Sekretärinnen SERVICE

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1 SCHWERPUNKTAUSGABE: DIE DIN-NORM 5008:2011 AUF EINEN BLICK! Sekretärinnen Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz Ausgabe 15/2011 Der DIN-konforme Geschäftsbrief Aus zwei mach eins: die DIN 5008:2011 seit April dieses Jahres gilt die neue DIN-NORM 5008:2011 Wieder neue Regeln, haben Sie womöglich seufzend festgestellt Doch mit der neuen Regelung wird einiges einfacher, denn es werden zwei frühere DIN-Normen neu in einer einzigen zusammengefasst Halten Sie diese Sonderausgabe von «Sekretärinnen» in Reichweite! Sie vermittelt Ihnen eine Übersicht über alle heute geltenden Regeln, die für Ihre Geschäftskorrespondenz wichtig sind Die Beispiele, Vorlagen und Übersichtstabellen dazu stellen wir Ihnen im geschützten Bereich unserer Website als Download zur Verfügung Irene Fischer Farzan, Herausgeberin und Management-Assistentin Nach vier Jahren Bank- und 14 Jahren Sekretariatserfahrung ist unsere Herausgeberin Irene Fischer Farzan heute Assistentin des Teilbereichsleiters eines großen Energiekonzerns Kontakt und Internet-Archiv: wwwsekretaerinnen-servicede Benutzername: sekretaerin Ihr Passwort ab November: ergonomie11 Die neue DIN-Norm: So schreiben Sie moderne Geschäftsbriefe Die DIN-Norm 5008 ist ein Standard, der vom Deutschen Institut für Normung erarbeitet wird und zum Beispiel Regeln dafür festlegt, wie ein moderner Geschäftsbrief aussehen soll Viele Überarbeitungen der DIN-Norm folgten der ersten Seit April liegt nun die neueste vor: die DIN 5008:2011 Sie integriert die Inhalte der DIN 676 in die DIN 5008 Wir zeigen Ihnen, was Sie bei Ihren Geschäftsbriefen in Zukunft beachten müssen Form und Gestaltung für Geschäftsbriefe Verwenden Sie das Papierformat A4 (210 mm x 297 mm) nach DIN EN ISO 216 Bei allen Maßangaben wird standardmäßig zuerst die Höhe und dann die Breite genannt Sämtliche Maße für Ihren Geschäftsbrief finden Sie in den Übersichten * Im Download-Dokument DIN 5008: 2011: Übersicht 1: Angaben für Zeilenanfang und -ende sowie Übersicht 2: Angaben für Zeilenpositionen von der oberen Blattkante Die DIN 5008:2011 bietet Ihnen zwei verschiedene Formen für Geschäftsbriefe an: Form A: hochgestelltes Anschriftenfeld (* Download Musterbrief 1) Form B: tiefgestelltes Anschriftenfeld (* Download Musterbrief 2) Bei beiden Formen können Sie zwischen einem Informationsblock oder einer Bezugszeichenzeile mit Kommunikationszeile wählen 1 Der Briefkopf Das Feld für den Briefkopf gibt es in der neuen DIN 5008:2011 in zwei Versionen: Form A oder Form B In der Form A steht Ihnen für den Briefkopf ein Feld zur Verfügung, das über die gesamte Blattbreite reicht und 27 mm hoch ist In der Form B ist der Briefkopf größer: Er bietet Ihnen ebenfalls Platz über die gesamte Blattbreite und eine Höhe von 45 mm Im Briefkopf platzieren Sie das Logo Ihres Unternehmens oder den Unternehmensnamen oder beides Weitere Angaben zum Absender stehen nicht im Briefkopf, sondern im Informationsblock (mehr dazu unter Punkt 6) oder in der Kommunikationszeile (mehr dazu unter Punkt 8) sowie in den Geschäftsangaben (mehr dazu unter Punkt 24) PS: Im privaten Brief gehört die vollständige Absenderangabe in den Briefkopf Name, * Download-Service Im passwortgeschützten Download- Bereich von wwwsekretaerinnenservicede finden Sie viele weitere nützliche Vorlagen zur DIN-Norm 5008:2011 Musterbrief 1 nach DIN 5008_2011 Form A (hochgestelltes Anschriftenfeld) Musterbrief 2 nach DIN 5008_2011 Form B (tiefgestelltes Anschriftenfeld) Anleitung zur Erstellung eines Musterbriefbogens Zusammenfassung der - Regeln nach DIN 5008:2011 Beispiele und Übersichtstabellen in Ergänzung zu dieser Ausgabe Schwerpunktausgabe 15/November 2011 wwwsekretaerinnen-servicede

