DIN 5008: Neuregelung des Anschriftfeldes

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1 INFO 1815, Juli 2004 DIN 5008: Neuregelung des Anschriftfeldes Einführung...1 Der Änderungsbedarf...1 Das neue Anschriftfeld...2 Schreiben im neuen Anschriftfeld...3 Die neuen Positionsangaben...5 Gesamtbeurteilung...5 Ansprechpartner...6 Einführung Die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008) gelten in der aktuellen Form seit November Da es beim Anschriftfeld einen akuten Änderungsbedarf gab, wurde beschlossen, während der Norm-Laufzeit (in der Regel 5 bis 6 Jahre) eine gesonderte Änderungsausgabe als DIN 5008/A1 zu veröffentlichen. Der Änderungsbedarf In der Anmerkung 5 zu Abschnitt der gültigen DIN 5008 gibt es eine Zulässigkeitsregel, nach der auf eine Leerzeile vor dem Ortsnamen im Anschriftfeld verzichtet werden darf. Dies entspricht auch internationalen Schreibweisen. Vor allem Seite 1 von 6

2 schafft man sich damit aber Platz für größere Zusätze und Vermerke einschließlich elektronischer Frankierung. Seit einiger Zeit propagiert die Deutsche Post AG den Verzicht auf eine Leerzeile entgegen der Grundregel der DIN 5008, was zur Verwirrung der Anwender führte. Somit entstand der Bedarf, hier klare konsistente Regeln zu schaffen. In der Ad-hoc- Gruppe Anschriften des Normenausschusses Bürowesen wurden Änderungen mit der Deutschen Post AG abgestimmt, die als E DIN 5008/A1: nun im Entwurf veröffentlicht wurden. Unter und Sucheingabe DIN 5008 findet man die Bestellmöglichkeit: (Norm-Entwurf) DIN 5008/A1, Ausgabe: , Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung - Änderung A1. Bis zum 30. September 2004 können hierzu Einsprüche gemeldet werden. Wesentliche Änderungen werden allerdings nicht erwartet, da alle Interessengruppen bei der Regelfestlegung beteiligt waren. Das neue Anschriftfeld Die Begriffe Der Bereich für das Brieffenster heißt weiterhin Anschriftfeld. Dieses Feld wird nun unterteilt in die Zusatz- und Vermerkzone und die Anschriftzone. Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift (alle 9 Zeilen). Bestandteile der Aufschrift sind Zusätze und Vermerke (3 Zeilen) sowie die Anschrift (6 Zeilen). Die Zusatz- und Vermerkzone Die Höhe der Zusatz- und Vermerkzone beträgt 12,7 mm entsprechend 3 Zeilen nach DIN-Raster. In die Zusatz- und Vermerkzone dürfen Vorausverfügungen aufgeführt werden (z. B. Nicht nachsenden!, Wenn unzustellbar, zurück! ), Produktbezeichnungen (z. B. Einschreiben, Büchersendung ) oder elektronische Freimachungsvermerke. Gerade der Platzbedarf für elektronische Freimachungsvermerke (z. B. über Stampit ) führte zur Neuregelung. Im Gegensatz zu früher lässt die Post auch Vermerke wie Persönlich/Vertraulich in dieser Zone zu. Die neue Zusatz- und Vermerkzone ersetzt die bisherigen zwei Zeilen für postalische Vermerke. Seite 2 von 6

3 Abbildung 1 enthält die neuen Maße des Anschriftfeldes. Anschriftfeld 40 mm Zusätze und Vermerke (Vorausverfügungen, Produkte, elektronische Freimachungsvermerke) Anschrift [Aufschrift = Zusätze und Vermerke + Anschrift] Anschriftfeld, Breite 85 mm Zusatz- und Vermerkzone (12,7 mm) Anschriftzone (27,3 mm) Die Anschriftzone Sie umfasst entsprechend internationaler Normung nur noch 6 Zeilen. Sie hat eine Höhe von 27,3 mm, was etwas mehr als 6 Zeilen mit 12 Punkt Zeilenhöhe entspricht. Zusammen mit der Zusatz- und Vermerkzone ergibt sich damit aber die unveränderte Gesamthöhe von 40 mm des Anschriftfeldes. Die Erweiterungsklausel Wenn ein elektronisches Frankierverfahren mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatzund Vermerkzone benötigt, ist die Anschriftzone entsprechend zu verkleinern. Werden in der Anschriftzone alle sechs Zeilen benötigt, ist dort die Schriftgröße zu reduzieren. Eine Schriftgröße von 8 Punkt darf aber nicht unterschritten werden. Bei Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt sind zudem serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica zu verwenden (also keine Serifenschriften wie Times). Schreiben im neuen Anschriftfeld Der Verzicht auf Leerzeilen Im gesamten Anschriftfeld werden keine Leerzeilen geschrieben, also weder zur Trennung der Zusätze und Vermerke von der Anschrift, noch innerhalb der Anschrift vor dem Ortsnamen. Daraus folgt auch, dass der Text in der Zusatz- und Vermerkzone nur dann in der ersten Zeile beginnt, wenn er drei Zeilen umfasst. Ein zweizeiliger Text beginnt in der zweiten Zeile, ein einzeiliger in der dritten. Seite 3 von 6

