind in Großbuchstaben zu schreiben. Die Bestandteile der Anschrift sind nach Möglichkeit nach den Gepflogenheiten im Empfängerland zu gliedern. Bezugszeichenzeile und Informationsblock Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnuer, den Namen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters, das Datum und gegebenenfalls Diktatzeichen. Das Datum wird numerisch (JJJJ- MM-TT) oder alphanumerisch 15. Juni 2013 geschrieben. Die Angaben werden unter die vorgedruckten Leitwörter geschrieben. Alternativ zur Bezugszeichenzeile steht vielfach rechts neben dem Anschriftfeld ein Informationsblock. In einer Kounikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. Telefonnuer und/oder Faxnuer stehen. FUSszeile Die Fusszeile enthält die Geschäftsangaben. Dazu gehören Angaben über Geschäftsräume, Hauptanschlüsse aller Kounikationsmittel und Kontoverbindungen, bei Kapitalgesellschaften außerdem Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternuer. Wenn Briefvordrucke oder -vorlagen auch für Rechnungen verwendet werden, sind außerdem Steuernuer und Umsatzsteuer-Identifikationsnuer anzugeben. Die Höhe dieses Felds ergibt sich aus dem Raumbedarf.

7 (DIN 5008/17.7) 5 Zusatz- und Vermerkzone 12.7 Anschriftzone Absenderadresse Büchersendung Wenn unzustellbar, bitte mit neuer Anschrift zurück Musterfirma Herr Max Mustermann Gebäude 2 B Abteilung 3 FH/II Postfach Berlin

8 (DIN 5008/ ) Betreffzeile Der Betreff in Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Er kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Das Wort Betreff selbst wird nicht mehr geschrieben. Unter dem Betreff bleiben zwei Zeilen frei. 02 Anrede Die Anrede ist mit einer Leerzeile vom folgenden Text abzusetzen. 03 Brieftext Der Text wird mit Zeilenabstand 1 (einzeilig) geschrieben und durch Leerzeilen gegliedert. 04 GruSSformel Der Gruß beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt. 05 Firma des Absenders Nach der Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand die Bezeichnung des Unternehmens. Der Abstand für die maschinenschriftliche Unterzeichner- angabe(n) richtet sich in der Praxis nach der Notwendigkeit Unterschrift Nach der Unternehmensbezeichnung folgen Leerzeichen für die Unterschrift. Der Abstand ist variabel und richtet sich nach dem Gusto des Unterzeichners 07 Unterzeichnername Direkt unter der Unterschrift folgt der maschinengeschriebene Name des Unterzeichnenden Anlagen- und Verteilvermerk Anlagen- und Verteilvermerk werden durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen geschrieben. Dieser Text entfällt, wenn dem Brief keine Anlagen mitgegeben werden. Es ist nicht mehr üblich, die Anlagen aufzuführen. Sollte es notwendig sein, jede Anlage aufzuführen, so sollte dies im Brieftext integriert erfolgen. 10 Seitenzahl Sollte ein Brief mehr als eine Seite Text umfassen, so wird das Schreiben mindestens drei Zeilen vor Erreichen des Brieffußes unterbrochen und das Symbol für Folgeseiten, drei Punkte ( ), nach einer Leerzeile an den rechten Rand gesetzt. Die neue Seite umfasst dann keinen, sondern beginnt mit dem üblichen oberen Rand mit der ersten Zeile. In dieser Zeile wird die Seitenzahl zentriert (mit - - ) geschrieben. Danach erfolgt eine Leerzeile und danach wird der Brieftext fortgesetzt.

9 Die Angaben in der DIN 8008 dienen nur dazu, die technische und automatische Verarbeitung zu gewährleisten. Es sind keine ästhetischen Empfehlungen. PLAINWORKS Counication Design