2 Straße oder das Postfach, der Ort und nur im internationalen Schriftverkehr das Land Weitere Angaben wie Telefon, Mobilnummer, Telefax, können folgen oder in einem eigenen Informationsblock stehen 2 Postalische Rücksendeangabe Die Rücksendeangabe ist die Anschrift des Absenders, die im Brieffenster oberhalb der Anschrift des Empfängers zu sehen ist (siehe die Grafik unten) Das Feld für die postalische Rücksendeangabe befindet sich direkt unterhalb des Briefkopfs Auch wenn es so aussieht, als würde es zum Feld für die Anschrift dazugehören, tut es das genau genommen nicht Rücksendeangabe Ballpoint GmbH Postfach Nürtingen Frau Hermine Schrader Auguststraße Garmisch-Partenkirchen Impressum Dieses monothematische Supplement liegt Sekretärinnen Nr 14/11 bei Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation GmbH & Co OHG, Römerstraße 4, Kissing Tel: , Fax: service@gwide Internet: wwwsekretaerinnen-servicede Geschäftsführung: Werner Pehland, Wolfgang Materna, Werner Mützel Redaktion: Angela von Lerber (Chefredakteurin, ViSdP), Irene Fischer Farzan (Herausgeberin), Daniela Laubmeier (Objektleitung), Stefanie Demann (Fachautorin) Layout/Satz: contentsign, Altenahr Alle Angaben in Sekretärinnen wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers ISSN: Viele DIN 5008:2011-Übersichten im Internet stellen das Anschriftenfeld als Dreiklang aus postalischer Rücksendeangabe, Zusatz- und Vermerkzone sowie Anschriftenzone dar Tatsächlich nennt die DIN 5008:2011 die postalische Rücksendeangabe als alleinstehendes Element unterhalb des Briefkopfes und oberhalb des Anschriftenfeldes und fasst lediglich die Zusatz- und Vermerkzone sowie die Anschriftenzone zum Feld für die Anschrift des Empfängers zusammen Die postalische Rücksendeangabe steht so unter dem Briefkopf, dass sie noch im Umschlagfenster zu sehen ist Sie umfasst eine Zeile und liegt 20 mm von der linken Blattkante Der Text orientiert sich jedoch an der Fluchtlinie, die bei 25 mm beginnt Es genügt also, wenn Ihre Musterbriefvorlage einen linken Seitenrand von 25 mm hat Sie müssen nicht extra ein Feld für die Rücksendeangabe oder das Anschriftenfeld anlegen Für die postalische Rücksendeangabe stehen Ihnen 5 mm x 85 mm zur Verfügung Als Schriftgröße empfiehlt die DIN-Norm 8 Punkt Sollten Unternehmensname und Anschrift zu lang für die Zeile der Rücksendeangabe sein, können Sie sie abkürzen oder ausnahmsweise die Schriftgröße 6 Punkt verwenden Die postalische Rücksendeangabe können Sie auch zu einer Zone mit der Zusatz- und Vermerkzone zusammenfassen Dann stehen Ihnen insgesamt fünf Zeilen in Schriftgröße 8 oberhalb der Anschrift zur Verfügung Verwenden Sie eine postalische Rücksendeangabe, jedoch keine Zusätze oder Vermerke Damit bleiben zwischen der Rücksendeangabe und der Anschrift drei Zeilen leer Es sei denn, Sie entscheiden sich für die zusammengefasste Zone aus postalischer Rücksendeangabe, Zusatz- und Vermerkzone sowie Anschriftenzone: Dann füllen Sie die fünf Zeilen für Zusatz- und Vermerkzone mit Rücksendeangabe von unten nach oben Wenn Sie auf Zusätze und Vermerke verzichten, steht hier die Rücksendeangabe (in 8 Punkt Schriftgröße) also direkt in der Zeile über der Anschrift (in 12 Punkt Schriftgröße) 3 Feld für die Anschrift des Empfängers Das Feld für die Anschrift des Empfängers schließt nach unten an das Feld für die postalische Rücksendeangabe an Es ist unterteilt in die Zusatz- und Vermerkzone sowie die Anschriftenzone Das Feld für die Anschrift des Empfängers hat die Maße 40 mm x 85 mm und beginnt 20 mm von der linken Blattkante Ebenso wie bei der postalischen Rücksendeangabe beginnt der Text aber an der Fluchtlinie bei 25 mm Es besteht aus insgesamt neun Zeilen: drei für die Zusatz- und Vermerkzone und sechs für die Anschriftenzone Alle Angaben innerhalb des Feldes für die Anschrift des Empfängers (also Zusätze, Vermerke und die Anschrift) bezeichnet man als Aufschrift Die Aufschrift gliedern Sie so: 1 Zusätze und Vermerke Feld für die Anschrift des Empfängers Wenn unzustellbar zurück Einschreiben Persönlich Frau Hermine Schrader Auguststraße Garmisch-Partenkirchen 2 Empfängerbezeichnung 3 Postfach mit Nummer (Abholangabe) oder Straße und Hausnummer (Zustellangabe) 4 Postleitzahl und Bestimmungsort maximal 3 Zeilen für Zusätze und Vermerke maximal 6 Zeilen für die Anschrift des Empfängers 2 wwwsekretaerinnen-servicede