4 Tipp Wenn Zusätze und Vermerke manuell geschrieben werden und die Gesamtlänge nicht immer abgeschätzt werden kann (in welcher Zeile soll ich beginnen?), kann man in Word dieses Problem lösen. Dazu legt man sich das Anschriftfeld als zweizeilige Tabelle an; die erste Zeile wird mit einer Höhe von 12,7 mm und der Ausrichtung unten geschrieben, die zweite Zeile mit einer Höhe von 27,3 mm und einer Ausrichtung oben Zur Umsetzung der neuen Regeln enthält das im Bildungsverlag EINS erschienene Buch DIN 5008 von A bis Z Perfekt schreiben mit Word 2003 viele ausführliche Praxistipps, vgl. Abbildung 2 zeigt als Beispiel das Anschriftfeld mit Stampit-Frankierung. Herrn Thomas Winterfeld Badmintonbedarf GmbH Sonnenweg Bergisch Gladbach Zusatz- und Vermerkzone (erweitert) Anschriftzone (verkleinert) Die Hervorhebungen Es gibt keine Hervorhebungen im Anschriftfeld mehr. Bisher sollten postalische Vermerke bei fehlender Leerzeile unterstrichen werden. Die Satzzeichen Präzisiert wurde die Regelung für Satzzeichen: Innerhalb der Anschrift werden Satzzeichen innerhalb einer Zeile, jedoch nicht am Zeilenende geschrieben. Bei Zusätzen und Vermerken dürfen jedoch zusätzlich auch Satzzeichen am Zeilenende stehen, weil dies für bestimmte Vorausverfügungen erforderlich ist, die alle mit Ausrufezeichen schließen (z. B. Nicht nachsenden! ). Das Professorenproblem Die Grundregel wurde nicht verändert. Danach werden Berufs- und Amtsbezeichnungen neben Frau und Herrn geschrieben, akademische Grade dagegen direkt vor den Namen. Da Professor jedoch sowohl eine Berufsbezeichnung als auch ein Seite 4 von 6

5 akademischer Grad sein kann, führte dies immer zu Zweifeln. Jetzt wurde klargestellt, dass wegen dieser Problematik Prof. immer unmittelbar vor dem Namen geschrieben werden sollte. Die neuen Positionsangaben Im Anhang B und C der DIN 5008 stehen die Positionsangaben für Geschäftsbriefe. Diese Tabellen wurden in der DIN 5008/A1 komplett wiedergegeben, weil hier die Änderungen durch das neue Anschriftfeld aufgenommen wurden. Abbildung 3 enthält eine Zusammenfassung der Änderungen aus der Tabelle C (die Tabellen B.1 und B.2 Angaben zu Zeilenanfang und Zeilenende verändern sich in den Bemaßungen nicht): Bezeichnung Geschäftsbrief Form A Zeilenanfang auf Zeile von der Blattkante Zeilenanfang in Punkt von der Blattkante Zeilenanfang in Millimetern von der Blattkante Erste Absenderzeile (Brief ohne Aufdruck) ,93 Erste Zeile Zusatz- und Vermerkzone ,86 Erste Zeile Anschriftzone ,56 Geschäftsbrief Form B Erste Absenderzeile (Brief ohne Aufdruck) ,93 Erste Zeile Zusatz- und Vermerkzone ,79 Erste Zeile Anschriftzone ,49 Abbildung 3 Gesamtbeurteilung Vorteile der Neuregelung zum Anschriftfeld sind: - Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Aufschrift durch Wegfall der Leerzeile. Seite 5 von 6

6 - Optimierte Anschriftenerkennung zur sicheren automatischen Verarbeitung in Post-Verteilzentren. - Vergrößerter Vermerkbereich, der auch automatisierte Frankierverfahren (elektronische Freimachungsvermerke) zulässt. - Trotz des vergrößerten Vermerkbereichs unveränderte Zeilenzahl für die Anschrift (6 Zeilen) durch Wegfall der Leerzeile vor dem Ort. Ansprechpartner Frank Manekeller frankmanekeller@t-online.de Seite 6 von 6