Briefvordrucke. Briefvordrucke und die Elemente eines Briefvordrucks sind in DIN 676 geregelt.

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1 Briefvordrucke Briefvordrucke und die Elemente eines Briefvordrucks sind in DIN 676 geregelt. Selbst gestaltete Vordrucke (Briefmasken) sollen dieser Norm entsprechen. Wir unterscheiden Briefvordrucke zunächst nach Form A (Feld für den Briefkopf 27 mm) Form B Form B (Feld für den Briefkopf 45 mm)

2 Briefvordrucke mit Aufdruck Sie unterscheiden sich vor allem durch die Verwendung eines Informationsblockes bzw. einer Kommunikationszeile und Bezugszeichenzeile

3 Briefblätter ohne Aufdruck Briefblätter ohne Aufdruck unterscheiden sich durch die Position des Anschriftfeldes (von der oberen Blattkante gemessen): Form A B Absenderangabe mm 16,9 16,9 Erste Anschriftzeile mm 33,9 50,8 Der Informationsblock darf auch für das Briefblatt A4 ohne Aufdruck verwendet werden.

4 Elemente von Briefvordrucken Geschäftsangaben Anschriftfeld Faltmarke Lochmarke Faltmarke Warnzeichen Absenderangabe Feld für den Briefkopf Informationsblock Betreff Anrede Brieftext Unterschriftenblock Grußformel Bezeichnung des Unternehmens bzw. Behörde Zusätze (z. B. i. A., ppa.) Unterschriften (hand- und maschinenschriftlich) Anlagen- und Verteilvermerke

5 Bezeichnung und Position der Briefobjekte Feld für den Briefkopf Im oberen Teil des Briefblattes ist die Branchenbezeichnung, der Firmenname, ein Werbetext oder das Firmenzeichen eingedruckt. Anschriftfeld Anschriften werden im Anschriftfeld und auf Briefhüllen in gleicher Anordnung geschrieben. Das Anschriftfeld besteht aus der Zusatzund Vermerkzone (3-zeilig) und der Anschriftzone (6-zeilig). Unmittelbar über der Zusatz- und Vermerkzone steht die Postanschrift des Absenders. Bei Verwendung von Fensterbriefhüllen darf diese durch eine feine Linie oder farblich abgegrenzt werden. Die Größe des Anschriftfeldes beträgt 85 x 40 mm.

6 Bezeichnung und Position der Briefobjekte Bezugszeichen Sie enthalten vorgedruckte Leitwörter, die in ihrer Reihenfolge genormt sind. Die Angaben zur Korrespondenz (firmeninterne Diktatzeichen, Telefon- oder Durchwahlnummer, Sachbearbeiter, Ausfertigungsdatum) werden in der Bezugszeichenzeile eingetragen. Weitere direkte Kommunikationsmöglichkeiten stehen neben dem Anschriftfeld. An Stelle der Bezugszeichenzeile wird alternativ ein Informationsblock rechts neben dem Anschriftfeld verwendet. Betreffangabe Der Betreff ist eine stichwortartige Inhaltsangabe des Brieftextes. Der Wortlaut ist zwei Leerzeilen nach den Bezugszeichen oder dem Informationsblock zu schreiben.

7 Bezeichnung und Position der Briefobjekte Brieftext Der Brieftext folgt dem Betreff nach zwei Leerzeilen. Der Text beginnt mit einer Anrede und wird durch Absätze gegliedert. Unterschriftenblock Er enthält die Grußformel, Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde und die Unterschriftswiederholung des Unterzeichners. Danach sind häufig noch Anlage- oder Verteilvermerke einzutragen. Loch- und Faltmarken Diese befinden sich innerhalb des Heftrandes (20 mm) und bestehen aus feinen kurzen Linien. Bei Vorlochung kann die Lochmarke entfallen. Die beiden Faltmarken haben, vom oberen Blattrand gemessen, folgende Abstände: Form A (87 und 192 mm), Form B (105 und 210 mm).

8 Bezeichnung und Position der Briefobjekte Warnzeichen Es weist darauf hin, dass auf der aktuellen Seite höchstens noch neun Zeilen beschreibbar sind. Das Warnzeichen besteht aus einer kurzen Linie (4 mm bis 8 mm), die innerhalb des Heftrandes und mindestens 60 mm vom unteren Papierrand bzw. 40 mm oberhalb der ersten Zeile der Geschäftsangabe angeordnet ist. Geschäftsangaben Wichtige und gleichbleibende Geschäftsangaben stehen am Fuß des Vordrucks.

9 Anwendungsbeispiel ohne Aufdruck Für Briefblätter ohne Aufdruck gilt: Die Absenderangabe beginnt in der fünften Zeile bzw. nach 16,9 mm von der oberen Blattkante. Zur Absenderangabe gehören der Name, die Straße bzw. das Postfach, der Ort und im internationalen Schriftverkehr auch das Land. Die Angaben werden nicht durch Leerzeilen getrennt. Kommunikationsangaben, z. B. Telefon, Mobil, Telefax, , dürfen in der Absenderangabe ergänzt werden oder stehen in einem Informationsblock.