3 Folgende Regeln gelten nun für die Anschrift des Empfängers: Bei Anschriften von Großempfängern geben Sie weder Postfach noch Straße oder Hausnummer an (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 15) Namen von Ortsteilen können Sie in der Zeile über der Zustell- oder Abholangabe einfügen (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 10) Gebäudeteile, Stockwerke oder Wohnungsnummern können Sie abgetrennt durch zwei Schrägstriche hinter der Zustellangabe einfügen (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 12 und 13) Vor und nach den beiden Schrägstrichen fügen Sie jeweils ein Leerzeichen ein Für Auslandsanschriften verwenden Sie ausschließlich lateinische Schrift und arabische Ziffern Bestimmungsort und -land schreiben Sie in Großbuchstaben Den Ort möglichst in der Sprache des Empfängerlandes, das Land in deutscher Sprache (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 14) Bei der Anordnung der Anschriftenteile richten Sie sich wenn möglich nach den Regeln des Empfängerlandes Schreiben Sie Berufs- und Amtsbezeichnungen wie zum Beispiel Direktor, Rechtsanwalt oder Studienrat hinter Frau oder Herrn (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 4, 6 und 12) Akademische Grade wie Diplomund Doktorgrade (beispielsweise Dipl-Ing oder Dr) stehen unmittelbar vor dem Namen, ebenso Professor (Prof) (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 5, 9 und 15) Bachelor- und Mastergrade werden hinter dem Namen geführt (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 2 und 6) Bei Untermietern schreiben Sie den Namen des Empfängers über den Namen des Wohnungsinhabers (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 13) Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen erhalten den Zusatz e K oder e Kfr bzw Kfm (eingetragene Kauffrau, eingetragener Kaufmann) (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 10) 4 Zusatz- und Vermerkzone Die Zusätze und Vermerke geben Ihnen die Möglichkeit, im Voraus bestimmte Dinge zu verfügen, zum Beispiel, ob ein Brief nachgesendet werden soll oder nicht oder um welche Art von Schreiben es sich handelt Typische Zusätze und Vermerke sind: Nicht nachsenden! Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück! Wenn unzustellbar zurück Einschreiben Postzustellungsauftrag Büchersendung Persönlich Vertraulich Die Zusatz- und Vermerkzone gehört nach DIN 5008:2011 zur Anschriftzone des Empfängers Sie schließt nach unten an das Feld für die postalische Rücksendeangabe an Hier stehen Ihnen wie im Kapitel 2 (Postalische Rücksendeangabe) beschrieben zwei Varianten zur Verfügung: Entweder drei Zeilen in Schriftgröße 12 oder eine mit der postalischen Rücksendeangabe zusammengefasste Zone über fünf Zeilen in Schriftgröße 8 Beschriften Sie die Zusatz- und Vermerkzone so, dass keine Leerzeile zwischen ihr und der darunter folgenden Anschriftenzone entsteht Anders gesagt: Die Zusatz- und Vermerkzone wird von unten nach oben aufgefüllt Haben Sie keine Vermerke oder Vorausverfügungen, bleiben die drei Zeilen leer Fügen Sie nur in eine Zeile einen Vermerk ein, bleiben die oberen beiden Zeilen leer In die Zusatz- und Vermerkzone dürfen auch Ordnungsbezeichnungen des Absenders aufgenommen werden (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 14) Wenn Sie in der Zusatz- und Vermerkzone mehr Platz benötigen als die drei vorgesehenen Zeilen, dürfen Sie auch die Zeilen für die Anschrift mitverwenden Reicht Ihnen dies auch nicht aus, können Sie die Schriftgröße reduzieren, aber nicht unter 8 Punkt Verwenden Sie bei Schriftgrößen unter 10 Punkt serifenlose Schriften wie zum Beispiel Arial oder Helvetica In dieser Zone dürfen am Ende einer Zeile Satzzeichen zum Beispiel ein Ausrufungszeichen stehen Zusatz- und Vermerkzone 2784/di/posd/39047 Nicht nachsenden! Einschreiben Frau Hermine Schrader Auguststraße Garmisch-Partenkirchen So sieht es aus, wenn Sie die Rücksendeagabe und die Zusatz- und Vermerkzone zu einer Zone zusammenfassen: Ballpoint Gmbh Postfach Nürtingen Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück! Frau Hermine Schrader Auguststraße Garmisch-Partenkirchen 5 Anschriftenzone In der Anschriftenzone stehen Ihnen sechs Zeilen zur Verfügung Es werden zwischen den Angaben keine Leerzeilen mehr gelassen Ebenso entfällt die Leerzeile zwischen Zusatz- und Vermerkzone und Anschriftenzone Die Gründe hierfür sind: die Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Anschriften, da in anderen Ländern keine Leerzeile verwendet wird die Verarbeitung elektronischer Frankierung, die ebenfalls bereits auf die Leerzeile verzichtet die schnellere maschinelle Verarbeitung von Sendungen, wenn auf die Leerzeile verzichtet wird wwwsekretaerinnen-servicede 3

4 In der Anschriftenzone stehen Satzzeichen zum Beispiel ein Punkt nur innerhalb der Anschrift, aber nicht am Ende einer Zeile * Im Download-Dokument: DIN 5008_ Informationsblock Die neue DIN 5008:2011 gibt der Version eines Geschäftsbriefes mit Informationsblock gegenüber einer Bezugszeichenzeile den Vorzug Die Bezugszeichenzeile ist aber weiterhin möglich (siehe Punkt 7) Der Grund, warum der Informationsblock empfohlen wird, liegt darin, dass vielfältige Angaben in übersichtlicher Form wiedergegeben werden können Für den Informationsblock verwenden Sie ein Feld, das rechts neben dem Feld für die Anschrift des Empfängers positioniert wird Die Höhe sollte mindestens 40 mm betragen, die Breite mindestens 75 mm Auch wenn Sie das Feld für die Anschrift des Empfängers mit integrierter Rücksendeangabe übernehmen, beginnt der Informationsblock rechts daneben eine Zeile tiefer Der Informationsblock enthält Leitwörter, Bezugszeichen und Kommunikationsmöglichkeiten Welche Angaben Sie verwenden, hängt vom Anlass Ihres Schreibens ab Angaben können sein: Ihr Zeichen Ihre Nachricht vom Unser Zeichen Unsere Nachricht vom Name Telefon Mobilnummer Fax Internet Datum Diese Reihenfolge sollten Sie einhalten Zwischen den Bezugszeichen und dem Leitwort Name lassen Sie eine Zeile frei Genauso ist zwischen den Kommunikationsmöglichkeiten und dem Leitwort Datum eine Leerzeile vorgesehen Je nach Anlass können Sie den Informationsblock auch individuell gestalten, Bezugszeichen weglassen und stattdessen eine andere Form von Leitwörtern angeben wie zum Beispiel Ihr Ansprechpartner oder Abteilung Hier können Sie Angaben wie die -Adresse auch in einer kleineren Schriftgröße gestalten, mindestens aber in 8 Punkt Ansonsten halten Sie alle Angaben im Informationsblock in derselben Schrift und Schriftgröße wie das Anschreiben Kurz und gut: Leitwörter dürfen weggelassen, ergänzt oder verändert werden Alle Angaben sollten Sie mit Leerzeilen gruppieren Wenn Sie den Standard-Informationsblock verwenden, folgen alle Angaben unmittelbar hinter dem Leitwort in der von Ihnen verwendeten Schriftart und -größe Entscheiden Sie sich für einen individuell gestalteten Informationsblock, sollten nach DIN 5008:2011 die Angaben an einer gedachten Standard- Informationsblock Ihr Zeichen: ig-hd Ihre Nachricht vom: Unser Zeichen: if Unsere Nachricht vom Name: Herrmann Gieseler Telefon: Fax: hgieseler@probamode Datum: Informationsblock in moderner Gestaltung Ihr Gesprächspartner: Herrmann Gieseler Abteilung: Kundendienst Nord Telefon: Fax: hgieseler@probamode Datum: Fluchtlinie geschrieben werden Dabei gehen Sie vom längsten Leitwort aus und lassen dann mindestens ein Leerzeichen frei, sodass Sie die folgenden Angaben bündig untereinander aufführen können Auch hier empfiehlt die DIN, bei derselben Schriftart zu bleiben und möglichst auch bei derselben Schriftgröße Würde eine lange - oder Internetadresse den Rahmen sprengen, können Sie für einzelne Angaben auch die Schriftgröße reduzieren, allerdings nicht unter 8 Punkt PRAXIS-Tipp: Den Informationsblock können Sie auch für Privatbriefe verwenden 7 Bezugszeichenzeile Für den Fall, dass Sie keinen Informationsblock wünschen, bietet die DIN 5008:2011 eine Bezugszeichenzeile an Leitwörter wie Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, unsere Nachricht vom, Telefon, Name, Datum setzen Sie in Ihrem Schreiben so, dass die Zeilenoberkante mindestens 8,46 mm (zwei Zeilen in 12 Punkt) unterhalb des Anschriftfeldes steht und die dazugehörigen Angaben schreibzeilengerecht daruntergeschrieben werden können Leitwörter, die Sie nicht benötigen, können Sie weglassen Empfohlen wird für die Leitwörter eine Schriftgröße von 8 Punkt Bei zweizeiligen Leitwörtern wie Telefon, Name und die Hauptanschlussnummer des Unternehmens können Sie die Schriftgröße auf 6 Punkt reduzieren Die Anordnung der Leitwörter folgt dem Leitwort Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, das 25 mm von der linken Blattkante entfernt ist Alle weiteren Leitwörter folgen im Raster von 50 mm Mehrere Angaben zu einem Leitwort können Sie durch ein Komma trennen * Im Download-Dokument: Bezugszeichenzeile 4 wwwsekretaerinnen-servicede

5 8 Kommunikationszeile Wenn Sie sich für ein Geschäftsschreiben mit Bezugszeichenzeile entschieden haben und feststellen, dass die Zeile nicht ausreicht, um auch Kommunikationsangaben aufzuführen, können Sie eine zusätzliche Kommunikationszeile einfügen, zum Beispiel Telefax, oder Mobilnummer Die Kommunikationszeile liegt neben dem Anschriftenfeld oberhalb der Bezugszeichenzeile Sie beginnt 125 mm von der linken Blattkante und liegt genau in der Flucht mit dem dritten Leitwort der Bezugszeichenzeile Das Feld für die Anschrift des Empfängers und die Kommunikationszeile schließen nach unten bündig ab: 8,46 mm oder zwei Zeilen in 12 Punkt über der Bezugszeichenzeile Die gewünschten Leitwörter der Kommunikationszeile setzen Sie rechts neben das Feld für die Anschrift des Empfängers, sodass die zugehörigen Angaben schreibzeilengerecht in Höhe der letzten Zeile des Feldes für die Anschrift des Empfängers geschrieben werden 9 Datum Das Kalenderdatum können Sie in mehreren Varianten schreiben Die nummerische Schreibweise erfolgt in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag Die Angaben gliedern Sie mit einem Mittestrich Die Jahreszahl wird vierstellig geschrieben, Monat und Tag zweistellig Beispiel: Nicht: Das Datum darf jedoch auch in der Reihenfolge Tag, Monat, Jahr gegliedert werden Das Jahr wird immer vierstellig ausgeschrieben Für die Gliederung sollte hier der Punkt verwendet werden Beispiel: Nicht: Außerdem können Sie auch die sogenannte alphanumerische Schreibweise des Kalenderdatums wählen Hier gilt die Reihenfolge Tag, Monat, Jahr Die Jahreszahl wird ebenfalls vierstellig angegeben Einstellige Tagesangaben führen keine Null vorweg Der Monatsname sollte nicht abgekürzt werden Beispiel: 2 August 2011 Nicht: 02 Aug Textbereich Zwischen dem nun folgenden Textbereich und der Bezugszeichenzeile bzw der Datumsangabe im Informationsblock befinden sich zwei Leerzeilen Zum Textbereich gehören: der Betreff die Anrede der Brieftext der Gruß die Unterschrift die Bezeichnung des Unternehmens maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner Zusätze handschriftliche Signatur Anlagenvermerke Verteilvermerke der Beglaubigungsvermerk bei Behörden die Seitennummerierung werbliche Elemente Die DIN 5008:2011 gibt Hinweise darauf, wie ein Brief gestaltet werden soll, schreibt Ihnen aber nicht vor, was Sie schreiben Sämtliche Elemente des Brieftextes abgesehen von der Seitennummerierung beginnen an der Fluchtlinie 25 mm vom linken Blattrand Zu den einzelnen Bestandteilen des Brieftextes macht die DIN folgende Vorgaben: 11 Betreff Mit dem Betreff beginnt der Textteil des Geschäftsbriefes Zur Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock sind zwei Leerzeilen einzufügen Der Betreff gibt eine stichwortartige Zusammenfassung des Anschreibens wider Am Ende des Betreffs schreiben Sie keinen Punkt Ihr Betreff darf mehrere Zeilen haben und durch Fettschrift oder Farbe hervorgehoben werden oder auch beides Sie können den Betreff auch in mehrere Teilbetreffs gliedern Ein Teilbetreff bezieht sich dann jeweils auf einen Teil des Schreibens und schließt im Gegensatz zum Betreff mit einem Punkt Den Text des nächsten Teilbetreffs schreiben Sie nicht in die nächste Zeile, sondern fügen ihn direkt an Dem Betreff oder den Teilbetreffs folgen zwei Leerzeilen 12 Anrede Die Anrede beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text getrennt Sie endet immer mit einem Komma Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrte Frau Haller, Guten Tag, sehr geehrte Frau Haller, Guten Tag, Frau Haller, Personen mit Adels- oder akademischen Titeln reden Sie so an: Sehr geehrte Frau Dr Haller, Sehr geehrte Frau Professorin Haller, Sehr geehrte Frau Gräfin von Haller, Sehr geehrte Dr Sabine Gräfin von Haller, Die Anrede mehrerer Personen steht in einer Zeile, es sei denn, die Namen sind sehr lang Sehr geehrte Frau Haller, sehr geehrter Herr Huber, Sehr geehrte Frau Haller-Schmittkowski, sehr geehrter Herr Guldensleben- Hammerspiel, Die Reihenfolge mehrerer in der Anrede genannter Personen ergibt sich aus der Hierarchie im Unternehmen Sie führen also nicht aus Höflichkeit weibliche Empfängerinnen vor männlichen Empfängern wwwsekretaerinnen-servicede 5

6 13 Brieftext Den Brieftext sollten Sie anhand von Absätzen gliedern, die durch eine Leerzeile getrennt werden Den Brieftext können Sie bei Bedarf mit Hervorhebungen und Aufzählungen gestalten Die DIN 5008:2011 macht Ihnen keine Vorschriften, was und wie Sie Teile eines Brieftextes hervorheben sollten Die Regeln für die moderne Korrespondenz sehen jedoch vor, dass möglichst wenig formatiert wird Um ein stimmiges Textbild zu erhalten, sollten Sie Hervorhebungen und Aufzählungen möglichst sparsam einsetzen dort, wo es für den Leser von Nutzen ist * Im Download-Dokument DIN 5008_ Gruß Der Gruß wird vom Brieftext durch eine Leerzeile abgesetzt Inhaltliche Vorgaben zum Gruß macht die DIN 5008:2011 nicht Hinter dem Gruß steht kein Komma Mit freundlichem Gruß Mit besten Grüßen Es grüßt Sie Herzliche Grüße nach Frankfurt Sonnige Grüße aus Tirol 15 Unterschrift Die Unterschrift eines Geschäftsbriefs besteht aus mehreren Elementen und bezeichnet nicht nur die handschriftliche Signatur Die Unterschrift eines Geschäftsbriefes besteht meist aus folgenden Teilen: der Bezeichnung des Unternehmens einer gedruckten Angabe der Unterzeichner möglichen Zusätzen der handschriftlichen Signatur Die Vorgaben für diese Bestandteile der Unterschrift stellen wir Ihnen in den folgenden Punkten vor 16 Bezeichnung des Unternehmens Die Bezeichnung des Unternehmens oder der Behörde setzen Sie mit einer Leerzeile vom Gruß ab Bei längeren Angaben oder Unternehmensnamen können Sie die Bezeichnung des Unternehmens auf mehrere Zeilen verteilen 17 Angabe der Unterzeichner Die Namenswiedergabe der Unterzeichner wird innerbetrieblich geregelt Die Anzahl der Leerzeilen für die handschriftliche Signatur ist nicht vorgeschrieben Meist reichen drei Leerzeilen aus 18 Zusätze Beispiele Hardcover & Print GmbH i A Ulrike Meinhardt Ulrike Meinhardt Hardcover & Print GmbH i V Ulrike Meinhardt Ulrike Meinhardt Hardcover & Print GmbH Ulrike Meinhardt Ulrike Meinhardt Hardcover & Print GmbH Ulrike Meinhardt Andreas Hülsmeier ppa Ulrike Meinhardt i V Andreas Hülsmeier Zusätze (i A, i V, ppa) stehen zwischen der Bezeichnung des Unternehmens und der gedruckten Namenswidergabe oder vor der gedruckten Namenswidergabe in derselben Zeile 19 Anlagenvermerk Es ist nicht mehr üblich, die Anlagen aufzuführen Wenn Sie auf die Anlagen verweisen möchten, wird empfohlen, dies im Brieftext zu tun Das Wort Anlage oder Anlagen können Sie im Fettdruck schreiben Der Mindestabstand des Anlagenvermerks vom Gruß oder von der Firmenbezeichnung sollte drei Leerzeichen betragen Bei maschinenschriftlicher Angabe der Unterzeichner folgt der Anlagenvermerk nach einer Leerzeile 20 Verteilvermerk Der Verteilvermerk gibt an, welche Personen im Unternehmen eine Kopie des Schreibens erhalten sollen Er folgt dem Anlagenvermerk nach einer Leerzeile Das Wort Verteiler können Sie im Fettdruck schreiben Darunter stehen bündig die Namen der Personen im Verteiler 21 Ohne Unterschrift: Beglaubigungsvermerk Ein Brief schließt dann mit einem Beglaubigungsvermerk ab, wenn er nicht eigenhändig unterzeichnet wird Dies ist meist bei Behörden der Fall Der Brief endet dann mit einem Gruß, einem Zusatz (i A), dem Namen des Sachbearbeiters, Beispiel für Brieftext Liebe KollegInnen, für ein unvergessliches Weihnachtsfest benötigen wir noch Freiwillige Wer möchte mithelfen, damit das Fest auch dieses Jahr wieder ein richtig tolles Erlebnis wird? Ich freue mich über euer Engagement als ModeratorIn Show Act DJ FestrednerIn Bitte meldet euch bis Ende der Woche bei mir Vielen Dank und herzliche Grüße von Sabine 6 wwwsekretaerinnen-servicede

7 eventuell seiner Amtsbezeichnung, einem möglichen Anlagen- und Verteilvermerk, dem Wort Beglaubigt, dem Namen des Beglaubigenden und seiner Amtsbezeichnung Anlagen- und Verteilvermerk sowie den Beglaubigungsvermerk können Sie, in Höhe der Grußzeile, auch bei 125 mm von der linken Blattkante beginnen 22 Seitennummerierung Ist Ihr Geschäftsbrief länger als eine Seite, wird ab der zweiten Seite das Schreiben nummeriert Sie haben die Wahl zwischen zwei Varianten: Variante 1: Auf der ersten Seite Ihres Schreibens fügen Sie in der Fußzeile zentriert drei Punkte ein Die Seitenzahl von Seite 2 steht in dieser Form zentriert in der Kopfzeile: 2 Variante 2: Sie beginnen auf der ersten Seite in der Fußzeile rechtsbündig mit der Angabe Seite 1 von 3 und führen dies auf den weiteren Seiten fort 23 Werbliche Elemente Werbliche Elemente ( PS, Übrigens ) halten mindestens eine Zeile Abstand zum vorherigen Element des Briefabschlusses, stehen aber vor den Geschäftsangaben Formatierungen wie Fettdruck und Farbe oder beides sind erlaubt 24 Geschäftsangaben Am Fuß des Geschäftsbriefes stehen die Geschäftsangaben: Angaben über die Geschäftsräume Nummern der Hauptanschlüsse aller Kommunikationsmittel Kontoverbindungen Wenn in Ihrem Schreiben die Postanschrift des Absenders nicht im Feld für die postalische Rücksendeangabe steht, gehört sie in die Geschäftsangaben vor die Angaben über die Geschäftsräume Verwenden Sie den Geschäftsbrief als Rechnung, gehören außerdem noch die Steuer-Nr und die USt-IdNr dazu wwwsekretaerinnen-servicede 25 Angaben bei Kapitalgesellschaften Ist Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft, gehören folgende Angaben an den Fuß Ihres Schreibens: der Firmenname, so wie er im Handelsregister steht die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft das Registergericht der Gesellschaft und die Handelsregister- Nummer, der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates (sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat hat) Musterbrief Logo oder Name des Unternehmens Ballpoint AG Postfach Regensburg 2784/di/posd/39047 oder leer Nicht nachsenden! oder leer Einschreiben oder leer Herrn Rechtsanwalt Dr Klaus Höwer Lungarno del Tempio, FIRENZE ITALIEN die Namen des Vorsitzenden und aller Mitglieder des Vorstands (bei GmbHs die Namen aller Geschäftsführer), jeweils mit Familiennamen und einem Vornamen 26 Falt- und Lochmarke Die Maße für die Faltmarken hängen davon ab, für welche Form des Geschäftsbriefes Sie sich entscheiden Bevorzugen Sie Form A mit kleinerem Briefkopf, dann liegen die Faltmarken von der oberen Blattkante bei 87 mm und von der unteren Blattkante bei 105 mm Bei Form B ist es umgekehrt: Die obere Faltmarke liegt bei 105 mm und die untere bei 87 mm Die Lochmarke liegt in der Mitte bei genau 148,5 mm Ihr Zeichen: ig-hd Ihre Nachricht vom: Unser Zeichen: if Unsere Nachricht vom Name: Herrmann Gieseler Telefon: Fax: hgieseler@ballpointde Datum: Neue Preise für 2012 Profitieren Sie von 5 % Rabatt Guten Tag, Herr Dr Höwer, bevor am 1 Januar 2012 unsere neue Preisliste mit vielen Preisvorteilen für Sie in Kraft tritt, möchten wir Ihnen zum Jahresende noch ein besonderes Angebot machen: Auf jede Bestellung, die noch bis zum Ende des Jahres bei uns eingeht, erhalten Sie einen Treuerabatt von 5 Prozent Ab dem neuen Jahr können Sie dann weiter sparen, indem Sie von unseren Staffelpreisen profitieren Nutzen Sie die letzten Wochen des Jahres und decken Sie Ihren Bedarf, dann haben Sie die Lieferung noch in diesem Jahr Wenn Sie Fragen zur neuen Preisliste haben, kontaktieren Sie mich Ich freue mich auf Sie Ballpoint AG ppa Ulrike Meinhardt i V Andreas Hülsmeier PS: Wir sind auch über die Feiertage für Sie da, montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr! Geschäftsräume Telefax Sparkasse Regensburg Commerzbank München Weberstraße 4-8 info@ballpointcom BLZ BLZ Regensburg Konto Konto Vorsitzende des Aufsichtsrates: Dr Holger Wohlfahrt Vorsitzender des Vorstandes: Dr Wolfgang Richter Vorstand Dr Horst Krämer Dr Ursula Siegel Sitz der Gesellschaft: Regensburg Handelsregister HRB 3559 beim Amtsgericht Regensburg 7 n

8 1 Gliederung von Zahlen Zahlen mit mehr als drei Stellen sollten durch je ein Leerzeichen in dreistellige Gruppen gegliedert werden, bei Zahlen mit Komma dreistellig links und rechts des Kommas Geldbeträge sollten aus Sicherheitsgründen mit einem Punkt gegliedert werden ,25 0, Einwohner 7 405,3 kg ,45 EUR 2 Haus- und Wohnungsnummern Die Hausnummer steht nach der Straßenbezeichnung, getrennt durch ein Leerzeichen Hausnummern vonbis werden entweder durch ein - oder ein / verbunden Beim bis - Zeichen steht jeweils vor und hinter dem - ein Leerzeichen Diese entfallen beim Schrägstrich Hausnummern mit Buchstaben werden vom Buchstaben durch ein Leerzeichen getrennt Der Buchstabe darf groß oder klein geschrieben werden Weitere Angaben für Wohnungsnummer und Stockwerk werden von der Straßenangabe durch zwei Schrägstriche getrennt Vor und nach den beiden Schrägstrichen steht ein Leerzeichen Bergstraße Bergstraße 14/15 DIN kurz & bündig Weitere Regeln der DIN 5008:2011 In der Neuauflage der DIN 5008 sind weitere wichtige Festlegungen, die Ihre Geschäftskorrespondenz betreffen Wir haben sie für Sie zusammengefasst: Bergstraße 14 a oder Bergstraße 14 A Bergstraße 14 // W 23 Bergstraße 14 // 5 Stock 3 Postfachnummern Postfachnummern gliedern Sie von rechts beginnend zweistellig 4 67, 53 78, , Postleitzahlen Deutsche Postleitzahlen sind immer fünfstellig und werden ohne Leerzeichen geschrieben Beispiel: Bankleitzahlen Die deutsche Bankleitzahl schreiben Sie von links nach rechts in zwei Dreier- und dann einer Zweiergruppe Beispiel: Die internationale IBAN ( International Bank Account Number ) schreiben Sie von links nach rechts mit vier Vierergruppen und abschließend einer Zweiergruppe DE DE Abkürzungen Auf Abkürzungen sollten Sie in Geschäftsbriefen nach Möglichkeit verzichten, da sie die Lesbarkeit eines Schreibens und die Verständlichkeit erschweren Folgende Regeln gelten nach DIN 5008:2001: Abkürzungen, die im vollen Wortlaut des ungekürzten Wortes gesprochen werden, erhalten am Ende einen Punkt evtl, zz, Mio, Mrd Abkürzungen, bei denen mehrere Worte abgekürzt werden, erhalten ein Leerzeichen i A, z B, u a m, u Ä Ausnahmen sind hier jedoch: usw, usf Abkürzungen, die wie selbstständige Wörter oder buchstäblich gesprochen werden, schreiben Sie nun ohne Punkt und ohne Leerzeichen UNICEF, Kfz, BGB, AG, OHG, GmbH, DIN 7 Bezeichnungen von Währungen Währungsbezeichnungen können vor oder hinter dem Betrag stehen In einem Text sollten sie hinter dem Betrag stehen Sie können sowohl EUR schreiben als auch das Zeichen für Euro ( ) verwenden Cent wird ct geschrieben Im internationalen Zahlungsverkehr sollten Sie die Codes für die Währungseinheiten verwenden: USD, CHF, JPY, etc Autorin: Stefanie Demann arbeitet als selbstständige Kommunikationstrainerin, hat Rhetorik studiert und ist Expertin für Selbstcoaching -Regeln Die DIN-Regelung 5008:2011 betreffend -Korrespondenz gilt nur für jene Mails, welche die Funktion eines Geschäftsbriefes haben Beim internen -Verkehr und beim informellen Informationsaustausch zwischen Geschäftskollegen und Bekannten müssen Sie sich nicht an die DIN-Norm halten Die DIN-Regelung zur geschäftlichen -Korrespondenz finden Sie in Ihrer Dezember-Ausgabe vom SekretärinnenService Sie finden die Angaben jetzt schon als Download auf unserer Website, wo auch die übrigen im Text erwähnten Beispiele und Übersichten für Sie bereit stehen wwwsekretaerinnen-servicede 8 wwwsekretaerinnen-servicede n